Eine ungenaue Finanzberichterstattung kann schwerwiegende Folgen für Unternehmen und alle beteiligten Interessengruppen, einschließlich Investoren und Aktionäre, haben. Daher ist es für jedes Unternehmen unerlässlich, seine Einnahmen und Ausgaben im Auge zu behalten. Auf diese Weise kann ein Unternehmen betriebliche Effizienz, genauere Entscheidungsfindung und eine bessere Übersicht über die Finanzen des Unternehmens gewährleisten.
Um sicherzustellen, dass Ihre Finanzberichterstattung korrekt und gesund ist, müssen Sie einen robusten Zahlungsabgleich einrichten, welches KI-Technologie nutzen kann.
In diesem Blog erläutern wir die Bedeutung des Zahlungsabgleichs, die Wichtigkeit des Zahlungsabgleichs und wie moderne Technologie helfen kann, Teile davon zu automatisieren und zu beschleunigen. Fangen wir an!
Was ist ein Zahlungsabgleich?
Der Zahlungsabgleich ist der Prozess des Abgleichs einer erhaltenen Zahlung mit den entsprechenden Rechnungen, Quittungen oder anderen Dokumenten, um sicherzustellen, dass die Zahlung ordnungsgemäß verwendet wird. Im Wesentlichen stellt der Prozess sicher, dass Zahlungen und Bankauszüge mit den Buchhaltungsnummern einer Organisation übereinstimmen, um genaue und aktuelle Finanzunterlagen zu erhalten.
Wenn eine Organisation beispielsweise einen Finanzbericht, wie einen Kontoauszug, erhält, werden Kosten und Zahlungen mit Rechnungen oder Quittungen verglichen, um sicherzustellen, dass die Summe stimmt.
Der traditionelle Prozess des Zahlungsabgleichs
Der Prozess hinter dem Zahlungsabgleich kann je nach Organisation, ihren Systemen und den spezifischen Zahlungsumständen variieren. Die folgenden Schritte sind jedoch häufig in den Zahlungsabgleichprozessen eingebunden:
- Zahlungsbelege sammeln und prüfen: Der erste Schritt besteht darin, alle relevanten Zahlungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge zu sammeln und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie für den jeweiligen Zeitraum vollständig und korrekt sind.
- Abgleich der Zahlungen mit den Rechnungen: Der nächste Schritt besteht darin, die Zahlungen mit den entsprechenden Rechnungen oder Quittungen abzugleichen. Dazu können Sie den Zahlungsbetrag, das Zahlungsdatum und die Angaben zum Zahlungsempfänger auf dem Kontoauszug überprüfen.
- Prüfen Sie auf Unstimmigkeiten: Nachdem die Zahlungen mit den Rechnungen abgeglichen wurden, ist es wichtig, auf Unstimmigkeiten oder Fehler zu achten, um sicherzustellen, dass alle Zahlungen berücksichtigt wurden.
- Beseitigen Sie alle Unstimmigkeiten: Wenn während des Abgleichs Unstimmigkeiten festgestellt werden, sollten diese angesprochen und behoben werden. Dies kann bedeuten, dass Sie sich mit den Lieferanten oder Verkäufern in Verbindung setzen, um Zahlungsdetails zu klären, oder dass Sie die Finanzunterlagen bei Bedarf einfach anpassen.
- Schließen Sie den Abgleichsprozess ab: Sobald alle Zahlungen abgeglichen sind, gilt der Prozess als abgeschlossen. Häufig ist es erforderlich, Berichte oder Zusammenfassungen der abgestimmten Zahlungen zu erstellen.
Wie bereits erwähnt, sind nicht immer alle vorher genannten Schritte obligatorisch, und einige Organisationen können mehr oder weniger Schritte in ihren Zahlungsabgleichprozessen haben.
Für kleine Unternehmen kann der Prozess sehr einfach sein, da sie im Vergleich zu größeren Unternehmen weniger Kunden und Geldflüsse haben. Wenn ein Unternehmen jedoch expandiert, wird der Prozess schnell arbeitsintensiv, was die Komplexität und das Fehlerrisiko erhöht. Dies kann zu verschiedenen Nachteilen führen, die im Folgenden erörtert werden.
Die Nachteile des traditionellen Zahlungsabgleichs
- Ungenaue Daten: Da die Wahrscheinlichkeit menschlichen Versagens hoch ist, sind Fehler vorprogrammiert, was zu Diskrepanzen in den Daten führt, die nur schwer zu beheben sind.
