Hay muchas formas de recolectar datos. La más común es basada en el uso de papel, el cual siempre ha estado plagado de altos índices de error, lentitud en la elaboración de informes, datos sin estructura, implementación de datos difíciles de usar y desafíos en la supervisión. Sin embargo, las empresas siguen utilizando este método anticuado.
Por suerte, existe una alternativa más sofisticada para la recolección de datos, la captura de datos con dispositivos móviles. Los dispositivos móviles han conquistado el mundo en la última década. Es más, se estima que en 2022 hay más de 6.640 millones de usuarios de móviles en todo el mundo. Ahora, con los móviles tan accesibles, se están adoptando cada vez más soluciones de captura de datos con dispositivos móviles.
La combinación de dispositivos móviles con una solución de captura de datos permite recolectar datos sin necesidad de utilizar formularios de papel. Es conveniente para los empleados que trabaja en movimiento, como en el caso de la recolección de datos de precios en los supermercados.
Pero también para los usuarios en casa, puede significar una gran diferencia. Los clientes de un banco, por ejemplo, pueden utilizar una aplicación para capturar cómodamente sus documentos de identidad o su pasaporte para el proceso de incorporación.
En este blog, responderemos la pregunta, ¿qué es la captura de datos con dispositivos móviles? Y nos enfocaremos en el top 10 de casos de uso y beneficios.
Así que ¡comencemos!
¿Qué es la captura de datos con dispositivos móviles?
La captura móvil es el uso de dispositivos móviles como teléfonos, tabletas u otros dispositivos portátiles para capturar, acceder, extraer y procesar información de forma conveniente. La información puede capturarse a través de fotos, documentos, firmas, formularios y cualquier otro formato.
La captura de datos con dispositivos móviles hace posible que las organizaciones que cuentan con una gran cantidad de personal trabajando fuera de la oficina sean capaces de recopilar datos de la manera más eficiente. Ya no es necesario ingresar datos, ya que estos pueden extraerse con un solo escaneo utilizando un dispositivo móvil.
Además, permite que los clientes envíen los datos que se les solicitan de la forma más sencilla posible. De este modo, las compañías de seguros, las empresas de energía y otras, pueden recolectar datos de forma remota a través de sus propios clientes, al mismo tiempo que mejoran la experiencia general del cliente.
La fuerza que impulsa las soluciones de captura de datos con dispositivos móviles suelen ser los kits de desarrollo de software (SDK) para escanear y el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). El OCR es una tecnología que puede transformar imágenes en texto estructurado.
Para entender cómo funciona la captura de datos con dispositivos móviles y dónde puede implementarse, echaremos un vistazo a los principales casos de uso.
Los top 10 de casos de uso de la captura de datos con dispositivos móviles
Nunca se insistirá lo suficiente sobre la importancia de la recolección y la calidad de datos, ya que cada año, los datos erróneos le cuestan a las organizaciones un promedio de 12,9 millones de dólares, según Gartner.
Para afrontar este problema, existen soluciones sofisticadas de captura de datos con dispositivos móviles que permiten recolectar datos de forma precisa y con mucha flexibilidad. Aceleran la recolección y el análisis de datos, ya que estos pueden ser capturados y enviados en tiempo real. De este modo, los datos están disponibles de inmediato para su visualización y difusión.
Además, los dispositivos móviles portátiles son mucho más flexibles, ya que se pueden llevar fácilmente a cualquier parte.
Para convertir los dispositivos móviles en soluciones de captura de datos móviles, puedes utilizar el SDK de escáner móvil con tecnología sofisticada. Estos kits de desarrollo de software (SDK) te permiten capturar datos de diversos orígenes de forma instantánea y precisa.
A continuación, repasaremos los 10 casos de uso más relevantes del uso de una solución de captura de datos con dispositivos móviles:
- Escaneo de etiquetas de envío
- Lectura del número de identificación de vehículos (VIN)
- Verificación de billetes de transporte público
- Verificación del permiso de conducir y de matrícula de automóviles
- Escaneo de medidores de servicios para tu personal
- Solución de lectura de medidores de servicios para tus clientes
- Escaneo de documentos de identidad en procesos de incorporación de clientes
- Escaneo de etiquetas de precios para el análisis comparativo
- Escaneo de recibos para campañas de fidelización
- Proceso de registro de pacientes en hospitales
1. Escaneo de etiquetas de envío
En 2020, se enviaron más de 4000 paquetes por segundo entre los 13 mercados principales del mundo. Según las predicciones de Pitney Bowes, es probable que el volumen de paquetes se duplique en los próximos cuatro años, hasta alcanzar los 266.000 millones de paquetes en 2026.
