Compliance für das Spesenmanagement in Deutschland
Halten Sie sich über die deutschen Regeln für digitales Spesenmanagement auf dem Laufenden. Letztes Update im März 2024.
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Regeln und Vorschriften in Deutschland
Entdecken Sie die Richtlinien zu Mehrwertsteuersätzen, Zahlungsnachweisen, Kilometergeld und Tagessätzen in Deutschland.
Papierloser Zahlungsnachweis
In Deutschland ersetzen seit der Revision 2019 digitalisierte Quittungen die ursprünglichen Papierquittungen und ermöglichen mobiles Scannen und digitale Speicherung.
Für eine vollständig papierlose Abwicklung müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, die in den von der Finanzverwaltung des Bundesfinanzministeriums veröffentlichten GoBD beschrieben sind.
Grundsätze
Die GoBD enthalten eine Reihe von Grundsätzen, die wie folgt zusammengefasst werden:
Rückführbarkeit und Überprüfbarkeit: Alle einzelnen Geschäftsvorgänge sowie die Abrechnungs- und Buchungsprozesse müssen nachvollziehbar und dokumentiert sein.
Verpflichtung zur Führung von Einzelaufzeichnungen: Das Gesetz schreibt vor, dass die Kassenaufzeichnungen einzeln geführt werden müssen. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln aufgezeichnet werden muss.
Vollständigkeit: Geschäftsvorfälle müssen vollständig und lückenlos erfasst werden, damit alle relevanten Daten enthalten sind.
Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit: Die Geschäftsvorfälle müssen in den Unterlagen richtig, den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften dargestellt werden (BFH-Urteil vom 24. Juni 1997, BStBl II 1998 S. 51).
Lesbarkeit: Die Reproduktion muss dem Original sowohl optisch als auch inhaltlich entsprechen, wenn sie lesbar gemacht wird (visuelle Überprüfbarkeit).
Mechanische Auswertbarkeit: Ermöglicht eine mathematisch-technische Auswertung, eine Volltextsuche oder eine Prüfung im weitesten Sinne.
Zeitnahe Buchungen und Aufzeichnungen: Zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorgängen und die Gewährleistung, dass Buchungen so schnell wie möglich nach ihrem Auftreten vorgenommen werden.
Reihenfolge:Systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen in klarer, eindeutiger und identifizierbarer Weise.
Unveränderlichkeit: Sobald eine Information in den Verarbeitungsprozess gelangt, kann sie nicht mehr unterdrückt, überschrieben, gelöscht, verändert oder verfälscht werden, ohne dass ihr ursprünglicher Inhalt nachvollziehbar bleibt.
Verfügbarkeit: Die aufbewahrungspflichtigen Informationen sollten während der gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben und müssen sofort in einem lesbaren Format abrufbar sein.
Integrität: Wahrung der Integrität des Inhalts.
Authentizität: Verifizierung der Quelle. Ein Absender kann bei einer geschäftlichen Transaktion leicht identifiziert werden.
Geheimhaltung: Unbefugtes Eindringen, sowohl lesend als auch schreibend, muss vermieden werden.
Verfahrensdokumentation
Da die GoBD auch für interne Prozesse und die Datenverarbeitung gelten, sind Unternehmen verpflichtet, eine klare und umfassende Verfahrensdokumentation zu erstellen und zu pflegen.
Diese Dokumentation soll den Prozess der Datenverarbeitung und -speicherung abbilden. Der konkrete Inhalt der Dokumentation ist abhängig von der Komplexität des Geschäftsbetriebs, der Organisationsstruktur und den eingesetzten Systemen.
Während der gesamten Aufbewahrungsfrist muss sichergestellt und nachgewiesen werden, dass der in der Dokumentation beschriebene Prozess exakt der praktischen Umsetzung entspricht.
Die Verfahrensdokumentation muss eindeutig sein und von einem unabhängigen Dritten, z. B. einem Wirtschaftsprüfer, innerhalb einer angemessenen Frist überprüft werden können.
Digitaler Zahlungsnachweis mit Klippa SpendControl
Klippa SpendControl ermöglicht es Mitarbeitern, Fotos von Quittungen und Rechnungen zu machen oder E-Dokumente per E-Mail, Web oder mobiler App hochzuladen.
Unsere benutzerfreundliche Software extrahiert relevante Dokumentenfelder mit 99%iger Genauigkeit durch optische Zeichenerkennung (OCR) und lädt die Daten automatisch in Ihr System.
