Wie Solvinity Spesen-abrechnungen 50 % schneller abwickelt
Erfahren Sie, wie Solvinity sein Ausgabenmanagement automatisiert und digitalisiert und dadurch Zeit und Kosten um 50 % spart.
Über Solvinity
Solvinity bietet sichere IT-Services für Organisationen mit hohen Sicherheitsanforderungen an. Mit maßgeschneiderten Cloud-Lösungen unterstützt das Unternehmen (zentrale) Behörden, Kommunen sowie Organisationen aus dem Finanz- und Unternehmenssektor, darunter das Ministerium für Justiz und Sicherheit, die niederländische Polizei, ING und ONVZ.
Um eigene Zeit und Kosten zu sparen, automatisierte Solvinity den Prozess der Spesenerstattung mit Klippa SpendControl. Dies führte zu einer schnelleren und korrekten Abwicklung der Finanzverwaltung, wodurch die Mitarbeiter nun mehr Zeit für sinnvollere Aufgaben haben.
Schwierigkeiten eines manuellen Prozesses
Zuvor wurde die Bearbeitung von Spesenabrechnungen vollständig manuell durchgeführt, was zu einer großen Menge an Papierkram und Herausforderungen für das Team führte.
Maarten Kriek, Anwendungsadministrator bei Solvinity, beschreibt den alten Prozess wie folgt: „Wir mussten immer noch buchstäblich an den Schreibtischen aller Mitarbeiter vorbeigehen, um Spesenabrechnungen zu genehmigen. Als die Zahl der Mitarbeiter wuchs, war das nicht mehr tragbar.“ Belege, Rechnungen und Spesenabrechnungen stapelten sich und wurden aufgrund des hohen Arbeitsaufkommens immer ungenauer bearbeitet.
Diese Situation wurde für Solvinity schnell zu einer Belastung, da der Prozess nicht nur ineffizient, sondern auch schwer zu skalieren war. Bei der Bewertung der Situation ermittelte Solvinity die folgenden Problembereiche:
Warum Klippa SpendControl?
Solvinity suchte bei Google nach einer Lösung für diese Probleme. Sie recherchierten verschiedene digitale Lösungen für den Prozess der Kostenerstattung und zogen eine Reihe von Anbietern in Betracht.
Klippa erwies sich als die benutzerfreundlichste Lösung und der Kontakt war sehr angenehm. Darüber hinaus bot Klippa eine nahtlose Integration mit AFAS, so dass die Daten direkt mit dem Buchhaltungssystem synchronisiert werden konnten.
Ein weiterer entscheidender Faktor war, dass Klippa SpendControl schneller war als die Konkurrenz und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bot, was laut Maarten Kriek ein wichtiger Grund für die Wahl von Klippa war.
Wie Solvinity sein Ausgabenmanagement mit Klippa automatisiert
Ein schneller und einfacher Implementierungsprozess ermöglichte es dem Solvinity-Team, Klippa SpendControl schnell in Betrieb zu nehmen. Innerhalb von einem Monat waren 250 Benutzer im Einsatz.
Für die Nutzer war es wichtig, dass sie ihre Ausgaben überall und auf einfache Weise geltend machen können, da sie regelmäßig unterwegs sind.
Klippa bot hierfür die ideale Lösung mit einem System, das mit OCR-Technologie und einer Google Maps-Integration ausgestattet ist, um Kilometerabrechnungen schnell einzureichen. Der Prozess zur Einreichung von Spesenabrechnungen umfasst nun drei einfache Schritte:
Die Ergebnisse der Zusammenarbeit mit Klippa
Die Implementierung von Klippa SpendControl hat Solvinity dabei geholfen, seine Hauptziele zu erreichen, nämlich Spesenabrechnungen schneller und effizienter zu bearbeiten und den Überblick über den Prozess zu behalten.
Maarten Kriek: „Mit Klippa können sich unsere Kollegen auf sinnvolle Aufgaben konzentrieren, anstatt Quittungen abzutippen. Dadurch erzielen wir eine Zeitersparnis von mindestens 50 %.“
Mit Klippa SpendControl ermöglicht Solvinity seinen Mitarbeitern:
„Dank Klippa können wir mehr Arbeit mit weniger Vollzeitkräften erledigen. Ohne Klippa wären wir mit der steigenden Anzahl von Mitarbeitern in der Kreditorenbuchhaltung aufgeschmissen gewesen.“
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