KUNDENGESCHICHTEN | ORGANISATION FÜR JUSTIZWESEN
Wie die Organisation für das Justizwesen die Ausgabenverwaltung digitalisierte
Erfahren Sie, wie die niederländische Regierungsorganisation ihr Ausgabenmanagement mit Klippa digitalisiert hat. Dadurch wurde der Papierkram beseitigt, die Effizienz verbessert und schnelle Erstattungen für Richter sichergestellt.
Über die Organisation
Diese unabhängige Justizbehörde in den Niederlanden ist für die Gewährleistung fairer und unparteiischer Gerichtsverfahren im ganzen Land zuständig. Da ein großes Netzwerk von Richtern landesweit Fälle bearbeitet, ist ein effizientes Kostenmanagement für die Erstattung gerichtlicher Kosten wie Reisekosten und Tagegelder von entscheidender Bedeutung. Die Organisation benötigte eine optimierte digitale Lösung, um das Spesenabrechnungssystem für Richter zu modernisieren.
Die Herausforderungen der papierbasierten Spesenabrechnung
Vor der Einführung von Klippa verließ sich die Organisation bei der Bearbeitung von Gerichtskostenabrechnungen auf traditionelle, manuelle Prozesse. Der gesamte Kostenabrechnungsprozess war noch papierbasiert, sodass Richter Belege und Anträge manuell einreichen mussten, die dann von Verwaltungsmitarbeitern geprüft und bearbeitet wurden.
Dieser Ansatz war zeitaufwendig, fehleranfällig und ineffizient bei der Bearbeitung der hohen Anzahl von Anträgen in mehreren Gerichtsgebäuden. Die fehlende Automatisierung machte es schwierig, genaue und rechtzeitige Erstattungen zu gewährleisten.
Verbesserung des Kostenmanagements durch die automatisierte Verarbeitung von Klippa
Mit dem vollständig digitalen Spesenmanagementsystem von Klippa hat die Organisation ihren Erstattungsprozess umgestaltet. Richter können ihre Spesen nun nahtlos über eine Web-App und eine mobile App einreichen und so Kosten im Zusammenhang mit Tagegeldern, Kilometererstattungen, öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxifahrten und Parkgebühren geltend machen.
Auf der Plattform von Klippa wurde ein benutzerdefiniertes Formular erstellt, das die Richter durch den Prozess der Auswahl relevanter Ausgaben führt. Das Formular passt sich dynamisch an die Eingaben des Richters an und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen, wie z. B. der Gerichtsort, das Gerichtsdatum und die richterliche Funktion, korrekt ausgefüllt werden. Diese Automatisierung garantiert, dass die Entschädigungsbeträge für Tagegelder und Kilometergeld korrekt berechnet werden.
Darüber hinaus automatisiert Klippa den Export der täglichen Ausgabendaten in das Oracle Leonardo-System der Organisation, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt. Jeden Tag wird eine benutzerdefinierte XLSX-Datei erstellt, die alle eingereichten Spesenabrechnungen enthält.
Diese Datei wird dann automatisch über eine geplante Integration in das System der Organisation übertragen und verarbeitet, wodurch sichergestellt wird, dass Finanzunterlagen in Echtzeit und ohne menschliches Eingreifen aktualisiert werden. Dies beschleunigt nicht nur die Bearbeitung von Ansprüchen, sondern erhöht auch die Genauigkeit, da das Risiko manueller Eingabefehler verringert wird.
Wieso Klippa
Die Organisation entschied sich für Klippa, da das Unternehmen eine maßgeschneiderte und benutzerfreundliche digitale Lösung anbieten konnte, die sich nahtlos in die bestehenden Prozesse einfügt. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichterte es den Richtern, ihre Spesenabrechnungen einzureichen, und reduzierte die Komplexität des Erstattungsprozesses. Darüber hinaus sorgte die Fähigkeit von Klippa, einen benutzerdefinierten Export nach Oracle Leonardo zu generieren, für eine reibungslose Integration in das Finanzsystem der Organisation, wodurch die manuelle Dateneingabe überflüssig wurde und die Gesamteffizienz verbessert wurde.
Ein weiterer wichtiger Faktor war Klippas Co-Creation-Ansatz während der Pilotphase. Durch die enge Zusammenarbeit mit der Organisation stellte Klippa sicher, dass das Spesenmanagementsystem speziell auf die betrieblichen Anforderungen zugeschnitten wurde. Dieser kollaborative Prozess ermöglichte einen reibungslosen Übergang von einem papierbasierten System zu einem vollständig digitalen Workflow und stellte sicher, dass alle Anforderungen erfüllt wurden, während die Benutzerfreundlichkeit für die Endbenutzer erhalten blieb.
Die Vorteile
Komplett digitales Spesenmanagement
Richter können ihre Ausgaben nun über eine Web- und Mobil-App einreichen, wodurch die Notwendigkeit von papierbasierten Anträgen entfällt und der Erstattungsprozess vereinfacht wird.
Nahtlose Integration mit Oracle Leonardo
Tägliche automatisierte XLSX-Exporte sorgen für eine reibungslose Datenübertragung in das Finanzsystem der Organisation und reduzieren Fehler bei der manuellen Dateneingabe.
Verbesserte Effizienz und Genauigkeit
Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler, beschleunigt die Genehmigungszeiten und stellt korrekte Berechnungen der Entschädigungen für Gerichtstage und Kilometergeld sicher.
Geringerer Verwaltungsaufwand
Durch die Digitalisierung von Spesenabrechnungen können sich die Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, anstatt Belege manuell zu verarbeiten und zu prüfen.