Wie TRIP den Rück-zahlungsprozess mit Geschäftsregeln automatisiert
Erfahren Sie wie Advocaten & Notaries sein Spesenmanagement mit intelligenten Geschäftsregeln und Integrationen mit Loket.nl und Aderant automatisiert.
Über TRIP
TRIP Rechtsanwälte & Notare ist die größte Anwaltskanzlei in den nördlichen Niederlanden. Die Kanzlei beschäftigt mehr als zweihundert Mitarbeiter, die sich auf ihre Büros in Assen, Groningen und Leeuwarden verteilen.
TRIP beschäftigt überwiegend hochqualifiziertes Personal, das so viel Zeit wie möglich für seine Mandanten aufwenden muss. Daher hatte das Büro den Wunsch, das Meldungsverfahren für die Anwälte und Notare sowie für die Lohnbuchhaltung zu vereinfachen.
Sie haben die Lösung in Klippa SpendControlgefunden.
Die Nachteile des alten Prozesses
Für Rechtsanwälte und Notare ist Zeit von unschätzbarem Wert. Jede Minute, die mit Verwaltungsaufgaben verbracht wird, ist eine verlorene Gelegenheit, sich auf die Mandanten und ihre Bedürfnisse zu konzentrieren.
Die Einreichung von Spesenabrechnungen ist ein solcher zeitraubender Aspekt des Berufs, den viele Juristen gerne effizienter gestalten würden. Geert Jan Veldthuis, Finanz- und IT-Manager bei TRIP, kommentiert:
“Der alte Prozess war alles andere als effizient. Es begann mit dem Speichern von Belegen und dem Ausfüllen von Spesenformularen. Dies wurde oft bis zum Ende des Monats hinausgezögert, was bedeutete, dass alle Spesenabrechnungen auf einmal eintrafen. Stapel von Erklärungen blieben auf den Schreibtischen liegen, und es dauerte manchmal Wochen, bis eine Forderung erstattet wurde. Das war nicht nur für den Anwalt oder Notar frustrierend, sondern auch für die Finanzabteilung, die mit einem hohen Arbeitsaufkommen zu kämpfen hatte.”
Key pain points:
Warum Klippa SpendControl?
Für TRIP war es wichtig, dass die neue Lösung flexibel genug ist, um sich an die Arbeitsabläufe anzupassen und sich in die Software für die Gehaltsabrechnung und die Rechtsabteilung integrieren lässt.
“Die größte Herausforderung bei der Umstellung unserer Spesenverwaltung bestand darin, dass unsere Autorisierungsabläufe recht komplex sind. Wir haben drei Niederlassungen, und alle Spesenabrechnungen müssen in unserem Unternehmen verschiedene Ebenen durchlaufen. Und nicht alle drei Büros haben den gleichen Prozess.”
Geert Jan fährt fort: “Wir wollten eine Lösung, mit der Anwälte und Notare ihre Anträge einfach über ihr Mobiltelefon einreichen können. Außerdem musste die neue Lösung in der Lage sein, unsere Autorisierungsabläufe einfach zu handhaben und mit Loket.nl und Aderant zu integrieren. Glücklicherweise war dies für Klippa kein Problem.”
Nach einer reibungslosen Implementierung begann TRIP mit dem Modul für das Spesenmanagement.
Wie TRIP seinen Rückzahlungsprozess mit intelligenten Geschäftsregeln automatisiert
Dank Klippa SpendControl können die TRIP-Mitarbeiter jetzt ganz einfach Spesenabrechnungen über die Klippa-App einreichen. Es ist so einfach, wie ein Foto zu machen und die extrahierten Daten zu überprüfen.
Nach dem Einreichen der Spesenabrechnung wird diese dank fortschrittlicher Geschäftsregeln automatisch an den richtigen Genehmiger weitergeleitet:
“Zunächst schien es eine Herausforderung zu sein, die verschiedenen Autorisierungsabläufe zu integrieren, aber Klippa hat es geschafft, dies durch die Anwendung von Geschäftsregeln zu erreichen. Je nach gewähltem Zweig wird eine bestimmte Regel ausgelöst, die sicherstellt, dass die Kostenabrechnung die richtige Person erreicht. Nachdem ich alle Schritte durchlaufen habe, kann ich alles sofort in unser Lohn- und Buchhaltungssystem übertragen.”
Das Ergebnis ist eine maßgeschneiderte Lösung für die Anwälte und Notare von TRIP, einschließlich mehrschichtiger Autorisierungsabläufe und direkter Integrationen in bestehende Software.
Welche Vorteile hat die Kollaboration mit Klippa gebracht?
Die Implementierung von Klippa SpendControl hat TRIP geholfen, den Erstattungsprozess zu automatisieren und zu digitalisieren. Darüber hinaus bietet Klippa die nötige Flexibilität, um überall und jederzeit produktiv zu sein.
“Was Klippa für mich einzigartig macht, ist die Bereitschaft, ständig Innovationen zu entwickeln. Klippa hört wirklich auf das Feedback der Benutzer, um das System kontinuierlich zu verbessern. Dadurch wächst das System mit den Bedürfnissen der Nutzer, und das ist sehr wertvoll.”
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
“Was Klippa für mich einzigartig macht, ist die Bereitschaft zur ständigen Innovation. Klippa hört wirklich auf das Feedback der Nutzer, um das System kontinuierlich zu verbessern.”
Lassen Sie uns heute noch loslegen!
Möchten Sie Ihren Rückzahlungsprozess automatisieren, so wie TRIP es getan hat? Dann nehmen Sie Kontakt auf oder vereinbaren Sie unten eine kostenlose Demo!