Aufgestapelte Rechnungen, fehlerhafte Buchungen und die langwierige Suche nach den richtigen Buchungskonten können das Rechnungswesen zur Herausforderung machen. Doch es gibt einen Weg, um diese Probleme zu lösen und Ihre Buchhaltungsprozesse zu optimieren: Vorkontierung.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie mit diesem einfachen, aber effektiven Verfahren Fehler minimieren und wertvolle Zeit sparen können und wie die digitale Vorkontierung Ihre Buchhaltung grundlegend verändert. Bereit für ein effizienteres und stressfreies Rechnungswesen? Dann lesen Sie weiter und entdecken Sie die Vorteile der Vorkontierung!
Was ist Vorkontierung?
In der Welt des Rechnungswesens spielt die Vorkontierung eine zentrale Rolle für die geordnete und effiziente Abwicklung von Geschäftsvorfällen. Sie bezeichnet den vorbereitenden Schritt, bei dem Belege wie Rechnungen und Quittungen den korrekten Buchungskonten zugeordnet werden. Diese Zuordnung erfolgt vor der eigentlichen Verbuchung in der Buchhaltungssoftware.
Die Vorkontierung ist ein wichtiger Schritt im Buchhaltungsprozess, der dazu dient, die spätere Verbuchung der Geschäftsvorfälle zu vereinfachen und zu beschleunigen. Durch die Vorkontierung werden die Belege und Rechnungen zunächst den entsprechenden Konten im Kontenplan zugeordnet. Dies kann entweder manuell oder mithilfe einer speziellen Software erfolgen.
Zudem dient die Vorkontierung dazu, den Buchungsprozess zu optimieren und Fehler zu minimieren. Durch die Vorabzuordnung der Konten wird die Arbeit des Buchhalters erleichtert und beschleunigt.
Vorkontierung vs. Kontieren
Die Vorkontierung und die Kontierung sind zwei eng miteinander verbundene Schritte im Rechnungswesen, die jedoch wichtige Unterschiede aufweisen:
Vorkontierung
- Vorbereitender Schritt: Die Vorkontierung findet vor der eigentlichen Verbuchung der Geschäftsvorfälle statt.
- Zuordnung von Konten: Bei der Vorkontierung werden die relevanten Konten für die Buchung ermittelt.
- Erfassung von Informationen: Zusätzliche Informationen wie Kostenstellen oder Kostenträger können auf den Belegen notiert werden.
- Ziel: Die Vorkontierung dient der Vorbereitung der Buchhaltung und erleichtert die spätere Verbuchung.
Kontierung
- Endgültige Verbuchung: Die Kontierung ist die eigentliche Verbuchung der Geschäftsvorfälle in den Büchern des Unternehmens.
- Buchungssätze: Die Buchungssätze werden auf Basis der Vorkontierung erstellt und im Journal festgehalten.
- Veränderung der Kontostände: Die Kontierung führt zu Veränderungen der Kontostände auf der aktiven und passiven Seite.
- Ziel: Die Kontierung ermöglicht eine chronologische und systematische Abbildung der Geschäftsvorgänge.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Vorkontierung als vorbereitender Schritt zur Kontierung dient. Die Kontierung, die die endgültige Verbuchung der Geschäftsvorfälle darstellt, wird durch die Vorkontierung erleichtert. Dadurch trägt sie zu einer effizienten und fehlerfreien Buchhaltung bei.
Warum ist die Vorkontierung wichtig für Ihr Unternehmen?
Durch die Vorabzuordnung der Konten zu den Geschäftsvorfällen wird der Buchungsprozess deutlich beschleunigt. Der Buchhalter kann die Belege zügiger bearbeiten und muss nicht bei jedem Vorgang aufs Neue nach den richtigen Konten suchen. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer Steigerung der Effizienz in der Buchhaltungsabteilung.
Zudem reduziert die Kontrolle der Vorkontierung vor der Verbuchung die Fehlerquote erheblich. Falsche Buchungen und damit verbundene Probleme wie doppelte Zahlungen oder fehlerhafte Auswertungen werden so vermieden.
Die korrekte Zuordnung der Geschäftsvorfälle zu den Konten ermöglicht darüber hinaus eine ausgiebigere und aussagekräftigere Auswertung der Finanzdaten. Das Controlling kann die finanzielle Situation des Unternehmens so besser analysieren, fundierte Entscheidungen treffen und die Kontrolle über die Finanzen behalten. Dies führt zu einer besseren Steuerung des Unternehmens und einer höheren Entscheidungsfindung.
