Am Ende jeden Monats steht die Buchhaltung an, und damit verbunden der Druck, Monatsabschlüsse und Berichte pünktlich fertigzustellen. Hier kommt die vorbereitende Buchhaltung ins Spiel: eine routinierte und gut organisierte Vorbereitung spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Nerven.
Durch eine systematische und sorgfältige Vorarbeit kann der Stress beim Monatsabschluss, der Umsatzsteuervoranmeldung und der jährlichen Steuererklärung erheblich reduziert werden. Eine effiziente vorbereitende Buchhaltung bietet zahlreiche Vorteile:
Sie erleichtert die eigentliche Buchführung, minimiert Fehler und verbessert die Transparenz über die finanzielle Situation des Unternehmens. Zudem ermöglicht sie eine engere und effektivere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, was letztlich auch die Kosten für Buchhaltungsdienstleistungen senkt.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie eine gut strukturierte vorbereitende Buchhaltung Ihrem Unternehmen helfen kann, reibungslos und stressfrei durch den Buchhaltungsprozess zu kommen und somit wertvolle Ressourcen zu sparen.
Was ist eine vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung, auch als vordere Buchhaltung oder kontierende Vorbuchhaltung bekannt, ist die Grundlage für eine genaue und effiziente Buchhaltung. Sie umfasst alle Tätigkeiten, die Belege und Kontoauszüge eines Unternehmens so vorbereiten, dass sie vom Steuerberater oder internen Buchhaltungspersonal weiterverarbeitet werden können. Durch das Sammeln und Ordnen von Belegen wird die spätere Bearbeitung erleichtert und Fehler vermieden.
Das Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es, die Unterlagen so aufzubereiten, dass sie schnell und effizient verarbeitet werden können. Dazu werden alle notwendigen Dokumente für den Monatsabschluss oder die monatliche Buchhaltungsübersicht zusammengestellt und abschließend an den Steuerberater weitergeleitet.
Welche Belege sind in der vorbereitenden Buchhaltung relevant?
Relevante Belege für die Buchhaltung umfassen diverse Dokumente, die Informationen über Geschäftsvorfälle enthalten und als Basis für Buchungen dienen.
- Rechnungen: Sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen sind die wichtigsten Belege. Sie dokumentieren alle Geschäftsvorfälle mit Lieferanten und Kunden.
- Kassenzettel: Belege für Barzahlungen, sowohl Einnahmen als auch Ausgaben.
- Kontoauszüge: Zeigen alle Bankbewegungen und sind wichtig für den Abgleich mit den Buchungen.
- Quittungen: Belege für kleinere Ausgaben, wie z.B. Portokosten oder Fahrtkosten.
- Lieferscheine: Bestätigen die Lieferung von Waren und dienen als Grundlage für die Rechnungsstellung.
- Zahlungsbelege: Belege über getätigte Zahlungen, wie z.B. Überweisungen oder Lastschriften.
Welche Aufgaben sind in der vorbereitenden Buchhaltung enthalten?
Die vorbereitende Buchhaltung umfasst verschiedene Aufgaben, um Belege und Kontoauszüge eines Unternehmens für die eigentliche Buchführung durch den Steuerberater oder das interne Buchhaltungspersonal vorzubereiten. Die Aufgaben beinhalten folgende Tätigkeiten:
Schritt 1: Sammeln & Digitalisieren von Belegen
Alle relevanten Belege, wie Rechnungen, Quittungen, Bankbelege etc., werden systematisch gesammelt. Um eine papierlose Buchhaltung zu ermöglichen, können diese Belege optional digitalisiert werden. Dies erleichtert die spätere Verarbeitung und Archivierung.
Schritt 1a: Prüfen der Belege
Die gesammelten Belege werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft. Dabei wird kontrolliert, ob alle notwendigen Angaben wie Datum, Betrag, Steuernummer und Rechnungssteller vorhanden sind und ob die Preise und Umsatzsteuer korrekt angegeben sind.
Schritt 2: Belege sortieren
Die geprüften Belege werden anschließend sortiert. Dies geschieht chronologisch und nach Art der Belege, wie z.B. Eingangs- oder Ausgangsrechnungen. Dabei werden auch die Belegart (z.B. Rechnung, Quittung) und der Geschäftspartner berücksichtigt. Für diese Sortierung können Ablagefächer, Ordner oder digitale Systeme verwendet werden.
Schritt 3: Vorkontieren der Belege
Jedem Beleg wird ein Buchungskonto zugeordnet, das den jeweiligen Geschäftsvorfall beschreibt, wie z.B. Warenkauf oder Reisekosten. Diese Vorkontierung erleichtert die spätere Buchung durch den Steuerberater oder das Buchhaltungspersonal erheblich.
