Wie BAS Consultancy mit Klippa SpendControl 70 % an Zeit & Kosten einspart
Erfahren Sie, wie BAS Consultancy die Verarbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen automatisiert und dadurch über 70 % an Zeit und Kosten einspart.
Industry
Strategy Consulting
Team
145 Mitarbeiter
Module
Spesenmanagement & Rechnungsverarbeitung
Integration
Über BAS Consultancy
BAS Consultancy ist ein strategisches Beratungsunternehmen, das sich auf Finanzdienstleistungen spezialisiert hat. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Unterstützung von Organisationen bei der Optimierung ihrer Finanzoperationen.
Um Zeit und Kosten zu sparen, automatisierte BAS Consultancy die Verarbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen mit Klippa SpendControl. Dies führte zu einer schnelleren und genaueren Bearbeitung der Finanzverwaltung, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit für wertvollere Aufgaben haben.
Schwierigkeiten eines manuellen Prozesses
Zuvor wurde die Verarbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen vollständig manuell durchgeführt, was zu einer überwältigenden Menge an Papierkram und Herausforderungen für das Team führte.
Ronald Vader, CFO von BAS Consultancy, beschrieb den alten Prozess wie folgt: „Der alte Prozess war wie ein Angelwettbewerb, bei dem die Rechnung in den Behälter gelegt wurde und wir warten mussten, bis wir etwas gefangen hatten.“ Rechnungen und Spesenabrechnungen stapelten sich und wurden aufgrund des hohen Arbeitsaufkommens weniger genau bearbeitet.
Diese Situation wurde schnell zu einer großen Belastung für BAS Consultancy, da dieser Prozess nicht nur ineffizient, sondern auch schwer zu skalieren war. Bei der Bewertung der Situation stellte BAS Consultancy die folgenden Probleme fest:
Warum Klippa SpendControl?
BAS Consultancy suchte nach einer Lösung, um diese Probleme anzugehen. Sie untersuchten automatisierte Lösungen für die Verwaltung von Ausgaben und die Rechnungsbearbeitung und zogen drei Anbieter in Betracht.
Klippa erwies sich als die fortschrittlichste Lösung und der Kontakt war besonders angenehm. Darüber hinaus bot Klippa eine nahtlose Integration mit Exact Globe, so dass die Daten direkt mit dem Buchhaltungssystem synchronisiert werden konnten.
Ein weiterer entscheidender Faktor war, dass Klippa der einzige Anbieter war, der sowohl Rechnungen als auch Spesenabrechnungen in einer Lösung verarbeiten konnte, was laut Ronald Vader ein wichtiger Grund für die Wahl von Klippa war.
Wie BAS Consultancy seine Buchhaltung mit Klippa automatisiert
Ein schneller und einfacher Implementierungsprozess ermöglichte es dem Team von BAS Consultancy, Klippa SpendControl schnell in Betrieb zu nehmen. Für die Vertriebsmitarbeiter und Berater war es von entscheidender Bedeutung, dass sie ihre Ausgaben überall und auf einfache Weise geltend machen können, insbesondere da sie oft unterwegs sind.
Klippa bot hierfür die ideale Lösung mit einem System, das mit OCR-Technologie und einer Google-Maps-Integration ausgestattet ist, um Kilometerabrechnungen schnell einzureichen.
Das Verfahren zur Einreichung von Spesenabrechnungen umfasst nun drei einfache Schritte:
Der Prozess der Rechnungsverarbeitung wird ebenfalls mit Klippa SpendControl automatisiert und funktioniert wie folgt:
Dieser Prozess gewährleistet eine schnelle und genaue Bearbeitung, während BAS Consultancy über das übersichtliche Dashboard von Klippa einen Echtzeit-Überblick über den Prozess behält.
Die Ergebnisse der Zusammenarbeit mit Klippa
Die Implementierung von Klippa SpendControl hat BAS Consultancy geholfen, seine Hauptziele zu erreichen, nämlich Spesenabrechnungen und Rechnungen schneller und effizienter zu bearbeiten und den Überblick über diesen Prozess zu behalten.
Ronald Vader: „Mit Klippa können sich die Kollegen auf wichtige Aufgaben konzentrieren, da die Arbeitsbelastung und die manuellen Aufgaben deutlich reduziert wurden. Der ROI liegt bei mindestens 60 bis 80 %.“
Mit Klippa SpendControl ermöglicht BAS Consultancy seinen Mitarbeitern:
„Mit Klippa können sich die Kollegen auf wichtige Aufgaben konzentrieren, da die Arbeitsbelastung und die manuellen Aufgaben erheblich reduziert wurden. Der ROI liegt bei mindestens 60 bis 80 %.“
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