Cómo ahorrar un 60% en costos de back-office sin recurrir a la subcontratación

Cuando las empresas buscan formas de ahorrar costos, un término familiar que aparece a menudo es “subcontratación”. Este término puede aplicarse a muchos tipos de sectores y puestos de trabajo, desde asistencia técnica hasta contabilidad y entrada de datos.

¿Qué obtienen realmente estas empresas cuando deciden subcontratar la gestión de sus llamadas o su facturación?

Aunque a algunas empresas les encanta, muchas descubren que su reducción de costos también reduce los niveles de calidad como consecuencia de las diferencias de horario, las barreras lingüísticas o la falta de espacio en las oficinas de un país extranjero. Esto hace que sus clientes también sufran, lo que crea aún más problemas para la empresa original.

Para las empresas que quieren ahorrar costos sin perder el servicio que esperan sus clientes, vamos a proponerles una alternativa mejor que la subcontratación. ¿Cuál podría ser? Dedica unos minutos de tu tiempo a leer este blog y descubre cómo puedes ahorrar un 60% en costos de back office sin recurrir a la subcontratación.

¿Por qué subcontratan las empresas los procesos de back-office?

Las empresas que recurren a los servicios de subcontratación mencionan distintas razones para subcontratar sus procesos de back-office. Sus necesidades pueden variar en función del tamaño y el sector de las organizaciones, lo que influye en los posibles resultados. Sin embargo, algunas ventajas son aplicables a casi todas las empresas. A continuación se exponen las 3 razones más mencionadas para recurrir a la subcontratación:

Hasta un 50% de ahorro de costos La primera y más obvia ventaja de subcontratar las operaciones de back-office es, sencillamente, la mejora de los resultados de una empresa. En un estudio mundial sobre la subcontratación realizado por Deloitte, más de la mitad de los entrevistados indicaron que la reducción de costos era la razón principal para subcontratar. Esto tiene mucho sentido, porque las funciones de back-office pueden ser bastante costosas debido a los gastos generales del personal, las instalaciones, las herramientas y los recursos tecnológicos (es decir, software, aplicaciones y programas). Estos costos pueden suponer un gasto importante y cada vez mayor. La subcontratación de ciertos procesos es una solución más económica, ya que las empresas de subcontratación ponen a tu disposición una infraestructura existente de instalaciones y recursos además de bajos costos de mano de obra en el extranjero. Distintos estudios arrojan cifras diferentes, pero por lo general las empresas pueden ahorrar hasta un 50% si subcontratan sus operaciones de back-office en lugar de mantenerlas internamente..

Más atención a las actividades principales La subcontratación no sólo hace que las empresas ahorren dinero, sino que también les da más tiempo para centrarse en sus actividades clave. El 57% de los encuestados en el estudio de Deloitte afirmaron que este era uno de los principales motivos para subcontratar. Estamos totalmente de acuerdo. No hay nada más frustrante que querer trabajar en actividades que añaden valor y verte obligado a perder el tiempo en tareas administrativas. Al subcontratar estas tareas y funciones secundarias, las empresas tienen más libertad para concentrarse en sus puntos fuertes y asegurarse de que sus empleados se centran en las tareas para las que fueron contratados.

Mayor grado de flexibilidad El aumento de la flexibilidad es otra ventaja importante de la subcontratación. En la Encuesta Mundial sobre Subcontratación del año 2020, casi la mitad de las empresas afirmaron que la subcontratación les permitía ser más flexibles y resolver problemas de capacidad. Con la incertidumbre que rodea a la economía global actual, las empresas necesitan tener la capacidad de expandirse o reducirse rápidamente. Por desgracia, eso no siempre es posible debido a la escasez de mano de obra o a los contratos fijos. Esto puede poner en serios aprietos el crecimiento o la salud de una empresa. En caso de recurrir a la subcontratación, tu proveedor se encargará del proceso de contratación y capacitación para las tareas de back-office. Por lo general, tienen acceso a una mano de obra amplia y barata de la que podrás beneficiarte. Además, la asociación con una empresa de subcontratación sólo puede ser contractual, por lo que puedes contratarla en función de tus necesidades.

