Implementar un sistema para automatizar el trabajo administrativo aumentará la eficiencia y la productividad en toda tu organización. Al automatizar los flujos de trabajo, los empleados liberan tiempo y recursos para centrarse en las tareas importantes.
Una forma común de automatizar el trabajo administrativo es utilizar software de procesamiento inteligente de documentos (IDP). Estas soluciones permiten que las organizaciones eliminen los costosos errores humanos y proporcionan una amplia gama de otras ventajas con la ayuda del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y las tecnologías de IA.
¿Aún no has automatizado las tareas administrativas? ¿Sigues dedicando incontables horas a tareas administrativas tediosas y repetitivas? ¿Quieres maximizar la eficiencia dentro de tu organización?
Si es así, en este artículo conocerás las ventajas y las soluciones para automatizar las tareas administrativas.
¿Cuáles son los puntos débiles del trabajo administrativo?
Realizar el trabajo administrativo manualmente tiene muchas desventajas, y cuanto más esperes para automatizar el trabajo administrativo, más tiempo estarás en una posición de desventaja frente a tus competidores.
Estos son los inconvenientes principales del trabajo administrativo.
- El trabajo administrativo lleva mucho tiempo
- Es un trabajo tedioso y repetitivo
- Los errores humanos están garantizados
- La carga de trabajo administrativo aumenta continuamente
- Tus empleados son menos productivos
El trabajo administrativo lleva mucho tiempo
Según el Índice Anatómico del Trabajo, los empleados dedican en promedio el 60% de su tiempo a tareas administrativas.
Esto hace que las personas dediquen sólo el 27% de su tiempo a realizar tareas para las que han sido entrenadas y contratadas. El 13% restante del tiempo se dedica a la planificación estratégica y el análisis prospectivo.
Es un trabajo tedioso y repetitivo
Los empleados cualificados que son contratados, a menudo acaban realizando tareas tediosas y repetitivas para las que están sobrecualificados. Su valioso tiempo suele emplearse en tareas manuales de introducción de datos y otros trabajos administrativos.
En lugar de utilizar a tus empleados de la forma más eficiente, como te hubiera gustado, acaban dedicando incontables horas a tareas administrativas que deberían estar automatizadas.
Los errores humanos están garantizados
Todos cometemos errores alguna vez, y no pasa nada. Sin embargo, incluso los errores más pequeños pueden acabar resultando extremadamente costosos. Imagina un error tipográfico en la declaración de impuestos de tu empresa. Podría llevarte a una multa grave o a un nuevo cálculo por parte de las autoridades fiscales.
Por lo tanto, tienes que hacer todo lo posible para evitar errores que puedan acabar perjudicando a tu empresa.
La carga de trabajo administrativo aumenta continuamente
A medida que tu empresa crece, también lo hace tu carga de trabajo administrativo. Contratar a más personal para que se ocupe de las tareas administrativas no hace más que aumentar los gastos generales y no es la mejor solución.
A la larga, el hecho de que tu empresa intente ocuparse manualmente de todas tus tareas administrativas acabará generando mayores costos operativos y aún más tiempo dedicado al trabajo administrativo.
Tus empleados son menos productivos
Otro estudio de McKinsey sugiere que el 60% de todas las ocupaciones tienen al menos un 30% de actividades que podrían automatizarse.
Esto indica que hasta un tercio del tiempo dedicado al trabajo administrativo podría emplearse mejor en tareas que aporten más valor a tu empresa.
¿Qué es la automatización administrativa?
La automatización administrativa es el proceso de utilizar la tecnología para automatizar las tareas administrativas. En términos sencillos, la automatización es la acción de realizar tareas repetitivas y monótonas de forma automática.
Con la automatización administrativa, se requiere poco o ningún esfuerzo manual para ejecutar los flujos de trabajo administrativos.
Todo lo que necesitas suele ser un software con parámetros específicos para satisfacer tus necesidades. Cuando el software se implementa en tus operaciones, tus tareas administrativas repetitivas se automatizarán y nunca volverán a formar parte de tus tareas diarias.
¿Qué tareas administrativas pueden automatizarse?
Si quieres que tu empresa crezca a su máximo potencial, no puedes seguir dedicando la mayor parte de tu tiempo a tareas administrativas.
Necesitas un sistema fiable que se encargue de tus tareas más repetitivas y que más tiempo consumen. Tu flujo de trabajo administrativo no debería formar parte de tu lista de tareas, sino que debería estar automatizado.
