Die Datenerfassung ist für das Funktionieren von Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Bei 97 Zettabytes an Daten, die allein im Jahr 2022 (weltweit) erzeugt werden, ist es keine Überraschung, dass Daten als eines der wertvollsten Güter für Unternehmen gelten.
Leider sind mehr als 80 % der Geschäftsdaten in unstrukturierten Formaten wie Dokumenten, E-Mails, PDF-Dateien und Bildern gespeichert. Es gilt als eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, unstrukturierte Daten in strukturierte, durchsuchbare und maschinenlesbare Daten umzuwandeln. Dieser Prozess ist jedoch notwendig, um die Daten für eine bestimmte Aufgabe oder einen bestimmten Prozess zu nutzen, z. B. um sie in ein Computerprogramm einzugeben oder in einer Excel-Tabelle zu verwenden.
An dieser Stelle kommt die Datenerfassung ins Spiel.
Aber fangen wir am Anfang an. Wir wollen zunächst definieren, was Datenerfassung ist, Sie durch den Prozess der Datenerfassung führen und Ihnen abschließend eine Datenerfassungsmethode vorstellen, die Ihnen den Einstieg erleichtert.
Was wird Datenerfassung definiert?
Bei der Datenerfassung werden strukturierte und unstrukturierte Informationen aus jeder Art von Dokument (Papier oder elektronisch) extrahiert. Diese Informationen werden dann in ein maschinenlesbares Format umgewandelt, sodass sie gespeichert, verarbeitet und effizienter genutzt werden können.
Traditionell wird die Datenerfassung manuell durchgeführt, doch die Menge an Informationen, die Unternehmen heutzutage verarbeiten müssen, hat den technologischen Fortschritt im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) vorangetrieben. Dies hat dazu geführt, dass Technologie den Datenerfassungsprozess durch Automatisierung auf ein neues Level gehoben hat. Doch dazu später mehr.
Lassen Sie uns zunächst den Prozess der Datenerfassung durchgehen, denn dies hilft zu verstehen, was Datenerfassung ist und wie sie funktioniert.
Der Prozess der Datenerfassung
Normalerweise beginnt der Datenerfassungsprozess mit einem Formular, das von einer Person ausgefüllt wird. Nehmen wir ein Beispiel: Ein Patient besucht zum ersten Mal einen Arzt und muss einen Fragebogen ausfüllen. Der Name, die Adresse und andere relevante Informationen werden in das (Papier-)Formular eingetragen.
Aber wie kann man die Informationen nun verwenden? Jemand muss die Daten in ein elektronisches System oder eine Datenbank eingeben, um die Informationen über den Patienten zu digitalisieren. Erst dann werden die Patientendaten für die Personen, die sie benötigen, zugänglich und nützlich.
Kurz gesagt, sieht der Prozess der Datenerfassung so aus:
- Die Daten werden in Form eines Bildes, einer E-Mail oder eines Dokuments usw. empfangen.
- Daten werden extrahiert und gesammelt (manuell oder automatisch), damit sie in einem digitalen Format gespeichert werden können.
- Die extrahierten Daten können dann für weitere Prozesse verwendet werden
Zur Datenerfassung können verschiedene Methoden eingesetzt werden. Die meisten dieser Methoden machen die Datenerfassung genauer, einfacher, schneller, transparenter und effektiver. Doch schauen wir uns die verschiedenen Methoden einmal im Detail an.
Methoden der Datenerfassung
Die Methode der Datenerfassung hängt weitgehend von der Art des Unternehmens und den benötigten Informationen ab. Lange Zeit wurden Daten manuell erfasst, was sich (bei wachsenden Unternehmen) als viel zu zeitaufwändig und fehleranfällig erwies.
In den folgenden Abschnitten wollen wir die verschiedenen verfügbaren Methoden näher betrachten:
Manuelle Datenerfassung
Wie bereits kurz erwähnt, war die manuelle Datenerfassung viele Jahre lang die Methode der Wahl. Diese Methode ist nach wie vor für Unternehmen mit geringem Datenaufkommen geeignet, jedoch hat sie auch verschiedene Nachteile.