Estas ventajas no son los únicos factores que hay que tener en cuenta a la hora de subcontratar. También tienes que tener claro qué tareas son adecuadas para ser subcontratadas. De eso vamos a hablar en la siguiente sección.

¿Qué procesos de back-office se subcontratan más?

Cada vez más empresas reconocen las ventajas de subcontratar las operaciones de back-office. Pero, por supuesto, no todos los trabajos pueden subcontratarse. Para darte una idea del tipo de tareas que puedes subcontratar, a continuación enumeramos cinco de las funciones de back-office más subcontratadas:

1. Introducción de datos
   La introducción de datos la llevan a cabo muchas empresas. Básicamente, es el proceso de obtener datos almacenados en un determinado formato (por ejemplo, una factura en papel) e introducirlos en otro formato (por ejemplo, un sistema de contabilidad). En pocas palabras, significa copiar y pegar datos de una fuente a otra. Y estos cientos o incluso miles de veces al mes. Como puedes imaginar, esto puede convertirse en un proceso muy tedioso y lento.
   
   Por eso, cada vez más empresas optan por recurrir a servicios de subcontratación de entrada de datos. Según un estudio realizado por Technavio, se espera que este mercado crezca en 351,8 millones de dólares durante 2019-2023, progresando a una tasa de crecimiento anual de casi el 5% durante el período previsto.
   
   Al subcontratar sus tareas de entrada de datos, estas empresas garantizan la calidad de los datos, ahorran costos y tienen más tiempo para las actividades centrales del negocio que tienen un impacto directo en las operaciones diarias y las finanzas en lugar de llevar a cabo tediosas tareas de entrada de datos.
   
   
2. Contabilidad y administración de cuentas
   La contabilidad y la administración de cuentas son dos caras de la misma moneda: las finanzas de una empresa. La administración de cuentas se refiere al proceso diario de seguimiento de los gastos y los ingresos, mientras que la contabilidad se refiere a los cálculos numéricos de alto nivel y la planificación estratégica.
   
   En una encuesta realizada por Clutch, se descubrió que el 37% de las empresas pequeñas subcontratan estos procesos empresariales, lo que los sitúa entre los procesos más subcontratados.
   
   Estos procesos suelen subcontratarse porque son bastante técnicos y requieren conocimientos específicos, como el manejo de software de contabilidad. Además, en las finanzas hay mucho en juego. Cometer un solo error puede llevar a una sanción significativa y no tener una visión precisa del flujo de caja de tu empresa puede, a la larga, llevar al colapso de tu negocio.
   
   Y como todas las funciones que suelen subcontratarse, la contabilidad y la administración de cuentas requieren mucho tiempo. La administración, en particular, puede ser muy tediosa y ocupar horas del día que podrían dedicarse a actividades de mayor importancia.
   
   
3. Soporte técnico y atención al cliente
   El soporte técnico es una de las funciones más importantes de cualquier empresa. Es la forma de aumentar la satisfacción y retención de los clientes. Si, por ejemplo, uno de tus clientes llama con una duda o un problema, la situación debe ser resuelta por un equipo de profesionales con experiencia técnica y de atención al cliente.
   
   Para una pequeña empresa puede ser difícil crear y gestionar internamente un equipo de este tipo, por lo que un socio de subcontratación puede ayudar proporcionando asistencia al cliente y asistencia remota. No es sorprendente, entonces, que más de un tercio de las pequeñas empresas estén actualmente subcontratando sus servicios informáticos.
   
   
4. RRHH y nóminas
   Subcontratar los servicios de RRHH y nóminas puede ayudarte a liberar tiempo y recursos valiosos. Durante mucho tiempo fue un mito que sólo las empresas consolidadas con una gran plantilla podían conseguir esto.
   
   Aunque las empresas más grandes siguen siendo las más propensas a subcontratar la gestión de sus nóminas – el 73% de las empresas Estadounidenses con ingresos de $5 billones o más subcontrataron esta función – muchas organizaciones más pequeñas y start-ups se están animando a hacer lo mismo.
   
