Man sagt, dass Daten heutzutage das neue Gold sind. Genau wie Gold müssen auch Daten gesammelt, verarbeitet und aufbereitet werden, um brauchbar und nutzbar zu sein. Eine der spannendsten Technologien in diesem Bereich ist Optical Character Recognition(OCR).
OCR ist eine Technologie, die automatisch Text aus Dokumenten oder gescannten Bildern extrahiert und sie dann in ein strukturiertes, maschinenlesbares Format umwandelt. Auf diese Weise lassen sich Daten schneller, einfacher und kostengünstiger erfassen, speichern und verarbeiten.
Bei der herkömmlichen OCR werden jedoch alle Daten aus einem Dokument extrahiert, ohne dass eine Unterscheidung nach Relevanz oder Wichtigkeit vorgenommen wird. Wenn Sie nur ein bestimmtes Datenfeld oder einen bestimmten Abschnitt eines Dokuments benötigen, werden Sie daher eine Menge irrelevanter Daten erhalten. Sie müssten dann diese Daten filtern und ausschließen, um die Daten zu erhalten, die Sie tatsächlich benötigen.
In solchen Situationen kann Ihnen Zonal OCR weiterhelfen. Sie wird oft als die zweite Generation der OCR betrachtet und ermöglicht es Ihnen, nur die wichtigen und festgelegten Datenfelder aus einem gescannten Dokument zu extrahieren.
In diesem Artikel erläutern wir, was Zonal OCR ist, wofür sie verwendet wird, welche Vor- und Nachteile sie hat und stellen Ihnen die neueste OCR-Generation vor, die vielleicht noch besser zu Ihnen passt.
Was ist Zonal OCR?
Kurz gesagt, ist die Zonal OCR eine Art von OCR-Technologie, die Daten aus einem bestimmten Teil einer bestimmten Quelle oder eines bestimmten Dokuments extrahiert. Zum Beispiel könnte sie nur die benötigten Datenfelder aus einer Rechnung extrahieren, wie die Rechnungsnummer, den Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum, und den Rest des Textes ignorieren.
Zu diesem Zweck werden vordefinierte Vorlagen für die Datenextraktion verwendet. Diese Vorlagen ermöglichen es, einer Maschine beizubringen, einen bestimmten Textabschnitt an einer bestimmten Stelle zu isolieren. Für jedes Datenfeld, das Sie extrahieren möchten, müssen Sie eine eigene Konfiguration erstellen und dem Computer beibringen, wo er das Feld im Dokument finden soll.
Obwohl dies recht komplex klingt, kann es so einfach sein, wie ein Rechteck (d. h. eine Bounding Box) um die zu extrahierenden Daten zu ziehen. Anstatt Daten aus dem gesamten Dokument zu extrahieren, werden dann die Texte in den Bereichen identifiziert und wie in der Vorlage angegeben extrahiert.
Im folgenden Beispiel sehen Sie, wie eine Bestellnummer von Zonal OCR erkannt und extrahiert wird:
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen erhält tausende von Bestellungen pro Woche. Dank ihres einheitlichen Layouts ist es einfach, der Zonal OCR-Software beizubringen, wo bestimmte Datenfelder zu finden sind. So können Bestellungen innerhalb von Sekunden verarbeitet werden.
Wofür kann Zonal OCR benutzt werden?
Zonal OCR kann in vielen Bereichen eingesetzt werden, um verschiedene Datenverarbeitungs- und Erfassungsprozesse zu beschleunigen und zu automatisieren. Solange Daten aus einem lesbaren Dokument extrahiert werden müssen, funktioniert Zonal OCR.
Einige Prozesse, die von der Verwendung von Zonal OCR profitieren können, sind unten aufgeführt:
Verarbeitung von Ausweisdokumenten: Personalausweise, Reisepässe und Führerscheine werden in vielen Bereichen zur Überprüfung der Identität von Personen verwendet. Die manuelle Überprüfung der Daten und ihre Eingabe in einen Computer ist zeitaufwändig und lässt Raum für Fehler. Mit Zonal OCR lassen sich die Daten von Ausweisdokumenten problemlos erfassen und in einer strukturierten Datenbank speichern, um sie weiter zu automatisieren oder zu verarbeiten.
