Wie UZA die Verarbeit-ung von Spesenab-rechnungen um das 3-fache beschleunigt

Erfahren Sie, wie das Universitätskrankenhaus Antwerpen (UZA) mit Klippa SpendControl seine Spesenverwaltung automatisiert und Abrechnungen bis zu dreimal schneller verarbeitet hat.       
Branche
Gesundheit
Team
3.000 Mitarbeiter
200+ Nutzer
Module
Spesenmanagement
Integration
Benutzerdefiniertes Buchhaltungsprogramm exportieren/importieren

Über das Universitätskrankenhaus Antwerpen (UZA)

Das Universitätsklinikum Antwerpen ist eine der größten Einrichtungen in Antwerpen. Es beschäftigt zahlreiche Ärzte, denen Spesen oder Reisekosten entstehen, die sie geltend machen und erstattet bekommen müssen. Lange Zeit war dies ein manueller Prozess mit viel Papierkram.

Für das Gesundheitspersonal kostete dies zu viel Zeit, die es besser für seine Pflegeaufgaben verwenden konnte. Das UZA suchte daher nach einem Partner, der diesen Prozess einfacher und schneller gestalten konnte.

Schwierigkeiten eines manuellen Prozesses

Früher wurden Spesenabrechnungen manuell bei einem Finanzbeamten eingereicht. Ärzte, die Ausgaben tätigten, füllten manuell eine Spesenabrechnung aus und reichten sie zusammen mit der Quittung für den Kauf ein. Ein mühsamer Prozess, der sie wertvolle Zeit kostete.

Dann musste das Papier per interner Post an den Abteilungsleiter geschickt werden, um dann wieder an die Buchhaltung zurückgeschickt zu werden. Dies führte dazu, dass der gesamte Prozess bis zu drei Wochen dauerte.

Das alte Verfahren war fehleranfällig und zeitaufwändig, sowohl für die Ärzte, die die Kosten geltend machen mussten, als auch für die Verwaltungsassistentin. Das Ergebnis war, dass sie hatten:
Zusätzlicher Papierkram und Bescheinigungen, die sich auf den Schreibtischen stapeln
Umfangreiche manuelle und sich wiederholende Arbeiten
Fehleranfällige Prozesse; ein Tippfehler war leicht zu machen
Keine Übersicht und Kontrolle über alle Ausgaben
Unzufriedene Mitarbeiter, da die Auszahlungen langsam erfolgten

Warum Klippa SpendControl?

Das Universitätskrankenhaus Antwerpen suchte nach einer Lösung zur Automatisierung seines Spesenabrechnungsprozesses. Es war wichtig, dass die Spesenabrechnungen in ihrem eigens entwickelten Buchhaltungssystem verbucht werden konnten.

Wichtig war auch, dass der Erstattungsprozess sowohl für die Ärzte, die die Kostenabrechnungen einreichen, als auch für die Verwaltungsmitarbeiter, die sie genehmigen, bequem ist.

Klippa SpendControl entsprach diesem am besten und zeichnete sich in folgenden Punkten aus:
Benutzerfreundliche Schnittstelle für Anmelder und Abteilungsleiter
Spesenabrechnungen werden direkt an den richtigen Genehmiger weitergeleitet
Durch eine Export-/Importfunktion konnten die Ausgaben weiterhin im Buchhaltungssystem verbucht werden.

Wie die UZA ihre Spesenmanagement mit Klippa automatisiert

Der Implementierungsprozess umfasste mehrere zusätzliche Schritte im Vergleich zu den meisten Organisationen. Dies liegt daran, dass das kundenspezifische Buchhaltungssystem des UZA nicht zu den Standardintegrationen von Klippa SpendControl gehörte. Infolgedessen musste die Exportfunktion angepasst werden, woraufhin die Erklärungen mit den entsprechenden Kaufnachweisen mühelos importiert werden konnten.

Das Ergebnis war beeindruckend: Die Integration funktioniert vollständig und erfüllt alle Anforderungen an die Datenverarbeitung. Wenn Mitarbeiter nun Reisekosten oder andere Ausgaben geltend machen wollen, können sie dies in drei einfachen Schritten tun:
Fotografieren Sie die Quittung oder füllen Sie einfach die Reiseroute aus, indem Sie den Start- und Endpunkt eingeben. Danach werden alle wichtigen Daten automatisch abgerufen.
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu und erhalten Sie automatisch Vorschläge für die passende Kostenkategorie.
Reichen Sie Ihre Spesenabrechnung mit einem Klick auf eine Schaltfläche ein. Danach wird die Kostenabrechnung automatisch an den richtigen Genehmiger weitergeleitet. 
Abteilungsleiter können die Spesenabrechnungen nach der Einreichung genauso einfach über die App oder die Webumgebung genehmigen. Außerdem sind alle Ausgaben im Spesen-Dashboard leicht zu überblicken.

Ergebnisse aus der Zusammenarbeit mit Klippa

Das Hauptziel des UZA war es, Zeit zu sparen, die für die Patientenversorgung genutzt werden konnte. Dies wurde durch die Vereinfachung der Spesenabrechnung erreicht. Darüber hinaus dauerte die Auszahlung von Spesen etwa drei Wochen. Durch die Zusammenarbeit mit Klippa erhalten die Mitarbeiter die Kosten bis zu dreimal schneller erstattet.

Klippa SpendControl bietet nun:
70 % Zeitersparnis bei der Einreichung von Spesenabrechnungen
Weniger Fehler bei der Verarbeitung von Spesenabrechnungen
Ein strukturiertes Verfahren zur Genehmigung von Spesenabrechnungen
ein- bis dreimal kürzere Verarbeitungszeit von der Einreichung bis zur Auszahlung
Eine direkte Integration mit dem kundenspezifischen Buchhaltungsprogramm
Infolgedessen sind die Ärzte, die das neue System bereits nutzen, mit der neuen Arbeitsweise sehr zufrieden. Die Mitarbeiter der Buchhaltung sind ebenfalls glücklich über die Einführung von SpendControl, da die Ausgaben leicht zu verfolgen und zu genehmigen sind. Sie bearbeiten die Spesenabrechnungen jetzt viel effizienter.
„Mit Klippa SpendControl sparen wir wertvolle Zeit, die wir nun für unsere Pflegeaufgaben nutzen können. Außerdem sehen wir viele zufriedene Gesichter, weil wir Spesenabrechnungen schneller erstatten können.“
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