Schritt 4: Zuordnen zu Buchungskonten
Die Belege werden den entsprechenden Kontobewegungen auf den Bankkonten zugeordnet. Hierfür werden Kontoauszüge und Bankabrechnungen verwendet, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen korrekt erfasst und zugeordnet sind. Dies sorgt für eine lückenlose und nachvollziehbare Buchführung.
Schritt 5: Übergabe an Steuerberater
Übergeben Sie die sortierten, geprüften und vorkontierten Belege an Ihren Steuerberater oder das interne Buchhaltungspersonal. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Unterlagen vollständig und lückenlos sind.
Der Steuerberater übernimmt nun auf Grundlage der übergebenen Unterlagen Aufgaben wie die Erstellung der UST-Voranmeldung und andere betriebswirtschaftliche Auswertungen.
Dabei gibt es die Möglichkeit, dies analog oder digital zu erledigen. Wenn Sie Ihre Belege in Papierform gesammelt haben, müssen diese in Form eines Aktenordners oder Ähnlichem zum Büro des Steuerberaters gebracht werden. Nach Abschluss der Arbeiten werden die Belege wieder an das Unternehmen zurückgegeben.
Wenn Sie sich für die digitale Variante entschieden haben und bereits alle Rechnungen in digitalisierter Form vorliegen, können Sie die Unterlagen einfach online übermitteln. Hierfür können Online-Schnittstellen wie DATEV oder andere, die vorher mit Ihrem Steuerberater abgestimmt wurden, genutzt werden.
Warum ist die vorbereitende Buchhaltung wichtig?
Eine sorgfältige Vorbereitung der Buchhaltung bietet zahlreiche Vorteile:
- Erleichterte Buchführung: Durch sortierte und kontierte Belege wird die eigentliche Buchführung schneller und effizienter, was sowohl dem Steuerberater als auch dem internen Buchhaltungspersonal zugutekommt.
- Fehlerreduktion: Eine gründliche Prüfung der Belege minimiert Fehler in der Buchführung, wodurch korrektere und verlässlichere Finanzdaten entstehen.
- Verbesserte Transparenz: Eine systematische und gut organisierte Buchhaltungsvorbereitung bietet einen klaren Überblick über die Finanzsituation des Unternehmens und unterstützt fundierte Entscheidungsfindungen.
- Zeit- und Kostenersparnis: Die effiziente Vorbereitung erleichtert die Arbeit des Steuerberaters oder Buchhaltungspersonals, was letztlich auch die Kosten für Buchhaltungsdienstleistungen senken kann.
- Effizientere Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen: Alle notwendigen Informationen sind bereits geordnet und überprüft, was den Prozess der Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen beschleunigt.
- Reibungslosere Betriebsprüfungen: Vollständig und ordnungsgemäß vorbereitete Unterlagen machen den Prüfungsprozess stressfreier und effizienter.
Insgesamt trägt eine gut vorbereitete Buchhaltung entscheidend zu einer effektiveren, transparenteren und kostengünstigeren Finanzverwaltung bei.
Wer darf die vorbereitende Buchhaltung machen?
Die vorbereitende Buchhaltung kann von Mitarbeitern des Unternehmens, einem externen Buchhalter oder einem Steuerberater durchgeführt werden. In der Praxis ist es üblich, dass sie vom Unternehmen selbst erledigt wird und die eigentliche Buchführung an einen Steuerberater übergeben wird.
Vorbereitende Buchhaltung für Steuerberater: So geht’s
Steuerberater erhalten von ihren Mandanten die vorbereiteten Unterlagen und führen die eigentliche Buchführung durch. Dazu gehören unter anderem:
- Erfassen der Belege in der Buchhaltungssoftware
- Kontieren der Buchungssätze
- Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle
- Erstellen von Monats- und Jahresabschlüssen
- Erstellen von Umsatzsteuererklärungen
- Bei Bedarf: Jahresabschlussanalyse und betriebswirtschaftliche Beratung
Ein wichtiger Teil der vorbereitenden Buchhaltung ist das Vorsortieren der Belege. Dabei werden die Belege nach verschiedenen Kriterien sortiert, z.B.:
- Datum
- Art des Belegs (z.B. Eingangs- oder Ausgangsrechnung)
- Geschäftspartner
- Buchungskonto
Das Vorsortieren der Belege erleichtert die spätere Bearbeitung in der Buchhaltungssoftware.
Wie geht es nach der vorbereitenden Buchhaltung weiter?
Die Vorbereitung ist der erste Schritt in der Buchführung. Die aufbereiteten Unterlagen werden an den Steuerberater oder das interne Buchhaltungspersonal übergeben, die die eigentliche Buchführung durchführen.
