Schluss mit Papierkram: Die elektronische Rechnung kommt – und bringt die XRechnung mit! Ab 2025 werden elektronische Rechnungen zur Pflicht im B2B-Bereich. Doch was genau bedeutet das? Und wie kann man sich auf diese Umstellung vorbereiten?
Innerhalb unterschiedlicher Wirtschaftsräume, wie beispielsweise der EU, gibt es verschiedene Verordnungen, die zu einer Standardisierung im elektronischen Datenaustausch beitragen sollen. In Deutschland ist ein solcher Standard die XRechnung.
In diesem Blog, erfahren Sie alle wichtigen Informationen rund um die XRechnung, ihre Erstellung, Aufbau, Vorteile und was Sie bei der Einführung in Ihr Unternehmen beachten müssen.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie basiert auf dem XML-Standard und ermöglicht den automatischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen.
Als XRechnung wird eine digitale Rechnung bezeichnet, die von Computern gelesen und effizient verarbeitet werden kann. Sie ist ausschließlich in digitaler Form und nicht als gedrucktes Dokument erhältlich. Die darin enthaltenen Informationen sind in einer speziellen maschinenlesbaren Sprache kodiert, die es Softwareprogrammen ermöglicht, die Rechnung automatisch zu erfassen, zu prüfen und zu verarbeiten.
Wie unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Standards für elektronische Rechnungen in Deutschland. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede und jeweiligen Vor- und Nachteile auf einem Blick:
| Feature | XRechnung | ZUGFeRD |
| Format | Reiner XML-Standard | Hybrides Format: PDF mit eingebettetem XML |
| Syntax | UBL 2.1 oder CII | CII |
| Ziel | Automatische Verarbeitung | Menschliche Lesbarkeit und maschinelle Verarbeitung |
| Verpflichtend | Für B2G seit 27.11.2020, für B2B ab 01.01.2025 | Freiwillig, aber weit verbreitet |
| Vorteile | Hohe Automatisierung, fälschungssicher | Gute Lesbarkeit, flexibel |
| Nachteile | Komplexere Erstellung, erfordert XML-Kenntnisse | Nicht so fälschungssicher wie XRechnung |
Erfahren Sie nun, wie sich die XRechnung in den letzten Jahren entwickelt hat und welche Verpflichtungen in den nächsten Jahren auf Sie zukommen werden.
Die Einführung der XRechnung: Wichtige Entwicklungspunkte
Um die Komplexität und Kosten der grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsstellung zu reduzieren, haben das Europäische Parlament und der Rat der EU am 16. April 2014 die Richtlinie 2014/55/EU verabschiedet.
Ziel dieser Richtlinie ist es, einen einheitlichen europäischen Standard für elektronische Rechnungen zu schaffen. Das Europäische Komitee für Normung (CEN) entwickelte die Norm EN 16931-1:2017, die am 17. Oktober 2017 veröffentlicht wurde.
Die Richtlinie zielt darauf ab, die Komplexität und Kosten der eRechnung zu reduzieren, indem ein einheitlicher Standard für alle EU-Mitgliedstaaten eingeführt wird. Die eRechnung soll den Rechnungsaustausch effizienter und transparenter gestalten.
Im Nachfolgenden finden Sie die wichtigsten Entwicklungspunkte noch einmal zusammenfassend aufgelistet.
Zeitplan:
Voraussetzungen für eine XRechnung
Eine Rechnung gilt immer dann als XRechnung, wenn sie als XML-Dokument ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält nur Informationselemente des semantischen Datenmodells des Standards. Um als XRechnung konform zu sein, muss eine Rechnung die folgenden vier Anforderungen erfüllen:
- Die Rechnung ist selbst kein eingebettetes Objekt, kann jedoch eingebettete Objekte wie Belege enthalten.
- Sie entspricht den in der EN 16931 definierten XML-Schema-Definitionen.
- Sie erfüllt die spezifizierten Geschäftsregeln und deren technische Umsetzung nach dem XRechnung-Standard.
- Sie verwendet nur Informationselemente entsprechend ihrer semantischen Beschreibung in der Norm.
