Was sind Spesenabrechungen?

Jedes Unternehmen hat mit Spesen zu tun, aber die Art und Weise, wie Sie diese Ausgaben melden, kann unterschiedlich sein. Viele Unternehmen verwenden Spesenabrechnungen, um ihre Ausgaben detailliert aufzuzeichnen. Um diese Berichte möglichst effektiv zu nutzen, ist es wichtig zu verstehen, was Spesenabrechnungen sind und woraus sie bestehen.

Zuerst einmal ist es wichtig zu beachten, dass die herkömmliche Bearbeitung von Spesenabrechnungen sehr viel Zeit in Anspruch nimmt. Laut Angaben der Global Business Travel Association dauert die Bearbeitung einer Spesenabrechnung durchschnittlich 20 Minuten. Jede fünfte Spesenabrechnung wird aufgrund von Fehlern abgelehnt. Die Korrektur und Freigabe einer abgelehnten Spesenabrechnung dauert dann noch einmal 18 Minuten.

Wenn man die hohe Bearbeitungszeit und den Stundensatz der Person berücksichtigt, die die Spesenabrechnung bearbeitet, fragt man sich, wie viel Zeit und Kosten in Ihrem Unternehmen für die Bearbeitung von Spesenabrechnung beansprucht werden.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was ein Spesenabrechnung ist, welche Vor- und Nachteile sie hat, und wir zeigen Ihnen schließlich, wie Sie Ihren Abrechnungsprozess mit unserer Spesenmanagement-Software automatisieren können.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Der Arbeitgeber prüft die Abrechnung mit den zugrundeliegenden Belegen auf Richtigkeit und Gültigkeit und zahlt den Arbeitnehmern die beantragten Beträge aus. Anschließend kann der Arbeitgeber die erstatteten Beträge als Betriebsausgaben verbuchen, die in die Buchhaltung und in die Steuererklärung einfließen.

Eine Spesenabrechnung umfasst Ausgaben, die sowohl besteuert, als auch nicht besteuert werden können, wie Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten. Eine Berechnung der möglichen Kosten kann auch im Voraus auf der Grundlage gesetzlich festgelegter Regeln erfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Arbeitnehmer bereits für die möglichen Kosten entschädigt wird, ohne dass er diese Kosten selbst im Voraus bezahlen muss.

Um eine gute Spesenabrechnung zu erstellen, muss man wissen, was dessen grundlegenden Bestandteile sind. Im folgenden Abschnitt erläutern wir, welche Inhalte für die Erstellung von Abrechnungen von Spesen wichtig sind.

Was beinhaltet eine Spesenabrechnung?

Um eine Spesenabrechnung ordnungsgemäß bearbeiten zu können, benötigt der Arbeitgeber einige wesentliche Informationen vom Arbeitnehmer, die sich auf die Ausgaben beziehen. Die Abrechnung muss mindestens die folgenden Informationen enthalten:

1. Datum: Datum, an dem das Produkt oder die Dienstleistung erworben wurde
2. Lieferant: Ort, an dem das Produkt oder die Dienstleistung gekauft wurde.
3. Ausgabenkategorie: Kategorie, die sich auf die getätigten Ausgaben bezieht, z. B. Kunde, Projekt, Abteilung usw. 
4. Mitarbeiter: Name des Mitarbeiters, der die Ausgabe getätigt hat.
5. Zusätzliche Notizen: Notizen zu den angefallenen Ausgaben
6. Zwischensumme: Zwischensumme der angefallenen Ausgaben vor Steuerabzug
7. Steuer: Formen der Steuer oder Mehrwertsteuer im Zusammenhang mit den Ausgaben
8. Gesamt: Gesamtsumme der angefallenen Ausgaben nach Steuerabzug
9. Belege: Bestätigung der Ausgaben in Form einer Quittung oder Rechnung

Dennoch kann eine Spesenabrechnung natürlich auch andere Informationen enthalten, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. In diesem Fall können Sie Ihre Spesenabrechnung so vorbereiten, dass alle notwendigen Informationen für eine ordnungsgemäße Bearbeitung gesammelt werden.

Grundsätzliche Regelungen zur Spesenabrechnung

Eine korrekte Spesenabrechnung erfordert bestimmte grundlegende Regeln und Prinzipien, um Transparenz und korrekte Abrechnung zu gewährleisten. Hier sind die wichtigsten Regeln für eine ordnungsgemäße Spesenabrechnung:

1. Dokumentation und Nachweise

• Quittungen und Belege: Jede Ausgabe sollte durch einen Beleg oder eine Quittung nachgewiesen werden, auf denen das Datum, der Betrag, die Währung und der Verwendungszweck klar erkennbar sind.
• Details angeben: Informationen wie Ort und Anlass der Spesen, beteiligte Personen und Zweck der Ausgabe sollten dokumentiert werden.
• Digitalisierung: In vielen Unternehmen ist das Einreichen digitalisierter Belege erlaubt, dennoch sollten Originalbelege bis zur endgültigen Genehmigung aufbewahrt werden.