   Ayuda a estas empresas a desarrollar una mejor estrategia de RR.HH., incluida la selección y contratación, la auditoría, la gestión de vacaciones y la retención, y las exime de lo que podrían ser costosos errores fiscales o de cálculo de las nóminas.
   
   
5. Marketing y relaciones públicas
   Tanto si se trata de una nueva empresa como de un pequeño negocio o una organización global, probablemente sabes que el marketing de tu marca puede quitarte mucho de tu valioso tiempo. Además, es posible que tú mismo no tengas mucha experiencia o conocimientos de marketing o que no dispongas de ellos en tu empresa, por lo que no hay garantía de que seas capaz de crear una campaña que se alinee con los valores de tu marca y te proporcione un retorno de la inversión (ROI) que te beneficie. De hecho, si tu trabajo es de calidad inferior, un esfuerzo poco cualificado podría tener efectos negativos para tu marca.
   
   Esto es algo ampliamente reconocido en el sector B2B, ya que casi dos tercios de las empresas B2B subcontratan sistemáticamente todos o parte de sus esfuerzos de marketing a agencias.
   
   Esto les permite elaborar estrategias y ejecutar múltiples canales de marketing al tiempo que gestionan los recursos internos de forma más eficaz.

Ya conocemos las ventajas de la subcontratación y las tareas que más se subcontratan. Pero, ¿acaso no hay desventajas en la subcontratación? Por supuesto que sí. ¡Veámoslas más de cerca!

¿Cuáles son las desventajas de la subcontratación del back-office?

Al igual que cualquier otra actividad empresarial, la subcontratación no es un camino de rosas. Es importante tener en cuenta también los inconvenientes, para saber a qué nos enfrentamos.

• Estándares de calidad inferiores
  Las empresas de subcontratación no suelen regirse por las mismas normas y la misma misión que guían a tu empresa. Están motivadas por las ganancias, en lugar de por las métricas específicas que tendrías si la función se mantuviera dentro de la empresa.
  
  Dado que el precio del contrato es fijo, la única forma de que una empresa de subcontratación aumente sus ganancias es reduciendo los costos. La mayoría de las veces, esto conduce a una menor calidad del servicio suministrado. En otras palabras, el trabajo subcontratado puede realizarse con rapidez, pero carecerá del nivel y la calidad que los clientes esperan de tus productos o servicios.
  
  
• Menos control
  Cuando firmas un contrato para que otra empresa realice la función de todo un departamento o una sola tarea, estás cediendo la administración y el control de esa función a esa otra empresa. Pierdes el control sobre el seguimiento y la ejecución de las tareas y corres el riesgo de que se reduzcan los niveles de calidad mencionados anteriormente.
  
  
• Errores de comunicación
  No importa si trabajas con una empresa subcontratada en el extranjero o con un experto con talento al otro lado de la calle: si repartes el trabajo a distancia por correo electrónico, teléfono o Zoom, las instrucciones importantes suelen perderse en la traducción. A todos nos pasa de vez en cuando. Incluso se ha descubierto que las barreras lingüísticas son la barrera de comunicación más común que provoca malentendidos y malas interpretaciones entre persona.
  
  Puede que no sea un gran problema cada vez que ocurre, pero de vez en cuando puede costarte mucho tiempo, dinero y dolores de cabeza.
  
  
• Costos ocultos
  Aunque la subcontratación suele considerarse rentable, debes ser consciente de los posibles costos ocultos. Como el contrato especifica todos los detalles del servicio que se presta, todo lo que no esté cubierto en el contrato será la base de cargos adicionales. Además, contratar a un abogado para que revise todos los contratos e introduzca los cambios necesarios implica gastos legales.
  
  No olvides que tú no eres el experto en este campo, sino la empresa de subcontratación. Si son buenos en lo que hacen, tienen muchos contratos y, por tanto, mucha experiencia en este ámbito de la contratación. Es su experiencia, y tu falta de experiencia, lo que hace que no te des cuenta de los costos ocultos.
  