El reto que plantea el alto volumen de envíos de paquetes es el tiempo y los costos para procesar las etiquetas de envío. Tradicionalmente, el enfoque es utilizar hardware de escaneo de paquetes para escanear las etiquetas de envío. Sin embargo, los escáneres portátiles tienen numerosos inconvenientes, como los costos elevados del hardware, las actualizaciones que tardan mucho tiempo y la falta de flexibilidad.
Hoy en día, los dispositivos móviles pueden hacer más eficiente el proceso de entrega a un costo bajo, ya que los teléfonos inteligentes están equipados con tecnología para realizar el mismo escaneo.
Las empresas, como los servicios de entrega o los puntos de entrega, sólo tienen que integrar el SDK de OCR de etiquetas de envío en su propia aplicación, y están listas para funcionar.
Veamos las principales funciones de una solución basada en los dispositivos móviles para escanear etiquetas de envío:
- Escaneado de etiquetas de envío
- Conversión de formatos y mejora de la calidad del escaneado
- Conversión de imágenes a texto y JSON con OCR
- Extracción de datos de las etiquetas de envío
- Clasificación de las etiquetas de envío
- Almacenamiento digital
2. Lectura del número de identificación de vehículos (VIN)
Cada automóvil fabricado desde 1981 debe tener un número de identificación de vehículo (VIN) en formato de número de serie en algún lugar del vehículo. La mayoría de fabricantes de automóviles tienen el código de barras del VIN en el interior de la puerta del conductor o detrás del parabrisas.
Copiar el VIN en papel y luego ingresarlo correctamente en el software es muy difícil y propenso a errores. Es muy probable que, por ejemplo, un cero se interprete erróneamente como la letra “O”.
Al escanear el número de serie con un dispositivo móvil con capacidades de captura de datos, se pueden reducir los errores y los datos se entregan con mayor rapidez y facilidad. Al escanear los números VIN con una solución móvil, la productividad de tu personal puede aumentar significativamente y el tiempo de procesamiento puede reducirse, lo que se traduce en más ventas para uno.
Con la captura móvil de datos, puedes agilizar la tramitación de VIN en flujos de trabajo como:
- Facilitación del alquiler de coches
- Seguimiento del inventario y del mantenimiento
- Inventario de concesionarios de automóviles
- Búsqueda de VIN en reparaciones de automóviles
- Subastas de automóviles
3. Verificación de billetes de transporte público
Los inspectores de billetes en el transporte público, como los autobuses, los trenes, los tranvías y el metro, suelen comprobar cientos de billetes diariamente, a menudo examinando cada billete individualmente. Cuando el billete no es válido, el inspector procede según la reglamentación. Para agilizar este proceso, se suelen utilizar dispositivos móviles con una aplicación para escanear billetes.
El uso de la última tecnología de captura de datos puede mejorar el proceso con la cámara de un dispositivo móvil. Con este tipo de soluciones, los inspectores pueden escanear con precisión no solo los billetes, sino también documentos de identidad como:
Las soluciones móviles de captura de datos permiten a los inspectores escanear los códigos de barras de los billetes y las identificaciones de los pasajeros al instante, pasando rápidamente de una persona a otra. Esto lleva a un aumento significativo del número de billetes que se pueden escanear y mejora la eficiencia.
4. Verificación del permiso de conducir y de matrícula de automóviles
Los agentes de la ley a menudo necesitan actuar con rapidez. La captura móvil de datos les permite recolectar y verificar información de forma rápida y precisa, a la vez que se mantienen conscientes de la situación y se protegen a sí mismos y a la comunidad.
Inspeccionar información manualmente y verificarla a través del soporte de radio requiere mucho tiempo, es ineficaz y propenso a errores. El proceso de verificación de datos puede convertirse en una distracción que disminuye el conocimiento de la situación de los agentes en el lugar de los hechos.
Mediante la captura de datos móvil para agentes de policía, se pueden escanear de forma segura varios documentos, por ejemplo:
- Documentos de identidad
- Matrícula de vehículos
- Números de registro
De este modo, el proceso de verificación móvil puede ahorrarles tiempo a todos los agentes de la ley implicados y permitirles centrarse en las tareas importantes.
5. Escaneo de medidores de servicios para tus empleados
La falta de precisión de datos es una seria amenaza para las organizaciones que todavía recolectan manualmente los datos de los medidores de servicios. Además de la falta de precisión en la recogida de datos, el flujo de trabajo tradicional puede ser extremadamente ineficiente y lento.
