Wie die Marketingagentur Storm mit digitalem Spesenmanagement Zeit spart
Im Interview mit Hendrik Wimmenhove (Finance Manager) bei Storm Digital.
Branche
Beratungsagentur
Team
>100 Mitarbeiter
Abteilung
Finanzabteilung
Storm Digital ist eine Marketing-Agentur, mit Fokus auf Wachstumsstrategien, aus dem Norden der Niederlande. Mit über 100 Beratern, mehreren Niederlassungen und Kunden wie ABN Amro und KLM ist Storm Digital eine der führenden digitalen Marketingagenturen in den Niederlanden.
Belege ablegen, Excel-Formulare ausdrucken, ausfüllen, die entsprechenden Belege anhängen und an den zuständigen Manager übergeben. Sowohl Pieter-Paul van der Meer (Head of Digital Marketing Technology) als auch Hendrik Wimmenhove (Finanzmanager) dachten, dass es einen besseren Weg geben muss. Durch das Wachstum der Organisation stieg die Anzahl der Belege stetig an. Der Berater reist durch das ganze Land und arbeitet regelmäßig im Büro des Kunden. Reisekosten, Übernachtungen und Geschäftsessen können geltend gemacht werden.
Der bisherige Prozess war eine große Quelle der Frustration. Die Berater sammelten alle ihre Belege und bündelten sie am Ende des Monats, weil das Einreichen eines einfachen Antrags zu umständlich war. Das Ergebnis: eine lange Wartezeit auf die Erstattung und eine Spitzenzeit für die Finanzverwaltung, um alles zu bearbeiten.
Mit Klippa reichen die Mitarbeiter ihre Ansprüche nun direkt und vor Ort über die App ein. Der Vorgesetzte des Teams wiederum gibt sie frei und die Finanzverwaltung sorgt dafür, dass die Belege an den richtigen Stellen in der Buchhaltung landen. Anstelle der manuellen Bearbeitung geschieht dies nun mit wenigen Klicks durch die direkte Anbindung an die Buchhaltung in Exact Online.
“Die Entscheidung für Klippa fiel aufgrund von zwei wichtigen Punkten. Zum einen sorgt ein digitaler Spesenprozess für Ordnung im Team. Mit der Scan- und Erkennungsfunktion ist das Einreichen eines Belegs wirklich so einfach wie ein Foto. Zweitens, das Engagement von Robert-Jan, Co-Founder und Produktspezialist von Klippa. Er hat uns von Anfang bis Ende stark begleitet und gute Ratschläge gegeben, wie wir Klippa am besten implementieren können.”
Pieter-Paul, Head of Digital Marketing Technology bei Storm Digital