2. Einhaltung der Unternehmensrichtlinien

• Richtlinien und Limits beachten: Die Erstattungsrichtlinien des Arbeitgebers legen fest, welche Ausgaben erstattungsfähig sind und welche Limits gelten (z. B. für Hotelübernachtungen, Verpflegung oder Transportkosten).
• Genehmigungen einholen: Oft ist es erforderlich, dass Ausgaben vorab von der jeweiligen Führungskraft genehmigt werden, insbesondere bei hohen oder unüblichen Beträgen.

3. Zeitnahe Einreichung

• Abgabefristen beachten: Spesenabrechnungen sollten zeitnah, oft innerhalb eines festgelegten Zeitraums (z. B. 30 Tage nach dem Ereignis), eingereicht werden, um die ordnungsgemäße Bearbeitung sicherzustellen.
• Sammeln und Bündeln: Für eine übersichtliche Abrechnung ist es sinnvoll, die Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum oder eine Dienstreise gesammelt einzureichen.

4. Vollständigkeit und Genauigkeit

• Angaben vollständig machen: Eine unvollständige oder fehlerhafte Abrechnung kann zu Verzögerungen führen. Achten Sie darauf, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt und alle benötigten Belege beigefügt sind.
• Richtigkeit der Beträge: Die angegebenen Beträge müssen mit den tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen. Währungsumrechnungen sollten transparent dokumentiert werden.

5. Angemessenheit und Sparsamkeit

• Verhältnismäßige Ausgaben: Ausgaben sollten dem Anlass angemessen sein und dem Grundsatz der Sparsamkeit folgen. Dies gilt insbesondere für Ausgaben, die freiwillig übernommen werden, wie Upgrades oder luxuriöse Hoteloptionen.
• Eigenes Budget und Privatkosten trennen: Kosten, die nicht beruflich bedingt sind, dürfen nicht auf die Spesenabrechnung gesetzt werden. Dazu zählen auch private Anteile an einer ansonsten beruflichen Ausgabe (z. B. private Mahlzeiten auf einer Dienstreise).

6. Berücksichtigung steuerlicher Vorgaben

• Spesenarten richtig klassifizieren: Unterschiedliche Arten von Ausgaben (z. B. Verpflegung, Unterkunft, Kilometerpauschale) haben oft unterschiedliche steuerliche Regelungen und müssen korrekt zugeordnet werden.
• Pauschalen nutzen: Für bestimmte Ausgaben können Pauschalbeträge geltend gemacht werden (z. B. Verpflegungspauschalen bei Auslandsreisen), was den Abrechnungsprozess vereinfacht.

Diese Grundregeln helfen dabei, eine korrekte und verständliche Spesenabrechnung zu erstellen und mögliche Rückfragen oder Verzögerungen zu vermeiden. Ein gut strukturierter und transparenter Abrechnungsprozess stellt sicher, dass alle Beteiligten – sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber – Klarheit über die abgerechneten Kosten haben.

Wie lange muss eine Spesenabrechnung aufbewahrt werden?

In Deutschland müssen Spesenabrechnungen in der Regel für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Abrechnung erstellt wurde.

Hier sind einige wichtige Punkte zur Aufbewahrung von Spesenabrechnungen:

1. Aufbewahrungsfrist: Die Frist beträgt 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen.
2. Art der Dokumente: Dazu zählen alle Belege, die die Ausgaben nachweisen, wie Quittungen, Rechnungen und die Abrechnung selbst.
3. Elektronische Dokumente: Digitale Dokumente müssen in einem Format gespeichert werden, das die Lesbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet.

Sonderfälle

In einigen Fällen können abweichende Aufbewahrungsfristen gelten. Es empfiehlt sich daher, im Einzelfall einen Steuerberater zu konsultieren.

So wird eine Spesenabrechnung erstellt

Um einen klaren Überblick über die Verarbeitung von Spesenabrechnungen zu erhalten, ist es wichtig, Schritt für Schritt darzustellen, was mit einer Spesenabrechnung geschieht. Häufig stehen dafür standardisierte Formulare oder Excel-Tabellen bereit, um den Prozess zu erleichtern.