Vorteile der XRechnung
Die XRechnung stellt eine moderne und effiziente Methode dar, Rechnungen auszutauschen, die Unternehmen und Behörden zahlreiche Vorteile bietet. Besonders hervorzuheben sind Geschwindigkeit, Kostenersparnis, Reduktion von Fehlern und Nachhaltigkeit. Jedoch bietet sie eine Reihe von weiteren Vorteilen und Gründen für ihre Einführung:
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Die XRechnung ist aufgrund von EU-Richtlinien und nationalen Gesetzen für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber verbindlich. Diese Vorschriften tragen dazu bei, die Interoperabilität und Standardisierung der Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor zu gewährleisten und unterstützen die Digitalisierung der Verwaltung.
Verstöße gegen diese Regelungen können rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen, weshalb die Einhaltung der regulatorischen Verpflichtungen für Unternehmen entscheidend ist.
Effiziente Kosten- und Zeiteinsparung
Ein wesentlicher Vorteil der XRechnung liegt in der Effizienzsteigerung bei der Rechnungsverarbeitung. Traditionelle papierbasierte Prozesse sind zeitaufwändig und mit hohen Kosten verbunden, wie z. B. für Papier, Druck, Porto und manuelle Bearbeitung. Elektronische Rechnungen wie die XRechnung ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, die das Risiko von Fehlern und Verzögerungen erheblich verringert.
Studien zeigen, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungen Kosten um bis zu 60-80 % senken kann, da Arbeitsabläufe optimiert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Dadurch werden Ressourcen freigesetzt, die an anderer Stelle genutzt werden können, was insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen von Vorteil ist.
Förderung papierloser und digitaler Prozesse
Die XRechnung unterstützt den Übergang zu vollständig digitalen, zukunftssicheren Arbeitsabläufen, die Nachhaltigkeit und Effizienz steigern. Sie steigern die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Rechnungsprozessen und macht Unternehmen und öffentliche Verwaltungen zukunftssicher, da sie in der Lage sind, auf die zunehmend digitalisierte Wirtschaft zu reagieren.
Zudem ermöglicht die Digitalisierung eine bessere Integration in ERP-Systeme und andere Unternehmensanwendungen, was die betriebliche Effizienz weiter erhöht.
Vereinheitlichung der Rechnungsprozesse
Die XRechnung sorgt für einen standardisierten Rechnungsprozess, der von allen beteiligten Parteien – sowohl Auftraggebern als auch Auftragnehmern – auf dieselbe Weise verstanden und genutzt werden kann. Der Standard erleichtert die Integration in bestehende Buchhaltungs- und IT-Systeme und verringert die Notwendigkeit für individuelle Anpassungen.
Hohe Datensicherheit und Rechtsschutz
Die XRechnung bietet eine hohe Datenschutz- und Rechtssicherheit. Da die Verarbeitung elektronischer Rechnungen strengen Vorgaben unterliegt, wird sichergestellt, dass sensible Unternehmensdaten und personenbezogene Informationen geschützt werden. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO wird durch die Verwendung standardisierter und sicherer Übertragungswege und Verfahren gewährleistet.
Zudem fördert die XRechnung die Rechtssicherheit, indem sie durch eine vollständige und transparente Dokumentation von Rechnungen und Zahlungen einen lückenlosen Nachweis über die gesamte Abwicklung ermöglicht. Dies ist nicht nur für interne Audits, sondern auch für externe Prüfungen und eventuelle rechtliche Auseinandersetzungen von großer Bedeutung.
XRechnung Format: Wie ist sie aufgebaut?
In XRechnungen müssen die folgenden wesentlichen Informationen gemäß der festgelegten Standardstruktur enthalten sein:
Rechnungsempfänger-Daten
- Name des Rechnungsempfängers
- Anschrift des Rechnungsempfängers
- Kontaktdaten des Rechnungsempfängers
- Leitweg-ID (beim Versand an öffentliche Auftraggeber)
Rechnungsersteller-Daten
- Umsatzsteuer-ID
- Name des Rechnungsstellers
- Anschrift des Rechnungsstellers
- Kontaktdaten des Rechnungsstellers
Rechnungsdetails
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Zahlungsbedingungen
- Rechnungspositionen
- Summierter Rechnungsbetrag
- Umsatzsteuer inkl. aktuellem Steuersatz
Zahlungsweise
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsziele
- Ggf. vereinbarte Anzahlungen oder Rabatte
Zusätzliche Vereinbarungen
- Vertragsnummer
- Bestellnummer
- Auftragsnummer
Im Folgenden finden Sie, wie die besprochenen Punkte in einem Beispiel einer XRechnung dargestellt sind.
