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Wie BAS Consultancy mit Doxis SpendControl 70 % an Zeit & Kosten einspart

Erfahren Sie, wie BAS Consultancy die Verarbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen automatisiert und dadurch über 70 % an Zeit und Kosten einspart.

Branche

Fachdienstleistungen

Team

145 Mitarbeiter

Module

Spesenmanagement & Rechnungsverarbeitung

Integration

Exact Globe

Über BAS Consultancy

BAS Consultancy ist ein strategisches Beratungsunternehmen, das sich auf Finanzdienstleistungen spezialisiert hat. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Unterstützung von Organisationen bei der Optimierung ihrer Finanzoperationen.

Um Zeit und Kosten zu sparen, automatisierte BAS Consultancy die Verarbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen mit Doxis SpendControl. Dies führte zu einer schnelleren und genaueren Bearbeitung der Finanzverwaltung, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit für wertvollere Aufgaben haben.

Schwierigkeiten eines manuellen Prozesses

Zuvor wurde die Verarbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen vollständig manuell durchgeführt, was zu einer überwältigenden Menge an Papierkram und Herausforderungen für das Team führte.

Ronald Vader, CFO von BAS Consultancy, beschrieb den alten Prozess wie folgt: „Der alte Prozess war wie ein Angelwettbewerb, bei dem die Rechnung in den Behälter gelegt wurde und wir warten mussten, bis wir etwas gefangen hatten.“ Rechnungen und Spesenabrechnungen stapelten sich und wurden aufgrund des hohen Arbeitsaufkommens weniger genau bearbeitet.

Diese Situation wurde schnell zu einer großen Belastung für BAS Consultancy, da dieser Prozess nicht nur ineffizient, sondern auch schwer zu skalieren war. Bei der Bewertung der Situation stellte BAS Consultancy die folgenden Probleme fest:

Viel Papierkram und zeitaufwändige Prozesse

Stapel von Rechnungen und Spesenabrechnungen, die manchmal sogar verloren gehen

Geringere Genehmigungsgenauigkeit aufgrund von hohem Arbeitsdruck

Fehlende Übersicht

Unzufriedene Mitarbeiter aufgrund von Verzögerungen bei der Erstattung von Ausgaben

Warum Doxis SpendControl?

BAS Consultancy suchte nach einer Lösung, um diese Probleme anzugehen. Sie untersuchten automatisierte Lösungen für die Verwaltung von Ausgaben und die Rechnungsbearbeitung und zogen drei Anbieter in Betracht.

Doxis erwies sich als die fortschrittlichste Lösung und der Kontakt war besonders angenehm. Darüber hinaus bot Doxis eine nahtlose Integration mit Exact Globe, so dass die Daten direkt mit dem Buchhaltungssystem synchronisiert werden konnten.

Ein weiterer entscheidender Faktor war, dass Doxis der einzige Anbieter war, der sowohl Rechnungen als auch Spesenabrechnungen in einer Lösung verarbeiten konnte, was laut Ronald Vader ein wichtiger Grund für die Wahl von Doxis war.

Wie BAS Consultancy seine Buchhaltung mit Doxis automatisiert

Ein schneller und einfacher Implementierungsprozess ermöglichte es dem Team von BAS Consultancy, Doxis SpendControl schnell in Betrieb zu nehmen. Für die Vertriebsmitarbeiter und Berater war es von entscheidender Bedeutung, dass sie ihre Ausgaben überall und auf einfache Weise geltend machen können, insbesondere da sie oft unterwegs sind.

Doxis bot hierfür die ideale Lösung mit einem System, das mit OCR-Technologie und einer Google-Maps-Integration ausgestattet ist, um Kilometerabrechnungen schnell einzureichen.

Das Verfahren zur Einreichung von Spesenabrechnungen umfasst nun drei einfache Schritte:

Mit der eingebauten Kamerafunktion wird ein Foto des Belegs gemacht. Für Reisekosten können die Mitarbeiter sogar die integrierte Google Maps-Funktion nutzen.

Eine Beschreibung wird hinzugefügt und die OCR-Technologie von Doxis füllt automatisch die relevanten Daten aus, z. B. den Gesamtbetrag und die Mehrwertsteuer.

Die Kostenabrechnung wird nach Prüfung der Daten eingereicht und zur Genehmigung an die zuständige Person weitergeleitet.

Der Prozess der Rechnungsverarbeitung wird ebenfalls mit Doxis SpendControl automatisiert und funktioniert wie folgt:

DieRechnung wird über die App, die Webumgebung oder das Klippa-Postfach durch eine automatische E-Mail-Weiterleitung eingereicht.

Dank der fortschrittlichen OCR-Technologie von Doxis werden die Daten erkannt und die entsprechenden Felder automatisch ausgefüllt.

Der Genehmigungsfluss ist mit mehreren Genehmigungsebenen und intelligenten Geschäftsregeln automatisiert, um sicherzustellen, dass die Rechnung an den richtigen Genehmiger weitergeleitet wird.

Alle Daten werden mit Exact Globe synchronisiert.

Dieser Prozess gewährleistet eine schnelle und genaue Bearbeitung, während BAS Consultancy über das übersichtliche Dashboard von Doxis einen Echtzeit-Überblick über den Prozess behält.

Die Ergebnisse der Zusammenarbeit mit Doxis

Die Implementierung von Doxis SpendControl hat BAS Consultancy geholfen, seine Hauptziele zu erreichen, nämlich Spesenabrechnungen und Rechnungen schneller und effizienter zu bearbeiten und den Überblick über diesen Prozess zu behalten.

Ronald Vader: „Mit Doxis können sich die Kollegen auf wichtige Aufgaben konzentrieren, da die Arbeitsbelastung und die manuellen Aufgaben deutlich reduziert wurden. Der ROI liegt bei mindestens 60 bis 80 %.“

Mit Doxis SpendControl ermöglicht BAS Consultancy seinen Mitarbeitern:

70% Zeit- und Kostenersparnis bei der Finanzverwaltung

Einfaches Einreichen von Spesenabrechnungen überall und rund um die Uhr

Erweiterte Genehmigungsprozesse mit intelligenten Geschäftsregeln einrichten

Drastische Verringerung des Verwaltungsaufwands und Förderung des Wachstums

Nahtlose Integration von Spesenmanagement und Rechnungsverarbeitung mit Exact Globe

„Mit Doxis können sich die Kollegen auf wichtige Aufgaben konzentrieren, da die Arbeitsbelastung und die manuellen Aufgaben erheblich reduziert wurden. Der ROI liegt bei mindestens 60 bis 80 %.“

Ronald Vader

CFO BAS Consultancy