Die leistungsfähigsten Unternehmen sind diejenigen, die ihre Entscheidungen auf aktuelle und genaue Informationen stützen.
Viele Unternehmen haben jedoch Probleme mit der Sammlung von Informationen, vor allem, wenn diese Informationen aus einer Vielzahl von Quellen stammen. Diese Unternehmen arbeiten oft mit unstrukturierten Informationsformaten wie Bildern oder gescannten Dokumenten, was die Datenbeschaffung erschwert.
Dies ist ein großes Problem, wenn Unternehmen Hunderte, Tausende oder sogar Millionen von Dokumenten pro Monat verarbeiten müssen. Die Verarbeitung großer Mengen unstrukturierter Dokumente und deren Konvertierung in geschäftsfähige Formate ist nicht optimal, da sie fehleranfällig, teuer und ineffizient ist.
Glücklicherweise gibt es verschiedene Methoden, um die manuelle Arbeit zu automatisieren, bei der Informationen aus digitalen oder physischen Dokumenten extrahiert werden. Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) und künstliche Intelligenz (KI) sind oft der Schlüssel zur effizienten Extraktion von Informationen in Unternehmen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was Informationsextraktion ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie bietet, welche Anwendungsfälle es gibt und wie Sie eine Lösung finden, mit der Sie die Informationsextraktion in Ihrem Unternehmen automatisieren können.
Fangen wir an!
Was ist Informationsextraktion?
Bei der Informationsextraktion werden Informationen aus unstrukturierten Formaten (z. B. PNG, JPEG, PDF) extrahiert und in strukturierte, bearbeitbare, durchsuchbare und maschinenlesbare Formate (z. B. JSON, CSV, XLSM) konvertiert. Häufig erhalten Unternehmen geschäftsfähige Daten durch die Konvertierung von PDF in Excel.
Die Informationsextraktion ermöglicht die Zusammenführung von Daten. Mehrere Informationsquellen, die in der Regel schlecht organisiert und völlig unstrukturiert sind, können in nützliche Informationen umgewandelt werden, die gespeichert oder noch weiter analysiert werden können.
Klare Informationen über die Abläufe in Ihrem Unternehmen sind die Grundlage für eine kritische Analyse des Entscheidungsprozesses, für Serviceverbesserungen, Umsatzprognosen und Kostenoptimierung.
Wie kann Ihr Unternehmen also Informationen extrahieren? Im Allgemeinen gibt es drei Techniken zur Informationsgewinnung für Unternehmen:
- Manuelle Informationsextraktion
- Automatisierte Informationsextraktion
- Automatisierte Informationsextraktion mit Human-in-the-Loop
1. Manuelle Informationsextraktion:
Unter manueller Informationsextraktion versteht man die manuelle Erfassung von Informationen aus einer Datenquelle. Dies kommt bei vielen Geschäftsprozessen vor. In Ihrem Unternehmen könnte zum Beispiel ein Mitarbeiter Rechnungen bearbeiten.
Der Mitarbeiter liest das physische oder digitale Dokument und gibt die Informationen in Ihre Kreditorensoftware ein. Dies kann eine praktische Methode sein, wenn Sie Informationen aus nur wenigen Dokumenten extrahieren müssen.
Die manuelle Extraktion von Informationen ist jedoch repetitiv, zeitaufwändig und fehleranfällig, was unnötige Gemeinkosten verursacht. Aus diesem Grund nutzen viele Unternehmen automatisierte Lösungen für die Verwaltung des Informationsextraktionsprozesses.
2. Automatisierte Informationsextraktion:
Wie können Unternehmen also die Informationsextraktion automatisieren? Mit Software zur Informationsextraktion, die Technologien wie OCR und KI nutzt, können Unternehmen automatisch Informationen aus jeder Art von Dokument extrahieren.
OCR ist, kurz gesagt, eine Technologie, die ein Bild in Text umwandeln kann. KI-Technologien hingegen helfen bei der Erkennung von Informationen, der Klassifizierung von Dokumenten und der Überprüfung von Informationen.
Vereinfacht ausgedrückt, versteht die KI die extrahierten Informationen und erkennt Datenfelder wie z. B. Rechnungsnummern oder Gesamtbeträge.
Die Kombination von KI und OCR ermöglicht es der Informationsextraktionssoftware, Daten aus Dokumenten genau und schnell zu extrahieren. Mit Software zur Informationsextraktion, die in diese Technologien eingebettet ist, kann der Prozess der Informationsextraktion innerhalb von Sekunden durchgeführt werden.
Werfen wir einen Blick auf eine dritte Möglichkeit, Informationen aus Dokumenten zu extrahieren.