  Otro problema es que los costos y el tiempo para gestionar a un equipo en el extranjero son a menudo significativamente más altos que los de la gestión de un equipo interno. Debido a las barreras lingüísticas, la diferencia de horarios y una base de conocimientos inferior, el ahorro de costos que ofrece la mano de obra barata puede quedar anulado. Por lo tanto, no es sorprendente que cada vez más empresas empiecen a recurrir al nearshore en lugar del offshore.
  
  
• Incertidumbre
  Uno de los escenarios más temidos en la subcontratación es que un proveedor de subcontratación se declare en bancarrota. Dado que vas a ceder parte de tus operaciones a otra empresa, estarás ligado al bienestar financiero de esa empresa. Puede ocurrir que la empresa subcontratada tenga un bajo rendimiento financiero e incumpla sus obligaciones contractuales, o peor aún, que se declare en bancarrota y busque protección frente a sus acreedores.
  
  Una vez más, hay que especificar claramente todos los términos y condiciones en los acuerdos contractuales, porque no querrás sufrir un golpe financiero si la otra empresa no cumple.
  
  
• Amenaza para la seguridad y la confidencialidad
  En esta época de protección de datos y GDPR, es esencial que seas muy cauteloso a la hora de utilizar los datos de los clientes. Si piensas subcontratar procesos que requieren datos personales, como nóminas o historiales médicos, podrías estar poniendo en riesgo la privacidad de otras personas y la seguridad de tu empresa al pasar esos datos a terceros. Piensa en cómo podrían reaccionar tus clientes cuando se den cuenta de que sus datos personales están siendo almacenados y procesados por una persona en, por ejemplo, las Filipinas. Seguro que lo piensan dos veces.
  
  También hay que proteger la propiedad intelectual cuando se subcontratan tareas a otra empresa. Si se trata de compartir datos o conocimientos propios de la empresa, como dibujos de productos o fórmulas, hay que adoptar medidas proactivas para proteger esta información.

Es mucho que digerir, ¿verdad? Por suerte, la subcontratación no es la única forma de ahorrar tiempo y dinero. A continuación te presentamos la mejor alternativa a la subcontratación de back-office.

¿Cuál es la mejor alternativa a la subcontratación del back-office?

En algún momento, era lógico que una empresa, por ejemplo una compañía de seguros, mantuviera enormes departamentos de back-office. Al fin y al cabo, tener a muchas personas encargadas del procesamiento de datos y formularios, la gestión de comisiones, la gestión de solicitudes de reembolso y la tramitación de pólizas significaba que esas tareas se realizaban lo más rápidamente posible.

Todo esto cambió con bastante rapidez. Las empresas empezaron a subcontratar tareas que no requerían conocimientos específicos o que no aportaban mucho valor añadido, como hemos comentado antes. Y ahora, en la era moderna, hay un factor de cambio en esta industria: ¡la tecnología!

Cada vez son más las empresas que empiezan a automatizar tareas con la ayuda de diversas tecnologías y, gracias a ello, pueden minimizar su carga de trabajo de back-office. Obtienen los mismos beneficios que con la subcontratación, ya que se ahorra tiempo y dinero, pero esta vez no interviene ningún tercero en el extranjero.

Probablemente estés tan entusiasmado como nosotros a estas alturas, así que esto pide más explicaciones. A continuación, cuatro tecnologías que contribuyen a reducir el trabajo de back-office

1. Plataformas de código reducido
   Las plataformas de código reducido ayudan a los empleados sin conocimientos de programación a crear aplicaciones que les ayuden a realizar su trabajo de forma más eficiente. Lo que empezó como un movimiento para empoderar a los individuos, ahora se ha trasladado al ámbito de la informática empresarial. Múltiples proveedores han creado herramientas para ayudar a las grandes organizaciones en su camino hacia la transformación digital.
   
   Un gran jugador en esta área es Mendix, que ofrece una plataforma de código bajo para desarrollar aplicaciones móviles y web a escala. La API OCR de Klippa está disponible como un plug-in, con el que puedes integrar fácilmente nuestra tecnología en tu propia aplicación. Funciona perfectamente para la extracción y verificación de datos en recibos, facturas, contratos, pasaportes y más.
   