Darüber hinaus erhöht die dokumentierte Vorkontierung die Transparenz des Buchhaltungsprozesses. Sowohl interne als auch externe Stellen können den Ablauf der Buchungen einfacher nachvollziehen. Dies führt zu einer größeren Sicherheit und einem geringeren Risiko von Betrug oder Fehlverhalten.
Nachdem nun erläutert wurde, warum die Vorkontierung eine wesentliche Optimierungsmöglichkeit für das Rechnungswesen darstellt, betrachten wir nun den Ablauf, den die Vorkontierung durchläuft.
Wie funktioniert die Vorkontierung?
Effizientes und fehlerfreies Rechnungswesen ist in der heutigen Geschäftswelt entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Die Vorkontierung spielt hierbei eine Schlüsselrolle und bietet zahlreiche Vorteile, die zu einer Optimierung der Buchhaltungsprozesse und einer verbesserten Finanzkontrolle führen.
Im Folgenden erfahren Sie, wie die Vorkontierung funktioniert und der Prozess der Vorkontierung wird anhand eines praktischen Beispiels anschaulich erläutert.
Vorkontierung: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Der Prozess der Vorkontierung lässt sich in einige wenige Steps untergliedern:
- Belege sammeln und prüfen: Zunächst werden alle relevanten Belege wie Rechnungen, Quittungen und andere Dokumente gesammelt und auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft.
- Informationen extrahieren: Aus den Belegen werden wichtige Informationen wie Datum, Belegnummer, Art des Geschäftsvorfalls, Betrag, Umsatzsteuer und Kostenstelle extrahiert.
- Buchungskonten zuordnen: Den extrahierten Informationen werden die entsprechenden Buchungskonten (Soll und Haben) zugeordnet. Dabei hilft der Kontenplan des Unternehmens, der die verschiedenen Konten und ihre Funktionen definiert.
- Vorkontierung dokumentieren: Die vorgenommene Vorkontierung wird auf den Belegen selbst oder in einem separaten Verzeichnis dokumentiert. So ist die Zuordnung der Konten jederzeit nachvollziehbar.
Praktisches Beispiel: Vorkontierung einer Rechnung
Beispiel:
Ein Unternehmen erhält vom Lieferanten XY eine Rechnung über Büromaterial im Wert von 120€ zzgl. 19% USt
So funktioniert die Vorkontierung:
- Rechnung prüfen: Die Rechnung wird auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft.
- Konten zuordnen: Die für die Buchung relevanten Konten werden ermittelt:
- Sollkonto: 4000 – Bürobedarf (für den Nettobetrag der Rechnung)
- Habenkonto: 1900 – Umsatzsteuer (für die Mehrwertsteuer)
- Habenkonto: 1000 – Bank (für den zu zahlenden Rechnungsbetrag)
- Informationen notieren: Die ermittelten Konten und der Rechnungsbetrag werden auf der Rechnung notiert.
- Beleg abheften: Die kontierte Rechnung wird chronologisch abgeheftet oder digital archiviert.
Buchungssatz:
- 4000 Bürobedarf an 1900 Umsatzsteuer
- 100,00€ 4000 Bürobedarf an 1000 Bank 20,00€
Durch diese beiden Buchungssätze wird der Kauf von Büromaterial im Wert von 120€ (inkl. USt.) buchhalterisch abgebildet.
Die wichtigsten Vorteile der Vorkontierung in Kürze:
- Schnelles Buchen: Durch die Vorkontierung sind die Konten bereits zugeordnet, so dass die Buchung schneller und effizienter erfolgen kann.
- Geringere Fehlerquote: Die Zuordnung der Konten erfolgt vor der Buchung, wodurch das Risiko von Fehlern minimiert wird.
- Verbesserte Kontrolle: Die Vorkontierung ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Finanzdaten des Unternehmens.
- Transparenz: Die kontierten Belege geben einen Überblick über die Geschäftsvorfälle des Unternehmens.
Für die Vorkontierung können verschiedene Hilfsmittel verwendet werden, z. B. Kontierungsstempel, Vorlagen oder digitale Softwarelösungen.
Welche Informationen beinhaltet die Vorkontierung?