Die Qualität der erfassten Daten wird durch den Menschen, der die Daten extrahiert und sammelt, eingeschränkt. Diese Methode hat zu kostspieligen Fehlern geführt, weshalb es nicht überraschend ist, dass Unternehmen versuchen, die manuelle Datenerfassung durch eine automatische Datenerfassungsalternative zu ersetzen.
Automatisierte Datenerfassung
Daten liegen in verschiedenen Formaten vor, was die manuelle Datenerfassung zu einer Herausforderung macht, da sie dadurch nicht skalierbar ist. Mit der automatisierten Datenerfassung können Unternehmen Daten aus verschiedenen Formaten mit hoher Genauigkeit und innerhalb weniger Sekunden extrahieren und erfassen, was die Skalierbarkeit deutlich erhöht.
Dies wird durch die folgenden Technologien ermöglicht:
- Optical Character Recognition (OCR) → OCR wird verwendet, um Text in maschinenlesbare Daten umzuwandeln und Text aus gescannten Dokumenten, PDF-Dateien, Bildern usw. zu extrahieren, um Daten nutzbar zu machen. OCR wird häufig in Branchen eingesetzt, in denen große Datenmengen anfallen, z. B. im Gesundheits-, Versicherungs- und Finanzwesen.
- Intelligent Character Recognition (ICR) → ICR ist eine Variante der OCR und wird häufig von Banken und Finanzinstituten eingesetzt. Diese Technologie ist in der Lage, handschriftliche Zeichen zu lesen und sie in aussagekräftige maschinenlesbare Daten umzuwandeln.
- Intelligent Document Processing (IDP) → Mit KI-basierten Technologien in Kombination mit OCR kann IDP die Arbeitsabläufe bei der Dokumentenverarbeitung automatisieren. IDP ermöglicht es, Daten zu extrahieren, zu klassifizieren und zu verifizieren.
Es gibt noch viele weitere Methoden zur Datenerfassung, wie z. B. Optical Mark Reading (OMR), Web Scraping, Magnetstreifenkarten und Smart Cards, die Unternehmen nutzen können. Um diesen Blog lesbar zu halten, haben wir nur die vier oben genannten Methoden behandelt.
Der Weg in die Zukunft führt über die automatische Datenerfassung, da sie für Unternehmen von heute viel besser geeignet ist. Warum das so ist, werden wir im Folgenden anhand der Vorteile der automatisierten Datenerfassung erläutern.
Die Vorteile der automatischen Datenerfassung
Die automatisierte Datenerfassung ermöglicht es Ihnen nicht nur, Daten genauer und innerhalb weniger Sekunden zu erfassen. Sie bietet Ihrem Unternehmen noch viel mehr Vorteile. Lassen Sie uns diese als nächstes erkunden.
- Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit → Haben Sie schon einmal versucht, Informationen manuell aus einer PDF-Datei zu kopieren? Ganz genau. Es funktioniert nicht. Die manuelle Datenerfassung macht das Leben der Mitarbeiter unnötig, frustrierend und langsam. Mit einer automatisierten Datenerfassung kann die Arbeitsbelastung verringert und effizienter gestaltet werden, da die manuelle Dateneingabe entfällt. Das macht Mitarbeiter zufriedener und ermöglicht es ihnen, sich auf produktive und wertvolle Aufgaben zu konzentrieren.
- Geringere Fehlerquote → Mit der Zeit ermüden Menschen und verlieren die Konzentration, was zu Error und kostspieligen Fehlern führt. Mit einer automatisierten Lösung lassen sich menschliche Fehler drastisch reduzieren und kostspielige Fehler vermeiden.