Aquí tienes una lista de tareas diarias que deberían automatizarse.
- Captura de datos de facturas
- Mantenimiento de bases de datos de clientes
- Administración de los gastos de la empresa
- Clasificar, etiquetar y ordenar documentos
- Procesamiento y copia de datos de los documentos
- Verificación de la autenticidad de los documentos
- Verificación de la identidad de tus clientes
Captura de datos de facturas
Los procesos manuales de captura de facturas son tediosos y repetitivos. No sólo hace que tus empleados sean mucho menos productivos, sino que también facilita errores costosos. Ahorra tiempo y reduce los errores automatizando la captura de facturas.
La solución OCR de Klippa para facturas ofrece un proceso rápido y claro y puede ahorrarle a tu empresa hasta un 70% en tiempo de procesamiento.
Simplemente sube un documento escaneado o una imagen de una factura al sistema. Nuestra tecnología OCR integrada extrae información importante del documento y la convierte en datos estructurados. A partir de aquí, procesar los datos en tu base de datos es tan fácil como 1, 2, 3.
Mantenimiento de bases de datos de clientes
En una empresa en crecimiento, puede resultar abrumador mantenerse al día con la incorporación de clientes y la gestión de las bases de datos de éstos. Contratar a más trabajadores es una solución ineficaz a este problema, ya que sólo generará gastos generales no deseados y seguirá sin evitar errores tipográficos, que pueden perjudicar a tu negocio.
La solución que muchas empresas ya han implantado es una solución de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) que les proporciona una ventaja competitiva.
Una solución IDP puede proporcionarte un proceso de incorporación de clientes totalmente automatizado y digital. Utiliza tecnología OCR y de IA para extraer automáticamente información de los documentos de identidad. La información extraída puede introducirse al instante en la base de datos de tus clientes. Además, el software puede detectar intentos de fraude contrastando los datos con listas negras o listas de cuentas fraudulentas.
Administración de los gastos de la empresa
Es crucial para cualquier organización tener una perspectiva clara de sus gastos. Sin embargo, pocos disfrutan el proceso de contrastar y verificar un montón de cifras a diario. Por no hablar del impacto que los errores humanos pueden tener en tu negocio.
Para ello existen soluciones que pueden tanto eliminar estos errores como ahorrarte tiempo y dinero. Las características más importantes de estos procesos son que tienen que ser seguros, precisos y rápidos.
La solución de gestión de gastos de Klippa ofrece todas estas características. Con Klippa tú y tus colegas podrán beneficiarse de un proceso de flujo de trabajo altamente eficiente, que agilizará los gastos de tu negocio y hará que tu organización sea más eficiente.
Clasificar, etiquetar y ordenar documentos
Probablemente en cualquier empresa, clasificar, ordenar y etiquetar documentos es la tarea más tediosa y repetitiva cuando se hace manualmente. Los empleados detestan dedicar incontables horas a tareas para las que están sobrecualificados.
Esto crea empleados insatisfechos e impide que tus empleados dediquen su tiempo a tareas fundamentales que impulsan a tu empresa.
Por suerte, ya no es necesario que tu empresa continúe este proceso de forma manual. Con la tecnología de OCR y de Machine Learning, hoy en día este proceso puede automatizarse.
Con la automatización del flujo de trabajo, tu empresa puede aumentar enormemente su productividad, evitar la pérdida de documentos por errores humanos y reducir los gastos generales adicionales que hasta ahora habían sido una necesidad para mantener controlado el proceso de flujo de trabajo.
Procesamiento y copia de datos de los documentos
Intentar introducir manualmente los datos correctamente y analizar los documentos es otra tarea administrativa que consume mucho tiempo. Los empleados necesitan programar un sinfín de horas para completar estas tareas. Una vez más, estas tareas administrativas no son precisamente muy valiosas para tus objetivos empresariales.
Las soluciones IDP que utilizan tecnología de OCR y de IA pueden realizar todo el proceso por usted. Una solución de este tipo no sólo es mucho más productiva y eficiente que los humanos, sino que también eliminará cualquier error humano que hasta ahora haya afectado a tus procesos documentales.