Beispiel XRechnung: So sieht eine XRechnung aus
XRechnung erstellen: Welche Möglichkeiten gibt’s?
Die Wahl der Methode zur XRechnungsstellung hängt von Ihrem individuellen Bedarf und Ihrer Rechnungsanzahl ab. Nachfolgend finden Sie eine Liste der verschiedenen Optionen, ihre Eignungsempfehlung sowie die jeweiligen Vor- und Nachteile:
1. Manuelle Erstellung über ein Portal
Die manuelle Erstellung ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit einem geringen monatlichen Volumen an XRechnungen, da sie kostenfrei und unkompliziert durchzuführen ist.
- Vorteile: Kostenlose Methode, einfach zu bedienen
- Nachteile: Zeitaufwändig, fehleranfällig bei hohem Volumen
Portale:
2. XRechnung mit externen Dienstleistern
Die Beauftragung externer Dienstleister ist ideal für Unternehmen mit mittlerem bis hohem Rechnungsvolumen, da sie Zeit spart, Fehler automatisch prüft und dem Unternehmen Skalierbarkeit ermöglicht.
- Vorteile: Zeitersparnis, automatische Fehlerprüfung, Skalierbarkeit
- Nachteile: Kosten entstehen durch den Dienstleister
Mögliche Dienstleister:
3. Direkte Erstellung aus dem ERP-System
Die Erstellung von XRechnungen direkt aus dem ERP-System ist optimal für Unternehmen mit großem Rechnungsvolumen und angebundenem ERP-System
- Vorteile: Hohe Automatisierung, Integration mit bestehenden Prozessen
- Nachteile: Implementierungsaufwand, ggf. Anpassungen im ERP-System notwendig
ERP-Systembeispiele:
- SAP
- Microsoft Dynamics NAV
- Oracle
XRechnung versenden: So geht’s an Bund und Länder
Die Zustellung von XRechnungen zwischen Unternehmen ist nicht an einen bestimmten Weg gebunden. Heißt im Klartext: Sie kann flexibel per E-Mail versendet werden.
Bei öffentlichen Auftraggebern hingegen gelten teils unterschiedliche Regelungen: Bund und Länder haben eigene Vorgaben für den Empfang von XRechnungen.
Wichtig: Informieren Sie sich daher vorab, welcher Übertragungsweg in Ihrem Fall der richtige ist!
Vorbereitung
- XRechnung erstellen: Stellen Sie sicher, dass Ihre XRechnung den Vorgaben des Formats und der Syntax entspricht.
- Empfänger ermitteln: Recherchieren Sie die korrekte E-Mail-Adresse oder den Zugangspunkt des jeweiligen Empfängers (Bund oder Bundesland).
Versand
- Wählen Sie den gewünschten Versandweg in Ihrer Erstellungssoftware oder auf der Plattform des Empfängers. Dies kann über PEPPOL, die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) für Bundesbehörden und Länder, einen direkten Upload auf der Plattform des Empfängers (in der Regel nur für kleine Datenmengen geeignet) oder per E-Mail erfolgen (nur zulässig, wenn vom Empfänger ausdrücklich erlaubt und die Dateigröße begrenzt ist).
- Fügen Sie die XRechnung als XML-Datei hinzu.
- Geben Sie ggf. weitere erforderliche Informationen an (z. B. Leitweg-ID).
- Starten Sie den Versandvorgang.
- Bewahren Sie den Sendebeleg auf.
Zusätzliche Hinweise
- Signatur: Eine qualifizierte elektronische Signatur ist in der Regel nicht notwendig, kann aber optional für mehr Sicherheit eingesetzt werden.
- Verschlüsselung: Die Verschlüsselung der XRechnung wird empfohlen, ist aber nicht immer zwingend erforderlich.