   Lo que es importante recordar sobre estas plataformas de bajo código es que puedes mejorar exponencialmente el tiempo de comercialización de nuevos productos digitales, mejorar los procesos internos y ayudar a tu empresa a minimizar la cantidad de tareas de back-office.
   
   
2. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
   La tecnología OCR lleva bastante tiempo entre nosotros. Lo que hace el OCR es traducir el texto que está en un formato físico (por ejemplo, documentos impresos, notas manuscritas o recibos) a un formato digital estructurado. En pocas palabras, lee un documento, extrae la información que contiene y pasa los datos al sistema o herramienta deseada para seguir procesándolos.
   
   Muchas empresas consideran el OCR una tecnología esencial para automatizar sus flujos de trabajo. Ayuda a las personas a trabajar más rápido con errores mínimos en, por ejemplo, la verificación de documentos, la gestión de facturas, el procesamiento de contratos y el procesamiento de documentos de identidad.
   
   Klippa lleva el OCR al siguiente nivel combinando su herramienta de OCR con el machine learning y la inteligencia artificial (consulta también la tecnología número 4). Así se consiguen enormes mejoras en los índices de precisión de múltiples formatos e idiomas. El OCR basado en la IA es capaz incluso de diferenciar entre texto manuscrito y documentos escaneados, y extrae información de formatos gráficos como pósters y folletos.
   
   
3. Automatización robótica de procesos (RPA)
   La RPA es una tecnología de automatización de procesos empresariales (BPA) que te permite definir un conjunto de instrucciones para que las ejecute un robot o “bot”. Gestiona procesos empresariales repetitivos utilizando robots de software para realizar tareas y generar respuestas sin errores.
   
   Los robots RPA utilizan la interfaz de usuario para capturar datos y manipular aplicaciones como lo hacen los humanos. Interpretan, activan respuestas y se comunican con otros sistemas para realizar una gran variedad de tareas repetitivas. Pero mucho mejor: un robot de software RPA nunca duerme y no comete errores.
   
   Un gran ejemplo de proveedor de RPA es UiPath, el cual proporciona una plataforma de software completa para ayudar a las organizaciones a automatizar eficientemente sus procesos de negocio. Al igual que con Mendix, puedes utilizar plug-ins para incluir fácilmente la tecnología de extracción de datos a tu solución. Con el plug-in de Klippa, por ejemplo, puedes extraer y procesar datos de documentos, PDF, correos electrónicos y otros formularios en cuestión de segundos.
   
   
4. IA y machine learning
   La IA y el Machine Learning son la base de la mayoría de las tecnologías mencionadas. Los algoritmos de Machine Learning permiten al software aprender automáticamente y mejorar a partir de la experiencia sin necesidad de ser programado explícitamente.
   
   Se basan en un flujo constante de datos de los que aprender y, por lo general, requieren un amplio conjunto de datos para entrenar a sus algoritmos. Si el volumen de datos es demasiado pequeño, la tecnología de machine Learning no podría funcionar con un alto nivel de precisión. Puede resultar bastante difícil entrenar a un modelo sin ayuda, pero por suerte puedes beneficiarte de la experiencia de otros.

Sin duda es interesante leer sobre estas tecnologías y la lógica que las sustenta. Cada tecnología tiene sus ventajas y lo bueno es que todas pueden combinarse para crear una herramienta aún más potente. La API OCR de Klippa, por ejemplo, combina la tecnología OCR más avanzada con la IA y el machine learning para aprender y mejorar automáticamente su software. Todos los componentes pueden integrarse también en soluciones de código reducido y RPA, por lo que las posibilidades de aplicación son literalmente ilimitadas.

Para demostrar nuestro punto de vista, a continuación presentamos algunos casos de uso reales en los que nuestras tecnologías ahorran una gran cantidad de horas de trabajo y producen mejores resultados. ¿Te parece bien? ¡Vamos!

