Wie MUFG seinen Arbeitsaufwand für die Kostenverarbeitung um 1 VZÄ reduzierte
Erfahren Sie, wie eines der weltweit führenden Finanzinstitute seine Kreditorenbuchhaltung mit Klippa modernisiert hat, um den Papieraufwand zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und die finanzielle Genauigkeit zu verbessern.
Über MUFG
Die Mitsubishi UFJ Financial Group (MUFG) ist eines der weltweit führenden Finanzinstitute mit Niederlassungen in mehreren Regionen, darunter Japan, Deutschland, die Niederlande, Australien, Belgien und Spanien. Als weltweit führendes Bankinstitut ist MUFG ständig bestrebt, die Finanzprozesse und die betriebliche Effizienz in seinen internationalen Niederlassungen zu verbessern. Ausgabenverwaltung und Rechnungsbearbeitung sind entscheidende Funktionen, um finanzielle Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten.
Die Herausforderungen der papierbasierten Ausgabenverwaltung und Rechnungsverarbeitung
Vor der Einführung von Klippa verfügte MUFG über keinen digitalen Prozess zur Verwaltung von Ausgaben. Geschäftsausgaben und Einkaufsrechnungen wurden ausschließlich in Papierform verwaltet, ohne digitale Workflows oder Prüfpfade. Die Finanzteams gaben die Daten manuell in das veraltete OVS-System ein und verwendeten ein papierbasiertes Genehmigungsverfahren, bei dem Rechnungen ausgedruckt, geprüft und physisch unterschrieben werden mussten.
Dieser veraltete Arbeitsablauf führte zu Verzögerungen, höheren Verwaltungskosten und einem erhöhten Risiko menschlicher Fehler. Der manuelle Ansatz machte auch die Finanzberichterstattung umständlich, was sich auf die Entscheidungsfindung und die Ressourcenzuweisung auswirkte.
MUFG digitalisiert Ausgaben-Workflows mit automatisierter Lösung von Klippa
Mit der SpendControl-Lösung von Klippa hat MUFG sein Ausgabenmanagement und seine Rechnungsverarbeitung über mehrere Filialen hinweg vollständig digitalisiert. Durch die Automatisierung von Spesenabrechnungen und Rechnungsfreigaben entfiel die Notwendigkeit papierbasierter Prozesse, was die Effizienz erheblich steigerte. Deutschland führte außerdem ein Human-In-The-Loop (HITL)-Validierungssystem ein, um eine 100-prozentige Erkennungsgenauigkeit der Rechnungsdaten zu gewährleisten, die Compliance weiter zu verbessern und Verarbeitungsfehler zu reduzieren.
Darüber hinaus stellte Klippa ein maßgeschneidertes XLSX-Exportformat zur Verfügung, das eine nahtlose Integration in das bestehende OVS-System von MUFG ermöglicht. Die exportierten Daten werden automatisch mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) verarbeitet, wodurch eine reibungslose und fehlerfreie Transaktionsgenehmigung in allen Filialen gewährleistet wird. Dieser optimierte Ansatz reduzierte den Verwaltungsaufwand drastisch und verbesserte die finanzielle Genauigkeit insgesamt.
Wieso Klippa
MUFG entschied sich für Klippa aufgrund des persönlichen Ansatzes während des Verkaufsprozesses und der Co-Creation-Mentalität, die sicherstellte, dass die digitale Lösung nahtlos mit dem komplexen ERP-System von MUFG harmonierte. Die Fähigkeit, komplexe Finanz-Workflows zu automatisieren, die Datengenauigkeit zu verbessern und sich mühelos in bestehende Bankensysteme zu integrieren, machte Klippa zum idealen Partner.
Die Kombination aus OCR-gestützter Rechnungsverarbeitung, HITL-Validierung und maßgeschneiderten Datenexporten bot eine End-to-End-Lösung, die auf die betrieblichen Anforderungen von MUFG zugeschnitten war.
Durch den Einsatz der SpendControl-Lösung von Klippa hat MUFG seine Workflows für das Ausgabenmanagement und die Rechnungsverarbeitung erfolgreich modernisiert und in seinen internationalen Niederlassungen eine höhere Effizienz, Kosteneinsparungen und optimierte Finanzabläufe erzielt.
Die Vorteile für MUFG
Vollständig digitale Spesen- und Rechnungsverarbeitung
Eliminiert papierbasierte Arbeitsabläufe und optimiert Genehmigungen und die Aktenführung.
Größere finanzielle Kontrolle und Genauigkeit
OCR-Technologie und Human-In-The-Loop (HITL)-Validierung gewährleisten eine 100-prozentige Datenerkennung und Compliance.
Nahtlose ERP-Integration für reibungslose Prozesse
Benutzerdefinierte XLSX-Exporte und RPA-Automatisierung ermöglichen eine reibungslose Verarbeitung im OVS-System.
Geringerer Verwaltungsaufwand
Durch die Automatisierung entfällt die manuelle Dateneingabe, was Zeit spart und den Bedarf an zusätzlichen Vollzeitstellen reduziert.