Begriffe wie Verpflegungsmehraufwand, Tagespauschale Dienstreise, Verpflegungspauschale oder Reisekostenpauschale können kompliziert wirken. Dabei sind Dienstreisen für viele das Highlight ihres Jobs. Doch was bedeuten diese für Geschäftsreisende in Deutschland? Die Lösung liegt vor Ihnen, denn mit der richtigen Übersicht wird die Reisekostenabrechnung zum Kinderspiel.
Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Punkte rund um die Verpflegungspauschale, die Dienstreise Verpflegungspauschale, und gibt Tipps zur Optimierung der Spesenabrechnung, die den Rückerstattungsprozess von Reisekosten in 2024 einfacher denn je gestaltet– für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Kurzübersicht
- Der Verpflegungsmehraufwand deckt zusätzliche Verpflegungskosten auf Dienstreisen ab und kann pauschal oder nach Beleg abgerechnet werden.
- Für Inlandsreisen gelten 2024 Pauschalen von 28 € pro Tag (ganztägig) und 14 € bei Abwesenheiten über 8 Stunden, inklusive An- und Abreisetagen.
- Im Ausland variieren die Pauschalen je nach Land. Arbeitgeber können die Pauschalen steuerfrei erstatten, andernfalls sind sie als Werbungskosten absetzbar.
- Nach drei Monaten am selben Einsatzort entfällt die steuerliche Berücksichtigung.
- Digitale Software-Lösungen wie Klippa SpendControl erleichtern die Reisekostenabrechnung und sichern rechtliche Konformität.
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand umfasst die zusätzlichen Kosten, die bei einer Dienstreise entstehen, wenn Mahlzeiten nicht zu Hause, sondern unterwegs eingenommen werden müssen. Diese Kosten können durch eine Verpflegungspauschale erstattet werden. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich nach der Dauer der Reise und dem jeweiligen Reiseziel. Für Inlandsreisen gelten standardisierte Tagespauschalen Dienstreise, die jährlich angepasst werden.
2024 bleiben die Pauschbeträge für Inlandsreisen laut aktuellem Stand unverändert:
- 14 Euro bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden,
- 28 Euro bei ganztägiger Abwesenheit.
Für Auslandsreisen werden die Pauschalen länderabhängig festgelegt und sind in einer Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen nachzulesen.
Wer zahlt den Verpflegungsmehraufwand?
In der Regel übernehmen Arbeitgeber die Verpflegungspauschale Dienstreise, die steuerfrei erstattet wird. Bleibt eine solche Erstattung aus, können Arbeitnehmer die Reisekosten Verpflegungsmehraufwand in ihrer Steuererklärung geltend machen. Diese Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand vereinfachen die Abrechnung, da keine Belege nötig sind.
Die Drei-Monats-Regel für Verpflegungspauschalen
Bei langfristigen Auswärtstätigkeiten gilt die sogenannte Drei-Monats-Regel: Der Verpflegungsmehraufwand in Deutschland kann nur für die ersten drei Monate einer Dienstreise steuerlich berücksichtigt werden. Danach entfällt die Möglichkeit, Pauschalen geltend zu machen. Ausnahmen gelten bei Unterbrechungen von mindestens vier Wochen – sei es durch Urlaub, Krankheit oder die Rückkehr an den Heimatort.
Begriffserläuterungen
Wenn während einer Dienstreise zusätzliche Verpflegungskosten anfallen, erstattet der Arbeitgeber diese entweder über eine Verpflegungspauschale oder als Tagegeld.
Sie werden durch das Bundesreisekostengesetz und die geänderten Allgemeinen Verwaltungsvorschriften festgelegt. Diese Regelungen beziehen sich auf den § 9 Absatz 4a Satz 3 des Einkommenssteuergesetzes und traten am 01.01.2014 in Kraft.
Die Tagespauschale wird in Anlehnung an den englischen Begriff auch als Per Diem bezeichnet. Seit einigen Jahren wird es vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) einheitlich als Verpflegungspauschale bezeichnet.
Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschalen
Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschalen sind beide Begriffe im Zusammenhang mit der Abrechnung von Reisekosten bei Dienstreisen relevant. Sie beschreiben jedoch zwei unterschiedliche Dinge:
| Kriterium | Verpflegungsmehraufwand | Verpflegungspauschale |
| Berechnung | Tatsächliche Kosten anhand von Belegen | Festgesetzte Beträge nach Reisedauer und Reiseziel |
| Höhe | Kann höher sein als die Pauschale | Begrenzt auf die Pauschalhöhe |
| Verwaltungsaufwand | Höher (Belege sammeln, einreichen) | Geringer (keine Belege notwendig) |
| Flexibilität | Hoch (beliebiges Essen) | Geringer (muss an Pauschale halten) |
| Geeignet für | Vielreisende, Wert auf Flexibilität | Gelegenheitsreisende, geringer Verwaltungsaufwand |
| Steuerrecht | Werbungskosten in der Steuererklärung | Steuerfrei vom Arbeitgeber erstattungsfähig |
Der Verpflegungsmehraufwand umfasst tatsächliche Verpflegungskosten während einer Dienstreise, die durch Belege nachgewiesen und unbegrenzt geltend gemacht werden können. Steuerlich sind sie als Werbungskosten absetzbar.