Una buena solución de OCR puede analizar y extraer datos de cualquier tipo de documento, independientemente del tamaño del conjunto de datos. Con la tecnología OCR actual, la extracción de datos relevantes puede convertirse en un trabajo sencillo y así obtendrás una ventaja competitiva frente a tus competidores.
Verificación de la autenticidad de los documentos
Puede resultar difícil saber si un documento es original o legítimo. No sólo te cuesta tiempo verificar cada documento, sino que también existe la posibilidad de que se produzcan errores, lo que puede acabar perjudicando enormemente a tu negocio.
Se han desarrollado programas informáticos para ayudarte a automatizar el proceso de verificación de documentos. Además de ahorarle a tu empresa grandes cantidades de tiempo y costos operativos, también te asegurará que todos los documentos son auténticos y genuinos.
Verificación de la identidad de tus clientes
La incorporación de clientes no sólo es importante, sino también delicada. Como probablemente ya sabes, es necesario verificar la identidad de tus clientes por motivos de privacidad y seguridad.
Con un software, puedes simplificar el proceso de incorporación de clientes con una solución para la verificación de la identidad. El software adecuado identificará automáticamente los intentos de fraude y abuso y facilitará todo el proceso de verificación de la identidad.
¿Cuáles son las ventajas de automatizar las tareas administrativas?
Como ya se ha dicho, se han desarrollado muchas tecnologías para realizar tareas administrativas y dejar obsoleto al trabajo manual. La razón de este desarrollo es que la mayoría de las empresas tienen dificultades para mantener sus flujos de trabajo. El resultado son largas jornadas laborales y empleados insatisfechos.
Las soluciones de software para automatizar las tareas administrativas les permiten a las empresas dedicar más tiempo a tareas importantes que hacen que su negocio prospere.
La automatización no sólo te ahorra tiempo y dinero, sino que también te proporciona el control de tu empresa.
A continuación se enumeran algunas ventajas clave de la automatización del flujo de trabajo administrativo.
- Haz que tu negocio crezca más rápido
- Mejora la experiencia del cliente
- Reduce en un 70% los costos operativos
- Mejora los flujos de trabajo
- Aumenta la satisfacción de los empleados
Haz que tu negocio crezca más rápido
La automatización del flujo de trabajo ayuda a las empresas a tener un mejor control y a dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y tediosas. Los empleados cualificados y capacitados pueden dedicar más horas a tareas clave que harán crecer a tu empresa. Como resultado, maximizarás el tiempo dedicado a hacer crecer tu negocio lo más rápido posible.
Mejora la experiencia del cliente
La incorporación de clientes con una buena automatización es una situación en la que todos salen ganando. Tus clientes estarán satisfechos con el corto proceso y es muy conveniente para tu negocio que se necesite menos esfuerzo a lo largo de este proceso, sin sacrificar la calidad del servicio proporcionado.
Reduce en un 70% los costos operativos
El éxito de un proyecto de automatización administrativa puede reducir los costos operativos hasta en un 70%, ya que los profesionales especializados disponen de más tiempo para realizar las tareas para las que fueron contratados.
También se reducirán los costos relacionados con errores humanos. Un estudio de McKinsey de 2020 descubrió que de todos los problemas humanos relacionados con el trabajo, el 28% podrían haberse evitado. Y no es ningún secreto que los errores humanos pueden acabar resultando enormemente caros para las empresas. Hoy en día, las empresas agilizan sus flujos de trabajo con software de automatización para obtener los mejores resultados posibles.
Mejora los flujos de trabajo
Tener un flujo de trabajo eficiente puede ser una de las partes más importantes para que las empresas funcionen correctamente. Afecta muchos aspectos de cualquier organización y debe ser muy valorado.
Con el software de automatización actual puedes gestionar el flujo de trabajo de tu equipo de ventas hasta el de recursos humanos. Estas herramientas ayudarán a tu empresa a mejorar el flujo de trabajo en todos los departamentos y gestionarán todos los flujos de trabajo por ti.
Aumenta la satisfacción de los empleados
Cada vez son más las empresas que confían en el software de automatización. Un factor muy importante para ello es el aumento que observan en la satisfacción y la productividad de los empleados. Una herramienta de automatización proporciona a los empleados una solución sencilla para realizar su trabajo.
Tener empleados satisfechos es quizá uno de los factores más importantes en lo que respecta a la productividad y a un entorno de trabajo saludable. La automatización es, por tanto, la herramienta número uno y debe utilizarse lo más posible.