Die Vorkontierung dient der Vorbereitung der Buchung von Geschäftsvorfällen, insbesondere der Rechnungsverbuchung. Um diesen Prozess effizient und fehlerfrei zu gestalten, werden auf den Belegen verschiedene relevante Informationen notiert:
1. Beleginformationen:
- Belegdatum: Datum des Geschäftsvorfalls (z. B. Rechnungsdatum, Leistungsdatum)
- Belegnummer: Eindeutige Identifikationsnummer des Belegs (zur Zuordnung und Kontrolle)
2. Beschreibung des Geschäftsvorfalls:
- Art des Geschäftsvorfalls: Klare Bezeichnung der Transaktion (z. B. Kauf von Büromaterial, Inanspruchnahme einer Dienstleistung)
- Kurzbeschreibung: Ggf. zusätzliche Details zur Transaktion (z. B. Lieferant, Leistungsumfang)
3. Finanzdaten:
- Betrag des Geschäftsvorfalls: Bruttobetrag der Transaktion (inkl. USt., falls relevant)
- Währung: Währungseinheit, in der der Betrag ausgewiesen ist (z. B. Euro, US-Dollar)
4. Buchungskonten:
- Soll-Konto: Das Konto, auf dem der Betrag im Soll gebucht wird (z. B. Sachkonto für Büromaterial)
- Haben-Konto: Das Konto, auf dem der Betrag im Haben gebucht wird (z. B. Bankkonto bei Bezahlung)
5. Umsatzsteuerinformationen (falls relevant):
- MwSt.-Satz: Anwendbarer Mehrwertsteuersatz (z. B. 19% in Deutschland)
- MwSt.-Betrag: Berechnet anhand des Bruttobetrags und des MwSt.-Satzes
Für wen ist die Vorkontierung relevant?
Die Vorkontierung ist ein unverzichtbares Werkzeug für alle, die mit der Buchhaltung und dem Rechnungswesen von Unternehmen zu tun haben. Insbesondere für die folgenden beiden Berufsgruppen ist die Vorkontierung besonders relevant:
Buchhalter
Die Vorkontierung ist ein wichtiges Instrument für die Optimierung der Buchhaltungsprozesse in Unternehmen. Sie trägt zu einer effizienteren und fehlerfreien Abwicklung von Geschäftsvorfällen bei und ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Finanzdaten. Darüber hinaus bringt sie Vorteile mit sich, wie:
- Effizientere Buchhaltung: Durch die Vorabzuordnung der Konten wird der Buchungsprozess deutlich beschleunigt und die Fehlerquote minimiert. So können Buchhalter ihre Arbeit effizienter gestalten und Zeit für wichtigere Aufgaben gewinnen.
- Verbesserte Kontrolle: Die Vorkontierung ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Finanzdaten des Unternehmens. So können Buchhalter Abweichungen und Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen und korrigieren.
- Geringere Arbeitsbelastung: Die Vorkontierung kann die Arbeitsbelastung von Buchhaltern in Spitzenzeiten deutlich reduzieren. So können sie sich besser auf komplexe Aufgaben konzentrieren und Überstunden vermeiden.
Steuerberater
Für Steuerberater spielt die Vorkontierung eine zentrale Rolle, da sie entscheidende Vorteile für die Zusammenarbeit mit Mandanten und die Erstellung von Jahresabschlüssen bietet:
- Qualitativ hochwertige Jahresabschlüsse: Die korrekte Vorkontierung ist die Grundlage für eine qualitativ hochwertige Erstellung von Jahresabschlüssen. Steuerberater können so ihren Mandanten eine umfassende und zuverlässige Beratung anbieten.
- Effiziente Prüfung von Steuererklärungen: Die Vorkontierung erleichtert die Prüfung von Steuererklärungen und minimiert das Risiko von Fehlern. So können Steuerberater ihren Mandanten Zeit und Geld sparen.
- Verbesserte Mandantenbetreuung: Durch die Vorkontierung können Steuerberater ihre Mandanten besser bei der Optimierung ihrer Buchhaltungsprozesse unterstützen. So können Unternehmen ihre Finanzen effizienter steuern und Kosten sparen.
Warum digitale Vorkontierung einfach besser ist
Die Vorkontierung kann manuell oder digital mit Hilfe von einer Buchhaltungssoftware durchgeführt werden. Moderne Buchhaltungsprogramme bieten häufig Funktionen zur Unterstützung der Vorkontierung, z. B. die automatische Kontenfindung anhand von Schlüsselwörtern im Belegtext.
Die Implementierung einer digitalen Vorkontierungslösung kann den Prozess weiter optimieren und die Effizienz der Buchhaltung deutlich steigern. Eine automatisierte Vorkontierungssoftware kann zudem auf verschiedene Arten helfen:
- Automatisierte Dateneingabe: Eine automatisierte Software kann Rechnungsdaten automatisch extrahieren und in das System eingeben. Dadurch wird die manuelle Dateneingabe minimiert und die Fehleranfälligkeit reduziert.
- Kategorisierung von Ausgaben: Die Software kann Ausgaben automatisch kategorisieren und entsprechend den vorgegebenen Kostenstellen zuordnen. Dadurch wird die Vorkontierung vereinfacht und beschleunigt.
