Spesenabrechnungen – ein Begriff, der bei vielen Mitarbeitenden sofort an aufwendige Belegerfassung und zeitfressende Prozesse denken lässt. Tatsächlich verwenden viele Unternehmen trotz technologischer Fortschritte immer noch traditionelle Methoden, die nicht nur ineffizient sind, sondern auch Fehler begünstigen. Laut der Global Payroll Association (GPA) geben 20 % der Mitarbeitenden an, gelegentlich falsche Angaben zu machen – und 10 % sogar regelmäßig.
Doch es geht auch anders: Automatisierte Spesenabrechnungslösungen können diese Herausforderungen nicht nur entschärfen, sondern den gesamten Prozess revolutionieren. In diesem Blog werfen wir einen Blick auf die Probleme traditioneller Ansätze, ihre Risiken und zeigen, wie Automatisierung Zeit, Kosten und Nerven spart – für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen.
Was sind Spesenabrechnungen?
Spesenabrechnungen sind Erstattungsanträge von Mitarbeitern für Auslagen, die bei geschäftlichen Aktivitäten entstanden sind und Reisen, Mahlzeiten, Unterkunft, Transport, Büromaterial und andere notwendige Ausgaben umfassen.
Um Spesenabrechnungen einzureichen, müssen die Mitarbeiter detaillierte Informationen zu jeder Ausgabe vorlegen. Dazu gehören die Daten der Ausgabe, eine Beschreibung der gekauften Artikel, der ausgegebene Betrag und ein Kaufbeleg.
Bei manuellen Spesenabrechnungen ist die sichere Aufbewahrung der Belege besonders wichtig. Im folgenden Abschnitt geben wir Ihnen einen detaillierten Überblick über die manuelle Spesenabrechnung, damit Sie verstehen, wie sie funktioniert.
Der manuelle Prozess der Spesenabrechnung
Das manuelle Verfahren zur Einreichung von Spesenabrechnungen besteht aus sechs aufeinander folgenden Schritten. Wenn Unternehmen diese Schritte befolgen, können sie einen strukturierten und organisierten Ansatz für die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben sicherstellen:
- Ausgaben tätigen: Mitarbeitende tragen geschäftsbedingte Kosten, wie etwa Reisekosten oder Verpflegung, und bewahren die entsprechenden Belege oder andere Nachweise auf.
- Spesenformular ausfüllen: Die Mitarbeitenden füllen ein Formular aus – meist in Papierform – und geben dabei Details wie Datum, Beschreibung und Betrag der einzelnen Ausgaben an.
- Einreichung der Dokumentation: Die ausgefüllten Formulare werden zusammen mit den Belegen oder Rechnungen beim zuständigen Team eingereicht.
- Prüfung und Genehmigung: Die Spesenabrechnung und die dazugehörigen Unterlagen werden von einer Führungskraft oder der zuständigen Abteilung geprüft. In diesem Schritt wird sichergestellt, dass die Angaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
- Bearbeitung durch die Finanzabteilung: Nach der Genehmigung werden die Unterlagen an die Finanzabteilung weitergeleitet. Diese überprüft die Angaben, berechnet die Erstattung und bucht die Beträge auf die entsprechenden Konten.
- Erstattung: Sobald die Abrechnung geprüft und bearbeitet ist, veranlasst die Finanzabteilung die Auszahlung – entweder per Überweisung oder durch Ausstellung eines Schecks.
Herausforderungen bei manuellen Spesenabrechnungen
Die manuelle Bearbeitung von Spesenabrechnungen ist in vielen Unternehmen nach wie vor weit verbreitet, obwohl sie auch ihre Schattenseiten hat. In den folgenden Abschnitten werden wir die häufigsten Nachteile der manuellen Bearbeitung hervorheben.
Zeitintensiv
Bei manuellen Spesenabrechnungen müssen die Mitarbeiter wertvolle Zeit mit dem Sammeln, Organisieren und Ausfüllen von Formularen verbringen, was ihre Aufmerksamkeit von der produktiven Arbeit ablenkt.
Verzögerungen bei der Bearbeitung und Erstattung
Mehrere manuelle Schritte und Eingriffe in den Prozess führen zu längeren Auszahlungszeiten und damit zu Frustration bei den Mitarbeitern, die auf die Erstattung warten.
Fehleranfällig
Die manuelle Dateneingabe und die Bearbeitung von Papierkram erhöhen das Risiko von Fehlern, die zu Komplikationen, Nacharbeit und weiteren Verzögerungen führen.
Betrugsrisiko
Manuelle Prozesse schaffen Möglichkeiten für Dokumentenbetrug, da robuste Kontroll- und Validierungsmechanismen fehlen, was zu finanziellen Verlusten für die Organisation führt.
Eingeschränkte Sichtbarkeit und Verfolgung
Manuelle Prozesse erschweren es den Mitarbeitern und der Finanzabteilung, sich in Echtzeit einen Überblick über den Status von Forderungen zu verschaffen, was sich auf die Einhaltung von Vorschriften, die Überwachung und die Effizienz der Berichterstattung auswirkt.
Um diese Herausforderungen zu meistern, setzen viele Unternehmen auf digitale Lösungen und automatisiertes Spesenmanagement mit einer Spesenmanagement-Software, die am besten zu ihrem Unternehmen passt. Im nächsten Abschnitt werden wir näher erläutern, was die Datenautomatisierung für Ihren Prozess der Spesenabrechnung leisten kann.