- Erhöhte Sicherheit → Die Lagerung von Papierdokumenten kann zunächst einmal viel Platz beanspruchen, ist aber auch schwer sicher aufzubewahren. Vertrauliche und sensible Informationen könnten in die Hände Unbefugter gelangen. Mit automatisierten Datenerfassungslösungen gehört dies der Vergangenheit an. Es gibt einige Lösungen, die es ermöglichen, sensible Informationen zu verschlüsseln und zu maskieren, um sie vor Datenlecks und unbefugten Zugriffen zu schützen.
- Zentraler Zugriff → Die Lagerung von Papierdokumenten in einem Archiv macht es unmöglich, von entfernten Standorten aus auf die Daten zuzugreifen. Das bedeutet, dass Prozesse verlangsamt und Arbeitsabläufe unterbrochen werden. Mit der automatisierten Datenerfassung können Daten in der Cloud gespeichert werden, sodass verschiedene Personen und Abteilungen Zugriff auf die benötigten Daten haben.
- Bessere Entscheidungsfindung → Mit der effizienteren Methode zur Datenerfassung, können Unternehmen mehr Daten ohne Verzögerungen genau erfassen. So können Unternehmen ihre Entscheidungen auf genaue, zuverlässige und aktuelle Informationen stützen.
- Rund um die Uhr verfügbar → Sind Sie international tätig? Dann ist es wichtig, dass Sie rund um die Uhr Zugang zu den benötigten Daten haben. Mit einer automatisierten Lösung, die Daten in einer Cloud speichert, sind Mitarbeiter auf der ganzen Welt nicht an Öffnungszeiten oder den geografischen Standort gebunden. Die Daten sind zugänglich, wann und wo immer Sie wollen.
Anhand dieser Vorteile wird deutlich, welchen Nutzen die automatisierte Datenerfassung für Ihr Unternehmen haben kann. Um die automatisierte Datenerfassung zu visualisieren und den Prozess in Aktion zu zeigen, möchten wir über einige typische Anwendungsfälle für die automatisierte Datenerfassung sprechen.
Branchen, die automatische Datenerfassung nutzen
Im Folgenden werden fünf Branchen mit unterschiedlichen Anwendungsfällen für die automatische Datenerfassung erörtert, um die Relevanz dieser Technologie zu verstehen. Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
- Bankwesen
- Buchhaltung
- Recht
- Personalwesen
- Einzelhandel
Bankwesen
Die automatisierte Datenerfassung wird in der Regel im Bankensektor für folgendes eingesetzt:
- Verarbeitung von Bankdokumenten wie Kontoeröffnungsformulare, Kontoauszüge, Steuererklärungen, Kreditkartenanträge, Überweisungsanträge und vieles mehr.
- Validierung und Organisation von Kundenidentifikationsdaten.
- Überprüfung von Identitäten und KYC-Dokumenten, z. B. durch biometrische Identifizierung, und Meldung von Betrugsfällen.
Buchhaltung
Buchhaltungsunternehmen müssen eine große Menge an Daten in verschiedenen Formaten verarbeiten. Das macht es schwierig, mit der Menge an Arbeit Schritt zu halten, und daher kann die automatisierte Datenerfassung der Branche große Vorteile bringen:
- Bessere Verwaltung der großen Menge an Dokumenten wie Rechnungen, Quittungen, Steuererklärungen, Gehaltsabrechnungen und vieles mehr.
- Verbesserte und schnellere Genehmigungsabläufe von Geschäftsausgaben
- Automatisierung der Dateneingabe
Recht
Meistens haben Anwälte mehrere Mandanten zur selben Zeit. Dies führt zu einer großen Menge an Informationen und Daten. Daher ist die automatisierte Datenerfassung hervorragend geeignet, um:
- Bearbeitung von Rechtsdokumenten wie Verträgen, Genehmigungen und anderen Rechtsdokumenten.
- Vereinfachen Sie den Einführungsprozess für neue Mandanten.
- Arbeitsabläufe zu verbessern und Daten an einem Ort zu zentralisieren.