- Überprüfung von Compliance & Richtlinien: Eine Vorkontierungssoftware kann Rechnungen automatisch auf Compliance mit Unternehmensrichtlinien und steuerlichen Vorschriften prüfen. Dies stellt sicher, dass alle Ausgaben ordnungsgemäß vorkontiert werden.
- Budgetüberwachung: Die Software kann Budgetgrenzen überwachen und Warnungen ausgeben, wenn Ausgaben bestimmte Schwellenwerte überschreiten. Dadurch können Budgetüberschreitungen vermieden werden.
- Analyse von Ausgabenmustern: Sie kann Ausgabenmuster analysieren und Einblicke in Ausgabentrends und -muster liefern. Dies kann dabei helfen, Ausgaben besser zu planen und zu optimieren.
- Zeit für grundlegende Aufgaben: Durch die automatische Vorabzuweisung entfallen zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben, so dass sich mehr auf das Kerngeschäft konzentriert werden kann.
Automatisierte digitale Vorkontierung mit Klippa SpendControl
Dank Klippa SpendControl können Sie Ihrem Unternehmen zu verbesserten Buchhaltungsprozessen und einer gesteigerten Finanzkontrolle verhelfen. Als digitale Lösung zur Optimierung von Spesenabrechnung und Rechnungsverarbeitung unterstützt Klippa SpendControl Unternehmen auch effektiv bei der Vorkontierung.
- Automatische Rechnungserfassung und -erkennung: Klippa SpendControl scannt und digitalisiert Rechnungen und Belege automatisch. So sparen Sie wertvolle Zeit und vermeiden lästige Tippfehler.
- Intelligente Kontenzuordnung: Die Software schlägt Ihnen auf Basis der Beleginformationen die relevanten Buchungskonten vor. Das spart Zeit und reduziert die Fehlerquote.
- Schnelle und einfache Vorkontierung: Mit der mobilen App von Klippa SpendControl können Sie Belege bequem von unterwegs vorkontieren. So sind Sie flexibel und unabhängig von Ihrem Bürostandort.
- Integration mit Buchhaltungssoftware: Klippa SpendControl lässt sich nahtlos mit Datev und anderen gängigen Buchhaltungssoftwarelösungen verbinden. So vermeiden Sie Datensilos und Insellösungen.
- Compliance und Betrugsprävention: Klippa SpendControl unterstützt Sie bei der Einhaltung der globalen gesetzlichen Dokumentationspflichten. So sind Sie stets revisionssicher. Die Software führt zudem Plausibilitätsprüfungen durch und kann so Unregelmäßigkeiten und Betrugsversuche erkennen.
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FAQ – Häufig gestellte Fragen
Als Vorkontierung bezeichnet man die vorbereitnede Tätigkeit vor der eigentlichen Buchung durch das Zuordnen von Belegen und Rechnungen zu den jeweiligen zu den jeweiligen Sachkonten im Kontenplan.
Kontieren meint die Zuordnung der Konten zu einem Geschäftsvorfall (vor der Buchung), während Buchen die Erfassung des Geschäftsvorfalls in den Büchern des Unternehmens (nach der Kontierung) bezeichnet.
Als Vorkontierung wird die Vorbereitung der Buchung durch Zuordnung der Konten (entlastet die Buchhaltung) definiert und die Kontierung beschreibt die endgültige Verbuchung des Geschäftsvorfalls (veränderte Kontostände).
Nein, aber dringend empfehlenswert für effiziente und fehlerfreie Buchhaltung.
Durch den Einsatz einer speziellen Software lassen sich einige Vorteile deutlich erkennbar machen. So kann die Zuordnung der Belege zu den Konten automatisiert werden, was Zeit und Arbeitskraft spart. Zudem können Fehlerquellen minimiert und die Auswertung der Finanzdaten vereinfacht werden.
Hierfür stehen diverse Optionen zur Verfügung, wie beispielsweise Inhouse-Schulungen, Online-Kurse und Selbststudium. Dabei ist ein praxisorientierter Ansatz sowie regelmäßiges Auffrischen des Wissens wichtig.
Zunächst werden die ausländischen Mehrwertsteuersätze ermittelt, dann die entsprechenden Konten zugeordnet, um den Buchungssatz zu erstellen. Anschließend erfolgt die Erfassung der Vorsteuer im Vorsteuerkonto unter Berücksichtigung länderspezifischer Regelungen.
Die Vorkontierung unterstützt bei der Plausibilitätsprüfung, überprüft die Kontenzuordnung und dokumentiert die Belegablage sowie etwaige Abweichungen.