- Empfangsbestätigung: Fordern Sie ggf. eine Empfangsbestätigung vom Empfänger an.
- Fristen: Beachten Sie die Fristen für die elektronische Rechnungsstellung an den Bund und die Länder.
Spezielle Regelungen für Bundesländer
- Jedes Bundesland kann eigene Regelungen für den XRechnungsversand haben. Informieren Sie sich daher vor dem Versand auf der jeweiligen Website des Bundeslandes.
- Üblicherweise müssen Sie die XRechnung an die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundeslandes senden.
- In einigen Bundesländern ist der Versand per E-Mail zulässig.
XRechnung empfangen und verarbeiten
Die XRechnung bringt neue Schnelligkeit und Sicherheit in den Rechnungseingang. Doch wie empfängt und verarbeitet man sie richtig?
Empfangsmöglichkeiten:
- Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE): Die zentrale Anlaufstelle für den Empfang von XRechnungen an Bundesbehörden.
- OZG-RE: Das Portal für den Empfang von XRechnungen nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG).
- E-Mail: XRechnungen können auch per E-Mail empfangen werden. Achten Sie jedoch auf die Dateigröße und die zulässigen Versandwege des Empfängers.
- ERP-System oder Fakturierungssoftware: Moderne Systeme ermöglichen den direkten Empfang und die Verarbeitung von XRechnungen.
Verarbeitung der XRechnung:
- Die XRechnung wird über den gewählten Kanal (z. B. ZRE, E-Mail) empfangen.
- Die Software prüft, ob die XRechnung dem Format entspricht und gültig signiert ist.
- Die Daten der XRechnung werden automatisch in das Finanzbuchhaltungssystem oder die Fakturierungssoftware übernommen.
- Die Rechnung wird ggf. weiteren Prüfungen unterzogen (z. B. Konformität mit Bestellungen, Lieferungen) und freigegeben.
- Die freigegebene Rechnung wird im Finanzbuchhaltungssystem verbucht.
- Die XRechnung wird revisionssicher archiviert.
Die XRechnung revolutioniert den elektronischen Rechnungsaustausch und bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Mit der richtigen Software können Sie XRechnungen schnell, einfach und sicher empfangen und verarbeiten.
XRechnung archivieren
Die XRechnung vereinfacht den elektronischen Rechnungsaustausch, doch die Archivierung muss rechtskonform erfolgen. Was müssen Sie beachten?
Gesetzliche Grundlage:
Gemäß den GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) müssen XRechnungen, wie alle anderen Rechnungen, revisionssicher aufbewahrt werden. Laut Handelsgesetzbuch (HGB) beträgt die Aufbewahrungsfrist für XRechnungen 10 Jahre.
Anforderungen an die Archivierung:
- Unveränderbarkeit: Die XRechnung darf nach der Archivierung nicht mehr verändert werden.
- Lese- und Verfügbarkeit: Die XRechnung muss jederzeit lesbar und verfügbar sein.
- Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen der XRechnung müssen archiviert werden.
- Nachweisbarkeit: Der Zugriff auf die archivierten XRechnungen muss dokumentiert sein.
Empfohlene Vorgehensweise:
XRechnungen sollten im Originalformat (.XML) archiviert werden. Zusätzlich sind relevante Metadaten wie Erstellungsdatum, Empfänger und Rechnungsnummer zu hinterlegen. Nutzen Sie ein revisionssicheres Archivsystem, das die GoBD-Vorgaben erfüllt, und führen Sie regelmäßige Datensicherungen durch. Dokumentieren Sie außerdem Ihre Archivierungsprozesse umfassend.
Zusätzliche Hinweise:
Papierrechnungen, die digitalisiert wurden, müssen ebenfalls revisionssicher archiviert werden. Im Falle einer Betriebsprüfung muss der Zugriff auf die archivierten XRechnungen gewährleistet sein, damit Wirtschaftsprüfer diese einsehen können.
Die Archivierung von XRechnungen ist ein wichtiger Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung. Mit der richtigen Vorgehensweise und einem geeigneten Archivsystem können Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und Ihre XRechnungen revisionssicher aufbewahren.
XRechnung im Unternehmen einführen: Was müssen Sie beachten?
