Las empresas de todos los tamaños se enfrentan a una considerable cantidad de datos, incluidos varios formatos de datos no estructurados (datos que no pueden almacenarse en un formato de base de datos estructurada), como datos de sensores, correos electrónicos, textos, imágenes, etc. Recientemente se ha afirmado que el 80% de estos nuevos datos no están estructurados, lo que dificulta su captura, cuantificación, procesamiento y archivado.
Sin duda, cada vez es más importante para las empresas encontrar medios productivos y rentables de procesar los datos no estructurados. ¿Por qué? Porque los datos son un valioso activo empresarial que a menudo necesita moverse por muchos niveles dentro de las organizaciones y son parte integrante de la toma de decisiones. Por lo tanto, para que las empresas prosperen en un entorno basado en datos, es necesaria la automatización de datos.
En este blog, hablaremos sobre qué es la automatización de datos, sus beneficios y casos de uso, y te proporcionaremos una lista del mejor software de automatización de datos para ayudarte a empezar.
¿Qué es la automatización de datos?
La automatización de datos, también conocida como automatización de datos de origen, es el proceso de utilizar tecnología para recolectar, procesar y gestionar datos automáticamente, reduciendo la necesidad de intervención manual y mejorando al mismo tiempo la precisión de los datos.
La frecuente preparación y procesamiento manual de datos supone un obstáculo para las empresas, ya que consume una cantidad de tiempo considerable y es propensa a costosos errores humanos. La automatización de datos asume esta carga, lo que le permite a tu personal analizar los datos y tomar las decisiones empresariales adecuadas. De este modo, puede reducir tus gastos generales y liberar a tu personal de las tareas monótonas de procesamiento de datos.
Las tecnologías que permiten la automatización de los datos de origen suelen incluir inteligencia artificial, OCR, machine learning y computer vision en forma de software. Entonces, ¿cómo funciona la automatización de datos en origen con software? La respuesta a esta pregunta se encuentra en la siguiente sección.
Pasos de la automatización de datos
Existen varias soluciones de software de automatización de datos que ayudan a las empresas a automatizar las tareas de procesamiento de datos. A menudo, la automatización del proceso de datos consta de los siguientes pasos:
- Captura de Datos – La captura de datos le permite a las empresas extraer datos no estructurados de cualquier tipo de documento o imagen (papel o electrónica) utilizando OCR y computer vision.
- Procesamiento de Datos – El procesamiento de datos le permite a las empresas convertir datos de un formato a otro después de que los datos hayan sido capturados con éxito. Supongamos que tienes un archivo PDF pero necesitas la información estructurada en un archivo Excel, aquí es donde entra en juego el parsing de datos.
- Automatización de la Entrada de Datos – Dado que el software de automatización de datos puede utilizarse para capturar y analizar datos, no es necesario que los empleados introduzcan datos manualmente en ningún tipo de sistema o base de datos. Los datos no estructurados pueden convertirse a datos listos para la actividad empresarial y almacenarse automáticamente en los registros de la empresa.
- Validación de Datos – Algunos softwares de automatización de datos utilizan sofisticados algoritmos de IA para validar los datos. Por ejemplo, verifican la autenticidad de un documento utilizando el análisis de datos EXIF, realizando verificaciones cruzadas de datos con varias bases de datos o realizando 2-way matching.
- Anonimización de Datos – Como muchas organizaciones manejan datos confidenciales, es importante considerar el uso de una solución de automatización de datos que pueda enmascarar automáticamente los datos confidenciales y los campos de datos para el cumplimiento de las regulaciones.
Para que este blog sea breve y entretenido, hemos decidido enumerar los principales pasos del procesamiento de datos que se pueden automatizar fácilmente. Por supuesto, los pasos de la automatización de datos dependen en gran medida del caso de uso, así como del procedimiento de procesamiento de datos de tu empresa.
Ahora que ya sabes qué pasos del procesamiento de datos se pueden automatizar, vamos a presentarte las razones por las que es beneficioso y relevante adoptar la automatización de datos.
Por qué deberías utilizar la automatización de datos
Hay varias razones por las que las empresas han empezado a adoptar tecnologías de IA para automatizar sus procesos empresariales, incluido el procesamiento de datos. Estos beneficios incluyen:
- Reducción del tiempo de procesamiento → Al automatizar la recolección, el procesamiento y el análisis de datos, tus empresas pueden eliminar la necesidad de introducir y manipular datos manualmente. Estas tareas antes llevaban horas o días, pero con la automatización, ahora pueden completarse en cuestión de minutos o segundos.