Casos de uso comunes de la automatización de procesos administrativos
Casos de uso comunes de la automatización de procesos administrativos
Ahora que ya sabes qué tipo de tareas administrativas se pueden automatizar y las ventajas de la automatización, echemos un vistazo a algunos casos de uso comunes para la automatización de procesos administrativos.
Algunos casos de uso comunes para la automatización de procesos administrativos son;
- Verificación automatizada de documentos de identidad para controles KYC
- Captura de datos de recibos para programas de fidelización
Verificación automatizada de documentos de identidad para controles KYC
El proceso KYC, también conocido como ” Conoce a tu cliente”, es un sistema obligatorio que deben seguir los bancos y las instituciones financieras. Se trata de un proceso de incorporación de clientes en el que las entidades se aseguran de que sus nuevos clientes son quienes dicen ser. Sin embargo, gestionar los procedimientos de KYC puede resultar difícil y complicado.
Por suerte, puedes simplificar el proceso de incorporación de clientes con la automatización. Los avances tecnológicos ayudan a las empresas a automatizar y crear procesos KYC seguros.
Las soluciones de software para los procesos KYC se han desarrollado a la par con la IA y la tecnología OCR, que proporcionan procesos completos y seguros. El software de verificación de identidad de Klippa está totalmente automatizado y ofrece un proceso de incorporación de clientes las 24 horas del día que se implementa fácilmente en la web y en dispositivos móviles.
La incorporación digital de clientes se está convirtiendo en la nueva norma debido a todas sus ventajas. Sólo son necesarios unos pocos pasos sencillos y la automatización para ofrecerle al cliente una gran experiencia durante el proceso de incorporación.
- En primer lugar, el cliente completa un formulario en línea en la página web y presenta los documentos de identidad necesarios.
- En el segundo paso, el software de OCR escanea y extrae los datos del documento de identidad y examina su validez.
- En el último paso, toda la información se envía automáticamente a la base de datos de la empresa de forma fluida, segura y sin errores.
Captura de datos de recibos para programas de fidelización
Los procesos empresariales relacionados con los recibos pueden y deben automatizarse. Estos procesos van desde la captura y el análisis de datos hasta la extracción de datos y las verificaciones de validez de los recibos. Como ya puedes imaginar, es una tarea pesada de realizar a diario y supone una gran presión para tu back office.
Un caso de uso común es el escaneado de recibos para campañas de fidelización. En una campaña de este tipo, los clientes envían sus recibos al comerciante, que a cambio les ofrece una recompensa por comprar su producto o servicio. Esto puede hacerse, por ejemplo, regalando puntos de fidelidad o un reembolso.
Mientras tanto, el back office tiene que verificar la prueba de compra a partir de múltiples documentos financieros, actualizar las bases de datos de clientes y otorgarle a los clientes sus puntos de fidelidad o su reembolso.
La automatización puede eliminar estas tareas tediosas y repetitivas del back office al implementar un software de OCR para recibos.
Las ventajas de automatizar la captura de datos de los recibos para los programas de fidelización tienen diversos beneficios. A continuación se enumeran algunos de los más importantes.
- Ahorra hasta un 70% en el tiempo de procesamiento de la captura de datos de los recibos
- Ahorra entre un 40 y un 75% en costos operativos y dedica más tiempo a las tareas críticas
- Evita los intentos de duplicación en tu campaña de fidelización gracias a la tecnología OCR
- Evita errores humanos y costosos errores
Automatiza las tareas administrativas con Klippa
Cada vez es más importante encontrar una ventaja competitiva sobre tus competidores. A medida que aumentan las exigencias de los clientes, tus empleados deben poder dedicar su tiempo a tareas que aporten valor.
Con Klippa puedes gestionar tu flujo de trabajo de forma automática. Escaneado de documentos, extracción de datos, anonimización, conversión, clasificación y verificación de documentos, todo en un solo lugar, sin problemas y de forma eficaz.
Nuestras soluciones son capaces y escalables para gestionar los flujos de trabajo de tu negocio. Con la solución Klippa DocHorizon, nuestros clientes ahorran tiempo, reducen costos y previenen el fraude.
Adelántate a tu competencia reservando una demostración online y colaborando con Klippa. Si tienes alguna pregunta sobre las soluciones que ofrecemos, no dudes en ponerte en contacto con uno de nuestros expertos a través de nuestra página de contacto.