3. Automatisierte Informationsextraktion mit Human-in-the-Loop:
Die Human-in-the-Loop-Automatisierung kombiniert die beiden vorgenannten Möglichkeiten. Selbst mit der fortschrittlichsten Technologie ist es nahezu unmöglich, Daten immer mit einer 100 % Genauigkeit aus Dokumenten zu extrahieren.
In einigen Fällen können Fehler bei der Informationsextraktion von 1 %, Unternehmen bereits Millionen von Euro kosten. Deshalb kann in vielen Fällen eine Kombination aus dem Besten des Menschen und dem Besten der künstlichen Intelligenz die besten Ergebnisse liefern.
Lassen Sie uns eine einfache Rechnung aufstellen. Angenommen, Ihr Unternehmen verarbeitet 1.000.000 Dokumente pro Monat. Nehmen wir an, dass jeder Fehler (pro Dokument) Sie im Durchschnitt 100 Euro kostet. 1 % der Fehler entspräche 1.000.000 Euro.
Aus diesem Grund ziehen es einige Branchen vor, Automatisierung mit menschlicher Intelligenz zu kombinieren, um kostspielige Fehler zu minimieren.
Nachdem Sie nun die Definition der Informationsextraktion und die Methoden kennen, lassen Sie uns einen genaueren Blick auf den automatisierten Prozess mit Software werfen.
Wie können Sie Informationen automatisch extrahieren?
Mit OCR-Software kann Ihr Unternehmen jedes Dokument oder Bild innerhalb weniger Sekunden automatisch verarbeiten. Aber wie sieht der Prozess der Informationsextraktion aus?
Der Prozess der Extraktion von Informationen aus einem Dokument funktioniert im Allgemeinen wie folgt:
- Hochladen des Dokuments – Zunächst muss das unstrukturierte Dokument in die Software hochgeladen werden. Dies kann über das Internet, per E-Mail, Computer oder Mobiltelefon erfolgen. Oft ist es am einfachsten, ein Foto mit einem mobilen Gerät zu machen, das ein SDK zum Scannen von Dokumenten verwendet. Die Eingabedatei kann in verschiedenen unstrukturierten Formaten an die Software gesendet werden, z. B. JPG, PDF, PNG, TXT und viele andere.
- Bild zu TXT – Nachdem das Dokument in die Software hochgeladen wurde, beginnt die eigentliche Informationsextraktion. Das einzige Problem ist, dass der Computer noch nicht lesen kann, was auf dem Dokument oder Bild steht. Daher muss das Bild mit OCR in eine TXT-Datei umgewandelt werden.
- Konvertierung des Informationsformats – Im letzten Schritt liest die Software zur Informationsextraktion die TXT-Datei und konvertiert die Datei in ein strukturiertes Format wie JSON, XML und CSV. Sobald dies geschehen ist, werden die Informationen in einer Datenbank gespeichert oder an eine andere Software weitergegeben.
Nun, da wir wissen, wie man Informationen aus unstrukturierten Textdokumenten extrahiert, wollen wir sehen, wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
Die Hauptvorteile der automatischen Informationsextraktion
Viele Unternehmen nutzen Lösungen zur automatischen Informationsextraktion auf der Grundlage von KI, um verschiedene Vorteile zu erzielen.
Zu den wichtigsten Vorteilen des Einsatzes einer automatisierten Lösung zur Informationsextraktion gehören:
- Verbesserung der Genauigkeit auf >95%
- Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um 6 Stunden pro Woche
- Senkung der Betriebskosten um bis zu 70%
- Skalierbarkeit für Geschäftserweiterungen
- Schnellere Durchlaufzeit
Verbesserung der Genauigkeit auf >95 %
Die Ersetzung der manuellen Dateneingabe durch die automatisierte Informationsextraktion führt zu einer drastischen Verringerung kostspieliger Fehler. Maschinen machen weniger Fehler als Menschen, da sie nicht müde werden oder abgelenkt sind.
Bei der manuellen Bearbeitung großer Informationsmengen können häufig Fehler bei der Dateneingabe auftreten. So kann beispielsweise eine Rechnungsnummer leicht vertippt oder übersehen werden.
Die Automatisierung des Prozesses der Extraktion von Informationen aus Dokumenten führt zu insgesamt genaueren Daten. Mit genaueren Informationen können Sie bessere und präzisere Geschäftsentscheidungen treffen.
Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um sechs Stunden pro Woche
Mit automatisierter Informationsextraktion können Mitarbeiter mühsame manuelle Aufgaben hinter sich lassen. Die Automatisierung ist nicht nur schneller, sondern Mitarbeiter können in der gleichen Zeit mehr Aufgaben in Ihrem Kerngeschäft erledigen.