Casos de uso de la API de OCR de Klippa

Aunque las posibilidades de uso de la tecnología OCR son casi infinitas, te presentamos algunos casos de uso:

Seguros Imagina que acabas de tener un accidente automovilístico y sabes que te enfrentas a montones de papeleo que completar para arreglar tú vehículo. Ese mismo montón de papeles debe tramitarse antes de que te den el OK para acudir a un servicio de reparaciones. ¿Y si pudieras escanear los formularios con tu smartphone? En cuanto los escanees y los archives, ya habrás dado un paso importante para que tu vehículo vuelva a funcionar. La compañía de seguros recibe los documentos digitales y verifica automáticamente datos como tu nombre, número de seguro social, fecha del accidente, descripción de los daños, costos de reparación previstos y tu firma. El procesamiento de las fotos tarda menos de un minuto, la verificación humana final tarda unos minutos más y ¡listo! La ventaja principal de la tecnología OCR en esta situación es que elimina los retrasos, que pueden provocar el estancamiento de la gestión de las solicitudes y problemas de pago. Al utilizar OCR, el flujo de trabajo se agiliza al máximo y los plazos de entrega se reducen al mínimo.

Préstamos al consumidor Los préstamos al consumidor también tienen fama de ser un proceso intensivo de papeleo y muchos prestatarios le temen a los montones de formularios en papel que esperan su firma. Sin embargo, la tecnología OCR y la nueva legislación están cambiando tanto la experiencia del cliente como la eficiencia operativa con procesos sin papel, firmas digitales, capacidades móviles y automatización de back-office. Muchas empresas han transformado su anticuado proceso de préstamos, repleto de papel, con una solución inteligente que agiliza la gestión de los préstamos, proporciona una comunicación proactiva con los clientes y evita costosos procesos de seguimiento. No sólo crean y aprueban préstamos mucho más rápido y con mayor eficacia, conformidad y seguridad que nunca, sino que también mejoran la experiencia del cliente hasta un nuevo nivel a largo plazo. Con un flujo automatizado, la incorporación de clientes, las verificaciones de datos financieros, las evaluaciones de riesgos y la aprobación (o negación) de préstamos pueden realizarse en cuestión de minutos. Dile adiós a las semanas de espera para obtener un préstamo y saluda a los préstamos instantáneos.

Programas de fidelización Los programas de fidelización son muy diversos. Pueden consistir en campañas basadas en puntos, reembolsos, campañas por niveles, campañas de fidelización premium, etcétera. Aparte de ofrecer recompensas por la compra de sus productos o servicios, estas formas de campañas tienen algo más en común: implican mucho trabajo de back-office. Con un proceso anticuado y manual, pueden pasar días o incluso semanas hasta que se recibe el recibo de un cliente, se verifica, se valida y se entrega la recompensa. Con la tecnología OCR, en cambio, puedes inscribirte y comprar productos participantes, simplemente utiliza tu teléfono móvil para hacer una foto de tu recibo y envíalo para recibir tu recompensa casi al instante. Los datos del recibo se extraen, interpretan y procesan en cuestión de segundos. Esto no sólo hará más felices a los clientes, sino que las empresas podrán enfrentarse mejor a los periodos de mayor volumen, cometer menos errores y experimentar menos incidentes de fraude, como la admisión de recibos duplicados. Piensa en el ahorro de costos que suponen estas ventajas. Bastante agradable, ¿verdad?

Esta no es una lista exhaustiva de los casos de uso. Estamos seguros de que se te ocurren muchas más posibilidades de aplicación.

Cumpliendo nuestra promesa de ahorrar un 60% en costos de back-office

Todo lo que hemos discutido hasta ahora ha sido bastante interesante, pero en la introducción prometimos un 60% de ahorro de costos. Ha llegado el momento de cumplir esa promesa y demostrarte que ese ahorro de costos se puede conseguir fácilmente.

Para ello, vamos a elaborar un breve caso práctico basado en los costos laborales, que puede adaptarse totalmente a tu propia situación. Esto te dará una idea del posible ahorro para tu organización. ¿Estás listo? ¡Calculemos algunos números!

El objetivo principal de la automatización es sustituir o ayudar a los seres humanos en la ejecución de tareas. La participación de los trabajadores puede eliminarse por completo de determinados procesos o su trabajo puede reducirse a lo estrictamente necesario. La idea es que con la automatización los trabajadores emplean su tiempo de forma más eficaz, lo que reduce los costos de mano de obra.