Im Gegensatz dazu stehen Verpflegungspauschalen, die feste Beträge je nach Reisedauer und Ziel vorsehen. Sie gelten automatisch als Werbungskosten, erfordern keine Belege und vereinfachen die Abrechnung, lassen jedoch keine höheren tatsächlichen Kosten zu.
Aktualisierung der Regulierungen zur Verpflegungspauschalen in Deutschland für 2024
Ab dem 01. Januar 2024 liegt die Tagespauschale in 2024 für Dienstreisen in Deutschland bei 28 Euro für ganztägige Abwesenheit und 14 Euro für Reisen von mehr als 8 Stunden. Auch die Tage der An- und Abreise fallen unter diese Regelung, sofern eine Übernachtung außerhalb stattfindet.
Nachfolgend wird der Verpflegungsmehraufwand in einer Tabelle zusammengefasst:
| Dauer | Pauschbetrag (2024) |
| Große Verpflegungspauschale (>24h) | €28 pro Tag |
| Kleine Verpflegungspauschale (8h< und >24h) | €14 pro Tag |
| Tag der Anreise / Abreise | €14 pro Tag |
| Übernachtung im Hotel | €20 |
Das Übernachtungsgeld liegt derzeit bei 20 Euro. Dennoch übernimmt der Arbeitgeber in der Regel die Hotelkosten, auch bei höheren Beträgen. Nicht erstattete Übernachtungskosten können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Auffallend ist hier der scheinbar niedrig angesetzte Pauschalbetrag. Realistisch ist, dass damit Spesenbetrug verhindert werden soll, insbesondere wenn Geschäftsreisende die Möglichkeit haben, bei Freunden oder Verwandten zu übernachten.
Wichtig:
- Belege: Bei Auslandsreisen muss die Dauer der Reise durch geeignete Belege (z.B. Flugticket, Hotelrechnung) nachgewiesen werden.
- Private Pkw-Nutzung: Bei einer Dienstreise mit dem privaten Pkw können keine Verpflegungspauschalen, sondern lediglich Fahrtkosten geltend gemacht werden.
Verpflegungspauschale im Ausland
Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland sind ortsabhängig und werden üblicherweise jährlich aktualisiert und können in dieser Tabelle nachgelesen werden.
Wie berechnet man die Verpflegungspauschale?
Die folgenden beiden Beispiele erläutern wie die Verpflegungspauschale einer Dienstreise innerhalb und außerhalb von Deutschland angewendet wird:
Beispiel 1: Beispiel einer Dienstreise innerhalb von Deutschland
| Tag | Abwesenheit | Fahrtstrecke | Verpflegungspauschale |
| Tag 1 | 08:00 – 00:00 (16 Std) | Anreise Köln – Berlin | Halbtagsentschädigung €14,00 |
| Tag 2 | 00:00 – 00:00 (24 Std) | Berlin | Ganztagesentschädigung €28,00 |
| Tag 3 | 00:00 – 17:30 (17,5 Std) | Abreise Berlin – Köln | Halbtagsentschädigung €14,00 |
Beispiel 2: Beispiel einer Dienstreise ins Ausland
| Tag | Abwesenheit | Fahrtstrecke | Verpflegungspauschale |
| Tag 1 | 08:00 – 00:00 (16 Std) | Anreise Köln – Rom | Halbtagsentschädigung €32,00 |
| Tag 2 | 00:00 – 00:00 (24 Std) | Rom | Ganztagesentschädigung €48,00 |
| Tag 3 | 00:00 – 17:30 (17,5 Std) | Abreise Rom – Köln | Halbtagsentschädigung €32,00 |
Des Weiteren müssen unterschiedliche Sonderfälle und Ausnahmen in diese Berechnungen einbezogen werden. Die korrekte Anwendung dieser Regelungen wird im folgenden Abschnitt erläutert.
Vorteile der Pauschalen für Dienstreisen
Die Anwendung von Pauschalen bei der Reisekostenabrechung bietet zahlreiche Vorteile:
- Einfachheit: Keine Belege erforderlich – die Abrechnung erfolgt über festgelegte Beträge.
- Steuerliche Entlastung: Arbeitgeber können die Reisekostenpauschale als Betriebsausgabe absetzen.
- Flexibilität für Arbeitnehmer: Mit der Pauschale können sie ihre Ausgaben individuell planen.
Ein Nachteil ist, dass tatsächliche Mehrkosten nicht immer vollständig gedeckt sind. Insbesondere bei Reisen in Länder mit hohen Lebenshaltungskosten können die Pauschalen niedriger ausfallen als die realen Ausgaben.
Reisekostenabrechnung für Dienstreisekosten
Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist unerlässlich, um Reisekosten steuerlich geltend zu machen. Diese Abrechnung kann von allen Dienstreisenden ausgefüllt werden, unabhängig davon, ob es sich um den Geschäftsführer oder einen Mitarbeiter handelt, solange die Reise unternehmensbedingt ist.