Sobre todo, leer varios medidores y llenar formularios todo el día no es muy entretenido. Y cuando tu personal rellena el formulario de forma incorrecta, se genera trabajo adicional y disminuye la calidad de los datos si no se detecta a tiempo.
Una solución de captura de datos móvil le permite a tu personal capturar los datos de un medidor de servicios utilizando un dispositivo móvil.
Con el OCR integrado en una solución de escaneo de medidores de servicios, es posible capturar datos mediante el escaneo de:
Puede ahorrar tiempo, reducir costos al no necesitar hardware y mejorar el compromiso de los empleados al eliminar el registro manual de datos.
6. Solución de lectura de medidores de servicios para tus clientes
Cuando se trata de la lectura de medidores, las empresas de energía necesitan soluciones con precisión, facilidad de uso y flexibilidad. Los clientes pueden utilizar sus dispositivos móviles para capturar el código QR, el código de barras y la lectura del medidor de su compañía de servicios.
Esto significa que tu personal no necesita visitar físicamente a cada uno de los clientes, así como el cliente tampoco tiene que programar una hora para estar en casa para recibir a tu personal. A menudo, algunas compañías energéticas le piden a sus clientes que envíen las lecturas del medidor por correo electrónico o mediante un formulario a través de la página web. Sin embargo, esto también se puede eliminar ahora.
Con un SDK de escaneo de medidores de servicios, puedes darle a autonomía a tus clientes lo cual resulta en más comodidad para ti y para ellos.
Con una solución para medidores de servicios, puedes capturar datos de:
- Medidores de agua
- Medidores de electricidad
- Medidores de gas
- Medidores de combustible
- Muchos otros medidores
7. Escaneo de documentos de identidad en procesos de incorporación de clientes
Tradicionalmente, en un proceso de incorporación en un banco o en un hotel, por ejemplo, es necesario mostrar el DNI. En la recepción, alguien copiaba manualmente la información del documento de identidad y, de este modo, verificaba si la persona era el titular del documento.
Hoy en día, el proceso de incorporación puede hacerse a distancia con la ayuda de una solución de captura de datos con dispositivos móviles. Se pueden capturar los datos de los documentos de identidad y los pasaportes y verificar la identidad de alguien fácilmente.
La captura de datos con dispositivos móviles utilizando un sofisticado SDK de verificación de la identidad se encarga del proceso manual de lectura y verificación de documentos de identidad. Se puede utilizar con cualquier tipo de documento de identidad que contenga información sobre el cliente potencial. La solución reconoce automáticamente los campos de datos y los extrae.
Los datos extraídos se pueden utilizar de acuerdo con tus necesidades, ya sea para pasarlos a cualquier sistema, base de datos o herramienta que desees para su futuro procesamiento.
8. Escaneo de etiquetas de precios para el análisis comparativo
¿Por qué quieren las empresas leer los precios de las etiquetas de sus competidores? Las empresas necesitan saber cómo establecer el precio de sus productos de forma inteligente. Por eso, las empresas pagan una gran cantidad de dinero a representantes de ventas o a agencias para que visiten las tiendas y anoten manualmente los precios reales. Es un trabajo exigente y propenso a errores que tiene que hacerse al menos una vez al mes.
La captura móvil de datos es cómoda y fiable. Haz una foto del estante y la tecnología OCR e IA extraerán toda la información que necesitas de las etiquetas de precios.
El proceso comienza con la captura de una imagen de un estante como el de arriba. Después, el software recorta automáticamente las etiquetas de precio, lee los precios y los envía a la base de datos. Suena fácil, ¿verdad?
Utilizar escáneres de datos móviles en lugar de registrar manualmente la información tiene muchas ventajas:
- Preciso y eficiente para una mejor calidad de datos
- Fácil de usar para una mayor calidad de captura de imágenes
- Tiempo de respuesta rápido para reducir los costos operativos
- Elimina los errores manuales, ahorrando tiempo y dinero
9. Escaneo de recibos para campañas de fidelización
Las empresas saben que es más fácil retener a un cliente existente que atraer a uno nuevo. De hecho, un estudio de Invesp y Bain & Company muestra que atraer a un nuevo cliente cuesta cinco veces más que mantener a uno existente
Muchas marcas líderes, como McDonald’s, Nivea y Pampers, son muy conscientes de estos hechos y recompensan a sus clientes mediante programas de fidelización basados en recibos.