Personalwesen
Im Alltag ist die Personalabteilung in hohem Maße auf Daten angewiesen, um Mitarbeiter effektiv zu verwalten. Mit automatisierten Datenerfassungslösungen kann die Personalabteilung:
- Automatische Gehaltsabrechnungen und Lohnlisten aktualisieren.
- Den Einführungsprozess von Mitarbeitern beschleunigen.
- Überprüfung vor der Einstellung beschleunigen
Einzelhandel
Der Einzelhandel kann sich die automatisierte Datenerfassung auf verschiedene Weise zunutze machen:
- Nutzung verschlüsselter Informationen in Barcodes, um den Überblick über den Bestand zu behalten.
- Verbesserung des Kundenerlebnisses durch Verwendung von QR-Codes, um Kunden auf Webseiten, Dokumente oder andere Informationen zu leiten.
- Verarbeitung von Dokumenten von Lieferanten wie Rechnungen oder Bestellungen.
Nachdem wir nun über die verschiedenen Methoden der Datenerfassung, die Vorteile der automatisierten Datenerfassung und die praktische Umsetzung der Lösung gesprochen haben, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie eine solche Lösung in Ihrem Unternehmen einführen können.
Wie kann man mit der automatischen Datenerfassung beginnen?
Im Allgemeinen gibt es viele OCR-Softwarelösungen, die in der Lage sind, die Datenerfassung zu automatisieren; Klippa ist eine von ihnen. Mit den mobilen Scan-SDKs von Klippa wird die Datenerfassung wirklich einfach, da sie mobile Geräte in Datenerfassungsmaschinen verwandeln können.
Durch die Implementierung mobiler SDKs von Klippa können Ihre Mitarbeiter Dokumente mit ihrem Mobiltelefon erfassen und schnell alle relevanten Informationen extrahieren. Die Daten können dann in Ihrer eigenen Datenbank oder einem elektronischen System wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Buchhaltung zur weiteren Verarbeitung gespeichert werden.
Unsere mobile Softwarelösung vereinfacht den gesamten Prozess, da wir mit unseren SDKs die folgenden Funktionen bereitstellen:
- Echtzeit-Benutzerfeedback → Hilfestellung bei der Aufnahme (z. B. „Näher an das Dokument herangehen”, „Kamera ruhig halten“ und „Bedingungen zu dunkel“), damit die Bildqualität so hoch wie möglich ist.
- Umgang mit schlechten Lichtverhältnissen (extreme Dunkelheit) → Benutzer können den Blitz über die Blitzsteuerung einschalten, was Ihnen hilft, das klarste Bild zu erhalten.
- Automatisches Zuschneiden von Bildern → Unser Scan-SDK erkennt die Grenzen eines Dokuments und schneidet es automatisch zu. Das macht die Erstellung eines sauberen und qualitativ hochwertigen Bildes sehr bequem.
- Bildverbesserung → Die Qualität des Dokuments wird durch die Bildverarbeitungsfunktionen unseres Kamera-SDKs verbessert, um die bestmögliche Bildqualität für die Datenextraktion zu gewährleisten.
- Automatische Erkennung verschiedener Dokumenttypen → Dadurch eignen sich unsere SDKs für verschiedene Branchen und ermöglichen es dem Benutzer, bei Bedarf zwischen verschiedenen Dokumenttypen zu wechseln.
- Hohe Datenextraaktionsgenauigkeit (bis zu 95 %) → Nur genaue Daten sind wertvolle Daten. Unsere Scan-SDKs in Kombination mit OCR gewährleisten hohe Genauigkeit, sodass Benutzer die extrahierten Daten für weitere Geschäftsprozesse nutzen können.
Darüber hinaus sind unsere Lösungen DSGVO-konform, da wir keine Daten von Ihnen oder Ihren Kunden in unserer Datenbank speichern. Die SDKs von Klippa sind anpassbar und gut dokumentiert, sodass Sie sie ganz einfach in Ihre eigene Lösung implementieren können.
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