Wie USG People das Onboarding von Mitarbeitern mit Klippa automatisiert
Ein Gespräch mit Luc Buntinx (Manager Demand & Delivery) bei USG People Belgium.
Branche
Arbeitsvermittlung
Team
>4000 Mitarbeiter
Produkt
Klippa OCR API
Jeden Tag werden hunderttausende von Menschen über USG People bei Unternehmen und Institutionen in Europa beschäftigt. Damit ist USG People einer der größten Personaldienstleister in Europa, wobei sich die Aktivitäten hauptsächlich auf die Niederlande, Belgien, Deutschland und Frankreich konzentrieren.
“Anfangs haben wir alle Formulare und Ausweisdokumente, die uns die Bewerber geschickt haben, manuell gegengeprüft. Sie können sich vorstellen, wie viel Arbeit das macht. Bei Tausenden von neuen Mitarbeiter pro Klippa half uns, den gesamten Prozess vollständig zu automatisieren. Jeder neue Mitarbeiter, der seine Arbeit bei USG aufnimmt, wird über die OCR-API verifiziert. Die Engine extrahiert automatisch Informationen aus Reisepässen, IDs und anderen offiziellen belgischen Dokumenten. Sie vergleicht die Daten auf den Ausweisdokumenten mit den Informationen auf den Anmeldeformularen, die von den Mitarbeitern ausgefüllt werden, und sendet eine Benachrichtigung, wenn es Unstimmigkeiten gibt.”
Unsere Lösung
USG People Belgium kontaktierte uns, um eine Demo im April 2019 zu planen. Das Unternehmen strebte eine 100-prozentige Automatisierung an, was ein anspruchsvolles Ziel war, da die Mitarbeiter dazu neigten, Bilder in schlechter Qualität oder in nicht unterstützten Dokumentenformaten zu senden. Klippa stellte sich dieser Herausforderung und beschloss, die Anweisungen zu verbessern, die den neuen Mitarbeitern von USG während des Onboardings gegeben wurden, um ihnen beizubringen, wie sie die OCR-Technologie optimal nutzen können. Und das mit großem Erfolg!
Ein weiteres wichtiges Merkmal für USG war, dass die Software eine bestimmte Art von Rechtsdokumenten unterstützt. Da unsere Wurzeln in den Niederlanden und nicht in Belgien liegen, mussten wir einige Anpassungen vornehmen, aber in nur wenigen Tagen konnten wir dafür sorgen, dass das System diese Dokumente vollständig unterstützt. Die Verwaltungsabteilung von USG kann sich nun auf ihr Kerngeschäft konzentrieren: das richtige Talent mit dem richtigen Arbeitgeber zusammenzubringen.
Das Problem mit der OCR-Technologie ist manchmal, dass die Software schlecht aufgenommene Bilder von Dokumenten nicht erkennen kann. Sie sind schief oder unscharf und das verhindert, dass Daten extrahiert werden können. Die OCR-Engine von Klippa kommt erstaunlich gut mit schlechten Scans zurecht, was ein großer Vorteil ist. Auch die API ist einfach zu implementieren. Mit einem relativ kleinen Entwicklungsteam und einer vollen Roadmap hatte der neue Prozess nur geringe Auswirkungen auf unsere Entwicklungs-Roadmap.