Wie die Entwicklungsfirma Label A ihr Spesenmanagement und Rechnungsverarbeitung digitalisierte

Die Mitarbeiterzufriedenheit ist ein wichtiges Asset bei Label A. Das spürt man, wenn man in ihrem Büro am Max Euweplein herumläuft, das von Sprout zu einem der schönsten und angesagtesten Büroräume der Niederlande gewählt wurde. Für Tim Lorijn, Finanzdirektor bei Label A, war es daher nur logisch, Anfang 2018 den Spesenprozess zu digitalisieren. Tim: “Mir ist aufgefallen, dass meine Kollegen unnötig viel Zeit mit dem Einreichen von Spesen verloren haben und manchmal lange auf das Geld warten mussten, das sie vorgestreckt hatten. Das ärgerte mich und wir begannen, nach Lösungen zu suchen, um Spesen digital einzureichen und zu genehmigen.” 

Nach einer ersten Recherche blieben einige ernstzunehmende Optionen übrig. Die Benutzerfreundlichkeit der mobilen App, die Qualität der OCR-Ergebnisse und eine Verknüpfung mit Exact Online waren die wichtigsten Überlegungen im Auswahlprozess. Nach einigen Produktdemonstrationen gaben die Qualität der mobilen App und die persönliche Ansprache von Klippa den Ausschlag. Nach dem gemeinsamen Onboarding gehörte die Spesenabrechnung auf Papier der Vergangenheit an! 

Neben der digitalen Spesenlösung nutzt Label A seit kurzem auch das Modul zur Rechnungsverarbeitung und -freigabe. Durch die Integration mit Exact Online werden die Kreditorendaten und das Hauptbuchschema in Klippa geladen. Die OCR-Technik erkennt automatisch den Kreditor, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Gesamtbetrag und die anfallende Mehrwertsteuer. Die selbstlernenden Buchungsvorschläge und die Möglichkeit, die Buchungsregeln direkt aus Klippa in Exact Online zu buchen, sorgen für eine effiziente Bearbeitung der freigegebenen Rechnungen.