- Menores gastos generales → Al automatizar las tareas repetitivas relacionadas con los datos, puedes reducir tu dependencia del trabajo manual y, por tanto, los salarios de los empleados y los beneficios que hay que pagar. Además, la automatización de datos puede ayudar a identificar ineficiencias en los flujos de trabajo existentes, lo que le permite a las empresas agilizar sus operaciones y reducir gastos innecesarios.
- Mejora de la calidad de los datos → Con la automatización de datos (de origen) se puede reducir el riesgo de error humano y mejorar la precisión y coherencia de los datos. Los sistemas de datos automatizados también pueden identificar y corregir errores en tiempo real, garantizando que los datos utilizados para la toma de decisiones sean precisos y estén actualizados.
- Escalabilidad del procesamiento de datos → Al automatizar el procesamiento de datos, puedes manejar grandes volúmenes de datos sin un esfuerzo manual significativo, lo que te permite procesar más datos en menos tiempo. Además, puedes evitar todos los costos y retrasos que se producirían al ampliar los flujos de trabajo manuales de procesamiento de datos.
Es evidente que la automatización de datos ofrece ventajas significativas que son difíciles de ignorar para las organizaciones. Desde la reducción del tiempo de procesamiento y la disminución de los gastos generales hasta la mejora de la calidad de los datos y la escalabilidad del procesamiento de datos, las empresas pueden aprovechar la automatización para obtener una ventaja competitiva e impulsar el éxito a largo plazo.
Casos de uso de la automatización de datos
Si aún no estás seguro de cómo podrías aprovechar la automatización de datos o para qué casos empresariales se utiliza más a menudo, ¡no te preocupes! A continuación enumeramos los ejemplos más comunes de automatización de datos ( ten en cuenta que la lista no es exhaustiva):
- Procesamiento automatizado de facturas – con la automatización de datos, las empresas pueden automatizar la extracción de datos de facturas y reducir el esfuerzo manual necesario para su procesamiento.
- Incorporación digital de clientes – el software de automatización de datos puede agilizar significativamente el proceso de incorporación de clientes para las empresas. Al automatizar varios pasos del proceso, como la introducción de datos, la verificación y la validación, las empresas pueden reducir el esfuerzo manual, minimizar los errores y acelerar el proceso general de incorporación.
- Compensación automatizada de recibos para programas de fidelización – el software de automatización de datos le permite a las empresas automatizar el proceso de verificación de las compras de los clientes y la compensación de recibos para recompensas de fidelización. El sistema puede extraer datos relevantes de los recibos, como la fecha, la hora y el importe de la compra, y compararlos con los criterios de calificación del programa de fidelización.
- Verificación de Identidad – la automatización de datos puede ayudar a las empresas a reducir el riesgo de fraude de identidad y garantizar el cumplimiento de las regulaciones de Conoce a tu Cliente (KYC). En tal caso, la tecnología OCR se utiliza para capturar y verificar documentos de identidad, mientras que la tecnología de reconocimiento facial compara la imagen del documento con la persona que lo presenta.
- Clasificación de Documentos – la tecnología OCR puede utilizarse para clasificar documentos por tipo, lo que facilita la organización de datos y la búsqueda de información específica.
- Extracción de datos de PDF a Excel – las empresas pueden extraer datos de archivos PDF y transferirlos directamente a hojas de Excel. Esto puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo en comparación con la introducción manual de datos y reducir el riesgo de errores.
- Detección de fraude documental – los algoritmos de IA pueden utilizarse para analizar grandes volúmenes de datos, identificar patrones y reconocer alteraciones en los metadatos que puedan indicar actividad fraudulenta para evitar fraudes en facturas, fraudes de proveedores o incluso robos de identidad.
- Convertir imagen a texto – las empresas pueden extraer automáticamente el texto de las imágenes y convertirlo en texto digital editable. Permite que las empresas procesen rápidamente grandes volúmenes de datos basados en imágenes y los conviertan en un formato de texto como un archivo Word, TXT o PDF.
Identificar dónde puede utilizarse la automatización de datos en tu organización es el primer paso. El siguiente paso sería encontrar el software de automatización de datos adecuado que se adapte a tus flujos de trabajo de procesamiento de datos.
El mejor software de automatización de datos
Sabemos que encontrar la solución adecuada puede ser todo un reto. Para ayudarte, hemos elaborado una lista con el mejor software de automatización de datos disponible en el 2024.
Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon es un software OCR potenciado por IA para la automatización de datos que ayuda a las empresas a automatizar los flujos de trabajo relacionados a los documentos con velocidad y precisión. Con DocHorizon, puedes extraer, clasificar, convertir, verificar y anonimizar datos de imágenes, textos, correos electrónicos y muchas otros tipos de archivos.