- Zeitaufwendig: Unternehmen können viel Zeit mit dem Abgleich von Zahlungen verschwenden, vor allem, wenn dies manuell geschieht oder wenn eine große Anzahl von Zahlungen abzugleichen ist.
- Ineffizient: Viele herkömmliche Zahlungsabstimmungsprozesse beruhen auf der manuellen Dateneingabe und dem manuellen Abgleich von Zahlungen und Rechnungen, was äußerst ineffizient und fehleranfällig sein kann.
- Mangelnde Transparenz: Mit dem herkömmlichen Verfahren haben Unternehmen keinen Echtzeit-Überblick über ihre Ausgaben, Zahlungen und ausstehenden Rechnungen. Der fehlende Überblick über den Cashflow kann für Unternehmen eine Herausforderung sein, ausgereifte Entscheidungen zu treffen.
- Risiko von Betrug: Jede Person kann gefälschte Rechnungen erstellen oder echte Rechnungen ändern, um unter Verwendung fiktiver Unternehmensangaben Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen zu erhalten, die nicht tatsächlich erbracht wurden. Dies wird auch als Rechnungsbetrug bezeichnet.
Glücklicherweise gibt es verschiedene Tools und Optionen für Unternehmen, um ihre Arbeitsabläufe beim Zahlungsabgleich zu automatisieren und zu optimieren. Diese Tools werden im folgenden Abschnitt erläutert.
Nützliche Tools zur Optimierung der Arbeitsabläufe für den Zahlungsabgleich
Viele Unternehmen haben bereits halbautomatische Verfahren in ihre Vergleichsprozesse integriert:
- Enterprise Resource Planning (ERP) System
- Software zur Automatisierung der Buchhaltung
- Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
- Software für die Dokumentenverwaltung
In den folgenden Abschnitten werden wir auf diese Lösungen eingehen und erklären, wie sie zur Rationalisierung und Verbesserung der Effizienz des Vergleichsprozesses eingesetzt werden können.
Enterprise Resource Planning (ERP) System
Enterprise Resource Planning (ERP)-Software ist ein umfassendes System, das Unternehmen bei der Planung und Verwaltung ihrer Kernprozesse unterstützt, einschließlich Lieferketten, Fertigung und Finanzen. ERP-Systeme können zur Automatisierung des Zahlungsabgleichs eingesetzt werden, indem sie eine zentrale Stelle für die Verwaltung von Finanztransaktionen, einschließlich Zahlungen, bereitstellen.
Mit einem ERP-System können Zahlungen in Echtzeit erfasst und nachverfolgt werden, und Rechnungen, Quittungen und andere Dokumente sind leicht zugänglich und können mit den Zahlungen abgeglichen werden. Dies kann dazu beitragen, manuelle Aufgaben und menschliche Fehler zu reduzieren und die Effizienz des Abgleichsprozesses zu verbessern.
Darüber hinaus können ERP-Systeme auch in andere Systeme wie z. B. Buchhaltungssoftware integriert werden, die einen umfassenden Überblick über Finanztransaktionen bieten und die Verfolgung und Abgleichung von Zahlungen erleichtern.
Software zur Automatisierung der Buchhaltung
Ähnlich wie ERP-Systeme kann Buchhaltungssoftware an zentraler Stelle alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens in Echtzeit verwalten und verfolgen, einschließlich der Zahlungen. Mit Buchhaltungssoftware können Rechnungen und Belege leicht abgerufen und mit den Zahlungen abgeglichen werden, was den Zahlungsabgleich erleichtert.
Darüber hinaus bieten viele Buchhaltungssoftwareprogramme Automatisierungsfunktionen, wie z. B. die automatische Dateneingabe und den Abgleich von Zahlungen und Rechnungen, wodurch der Abgleichsprozess weiter optimiert wird. Insgesamt kann Buchhaltungssoftware ein wirksames Instrument zur Automatisierung des Zahlungsabgleichs und zur Verbesserung der Genauigkeit und Effizienz von Finanztransaktionen sein.
Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)
Bei der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) handelt es sich um eine Reihe von Softwareprogrammen, die Machine Learning (ein Teilbereich der künstlichen Intelligenz) nutzen, um Mitarbeiter zu imitieren. Anstatt eine Reihe von Prozessen/Programmen zu erstellen, lernt RPA vom menschlichen Verhalten, indem es Graphical User Interfaces (GUIs) verwendet, um dieselbe Reihe von Aufgaben zu replizieren.
Dies reduziert letztlich den menschlichen Aufwand, z. B. bei der wiederholten Eingabe von Einträgen, und minimiert zudem Fehler, die durch mögliche Ermüdung oder Ablenkung verursacht werden.
Im Rahmen des Zahlungsabgleichs kann RPA eingesetzt werden, um die manuelle Dateneingabe und den Abgleich der Dokumente zu vermeiden. Sie kann in verschiedene Systeme wie Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme und viele andere integriert werden.
Software zur Dokumentenverwaltung
Dokumentenverwaltungssoftware kann zum Speichern und Organisieren von Rechnungen und anderen Dokumenten im Zusammenhang mit Zahlungen verwendet werden. Dies erleichtert das Auffinden und den Abgleich von Zahlungen mit den entsprechenden Rechnungen oder Dokumenten.
Darüber hinaus bieten einige Softwareprogramme für die Dokumentenverwaltung Automatisierungsfunktionen, wie z. B. die Möglichkeit, Dokumente automatisch zu indizieren und zu kategorisieren, auch bekannt als Dokumentenklassifizierung. Dies kann die Effizienz des Abgleichsprozesses weiter verbessern.
Insgesamt sind die von uns genannten Lösungen sehr nützlich für die Optimierung des Zahlungsabgleichs. Allerdings können die meisten ohne Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und Machine Learning nicht dazu beitragen, die manuelle Dateneingabe und den Abgleich von Zahlungen und Rechnungen vollständig zu automatisieren.
OCR & Machine Learning für die automatisierte Datenextraktion
OCR ist die zugrundeliegende Technologie, die ein Bild in Text umwandeln kann, sofern die Bildqualität ausreichend ist. Mit OCR müssen Unternehmen Daten aus Dokumenten wie Rechnungen nicht mehr manuell in ihre Buchhaltung oder andere Softwaresysteme eingeben. OCR bietet Unternehmen eine einfache Möglichkeit, Daten zu extrahieren und Dokumente zu digitalisieren, die für den Zahlungsabgleich verwendet werden.
Natürlich kann man mit OCR allein nur sehr wenig erreichen. Deshalb ist Machine Learning, ein Teilbereich der KI, eine sehr wichtige Technologie, die mit OCR kombiniert werden kann, um den Zahlungsabgleich zu automatisieren. Mit Machine Learning ist es Unternehmen möglich, die extrahierten Daten automatisch mit anderen Dokumenten oder Datenquellen abzugleichen und so einen genauen Zahlungsabgleich zu gewährleisten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Lösungen, die diese Technologien einbeziehen, potenziell die besten für die Automatisierung des Zahlungsabgleichs sind. Es gibt jedoch einige Dinge zu beachten, bevor Sie die verschiedenen Lösungen ausprobieren. Aus diesem Grund geben wir Ihnen im folgenden Abschnitt, Tipps für den Aufbau einer automatisierten Pipeline für Ihren Zahlungsabgleich.
Mögliche Herausforderungen und Tipps zur Automatisierung des Zahlungsabgleichs
Es gibt einige Faktoren, die es für Ihr Unternehmen schwierig machen können, den Zahlungsabgleich zu automatisieren. Im folgenden Abschnitt werden diese Herausforderungen und Tipps erörtert.
- Änderung der bestehenden Systeme: Wenn Ihr Unternehmen groß ist und mit komplexen Systemen arbeitet, kann es schwierig sein, eine Software zur Automatisierung des Zahlungsabgleichs einzuführen, da möglicherweise das bestehende System geändert werden muss.
Finden Sie heraus, ob die Lösung die richtigen Integrationsmöglichkeiten bietet, indem Sie ein Beratungsgespräch oder eine Online-Demonstration mit dem Lösungsanbieter führen (es kostenlos!).
- Begrenzte Ressourcen: Die Automatisierung des Zahlungsabgleichs kann Investitionen in neue Software oder andere Ressourcen erfordern, was eine Herausforderung sein kann, wenn Sie nur über begrenzte Ressourcen verfügen.