Nach der Übermittlung können autorisierte Mitarbeiter die Transaktionen sofort überprüfen und genehmigen. Die verarbeiteten und genehmigten Daten können dann über die mehr als 20 direkten Integrationsoptionen von Klippa in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System gebucht werden .
Klippa bewahrt alle archivierten Daten mindestens 10 Jahre lang auf und stellt so sicher, dass Ihre Transaktionsdokumente für Prüfungen und Steuerbehörden jederzeit leicht zugänglich bleiben.
Unsere Lösung wurde in Übereinstimmung mit den GoBD-Standards entwickelt und hält sich an die vorgegebenen Grundsätze. Unsere Lösung ist eine integrierte Lösung und die Einhaltung der GoBD wird auch in den Buchhaltungs- und ERP-Systemen berücksichtigt, in die Klippa SpendControl integriert ist.
Klippa hat die internen Verarbeitungs- und Datenverarbeitungstätigkeiten in seinen internen Unterlagen dokumentiert.
MwSt.-Sätze
Die Mehrwertsteuer in Deutschland ist eine breit angelegte Verbrauchssteuer, die direkt auf die von den Verbrauchern genutzten Waren und Dienstleistungen erhoben wird.
In Deutschland gibt es drei Mehrwertsteuersätze, die für die Verwaltung von Geschäftsausgaben relevant sind:
Außerdem werden Gas- und Wärmelieferungen vom 1. Oktober 2022 bis zum 31. März 2024 aufgrund der gestiegenen Energiekosten für Privathaushalte nun mit 7 % besteuert.
Der Mehrwertsteuersatz für Mahlzeiten (ohne Getränke) in Restaurants und anderen Verpflegungsdienstleistungen wurde während der Covid-19-Pandemie vorübergehend von 19 % auf 7 % gesenkt. Diese Ermäßigung endet am 31. Dezember 2023.
Für Geschenke gibt es eine Freigrenze. Im Jahr 2024 wird diese Grenze von 35 € auf 50 € angehoben.
Automatisierte Berechnung des MwSt.-Satzes mit Klippa SpendControl
Klippa SpendControl identifiziert und extrahiert automatisch deutsche Mehrwertsteuersätze aus verschiedenen Dokumenttypen und übernimmt diese direkt in Ihr System.
Darüber hinaus ermöglicht unsere Lösung den Nutzern die Einbeziehung der geltenden Mehrwertsteuersätze, die auf die Anforderungen ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Nach der Extraktion können die Nutzer die Daten direkt in ihr bevorzugtes Buchhaltungs- oder ERP-System eingeben .
Kilometerpauschale
Die Fahrtkostenerstattung soll die Kosten ausgleichen, die Arbeitnehmern für den Weg zu ihrem Arbeitsplatz entstehen. Hier ist die Aktualisierung der Fahrkostenerstattung 2024 für Deutschland.
Mitarbeitern kann eine steuerfreie Kilometerpauschale von 0,20 €/km für Motorräder, Mopeds oder Roller und 0,30 €/km für Autos gewährleistet werden. Der Höchstbetrag pro Fahrt ist auf 130 Euro begrenzt.
Obwohl es legal ist, einen höheren Betrag zu erstatten, muss jeder Betrag, der über das genehmigte Kilometergeld hinausgeht, als Teil des Einkommens des Arbeitnehmers versteuert werden.
Genehmigte Kilometersätze für das Pendeln: Arbeitgeber haben die Möglichkeit, Arbeitnehmern die Kosten für das Pendeln zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte zu erstatten.
Es ist zwar zulässig, eine höhere Erstattung zu gewähren, aber jeder Betrag, der über das genehmigte Kilometergeld hinausgeht, unterliegt der Besteuerung als Teil des Einkommens des Arbeitnehmers.
Bewilligter Betrag des steuerfreien Kilometergeldes:
Zusätzliche Informationen zu den genehmigten Kilometersätzen für Pendler:
Automatisierte Fahrtenbuchführung mit Klippa SpendControl
Klippa SpendControl ermöglicht den Benutzern die einfache Erfassung und Erstattung von Kilometergeld mit Google Maps-Integration. Die Mitarbeiter wählen einfach den Start- und Endpunkt der Reise, während unsere Lösung die Entfernung auf der Grundlage der schnellsten Route berechnet und einen festgelegten Tarif anwendet.