Este sofisticado motor de automatización de datos que utiliza diversas tecnologías de IA puede integrarse fácilmente en tus soluciones de software existentes mediante API o aplicaciones móviles mediante SDK. Se utiliza mejor en los sectores de finanzas, de retail, de logística y transporte, de software, legal y muchos otros.
Klippa SpendControl
Klippa SpendControl es una solución de gestión financiera todo en uno que ayuda a las empresas a simplificar el procesamiento de facturas y la gestión de gastos mediante la automatización de datos. Con SpendControl puedes olvidarte de la introducción manual de datos y del ineficiente flujo de aprobación dentro del proceso de cuentas por pagar de tu empresa.
Esta sofisticada plataforma de gestión financiera te permite extraer fácilmente datos de facturas y recibos enviándolos a través de la web o de una aplicación móvil. Además, puedes sincronizar los datos con tu sistema de contabilidad o software ERP para agilizar los procesos de contabilidad. Es una herramienta de automatización de datos perfecta para cualquier organización con un departamento financiero.
Matillion
Matillion es una solución de procesamiento de datos y ETL (” Extracción, Transferencia, Carga “) de primer nivel que le permite a las empresas recolectar datos de múltiples fuentes en línea y centralizarlos para su análisis posterior. Con más de 70 conectores a diferentes fuentes de datos, Matillion le ofrece a los usuarios la capacidad de recolectar información de una amplia gama de fuentes.
Una de las principales ventajas de Matillion es su capacidad para crear canalizaciones de datos sin tener que codificar ni realizar conexiones personalizadas. Matillion también ofrece funciones de programación que permiten a los usuarios extraer datos según un esquema predeterminado. Está diseñado para empresas de tamaño medio que desean transferir sus datos desde aplicaciones, bases de datos o archivos existentes a una base de datos en la nube.
Segment
Segment es una herramienta potente de procesamiento de datos que le permite a las empresas recolectar, limpiar y activar todos los datos de los clientes con sólo unas pocas líneas de código. Se encarga de todos los aspectos técnicos de la gestión de datos, lo que permite que las empresas se centren en utilizar esos datos para mejorar la experiencia del cliente y aumentar las oportunidades de negocio.
Esta herramienta de automatización de datos centrada en los datos del cliente permite que las organizaciones incorporen a sus clientes mucho más rápido. Es una solución ideal tanto para empresas emergentes como para grandes organizaciones que buscan agilizar sus procesos de recolección de datos.
Dropbase
Dropbase es una herramienta de base de datos que las empresas pueden utilizar para transformar todos los datos que no están en línea a sus bases de datos en vivo en cuestión de segundos. Con una gran variedad de pasos de procesamiento, Dropbase permite que los usuarios gestionen la ingestión, transformación y carga de sus datos a una base de datos de forma fiable. Permite que los usuarios apliquen pasos de limpieza y procesamiento de datos con datos estructurados como archivos Excel, CSV y JSON, y luego los carguen directamente en bases de datos de producción en vivo.
Suelen utilizarlo las empresas de nueva creación y las empresas pequeñas y medianas que desean agilizar el procesamiento de datos. Con Dropbase, estas empresas pueden ingerir y centralizar sus datos de forma eficiente sin gastar demasiado dinero en procesos y herramientas costosos.
Inicia tu excelencia en la automatización de datos con Klippa
Como se dice hoy en día, los datos son el nuevo petróleo que impulsa el crecimiento de las empresas. Los datos son integrales para varias organizaciones, ya que se utilizan en muchas decisiones empresariales. Esta es la razón por la que deberías replantearte tu estrategia de procesamiento de datos si todavía no estás utilizando sistemas de automatización de datos. Así es como Klippa puede ayudarte a poner en marcha tu viaje de automatización de datos.
La automatización de datos con Klippa ayuda a tu organización a centrarse en tu negocio principal. Nuestro software de OCR propio y potenciado por IA reconoce texto en imágenes (escaneos, por ejemplo) y lo convierte en texto con capacidades de búsqueda en cualquier formato de datos deseado (CSV, JSON, XLSX, XML). Es tan sencillo como hacer una foto con un smartphone y enviarla a nuestro software; ¡éste hará el resto!
De esta forma, nunca más tendrás que copiar datos manualmente, introducirlos en tu sistema de software existente o perder tiempo buscando información en documentos. Lo mejor es que tus datos se procesan de forma segura con Klippa y no se almacenan en ninguno de nuestros servidores, lo que garantiza la integridad de los datos.
Puedes comenzar tu excelencia en la automatización de datos con DocHorizon o SpendControl reservando una demostración con el formulario que encontrarás a continuación. Si necesitas más información, no dudes en contactar a uno de nuestros expertos.