Denken Sie an die langfristigen finanziellen Vorteile, die die Lösung bieten kann. Wenn die Kosten geringer oder zumindest gleich hoch sind wie bei einem manuellen Zahlungsabgleich, dann lohnt sich die Implementierung auf jeden Fall.
- Fehlendes technisches Fachwissen: Unternehmen haben möglicherweise Probleme mit der Automatisierung, wenn sie nicht über das erforderliche technische Know-how verfügen oder mit der Software oder den Systemen, die für die Automatisierung des Prozesses erforderlich sind, nicht vertraut sind.
Vergewissern Sie sich in einem solchen Fall, dass der Lösungsanbieter bei der Einarbeitung und Implementierung des Kunden helfen kann, oder erwerben Sie einfach eine Low-Code-Lösung, die kein technisches Fachwissen erfordert.
Immer noch da? Prima! Das bedeutet, dass Sie ernsthaft in Erwägung ziehen, Ihren Zahlungsabgleichprozess zu modernisieren und zu automatisieren. Im nächsten Abschnitt geben wir Ihnen Einblicke in einen möglichen Kandidaten, der Ihnen bei der Automatisierung behilflich sein kann.
Der moderne Weg nach vorn führt über Technik
Wie bereits erwähnt, kann die Suche nach einer Finanzsoftwarelösung, die Technologien wie OCR und Machine Learning nutzt, dazu beitragen, Ihren Zahlungsabstimmungsprozess zu automatisieren.
Moderne Lösungen wie Klippa SpendControl integrieren beide Technologien, um Arbeitsabläufe für das Kostenmanagement und die Rechnungsverarbeitung einschließlich des Zahlungsabgleichs zu automatisieren. Mit SpendControl können Sie Ihre Finanz- und Buchhaltungsabteilungen unterstützen, indem Sie ihnen folgendes ermöglichen:
- Einfaches Einreichen und Genehmigen von Quittungen und Rechnungen über die mobile App oder die Webanwendung
- Automatische Erfassung von Ausgaben direkt im Buchhaltungssystem mit selbstlernenden Journaleinträgen, die eine manuelle Dateneingabe überflüssig machen
- Verhinderung von Betrug durch automatische Erkennung von doppelten Forderungen
- Einen genaueren Einblick in Kosten, Kategorien, Kostenstellen, Projekte, Abteilungen und Zeiträume zu gewinnen, indem Sie menschliche Fehler reduzieren
- Integrieren Sie die Lösung bequem in Ihre bestehenden ERP-, Buchhaltungs- oder RPA-Systeme, ohne dass Sie alles komplett ändern müssen
- Automatischer Zahlungsabgleich mit intelligentem Abgleich von Zahlungen und Rechnungen durch machine Learning
Wie sieht die Verwendung von SpendControl in Ihrem Zahlungsabgleichprozess aus?
- Ihr Team kann eine Rechnung oder einen Beleg über die Klippa Mailbox, Webanwendung oder mobile App einreichen.
- Klippa SpendControl extrahiert alle Zahlungsdaten automatisch aus den eingereichten Dokumenten mit KI-gestützter OCR-Technologie in Ihr Finanzsystem
- Der 2-Wege-Abgleich erfolgt automatisch, indem die Daten aus den Zahlungsdokumenten mit den Kreditkarten- oder Bankauszügen verglichen werden.
- Wenn es keine Unstimmigkeiten gibt, können Sie die Zahlungen erfolgreich abgleichen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Klippa SpendControl eine intelligente All-in-one-Lösung für das Finanzmanagement ist, die über eine breite Palette von Integrationen verfügt, die eine einfache Synchronisierung mit Ihrem bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-System ermöglichen. Mit unserem erfahrenen Team für die Kundeneinführung und einer hochwertigen Dokumentation wird die Implementierung ein Kinderspiel.
Falls Sie eine kundenspezifische Lösung benötigen, für die Sie eine genaue KI-gestützte OCR-Engine benötigen, können Sie dies über unsere OCR-API realisieren. Um einen Einblick in die Integration unserer OCR-API zu erhalten, können Sie sich hier eines unserer Demonstrationsvideos ansehen.
Es ist an der Zeit, mit moderner Technologie voranzukommen und Ihren Zahlungsabgleichprozess auf die nächste Stufe zu bringen. Richten Sie jetzt den automatischen Zahlungsabgleich mit Klippa SpendControl ein, indem Sie unten eine kostenlose Demo buchen!