Vorbereitende Buchhaltung mit Software automatisieren
Die vorbereitende Buchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführung und die Grundlage für eine genaue und effiziente Buchhaltung. Durch die Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung mit Softwarelösungen wie Klippa SpendControl können Unternehmen Zeit und Geld sparen, Fehler minimieren und die Effizienz der Buchhaltungsprozesse verbessern. Mit Klippa’s automatisierter Ausgabenverwaltung können die folgenden Aufgaben übernommen werden:
- Digitalisierung von Belegen: Die Belege werden automatisch gescannt und digitalisiert, um eine effiziente, digitale Buchhaltung zu gewährleisten.
- Belegerkennung: Die Software erkennt die Art des Belegs (z.B. Rechnung, Quittung) und extrahiert relevante Informationen wie Datum, Betrag, Umsatzsteuer etc.
- Intelligente Kategorisierung: Bei Ausgaben wird basierend auf der Art der Ausgabe oder bei Rechnungen, basierend auf dem Anbieter, eine Zuordnung zu einer Kategorie im Hauptbuch vorgenommen.
Die Nutzung unserer Software zur Automatisierung der vorbereitenden Buchhaltung bietet Ihrem Finanzteam folgende Vorteile:
- Zeitersparnis: Die manuelle Bearbeitung von Belegen wird deutlich reduziert.
- Fehlerminimierung: Durch die automatische Belegerkennung und Kontierung werden Fehler minimiert.
- Verbesserte Effizienz: Die Buchhaltungsprozesse werden effizienter und kostengünstiger.
- Bessere Transparenz: Die automatisierte Auswertung der Belege bietet einen besseren Überblick über die Finanzsituation des Unternehmens.
- Die automatisierte Lösung kann mit verschiedenen Buchhaltungssystemen und ERP-Softwarelösungen, wie z.B. Datev, integriert werden.
Wenn Sie es leid sind, jeden Monat mit Schrecken der Buchhaltung entgegenzusehen, erleichtern Sie sich, Ihrem Finanzteam und dem gesamten Unternehmen diesen Prozess, indem Sie mit Klippa SpendControl die vorbereitende Buchhaltung automatisieren und den Buchhaltungsprozess um ein Vielfaches vereinfachen.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen
Die vorbereitende Buchhaltung, auch als vordere Buchhaltung oder kontierende Vorbuchhaltung bezeichnet, umfasst alle Tätigkeiten, die Belege und Kontoauszüge eines Unternehmens für die eigentliche Buchführung vorbereiten. Ziel ist es, die Unterlagen so aufzubereiten, dass sie schnell und effizient verarbeitet werden können.
Abschlussarbeiten, Steuererklärungen und umfassende Buchungsüberprüfungen gehören nicht zur vorbereitenden Buchhaltung. Dazu zählen die Erstellung des Jahresabschlusses, die Bilanzierung und die Gewinn- und Verlustrechnung. Diese Aufgaben basieren auf den ermittelten Zahlen und erfolgen nach Abschluss der Buchhaltung. Eine umfassende Überprüfung der gesamten Buchhaltung, einschließlich der vorbereitenden Phase, findet regelmäßig statt, jedoch nicht im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung.
Die Vorkontierung ist die Zuordnung eines Buchungskontos zu einem Beleg. So wird z.B. einer Rechnung für Büromaterial das Buchungskonto “Büromaterialkosten” zugeordnet.
Zur Lohnbuchhaltung werden das Sammeln und Sortieren von Lohnunterlagen (z.B. Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Meldungen an die Sozialversicherung) gezählt, sowie das Prüfen der Lohnunterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit und die Kontierung der Lohnunterlagen, die
anschließend zu den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet werden.
Zuerst werden die Belege chronologisch und nach Art (z.B. Eingangs- oder Ausgangsrechnungen) sortiert. Anschließend werden diese auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft. Hier besteht dann die Möglichkeit die Belege zu digitalisieren und Summenlisten nach Belegarten zu erstellen.
Rechnungen sollten chronologisch und nach Art (z.B. Eingangs- oder Ausgangsrechnungen) abgelegt werden. Es ist ratsam, Rechnungen in einem separaten Ordner oder Regal aufzubewahren. Zudem ist es wichtig, digitale Rechnungen in einem sicheren System zu speichern. Hinweis: Aufbewahrungsfristen beachten!
Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit der Abrechnung der Gehälter und Löhne der Mitarbeiter, während die Finanzbuchhaltung alle anderen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens erfasst. Dazu gehören z.B. der Einkauf von Waren und Dienstleistungen, der Verkauf von Produkten, die Zahlung von Miete und Zinsen etc.