Wie CROP den gesamten Prozess der Kreditoren-buchhaltung automatisiert
Erfahren Sie, wie CROP Wirtschaftsprüfer & Berater seinen gesamten Buchhaltungsprozess mit Klippa SpendControl digitalisiert und skaliert.
Industrie
Buchhaltung &
Beratung
Team
320 Beschäftigte
Module
Spesenmanagement & Rechnungsverarbeitung
Integration
Über CROP
Seit 1965 hilft CROP accountants & advisors Unternehmern, sich weiterzuentwickeln, so dass sie Zeit und Energie für die Führung ihres Unternehmens haben. CROP ist ein Full-Service-Büro mit Beratern in den Bereichen Steuern, Recht, Finanzen, HR, M&A, Interim und IT-Audit. Über 300 Fachleute arbeiten in fünf Niederlassungen in den Niederlanden: Amersfoort, Arnheim, Ede, Hoofddorp und Utrecht.
Um die eigene Finanzverwaltung skalierbar zu machen, hat CROP die Verarbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen mit Klippa SpendControl automatisiert. Trotz des rasanten Wachstums, das CROP seither erlebt hat, kann die Finanzverwaltung damit immer noch in der gleichen Anzahl von Stunden erledigt werden.
Schwachstellen des alten Prozesses
Zunächst erfolgte die Verarbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen vollständig manuell, was eine Menge Papierkram und lange Bearbeitungszeiten zur Folge hatte. Wilma van Ekris, Senior FA Professional, beschreibt den alten Prozess wie folgt:
“Da wir fünf Niederlassungen und eine zentrale Verwaltung haben, wurde alles noch zentral ausgedruckt und ein Stapel Rechnungen ging per Post an die verschiedenen Niederlassungen. Der Mitarbeiter der Zweigstelle musste die Rechnungen abzeichnen und dann kamen sie zurück. Normalerweise fuhren Leute hin und her, um die Post abzuholen, aber es dauerte sehr lange, bis sie zurückkam. Das konnte bis zu 3 Wochen dauern, manchmal sogar noch länger.”
Die Spesenrichtlinie brachte noch mehr Herausforderungen mit sich: “Wir haben viele geleaste Autos, und die Mitarbeiter dürfen Quittungen für Kraftstoff und Parkplätze einreichen. Auch Studienkosten, bei denen es sich um eine ganze Reihe von Rechnungen handelt, können eingereicht werden. Einmal im Quartal erhielten sie eine Spesenabrechnung, an die alle Belege geheftet waren. Das waren ganze Ordner voll und es wurden viele Fehler bei der Mehrwertsteuer gemacht. Das war eine Menge an Korrekturen und Zählungen. Eine mühsame Arbeit.”
Es wurden die folgenden Probleme festgestellt:
Warum Klippa SpendControl?
Die wichtigste Vorraussetzung für CROP war, dass die Lösung in ihr Buchhaltungspaket Exact Globe integriert ist.
“Ich habe online nach Software gesucht, die sich mit Exact Globe integrieren lässt. Davon gibt es nicht viele. Außerdem musste die Mehrwertsteuer der Belege richtig verarbeitet werden. Dann fielen einige andere weg. Am Ende blieben zwei übrig und wir entschieden uns für Klippa, weil Sie so zugänglich waren. Bei Ihnen hatte ich sofort jemanden am Telefon, der sich auskannte.”
Nachdem sie von einem unserer Produktexperten eine Demo erhalten hatte, war es für Wilma beschlossene Sache. Es musste Klippa SpendControl sein.
“In der Demo wurde alles so klar erklärt und es sah sehr benutzerfreundlich aus. Es war auch schön, dass alle Texte und Mitteilungen sowohl in Englisch als auch in Niederländisch verfügbar waren.
Nach einer reibungslosen Implementierung wurde die Spesenlösung im Mai 2019 eingeführt. Weil es mit den Spesenabrechnungen so gut lief, wurde im Juni auch das Modul zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen gestartet.
Wie CROP seine gesamte Finanzverwaltung automatisiert
Dank Klippa SpendControl können die Mitarbeiter von CROP ihre Spesenabrechnungen jetzt ganz einfach über die Klippa-App einreichen. Es ist so einfach, wie ein Foto zu machen und die extrahierten Daten zu überprüfen. Auch die Mehrwertsteuer wird sofort korrekt verarbeitet, sowohl von Quittungen als auch von Rechnungen.
“Ich habe alle Workflows so eingerichtet, dass die Erklärungen eines bestimmten Mitarbeiters automatisch an die richtige Person weitergeleitet werden. In den meisten Filialen gehen die Erklärungen an den zuständigen Partner. In einer Filiale muss der Partner bereits so viele Rechnungen genehmigen, dass die Spesenabrechnungen dort an die Abteilungsleiter gehen. Superpraktisch!”
In ähnlicher Weise hat CROP seine Rechnungsverarbeitung automatisiert:
“Alle Rechnungen kommen zu mir und ich lade alles hoch. Ich richte die Abläufe so ein, dass die richtige Rechnung an den richtigen Genehmiger geht. Zuerst geht eine Rechnung an den Verantwortlichen einer Abteilung, der die Rechnungen und Erklärungen seines Teams genehmigt. Dann geht sie weiter an den Mitarbeiter eines Büros. Am Ende kann ich alles per Knopfdruck in unserem Buchhaltungsprogramm verbuchen.
Diese Arbeitsweise gewährleistet eine schnelle und genaue Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen. Gleichzeitig erhält CROP über das übersichtliche Dashboard von Klippa einen Echtzeit-Einblick in die Statusmeldungen.
Welche Vorteile hat die Kollaboration mit Klippa gebracht?
Die Implementierung von Klippa SpendControl hat CROP geholfen, die Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen zu beschleunigen und zu skalieren.
“In den vier bis fünf Jahren, in denen wir Klippa nutzen, ist CROP deutlich gewachsen. Aber die gleiche Anzahl von Stunden wird immer noch benötigt, um die Finanzverwaltung zu bearbeiten. Das beweist, dass alles viel schlanker geworden ist.”
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
“In den vier bis fünf Jahren, in denen wir Klippa nutzen, ist CROP erheblich gewachsen. Aber es dauert immer noch genauso viele Stunden, um die Finanzunterlagen zu verarbeiten. Das beweist, dass alles viel schlanker geworden ist.”
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