Rechnungsbearbeitung: Alle Unternehmen haben mit Rechnungen zu tun. Das ist an sich kein Problem, aber wenn Sie jeden Tag mit Tausenden von Rechnungen zu tun haben, wird es schwierig, den Überblick zu behalten und die Daten strukturiert zu erfassen. Mit Zonal OCR lassen sich Händlernamen, Adressen, Daten, Gesamtbeträge, Produktnamen und andere Informationen aus der Rechnung leicht identifizieren und entsprechend speichern.
Bestellungsbearbeitung: Zonal OCR erleichtert es, bestimmte Daten aus einer Bestellung zu übernehmen und sie so zu speichern, dass eine bessere Datenvisualisierung und -verfolgung möglich ist.
Verarbeitung von Kontoauszügen: Unternehmen haben oft eine große Anzahl von Kontoauszügen, die weiterverarbeitet werden müssen, um einen bestimmten Bericht oder eine Analyse zu erstellen. Zonal OCR erleichtert das Lesen und Sammeln spezifischer Informationen aus Kontoauszügen, z. B. Salden, Gesamtbeträge und Transaktionszeilen.
Formularverarbeitung: Alle Arten von Unternehmen und Dienstleistern verwenden Anmeldeformulare. Meistens werden die Daten aus Anmeldeformularen manuell in eine bestimmte Reihenfolge gebracht, um den Überblick zu behalten. Dies ist äußerst zeitaufwändig und langweilig. Eine Zonal OCR-Lösung kann die Formularverarbeitung automatisieren und diese Aufgabe sehr effizient und effektiv erledigen.
Weitere Anwendungsfälle aus der Praxis im echten Leben sind die Texterkennung aus Objekten und Bildern, die Verarbeitung von Rechnungen von Versorgungsunternehmen, die Verarbeitung von Quittungen für Garantieverfahren, die Verarbeitung von Frachtbriefen und vieles mehr.
Vorteile der Verwendung von Zonal OCR-Software
- Macht die Datenerfassung schneller, günstiger, einfacher und genauer: Zonal OCR benötigt nur wenige Sekunden, um Daten aus einem Dokument zu erfassen. Ein Mensch hätte dafür viel länger gebraucht, und der sich wiederholende Prozess der Analyse ähnlicher Daten kann einen Menschen leicht langweilen und zu Fehlern führen. Außerdem ist die Arbeit mit der Zonal OCR-Software kostengünstiger als die Einstellung mehrerer Mitarbeiter, die die Arbeit manuell erledigen.
- Vermeidet überflüssige Daten: Ein Unternehmen möchte nicht immer alle Daten aus einem bestimmten Dokument erfassen. Mit OCR-Vorlagen ist es einfach, den Aufwand zu reduzieren und sich nur auf das zu konzentrieren, was benötigt wird.
- Hilft Unternehmen, papierlos zu werden: Mit der Zonal OCR-Software kann Ihr Unternehmen papierlos arbeiten und die Daten in einem digitalisierten Format speichern. Dadurch werden Informationen für jeden zugänglich, unabhängig von Ort und Zeit. Diese Zugänglichkeit steigert die Produktivität und reduziert sich wiederholende und verschwenderische Arbeit.
- Kann extrahierte Daten in einem maßgeschneiderten Layout strukturieren: Die zonale OCR kann bestimmte Informationen erfassen und sie gleichzeitig in einer bestimmten Weise formatieren. Dies hilft bei der Verfolgung und Analyse von Daten im Hinblick auf Trends und Probleme.