In der Reisekostenabrechnung werden verschiedene Kostenpunkte aufgeführt, darunter Übernachtungs- und Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten sowie Telefon- und Internetkosten.
Eine sorgfältige Dokumentation ist wichtig, nicht nur für die interne Abrechnung, sondern auch für den Fall einer Finanzprüfung, bei der eine vollständige Reisekostenabrechnung mit allen erforderlichen Belegen vorgelegt werden muss.
Die Reisekostenabrechnung berücksichtigt Pauschalen wie den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungspauschale. Die entstandenen Kosten trägt üblicherweise der Arbeitgeber und setzt sie als Betriebsausgaben von der Steuer ab.
Herausforderungen und Probleme bei der Reisekostenabrechnung
Die manuelle Berechnung von Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen ist besonders bei global tätigen Unternehmen eine große Herausforderung. Mitarbeiter reisen über verschiedene Zeitzonen hinweg und nutzen unterschiedliche Verkehrsmittel, was die Abrechnung komplex macht. Fehler bei der Berechnung können finanzielle Verluste verursachen oder sogar rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wenn sie als unrechtmäßige Bereicherung gelten.
Daher ist eine präzise und sorgfältige Abrechnung unter Berücksichtigung aktueller Pauschalbeträge unerlässlich. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, sollten Unternehmen auf automatisierte Systeme setzen, die die Erfassung und Verwaltung von Verpflegungspauschalen erleichtern. Dies sorgt nicht nur für Effizienz, sondern auch für eine rechtlich einwandfreie Abwicklung der Reisekostenabrechnung.
Automatisierte Lösung für die Reisekostenabrechnung
Die manuelle Abrechnung von Reisekosten und Verpflegungspauschalen ist oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Digitale Lösungen für das Spesenmanagement wie Klippa SpendControl vereinfachen diesen Prozess durch automatische Berechnungen, KI-gestützte Belegverarbeitung und die Integration aktueller Pauschalen für In- und Ausland.
Die Software sorgt für Effizienz und Regelkonformität, indem sie länderspezifische Vorschriften und individuelle Unternehmensanforderungen berücksichtigt. Sämtliche Pauschalbeträge und Ausnahmen werden exakt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt, um eine fehlerfreie und gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung sicherzustellen.
Zudem enthält Klippa SpendControl die folgenden Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Spesen effektiver zu verwalten:
- Zeitersparnis durch Digitalisierung: Automatisierte Belegscan- und Ausgabenkategorisierung reduzieren den Aufwand bei der Spesenabrechnung erheblich und sorgen für zuverlässige Ergebnisse.
- Regelkonformität garantiert: Klippa SpendControl berücksichtigt länderspezifische Vorschriften und individuelle Unternehmensanforderungen, um 100 % Compliance sicherzustellen – inklusive Anpassung der Verpflegungspauschalen.
- Intelligente Funktionen: Führende OCR-Software für präzise Datenextraktion, Betrugserkennung mit maschinellem Lernen und nahtlose Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
- Maximale Flexibilität: Mobile und Web-Zugriff ermöglichen die Verwaltung von Reisekosten jederzeit und überall, ergänzt durch Mehrwährungsunterstützung und automatisierte Kilometererfassung.
- Benutzerfreundliche Workflows: Maßgeschneidertes Genehmigungsmanagement mit erweiterten Geschäftsregeln beschleunigen interne Freigabeprozesse.
- Sicher und effizient: SpendControl optimiert die Spesenverwaltung und bietet Unternehmen ein zuverlässiges, modernes System zur vollständigen Kontrolle über Reisekosten.
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FAQ
Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, eine Verpflegungspauschale zu zahlen. Falls keine Spesen erstattet werden, können die Pauschbeträge bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden, wobei ein jährlicher Freibetrag von 1.000 Euro für die Verpflegungspauschale gilt.
Es gibt unterschiedliche Pauschalbeträge für Inlands- und Auslandsreisen sowie für ein- und mehrtägige Dienstreisen.
Ja, neben der Verpflegungspauschale hat der Mitarbeiter bei mehrtägigen Dienstreisen auch Anspruch auf eine Übernachtungspauschale, sofern er außerhalb seines Wohnorts oder Arbeitsplatzes unterwegs ist. Die Dienstreise beginnt mit dem Verlassen des Wohnorts oder Arbeitsplatzes und endet mit der Rückkehr dorthin.
Ja, die Tagespauschale wird gekürzt, wenn Mahlzeiten im Preis enthalten sind oder von Dritten bezahlt werden. Wird das Frühstück bereitgestellt (z. B. im Hotelpreis enthalten), erfolgt eine Kürzung um 20 %. Für Mittag- oder Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40 %.
Ja, die Verpflegungspauschalen können für eine einzelne Dienstreise höchstens für drei Monate geltend gemacht werden. Nach Ablauf dieses Zeitraums gelten andere gesetzliche Regelungen. Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie Flugzeugen, Schiffen oder Fahrzeugen sind von dieser Begrenzung ausgenommen.