Wie UTECH den Spesenabrechnungs-prozess digitalisiert
Erfahren Sie, wie UTECH seine Spensenabrechnungen mit angepassten Mehrwertsteuerfunktionen optimiert.
Industrie
Abwasser und Kanalsysteme
Team
10 Mitarbeiter
Module
Spesenmanagement
Integration
Export
Über UTECH
Das Unternehmen UTECH Systems beschäftigt sich seit mehr als 40 Jahren intensiv mit innovativ wirtschaftlichen und nachhaltigen Produkten im Siedlungswasserbau, Infrastruktur und im Hochbau welche ennorm hohe Kostenersparnis mit sich bringen.
Spezialisiert auf Tiefenimprägnierungen von Beton & Stahlbeton, die zum Schutz und zur Abdichtung neuer und alter Betonbauteile (Beton & Stahlbeton) dient und den imprägnierten Bauteil Korrosions- und alterungsbeständig macht. Einsatzbereiche sind Wohnbauprojekte, wie Tiefgaragen, Sichtbetonwände und Projekte für den öffentlichen Bereich, wie Kläranlagen, Bauhöfe und Trinwasserbehälter.
Zusätzlich vertreibt UTECH Schachtbausysteme, Schachtbedeckungen und Möbel aus Sekundärkunstoffen.
Herausforderungen des alten Prozesses
UTECH sah sich mit einigen operativen Herausforderungen konfrontiert. Vor der Einführung von Klippa SpendControl war die Spesenabrechnung bei UTECH ein zeitaufwändiger und ineffizienter Prozess. Belege wurden manuell gescannt und sortiert, was oft Stunden in Anspruch nahm.
Manuela Viana Rivas-Dreer, Tochter und Nachfolgerin von Geschäftsführerin Elisabeth Dreer, schilderte den alten Prozess als zeitaufwändig und frustrierend:
„Ich stand am Kopiergerät oder beim Scanner und habe die ganzen Rechnungen immer einzeln eingescannt. […] Da habe ich gedacht, das kann es doch nicht sein.“
Diese manuellen Prozesse benötigten wertvolle Arbeitszeit und Ressourcen, die anderswo produktiver eingesetzt werden könnten.
Die folgenden Pain Points haben UTECH zu schaffen gemacht:
Diese Herausforderungen machten den Einsatz einer fortschrittlichen Lösung wie Klippa SpendControl notwendig, um die Geschäftsabläufe effizienter zu gestalten und das Unternehmen zukunftsfähiger zu machen.
Entscheidung für Klippa SpendControl
Die Entscheidung für Klippa und SpendControl fiel nach einem ausgiebigen Auswahlprozess. Rivas-Dreer betonte, dass die Fähigkeit von Klippa, die Mehrwertsteuer automatisch zu erkennen und zu verarbeiten, ein ausschlaggebender Faktor war.
„Für uns ist es wichtig, dass die Mehrwertsteuer erkannt wird, ob das jetzt 10% oder 20% ist. Das war bei anderen Anbietern nicht der Fall,“ erklärt Rivas-Dreer.
Die positive Erfahrung während der Testphase und die schnellen Updates und Erweiterungen des Systems überzeugten UTECH endgültig.
Veränderungen und Verbesserungen durch Klippa SpendControl
Seit der Einführung von Klippa SpendControl hat sich die Effizienz bei UTECH erheblich verbessert. Mitarbeiter können nun Rechnungen direkt unterwegs einscannen und digital verwalten. „Der ganze Aufwand am Monatsende ist einfach weg“, so Rivas-Dreer.
Besonders geschätzt wird die schnelle Reaktionszeit und Unterstützung durch das Klippa-Team. „Customer Service ist on top, innerhalb von wenigen Minuten bis Stunden bekommen wir Antworten und Unterstützung.“
Mit SpendControl konnte nicht nur die Effizienz signifikant gesteigert und Zeitverluste drastisch reduziert werden, sondern auch die Qualität und Präzision in der Verwaltung der finanziellen Prozesse verbessert werden.
Diese Effizienzsteigerung führte dazu, dass Mitarbeiter ihre Zeit für produktivere Aufgaben nutzen konnten. „Es ist ausgezeichnet. Jeder hat es wirklich gut angenommen. Also alle sind zufrieden.“
Diese Aussage betont nicht nur den Erfolg der Implementierung, sondern auch die positive Resonanz innerhalb des Teams, die durch die einfache Bedienung und schnelle Integration der Software in den Arbeitsalltag unterstützt wurde.
Vorteile durch Klippa SpendControl
Effizienzsteigerung
Die manuelle Belegerfassung und -sortierung entfällt, wodurch monatlich mehrere Stunden gespart und Zeit für wichtigere Aufgaben frei wird.
Fehlerminimierung
Automatische Mehrwertsteuererkennung reduziert Fehler, erhöht die Genauigkeit und erleichtert die Buchhaltung.
Flexibilität
Belege und Ausgaben können unterwegs erfasst und verarbeitet werden, was den gesamten Abrechnungsprozess erheblich beschleunigt.
Benutzerfreundlichkeit
Auch technisch weniger versierte können die App problemlos nutzen, Mitarbeiter können schnell und unkompliziert in das System integriert werden.
„Wir sind sehr zufrieden mit Klippa SpendControl. Die Zusammenarbeit war von Anfang an sehr gut und die Anwendung ist benutzerfreundlich. Besonders schätzen wir den schnellen und professionellen Support des Klippa-Teams. Es hat sich wirklich alles erfüllt, was wir uns von der Software versprochen haben.“
Lassen Sie uns heute noch loslegen!
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