Nachteile der Verwendung von Zonal OCR-Software
- Unfähig, Daten aus komplexen Quellen zu extrahieren: Für die Zonal OCR wird es schwierig, Daten zu extrahieren, wenn sich die Quellen voneinander unterscheiden. Bei komplexen Strukturen, bei denen die Datenquelle und die Platzierung variieren können, wird es problematisch, Daten nach OCR-Zonen zu extrahieren.
- Schwierigkeiten bei der Extraktion von Feldern mit aufeinanderfolgenden Daten: Bei sequentiellen Daten (z. B. fortlaufende Produktnummern in derselben Rechnung) ist es für Zonal OCR problematisch, genaue Ergebnisse zu erzielen, auch wenn das Format dasselbe ist.
- Hängt von der Qualität der Eingabe ab: Die Qualität der Texterkennung und -extraktion hängt von der Qualität der Quelle ab. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, muss ein bestimmter Qualitätsstandard eingehalten werden.
- Abhängig von Vorlagen: Eine erfolgreiche Skalierung einer Zonal OCR-Anwendung kann extrem ressourcenintensiv sein, da Sie für jede Dokumentvariante, die Sie erhalten, eine eigene Vorlage erstellen müssten.
Nehmen Sie als Beispiel Lieferantenrechnungen. Selbst kleine Unternehmen haben mit Dutzenden von verschiedenen Lieferanten zu tun, wobei jeder Lieferant seine Rechnungen in der Regel etwas anders gestaltet. Das bedeutet, dass für jeden dieser Lieferanten eine eigene Vorlage erstellt werden muss.
Warum wir AI-gestützte OCR verwenden
Nachdem wir die Vor- und Nachteile der zonalen OCR erörtert haben, können wir zu dem Schluss kommen, dass die Zonal OCR eine großartige Technologie ist, die jedoch einige Schwachstellen aufweist.
Für jeden neuen Dokumententyp, jedes neue Layout oder jede neue Sprache müssten Sie neue Vorlagen erstellen, damit die Zonal OCR funktioniert. Stellen Sie sich vor, was das bedeutet, wenn Sie mit vielen verschiedenen Lieferanten arbeiten oder in mehreren Ländern tätig sind …
Eine Möglichkeit, die oben genannten Probleme zu lösen, ist der Einsatz einer KI-basierten OCR-Lösung. Eine solche Lösung ist auch als intelligente Dokumentenverarbeitungssoftware (IDP) bekannt, die Ihre Prozesse Schritt für Schritt optimieren kann, mit vollautomatischen Workflows und einer festen Organisation.
Aber warum wird dieser Ansatz als besser angesehen als die Zonal OCR? Das liegt vor allem an der grundlegend anderen Konzeption solcher Lösungen. Anstatt dass die OCR-Software von einer Reihe von Dokumentenvorlagen für jedes Unternehmen diktiert werden muss, können verschiedene Systemkomponenten auf Textblöcke unterschiedlichster Dokumentenlayouts trainiert werden.
Das Ergebnis ist eine flexible Lösung, die eine große Vielfalt von Dokumenten verarbeiten kann und nicht durch Vorlagen eingeschränkt ist.
IDP-Lösungen wie Klippa DocHorizon gehen daher einen Schritt weiter und eliminieren einen Großteil der Arbeit, die mit der Einrichtung und Optimierung der Software verbunden ist. Allein dies führt zu einer erheblichen Kostenreduzierung.
Darüber hinaus kann die fortschrittliche KI-Technologie von DocHorizon nicht nur Ihre Datenextraktions-, Klassifizierungs- und Überprüfungsprozesse automatisieren, sondern auch sensible Daten maskieren und Dokumentenbetrug erkennen. Damit bietet sie die Lösung für alle Ihre Anforderungen an die Automatisierung von Dokumenten.
Haben wir Ihr Interesse an OCR und intelligenter Dokumentenverarbeitung geweckt? Dann können Sie sich gerne an uns wenden. Unsere Produktexperten beraten Sie gerne, wie Sie OCR am besten in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
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