El proceso funciona de la siguiente manera:
- Los clientes presentan sus recibos como prueba de compra
- Se verifican los datos del recibo
- Y si se cumplen todas las condiciones, se entrega la recompensa.
Sin embargo, si un programa de fidelización tiene mucho éxito, las empresas pueden acabar teniendo cientos o incluso miles de recibos al día. Es necesario comprobar y verificar la autenticidad de estos recibos, y los datos de los mismos deben introducirse en un sistema o base de datos. Este proceso de compensación de recibos no sólo lleva mucho tiempo, sino que también da lugar a largos plazos de entrega.
Con la ayuda de una solución de captura de datos con dispositivos móviles, se puede escanear, leer y extraer toda la información predefinida un 90% más rápido.
Además, procesar los recibos con un software es mucho más barato (-70%). El software libera a tus empleados de las tareas repetitivas y les permite centrarse en tareas de mayor importancia. Y por último, es fiable; la extracción y el tratamiento de los datos puede tener una precisión superior al 95%.
10. Proceso de registro de pacientes en hospitales
En algunos casos, el proceso de registro no tiene que ser tan extenso, ya que los clientes ya están en la base de datos. En el caso de un hospital, por ejemplo, un paciente existente sólo tiene que registrarse para informar al personal del hospital de que es la persona a la que corresponde la cita.
El personal del hospital pasa horas comprobando manualmente a los pacientes existentes para verificar si están asegurados o no.
Este proceso puede realizarse a distancia con la ayuda de una solución de captura de datos con dispositivos móviles. Puedes capturar los datos de los documentos de identidad y los pasaportes y verificar la identidad de alguien fácilmente con un SDK de verificación de identidad. Basta con tomar una foto del documento de identidad y la solución extrae los datos, los verifica y los compara con la base de datos existente. Todo ello en cuestión de segundos.
Se pueden capturar datos de todo tipo de documentos que contengan texto, como historiales médicos, formularios de admisión de pacientes o incluso tarjetas de seguro médico.
Al implantar una solución de este tipo, puedes reducir el tiempo dedicado a procesar documentos de identidad y documentos médicos, y centrarte en lo que más importa. Prestar toda la atención a los pacientes que lo necesitan, aumentar la eficiencia, ahorrar dinero y recolectar datos en tiempo real.
¿Por qué deberías implantar una solución de captura de datos con dispositivos móviles?
¿Tu equipo tiene que dedicar mucho tiempo a leer varios medidores de servicios, billetes, documentos de identidad, facturas o etiquetas de precios y a introducir manualmente los datos en tu base de datos?
Si es así, tienes la posibilidad de facilitar el trabajo a tu personal e incluso a tus clientes con una solución de captura de datos móvil.
Hay muchos beneficios cuando se utiliza una solución de software para la captura de datos móviles, tales como:
- Eliminación de los formularios de papel escritos a mano, lo que reduce los cuellos de botella no deseados
- Eliminación de la introducción manual de datos, lo que minimiza los errores humanos
- Mayor compromiso de los empleados, ya que pueden centrarse en tareas más importantes
- Mayor eficiencia operativa, porque no se pierde tiempo en el trabajo manual y el proceso se agiliza para conseguir tiempos de respuesta más rápidos.
- Fácil acceso en cualquier momento y lugar
- Mejora de la experiencia del cliente gracias a su comodidad
¿Estás preparado para aprovechar estas ventajas? Permítenos presentarte las soluciones de escaneo móvil de Klippa!
Presentamos las soluciones de escaneo móvil de Klippa
Los SDK de escaneo móvil de Klippa son adecuados para agilizar la captura de datos por muchas razones. Entre las características que proporcionan se encuentran las siguientes:
- Comunicación con el usuario en tiempo real
- Maneja condiciones de poca luz (extremadamente oscuras)
- Recorte automático de imágenes
- Mejora de la imagen
- La detección de objetos abarca desde las placas de matrícula, las etiquetas de precios y los medidores de servicios hasta varios tipos de documentos
- Alta precisión en la extracción de datos (hasta el 99%)
Además, nuestras soluciones cumplen con el GDPR por diseño y son personalizables. Los SDK de Klippa están bien documentados, lo que facilita su implementación en tus propias soluciones o aplicaciones.
¿Estás interesado en saber cómo podemos ayudarte con nuestros SDK de escaneo móvil? Programa una demostración gratuita a través del siguiente formulario, o ponte en contacto con nosotros si tienes alguna otra pregunta.