Entonces, ¿cuánto ahorra la automatización del flujo de trabajo en términos de costos laborales? Depende de varios factores.

En primer lugar, hay que saber cuál es el salario promedio de un trabajador por su trabajo. Puedes calcular estos costos basándote en lo que ya le estás pagando a tus trabajadores o puedes usar fuentes externas para encontrar los costos promedio de mano de obra en tu país y en tu industria.

A continuación, puedes multiplicar esta tarifa horaria por el número de horas que tarda un proceso en completarse:

Tarifa por hora x horas de trabajo = costo laboral

La parte más complicada de la ecuación es determinar cuánto tiempo ahorrarán las herramientas de automatización en una tarea o proyecto específico. Si ya tienes acceso a una herramienta de automatización, o a una versión de prueba, puedes realizar la tarea y calcular el tiempo de ejecución del proyecto. Si no, puedes pedirle al proveedor la duración estimada de tareas concretas.

Con la API OCR de Klippa, por ejemplo, las empresas consiguen reducir el tiempo dedicado a los procesos manuales hasta en un 70% en promedio. Además, estudios realizados en campos como el procesamiento de facturas muestran que es muy factible ahorrar entre un 60 y un 80% de tiempo.

Para determinar el ahorro potencial, puedes calcular el tiempo dedicado a la tarea con una herramienta de automatización, multiplicarlo por la tarifa por hora y restarlo de tus costos laborales actuales:

Costo laboral – (tiempo dedicado a la automatización x tarifa por hora) = ahorro total de costos

Por ejemplo, supongamos que actualmente empleas a un equipo de 2 encargados de cuentas por pagar (a 30 euros la hora) para procesar, aprobar, corregir y archivar las facturas en tu sistema de contabilidad, lo que les lleva unas 80 horas al mes por persona.

Tus costos laborales anuales serían de 57.600 euros (30 euros x 80 horas x 2 personas x 12 meses).

Supongamos que una herramienta de automatización reduce esas 80 horas mensuales por persona a 24 horas, una reducción del 70%. Esto supondría un costo de mano de obra anual de ~17,3k (30 euros x 24 horas x 2 personas x 12 meses) y daría lugar a un ahorro de costos inmediato de más de 40k ¡para un solo proceso!

Los grandes volúmenes y las tareas y procesos más largos -informes, procesos de aprobación, envío de notificaciones, etc.- podrían sumar cientos de miles de euros ahorrados a lo largo de los años.

Comparar todos esos costos ahorrados con el costo mensual o anual de una herramienta de automatización puede ayudarte a ver si la herramienta vale la pena o no.

Supongamos que, en nuestro ejemplo, el proveedor te cobra una cuota única de instalación de 2,5k, una cuota mensual de licencia de 150 euros y una cuota mensual de integración de 100 euros. En ese caso, ahorrarías casi 35.000 euros en el primer año utilizando una herramienta de automatización (consulta los cálculos a continuación).

Ahora compara esta cifra (34,8k) con los costos anuales de mano de obra al principio (57,6k), y ahí lo tienes: ¡un ahorro del 60,4%!

¿Quieres saber cómo puede ayudarte la automatización?

Como habrás observado, sólo hemos tomado en cuenta los costos de mano de obra ahorrados, porque no existe una fórmula mágica para calcular todo el ahorro de costos que se obtiene con la automatización. El ahorro exacto depende en gran medida de la situación, las operaciones y las necesidades actuales de tu empresa, y aun así algunos beneficios pueden ser intangibles, como el aumento de la productividad y la satisfacción de los empleados.

Si necesitas ayuda para calcular el valor añadido del software de automatización para tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Nuestros experimentados especialistas de producto estarán encantados de guiarte en este proceso. Ellos pueden contarte todo lo que la automatización puede hacer por tu empresa y cómo puedes integrarla a la perfección con los sistemas y operaciones existentes.

También es posible planificar una demostración gratuita de 30 minutos, en la que te mostraremos cómo funciona nuestro software y cómo beneficiará a tu organización.