Die Umsetzung der XRechnung erfordert einige Vorbereitungen von Unternehmen. Dazu gehören:
- Anpassung der Rechnungsstellungsprozesse: Die Unternehmensprozesse müssen an die Anforderungen der XRechnung angepasst werden.
- Schulung der Mitarbeiter: Die Mitarbeiter müssen mit der neuen Software und den neuen Prozessen vertraut gemacht werden.
- Die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung: Es gibt verschiedene Softwarelösungen auf dem Markt, die die Erstellung, den Versand und den Empfang von XRechnungen unterstützen.
Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Klippa Ihrem Unternehmen bei der erfolgreichen Umsetzung der XRechnung helfen kann.
XRechnungen mit Klippa: Skalierbar, sicher und rechtskonform
Die Einführung der XRechnung bringt neue Anforderungen an die Rechnungsverarbeitung in Unternehmen. Mit Cloud-basierten Diensten wie Klippa können Sie diese Herausforderung jedoch flexibel und skalierbar meistern.
Klippa unterstützt Sie umfassend bei der reibungslosen Einführung und Umsetzung der XRechnungspflicht:
1. Sichere Identifizierung mit der PEPPOL-ID:
- Klippa hilft Ihnen bei der Beantragung und Beschaffung Ihrer individuellen PEPPOL-ID.
- Diese eindeutige Identifikationsnummer ist für den elektronischen Austausch von XRechnungen im PEPPOL-Standard notwendig.
2. Effizienter Austausch von XRechnungen:
- Klippa bietet anpassbare Workflows für den Versand und Empfang von XRechnungen im PEPPOL-Format.
- So digitalisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung vollständig und automatisieren zeitraubende manuelle Prozesse.
3. Rechtskonforme Archivierung und Speicherung:
- Mit Klippa sind Ihre XRechnungen sicher und rechtskonform archiviert und gespeichert.
- Die Lösung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen.
Weitere Vorteile von Klippa im Überblick:
- Klippa ist ein zertifizierter XRechnung-Dienstleister
- Flexibel: Skalierbare Lösung für Unternehmen jeder Größe
- Komfortabel: Intuitive Benutzeroberfläche und einfache Integration in bestehende Systeme
- Zuverlässig: Sichere und rechtskonforme Verarbeitung von XRechnungen
- Sorglos: Umfassender Support durch Klippas Expertenteam
- Die Lösung kann mit verschiedenen Buchhaltungssystemen und ERP-Softwarelösungen, wie z.B. Datev, integriert werden
Mit Klippa sind Sie bestens gerüstet für die XRechnungspflicht! Vereinbaren Sie noch heute eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie einen unserer Experten.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Die XRechnung ist ein XML-basierter Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland, der den strukturierten Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern ermöglicht. Ziel ist die automatische Verarbeitung von Rechnungen zur Reduzierung von Kosten und Fehlern.
Die XRechnung wird standardisiert im XML-Format erstellt und elektronisch signiert. Sie wird an den Empfänger übermittelt, z.B. über ein Peppol-Transport Gateway (PTG), und dort auf Gültigkeit geprüft. Bei erfolgreicher Prüfung erfolgt die automatische Verarbeitung und Integration in das Finanzsystem des Empfängers. Abschließend wird die XRechnung archiviert und für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt.
Seit dem 27. November 2020 müssen alle Unternehmen in Deutschland Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im XRechnungsformat übermitteln. Ab dem 1. Januar 2025 wird die XRechnung auch im B2B-Geschäft verpflichtend.
In Deutschland wird die XRechnung meist über den PEPPOL-Standard gesendet. Unternehmen können ihre XRechnungen per E-Mail, über ein zentrales Rechnungsportal oder direkt aus einem angebundenen ERP-System an öffentliche Auftraggeber übermitteln. Diese empfangen und verarbeiten die XRechnungen über ihre jeweiligen Rechnungsportale.
Ab dem 27. November 2020 sind alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, die XRechnung zu verwenden. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich ebenfalls auf die XRechnung umstellen.
Die XRechnung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Behörden. Sie ermöglicht eine effizientere, sicherere und kostengünstigere Rechnungsabwicklung und trägt zur Digitalisierung der Wirtschaft bei.