Eine von Smartsheet durchgeführte Umfrage kam zu dem Schluss, dass die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben den Mitarbeitern sechs oder mehr Stunden pro Woche Zeit verschafft. Das macht einen enormen Unterschied in der Produktivität von fast einem ganzen Arbeitstag aus.
Senkung der Betriebskosten um bis zu 70 %
Einer der häufigsten Gründe für Unternehmen, die Extraktion von Informationen zu automatisieren, ist der Kostenfaktor. Die manuelle Informationsextraktion bedeutet mehr Arbeitsstunden oder sogar die Einstellung weiterer Mitarbeiter für die Durchführung manueller Aufgaben.
Studien zeigen, dass die manuelle Informationsextraktion in der Regel zu höheren Verarbeitungskosten führt, die zwischen 60 % und 70 % höher liegen als bei einer automatisierten Alternative.
Skalierbarkeit bei Geschäftsausweitung
Wenn ein Unternehmen wächst, wächst auch die Menge der ein- und ausgehenden Dokumente, die verarbeitet und gespeichert werden müssen. Unternehmen wollen ihre Belegschaft nicht aufstocken, nur weil sie Informationen aus mehr Dokumenten extrahieren müssen. Denn das würde das Unternehmen nur von seinem Kerngeschäft ablenken.
Dies kann durch den Wechsel zu einer automatisierten Lösung zur Extraktion von Informationen vermieden werden. Infolgedessen kann das Unternehmen sein Geschäft ausweiten, ohne sich um große Mengen von Dokumenten kümmern zu müssen.
Schnellere Durchlaufzeit
Die manuelle Extraktion von Informationen aus einem Dokument ist jeweils auf eine Person beschränkt, was zu einer langen Bearbeitungszeit führen kann. Das kann dazu führen, dass sich Papiere stapeln, Mitarbeiter oder Kunden auf eine Antwort warten usw.
Mit einer Software zur Informationsextraktion kann die Durchlaufzeit von Tagen oder Wochen auf wenige Sekunden verkürzt werden.
Nachdem wir nun die wichtigsten Vorteile der automatischen Informationsextraktion kennen, wollen wir uns die Anwendungsfälle ansehen.
Anwendungsfälle der Informationsextraktion
Es gibt mehrere Anwendungsfälle, in denen die Informationsextraktion einen Unterschied macht. Dies gilt nicht nur für große Organisationen, sondern grundsätzlich für jedes Unternehmen, das mit einer großen Menge an Dokumenten arbeitet. Wahrscheinlich arbeiten Sie mit Informationsquellen wie Rechnungen, Quittungen, Ausweisen, Stromzählern, Preisschildern und Ausweisdokumenten.
In der folgenden Liste finden Sie einige der häufigsten Anwendungsfälle der Informationsextraktion (die Liste ist nicht vollständig):
- Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung
- Automatisiertes Kunden-Onboarding
- PDF-zu-Excel-Extraktion
- Bild-zu-Text-Konvertierung
- Belegverarbeitung für Kundenbindungskampagnen
- Automatisierung der Dateneingabe
- Informationsextraktion aus PDF
- Datenerfassung für Kartellschadensersatzklagen
- Extraktion von Unterschriften aus Dokumenten
Es ist recht interessant zu sehen, wie verschiedene Anwendungen der automatisierten Informationsextraktion den Gewinn vieler Branchen maximieren können. Wenn Sie Ihren Anwendungsfall hier nicht sehen, keine Sorge, die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass wir Ihnen bei Ihrem speziellen Anwendungsfall dennoch helfen können.
Werfen wir einen Blick nun auf unsere Lösung, Klippa DocHorizon.
Automatisieren Sie die Informationsextraktion mit Klippa
Klippa hat sich auf die Automatisierung der Informationsextraktion für alle dokumentenbezogenen Workflows spezialisiert.
Mit jahrelangem Engagement wurde Klippa DocHorizon entwickelt, um Organisationen auf der ganzen Welt dabei zu helfen, den Prozess der Extraktion von Informationen aus verschiedenen Objekten und Dokumenttypen zu beschleunigen.
Mit Klippa DocHorizon können Sie nicht nur die Informationsextraktion automatisieren, sondern dank der in die KI eingebetteten OCR-Technologie auch jedes Dokument klassifizieren, konvertieren, anonymisieren und verifizieren.
Egal, vor welchen Herausforderungen Sie bei der Automatisierung von Dokumenten stehen, Klippa kann sie für Sie automatisieren.
Wenn Ihr Unternehmen nach einer Lösung zur Extraktion von Informationen aus Dokumenten sucht, ist DocHorizon die perfekte Lösung für Sie.
Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo mit dem unten stehenden Formular, um sich von der Funktionsweise unserer Lösung zu überzeugen. Wenn Sie Fragen haben, können Sie uns auch gerne telefonisch kontaktieren.