Almacenar y organizar las facturas digitalmente es esencial para las empresas, sobre todo cuando una empresa está creciendo. Pero, ¿qué hay que tener en cuenta a la hora de almacenar y organizar las facturas digitalmente? En este blog, leerás sobre las ventajas, obtendrás consejos y descubrirás cómo tu empresa puede almacenar y organizar facturas de forma eficiente.
¿Por qué almacenar facturas digitalmente?
A medida que tu empresa crezca, recibirás más y más facturas cada día. Junto con el creciente número de facturas, crece también la necesidad de almacenarlas en un sistema organizado.
El almacenamiento digital de facturas ofrece una solución. Cuando busques una factura, ya no tendrás que pasar horas revisando grandes archivadores.
Además, archivar las facturas digitalmente facilita el cumplimiento de la obligación de registro impuesta por las autoridades fiscales, que exige a las empresas conservar sus registros durante un determinado periodo de tiempo.
En los Países Bajos, por ejemplo, las empresas tienen que llevar registros contables y conservarlos entre 7 y 10 años. La razón principal es que debe ser posible auditar las cuentas.
Las ventajas de almacenar facturas digitalmente
Almacenar facturas digitalmente aporta una serie de ventajas:
- Las facturas digitales están disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, en el archivo en línea. Así, cuando quieras revisar una factura, no tienes que esperar a volver a la oficina.
- Todas las facturas se conservan en la nube durante al menos 10 años. Durante estos años, las facturas también permanecen disponibles para posibles auditorías, por lo que siempre cumplirás con las regulaciones.
- Puede exportar las facturas en formatos habituales como XLSX, UBL, PDF y XSV.
- Archivar las facturas digitalmente te permite conocer los costos incurridos por proyecto, persona, periodo, departamento y centro de costo.
Archivar facturas digitalmente: 3 consejos
¿Quieres empezar a archivar facturas digitalmente? Entonces debes cumplir con la obligación de retención de las autoridades fiscales. Asegúrate de garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas.
Nos gustaría ayudarte a encontrar la manera de almacenar tus facturas digitalmente de forma organizada con nuestros 3 consejos.
1. Elige un sistema con una buena solución OCR
¿Quieres almacenar tus facturas digitalmente? Entonces es muy importante que los documentos tengan capacidad de búsqueda. Pero, ¿cómo puedes asegurarte de que los datos específicos de las facturas se puedan encontrar a lo largo de los años? Precisamente, con una buena solución de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Para garantizar la accesibilidad, elige un sistema con el mejor OCR posible.
2. Asegúrate de guardar los documentos en un lugar fijo
Para evitar confusiones y la pérdida de documentos, recomendamos guardar las facturas en un lugar fijo. Por ejemplo, guarda las facturas en Dropbox, en el ERP o en el sistema contable de tu empresa.
Asegúrate de que la documentación relacionada con las facturas es manejable cuando quieras empezar con el almacenamiento digital de facturas. Si necesitas volver a encontrar una factura con las notas que la acompañan al cabo de cuatro años, no debería llevarte mucho más que un clic. La mayoría de los sistemas ERP tienen opciones para esto, pero rara vez son fáciles de usar.
De hecho, el procesamiento de facturas no es el negocio principal de los proveedores de sistemas ERP, por lo que un software adicional como el de Klippa es muy recomendable.
3. Almacena facturas en la nube
Incluso si tu sistema está bien protegido contra el fraude y otras amenazas, cualquier sistema puede bloquearse y provocar la pérdida de documentos. Por lo tanto, guardar las facturas digitalmente sólo es posible si te aseguras de hacer copias de seguridad con frecuencia.
La alternativa a las copias de seguridad frecuentes es un sistema en la nube. Este se encarga él mismo de las copias de seguridad, por lo que siempre dispondrás de la versión más reciente.
Cómo empezar con Klippa
Si quieres construir un sistema que incorpore los puntos mencionados anteriormente, probablemente gastarás mucho tiempo (de desarrollo) y dinero en ello. Es más conveniente invertir en un sistema que tenga todos estos puntos ya integrados; ¡Klippa por ejemplo!
Almacenar y organizar facturas digitalmente es muy fácil con Klippa. Vinculamos nuestro sistema al ERP o sistema de contabilidad actual de tu empresa, de forma que las facturas acaban automáticamente en el archivo digital.
¿Quieres más información sobre el almacenamiento digital de facturas? Ponte en contacto con nosotros o programa una demostración gratuita a través del siguiente formulario.