Nach der Einreichung einer Spesenabrechnung kann SpendControl personalisierte Erstattungsregeln implementieren, wie z.B. Kilometergeld, das bestimmten Benutzern, Abteilungen oder Kategorien zugewiesen wird. Anschließend werden die Daten zur Genehmigung an autorisierte Personen weitergeleitet.
Klippa bewahrt alle Daten mindestens 10 Jahre lang sicher auf und garantiert so, dass Unternehmen bei Bedarf auf die Fahrtenbücher zugreifen können, um eine einfache und präzise Rückerstattung an die Mitarbeiter zu ermöglichen.
Verpflegungspauschalen
Arbeitnehmern in deutschen Unternehmen werden feste Tagessätze für Reisekosten gewährt.
Diese Pauschalen werden von der Regierung festgelegt, was den Prozess vereinfacht und die Unternehmen von der Notwendigkeit befreit, ihre eigenen Regulierungen zu entwickeln; stattdessen halten sie sich an die festgelegten Vorschriften.
Geschäftsreisen im Inland – Verpflegungspauschalen
Arbeitnehmer in Deutschland erhalten Pauschalbeträge zur Abgeltung von Ausgaben für Verpflegung und Unterkunft auf Dienstreisen. Die Verpflegungspauschalen sind bis zu einer bestimmten Grenze steuerfrei und werden nicht als Teil des regelmäßigen Einkommens des Arbeitnehmers behandelt. Sie sind in zwei Gebührensätze unterteilt:
1-tägige Geschäftsreisen
Bei Dienstreisen von weniger als 8 Stunden Dauer wird kein Tagegeld für Mahlzeiten gezahlt. Für Dienstreisen mit einer Dauer von 8 bis 24 Stunden gilt der reduzierte Tagessatz für Mahlzeiten.
Mehrtägige Geschäftsreise mit Übernachtung (länger als 24 Stunden)
Bei Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern, gilt für ganze Tage ein normales Essensgeld, während am Ankunfts- und Abreisetag ein reduziertes Essensgeld gewährt wird.
Außerdem gibt es eine Übernachtungspauschale für mehrtägige Reisen, die die Übernachtungskosten abdeckt. Wird die Unterkunft jedoch vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt und vollständig übernommen, kann der Pauschalbetrag für eine Übernachtung nicht geltend gemacht werden.
Geschäftsreisen ins Ausland – Verpflegungspauschalen
Die Einstufungen für Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen sind sowohl innerhalb Deutschlands als auch international einheitlich. Allerdings können die Erstattungssätze je nach Land und den örtlichen Lebenshaltungskosten stark variieren.
So gibt es für eine Übernachtung in Barcelona, Spanien, einen Pauschalbetrag von 144 €, während in einer beliebigen Stadt in der Tschechischen Republik nur 77 € gezahlt werden.
Im Gegensatz zu den festen Beträgen für Inlandsdienstreisen in Deutschland werden die Sätze für Auslandsdienstreisen jährlich angepasst.
Die vollständige Liste aller Pauschalbeträge für zusätzliche Verpflegungs- und Unterbringungskosten im Ausland finden Sie hier.
Automatisierte Pauschalerstattung mit Klippa SpendControl
Klippa SpendControl verarbeitet automatisch Ihre Reiseerfassungen und -ausgaben und ermöglicht es Ihnen, klare Grenzen festzulegen, um Mehrausgaben zu vermeiden und die Erstattung zu vereinfachen.
Mit Hilfe einer Spesenverwaltungssoftware können Ihre Mitarbeiter die Erstattung von Tagegeldern digital beantragen und sich an vordefinierte Ausgabengrenzen für Inlandspauschalen halten. So können Sie Ausgaben wie Verpflegungspauschalen automatisch erstatten.
Alles in allem rationalisiert unsere KI-betriebene Lösung die Prozesse des Spesenmanagements und eliminiert die Risiken von betrügerischen und veralteten Quittungen. Sie vereinfacht die Einreichung von Spesenabrechnungen in drei einfachen Schritten und überträgt Daten automatisch an Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software durch unsere direkten Integrationsfunktionen.
Lesen Sie über die Einhaltung von Vorschriften in anderen Ländern
Erfahren Sie, wie Sie die nationalen Vorschriften über Tagegelder, Kilometergeld, Mehrwertsteuersätze, Zahlungsnachweise und vieles mehr einhalten.
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