Einige Unternehmen nutzen zudem moderne Softwarelösungen, um die Spesenabrechnung effizienter zu gestalten. Der Prozess der Verarbeitung von diesen Berichten läuft wie folgt ab:

1. Vorbereitung und Dokumentation der Ausgaben

• Belege sammeln: Nach jeder geschäftlichen Ausgabe (z. B. für Reisen, Verpflegung, Unterkunft) sollte ein Beleg oder eine Quittung aufbewahrt werden. Idealerweise sammeln Sie diese systematisch und notieren sich gegebenenfalls den Zweck und den Anlass der Ausgabe.
• Digitale Kopien erstellen: Falls möglich und erlaubt, machen Sie digitale Kopien aller Belege (z. B. Fotos oder Scans), um sicherzustellen, dass keine Belege verloren gehen.

2. Verwendungszweck und Details festhalten

• Reise- oder Projektdetails dokumentieren: Geben Sie für jede Spesenposition den Anlass (z. B. Meeting, Konferenz oder Geschäftsreise) sowie Datum und Ort der Ausgabe an.
• Zweck der Ausgabe benennen: Beschreiben Sie kurz, warum die Ausgabe getätigt wurde (z. B. „Mittagessen mit Kunden“ oder „Taxifahrt zum Meeting“).
• Personen benennen: Falls die Ausgabe mehrere Personen betrifft (z. B. ein gemeinsames Essen mit Kollegen oder Kunden), sollten die Namen der beteiligten Personen angegeben werden.

3. Spesenabrechnungsformular ausfüllen

• Arbeitgeberformular nutzen: Viele Unternehmen haben eigene Formulare oder Software für die Spesenabrechnung. Verwenden Sie das vorgegebene System und füllen Sie alle Pflichtfelder aus.
• Spesenarten korrekt eintragen: Die Ausgaben sollten in die richtigen Kategorien eingetragen werden, wie z. B. „Verpflegung“, „Transport“, „Unterkunft“ oder „Kilometerpauschale“. Unterschiedliche Ausgabenarten haben oft unterschiedliche Pauschalen oder steuerliche Regelungen.
• Beträge und Währungen eintragen: Tragen Sie die genauen Beträge aus den Belegen ein. Falls die Ausgaben in einer fremden Währung getätigt wurden, sollte der Umrechnungskurs angegeben werden, oder – falls gefordert – die Umrechnung in die lokale Währung.

4. Pauschalen und Kilometerabrechnungen berechnen

• Verpflegungspauschalen anwenden: Falls Sie die Verpflegungspauschalen nutzen dürfen (z. B. bei Auslandseinsätzen), tragen Sie diese korrekt ein. Informieren Sie sich vorher über die geltenden Pauschalbeträge.
• Kilometerpauschale berechnen: Bei der Nutzung des eigenen Fahrzeugs wird meist eine Kilometerpauschale pro gefahrenem Kilometer angesetzt. Die genaue Kilometeranzahl und der Fahrtzweck sollten ebenfalls dokumentiert werden.

5. Belege anhängen

• Alle relevanten Belege beifügen: Fügen Sie die Originalbelege bzw. digitalisierte Kopien den entsprechenden Spesenposten bei. Achten Sie darauf, dass jeder Betrag durch einen Beleg nachgewiesen wird und dieser lesbar ist.
• Belege chronologisch oder nach Spesenart sortieren: In manchen Fällen kann es hilfreich sein, die Belege in einer sinnvollen Reihenfolge anzuordnen (z. B. nach Datum oder Spesenart), um den Überblick zu erleichtern.

6. Überprüfung und Korrekturen

• Abrechnung überprüfen: Gehen Sie Ihre Abrechnung vor der Einreichung sorgfältig durch, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt und alle erforderlichen Belege vorhanden sind.
• Unterschrift und Datum: Falls erforderlich, unterschreiben Sie die Abrechnung und setzen Sie das aktuelle Datum darauf.

7. Einreichung der Abrechnung

• Fristen einhalten: Geben Sie die Abrechnung rechtzeitig ab, um Verzögerungen bei der Bearbeitung zu vermeiden. Die Frist kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein.
• Einreichung beim richtigen Ansprechpartner: Reichen Sie die Abrechnung bei der zuständigen Abteilung (z. B. Personalabteilung oder Finanzbuchhaltung) ein. Wenn Sie ein digitales System verwenden, senden Sie es gemäß den Vorgaben online ab.

8. Aufbewahrung und Nachverfolgung

• Bearbeitungsstatus im Blick behalten: Nach der Einreichung sollten Sie den Bearbeitungsstatus beobachten und gegebenenfalls Rückfragen beantworten.
• Kopien aufbewahren: Behalten Sie für Ihre Unterlagen eine Kopie der Abrechnung und der eingereichten Belege, bis die Abrechnung endgültig bearbeitet und die Erstattung erfolgt ist.

Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen anhand einer fiktiven Geschäftsreise in die Schweiz, wie eine Spesenabrechnung erstellt wird. Eine Geschäftsreise ist eine häufige Situation, in der Spesenabrechnungen verwendet werden. Der Grund dafür ist, dass Sie damit alle Ausgaben, die während einer Geschäftsreise anfallen, einfach aufschlüsseln können und diese Ausgaben schließlich vom Arbeitgeber erstattet bekommen.

Beispiel einer Spesenabrechnung

Angenommen, Sie reisen für eine kurze Geschäftsreise nach Zürich. Sie fliegen am 8. Juli von Amsterdam nach Zürich. Das gebuchte Flugticket kostet 397 €. Außerdem wird ein Hotel für 250 € gebucht und es fallen Kosten für ein Abendessen mit einem Geschäftspartner in Höhe von 200 € an.

Nach der Geschäftsreise wurde eine Spesenabrechnung erstellt, in der alle Ausgaben des Mitarbeiters aufgeführt sind. Anhand des angegebenen Beispiels sieht die Spesenabrechnung wie folgt aus:

Im nächsten Abschnitt erläutern wir die Vor- und Nachteile der Verwendung herkömmlicher Spesenabrechnungen.

Automatisierung der Spesenabrechnung

Die Schwierigkeiten bei der Verwendung von Spesenabrechnungen lassen sich durch die Automatisierung der Berichtsprozesse lösen. Die optimale Vorgehensweise hängt größtenteils von der Größe Ihres Unternehmens ab.

Für relativ kleine Unternehmen kann es eine gute Idee sein, Vorlagen für Spesenabrechnungen zu verwenden, um schnell und einfach Spesenabrechnungen zu erstellen. Diese Vorlagen sind vorgefertigt und enthalten alle Informationen, die für die Erstattung von Ausgaben erforderlich sind.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst und die Zahl der Abteilungen zunimmt, werden Sie mit einer großen Anzahl von Spesenabrechnungen konfrontiert. In einem solchen Fall ist die vollständige Automatisierung der Spesenabrechnung eine Lösung, um Ihre Spesenabrechnungen effizient und schnell zu bearbeiten.

Die Automatisierung und Digitalisierung von Spesenabrechnungen ist mit digitalen Spesenabrechnungslösungen wie Klippa SpendControl leicht möglich.

Klippa SpendControl für die Spesenabrechnung

Klippa SpendControl ist eine automatisierte All-in-One Lösung für das Kostenmanagement, mit der Sie Ihre Spesen einfach über die mobile Anwendung oder die Desktop-Umgebung beantragen, genehmigen und buchen können. Insbesondere bei der Automatisierung und Digitalisierung Ihrer Spesenabrechnungen bietet Klippa SpendControl enorme Vorteile:

1. Übermitteln und genehmigen Sie die Kostenrückerstattungen mit nur wenigen Klicks über das Web oder die mobile Anwendung.
2. Die integrierte OCR-Technologie, die auf Klippas eigener OCR-Technologie namens DocHorizon basiert, macht das manuelle Abtippen von Quittungen überflüssig und verhindert, dass Quittungen dabei verloren gehen.
3. Die integrierte OCR-Technologie spart zudem enorm viel Bearbeitungszeit und damit Kosten.
4. Die Anzahl der Dateneingabefehler wird durch die OCR-Technologie erheblich reduziert.
5. Implementieren Sie Ihre Kostenberichtslinien mithilfe von intelligenten Geschäftsregeln und automatisieren Sie den Genehmigungsprozess.
6. Die automatische Kategorisierung verhindert, dass der Überblick in den Berichten verloren geht.
7. Verhindern Sie doppelte Belege und/oder Betrug mit der integrierten Analyse auf Pixelebene und der Erkennung von doppelten und anomalen Ansprüchen.

Durch die Eliminierung der manuellen Bearbeitung von Spesenabrechnungen können Sie erheblich Zeit und Kosten sparen. Unsere integrierte OCR-Technologie verhindert zudem manuelle Fehler bei der Eingabe von Kostenberichte. Diese Technologie liest Ihre Belege und wandelt sie innerhalb von Sekunden in Daten um.

Möchten Sie mehr über unsere Lösung erfahren oder darüber, was Klippa für Ihr Unternehmen tun kann? Vereinbaren Sie einen kostenlosen Demo-Termin, bei dem wir Ihnen zeigen, wie wir Sie bei der Digitalisierung Ihrer Spesenabrechnungen unterstützen können.

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