Automatisierung statt manuell: Vorteile digitaler Spesenabrechnung für Unternehmen und Mitarbeitende
Die Automatisierung des Spesenabrechnungsprozesses bietet zahlreiche Vorteile, steigert die betriebliche Effizienz und optimiert Arbeitsabläufe. Unternehmen können durch die Einführung automatisierter Lösungen von folgenden Vorteilen profitieren:
- Zeitersparnis: Automatisierung reduziert den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben wie Dateneingabe und Papierkram, sodass sich Mitarbeitende auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
- Schnellere Erstattungen: Dank automatisierter Prozesse können Spesenabrechnungen schneller geprüft, genehmigt und bearbeitet werden, was zu einer zügigeren Rückerstattung für Mitarbeitende führt.
- Höhere Produktivität: Durch den Abbau administrativer Aufgaben werden Zeit und Ressourcen frei, die Mitarbeitende für strategischere Tätigkeiten nutzen können, wodurch die Gesamtproduktivität steigt.
- Verbesserte Genauigkeit: Automatisierung minimiert menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe, gewährleistet korrekte Spesenberechnungen und reduziert den Nachbearbeitungsaufwand.
- Stärkere Richtlinieneinhaltung: Automatisierte Systeme können Unternehmensrichtlinien durchsetzen, potenzielle Verstöße kennzeichnen und sicherstellen, dass die Spesenabrechnungen den internen Vorgaben entsprechen.
- Echtzeit-Transparenz: Digitale Lösungen bieten Echtzeit-Einblicke in den Status von Spesenabrechnungen, sodass Mitarbeitende und Finanzteams den Fortschritt einfach verfolgen und überwachen können.
- Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen: Automatisierte Spesenmanagementsysteme lassen sich nahtlos in Buchhaltungs- und ERP-Software integrieren, was die Abstimmungsprozesse vereinfacht und genaue Finanzdaten sicherstellt.
- Audit-Trail und Compliance: Automatisierte Systeme führen einen digitalen Audit-Trail, der Transparenz und Nachvollziehbarkeit bietet und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unterstützt.
Durch den Einsatz von Automatisierung können Unternehmen ihr Spesenmanagement rationalisieren, die Bearbeitungszeit verkürzen, die Genauigkeit verbessern und einen effizienteren und transparenteren Prozess für die Spesenabrechnung schaffen.
Sobald Sie die Herausforderungen der manuellen Bearbeitung von Spesenabrechnungen verstanden und das Potenzial der Automatisierung erkannt haben, werden Sie wahrscheinlich darauf erpicht sein, sich diese Möglichkeiten zunutze zu machen. Im folgenden Abschnitt stellen wir Ihnen eine digitale Lösung vor, mit der Sie Ihren Prozess der Spesenabrechnung schnell und einfach optimieren können.
Automatisierter & regelkonformer Spesenabrechnungsprozess mit Klippa SpendControl
Um die zuvor genannten Vorteile vollständig auszuschöpfen, ist digitale Spesenmanagement-Software der entscheidende Hebel. Klippa SpendControl ist eine All-in-One-Lösung, die den gesamten Workflow der Spesenabrechnung von Anfang bis Ende optimiert.
Die Lösung ermöglicht einen vollständig digitalen und automatisierten Prozess für die Einreichung, Genehmigung und Bearbeitung von Spesen – sowohl über die Web- als auch die Mobile-App. Mit der integrierten OCR-Technologie entfällt die manuelle Eingabe von Belegen, wodurch menschliche Fehler reduziert und die Produktivität der Mitarbeitenden erheblich gesteigert werden.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil von Klippa SpendControl ist die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften. Dank automatisierter Compliance-Prüfungen stellt die Software sicher, dass alle Ausgaben den internen Unternehmensrichtlinien sowie gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das minimiert Risiken und sorgt für maximale Transparenz – ein Gewinn für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen.
Klippa SpendControl ist mit einer Reihe von vollwertigen Funktionen und einem benutzerfreundlichen Design ausgestattet, um Ihren Prozess der Spesenabrechnung zu einem Kinderspiel werden zu lassen. Es bietet mehrere Vorteile, die die Effizienz und Effektivität Ihrer Arbeitsabläufe verbessern, darunter:
- Zeit sparen: Dank der KI-gestützten OCR-Technologie von Klippa entfällt die manuelle Dateneingabe – wertvolle Zeit wird eingespart.
- Belege immer griffbereit: Verlieren Sie nie wieder einen Beleg! In Klippas digitalem Workspace haben Sie bis zu 10 Jahre lang Zugriff auf Ihre Dateien.
- Mitarbeiterzufriedenheit steigern: Verkürzen Sie die Erstattungszeiten durch optimierte Prozesse und verbessern Sie so die Zufriedenheit und Motivation Ihrer Mitarbeitenden.
- Betrug minimieren: Profitieren Sie von integrierten Betrugspräventionsmaßnahmen, die Ihr Unternehmen vor unberechtigten Spesenansprüchen schützen.
- Maximale Kontrolle und Compliance: Behalten Sie mit intelligenten Kontrollfunktionen und digitalen Audit-Trails stets den Überblick und stellen Sie die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sicher.
- Nahtlose Integration: Synchronisieren Sie Klippa SpendControl mit Ihrer bevorzugten Buchhaltungs- oder ERP-Software für einen reibungslosen Datentransfer und eine effiziente Finanzabstimmung.
Nutzen Sie das volle Potenzial von Klippa SpendControl und verbessern Sie Ihre Kostenabrechnungsprozesse wie nie zuvor. Befähigen Sie Ihre Organisation mit einer umfassenden Suite von Funktionen und endlosen Möglichkeiten.