Navegar por el panorama empresarial actual no es tarea fácil; lo entendemos porque estamos en el mismo barco. El ritmo incesante exige que no sólo mantengas el ritmo de tus competidores, sino que estés al tanto de cada una de las regulaciones que surgen constantemente.
Y mientras la carga de trabajo crece, te enfrentas al reto de encontrar la manera de seguir siendo eficiente sin duplicar tu plantilla. Entonces, ¿cómo puedes estar preparado para la ocasión? El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) es la estrella del show.
Tanto si diriges una empresa de contabilidad como un banco o una agencia de marketing, el IDP puede ser el arma secreta que transforme el futuro de tu empresa. Imagínate: una solución que automatiza la extracción de datos de cualquier documento y los hace inmediatamente utilizables.
¿Suena demasiado bueno para ser verdad? Pues prepárate para más. En este artículo, te mostramos los 13 casos de uso principales del Procesamiento Inteligente de Documentos. Descubre cómo el IDP puede cambiar a tu empresa.
Flujo de Documentos Eficaz y Conforme a las Normas
Todos conocemos la lucha que supone la introducción manual de datos: es el obstáculo principal para disponer de bases de datos precisas y utilizables. Y no olvidemos las horas que hay que pasar asegurándo de que no se almacena información privada en el sistema.
El software IDP puede encargarse fácilmente de estas tareas típicamente manuales. Con una sola solución, conseguirás una precisión de hasta el 99% y procesarás tus documentos en cuestión de segundos, sin dejar de cumplir las normas. ¿Quieres hacerlo? Empecemos.
Automatización de la Entrada de Datos
Aunque llenar hojas de Excel después de leer cada documento puede parecer una tarea relajante las primeras veces, rápidamente se vuelve insostenible a medida que aumenta el número de documentos. Aquí es donde entra en juego el Procesamiento Inteligente de Documentos.
Las soluciones IDP permiten automatizar la entrada de datos. Pueden capturar y extraer datos de diferentes documentos, y transformar su contenido en formatos legibles a máquina (como CSV, JSON y XML), listos para ser utilizados en una base de datos o software ERP ( Planificación de Recursos Empresariales) de tu elección.
Tanto si se trata de recibos, facturas, pasaportes, licencias de conducir, cartas de menú o etiquetas de precios, IDP garantiza que todo el ciclo de procesamiento se complete en cuestión de segundos.
Enmascaramiento de Datos para Aumentar la Seguridad
Aunque los datos digitales son generalmente seguros, las filtraciones de datos siguen ocurriendo. Al enmascarar cualquier dato que almacenes, puedes evitar la mayor parte del daño en caso de que se produzca una brecha de datos.
Además, estás obligado a eliminar cualquier indicador personal para seguir cumpliendo con GDPR, HIPAA y otras regulaciones de privacidad de datos.
Suena como mucho trabajo, ¿verdad? Pues en lugar de ocultar la información confidencial, puedes automáticamente enmascarar los campos de datos personalizados que desees con el software de Procesamiento Inteligente de Documentos.
Al añadir el paso de enmascaramiento de datos a tu flujo de trabajo de documentos inteligentes, podrás proteger los datos de tus clientes y empleados y seguir cumpliendo las normas sin tener que realizar trabajo adicional.
Adopta una Forma Inteligente de Procesar Documentos Financieros
El Procesamiento Inteligente de Documentos brilla realmente cuando se trata de sus casos de uso en el sector financiero. Se trata de un sector en el que la precisión es primordial, ya que incluso los pequeños errores pueden costar mucho dinero.
Y no hablamos simplemente de los errores causados por fallos humanos, el fraude es un elemento muy común en el panorama empresarial actual. Puedes confiar en el software IDP para salvaguardar tu empresa.
Procesamiento Agilizado de Órdenes de Compra
Una orden de compra es un documento comercial que vincula a compradores y vendedores en una transacción. Este proceso puede ser bastante largo y complejo. Ya es principalmente una tarea manual que requiere mucha intervención humana. Entonces, ¿por qué dedicar aún más tiempo a la fase de procesamiento?
IDP puede simplificar el procesamiento de las órdenes de compra extrayendo información esencial como los números de pedido, las cantidades y los detalles del proveedor. ¿El resultado? Ahorro de tiempo y precisión en los datos de cada transacción registrada.
Procesamiento de Facturas Automatizado para Cuentas por Pagar
Hacer un seguimiento de cada factura que debe pagarse es una tarea exigente en sí misma. Cuando el departamento de contabilidad está saturado de facturas, hay muchas posibilidades de que se pierda alguna. O que se cometan errores al introducir el contenido en el sistema contable.
El software de Procesamiento Inteligente de Documentos puede ser justo lo que necesitas para mantener el procesamiento de facturas en el camino correcto. Introduce un nuevo flujo de trabajo para tu back office, en el que las facturas se extraen y verifican rápidamente, y los datos se envían a tu interfaz de contabilidad o sistema ERP de forma automática.
Esta es tu oportunidad de tomar las riendas de tu proceso de cuentas por pagar sin dispersar demasiado tus recursos a medida que crece el volumen de procesamiento.
Procesamiento de Recibos para Declaraciones de Gastos
¿Cómo puedes estar al tanto de todas las declaraciones de gastos? ¿Aún procesas cada recibo manualmente? En ese caso, el Procesamiento Inteligente de Documentos va a ser una solución que cambiará la vida de tu empresa.
Cuando dispones de tu propio sistema de gestión, añadir IDP te ayuda a extraer detalles clave de los recibos, como fechas, importes y nombres de comerciantes. Esto simplifica el flujo porque no tendrás que preocuparte de si los importes son exactos o si el recibo es legítimo.
Hablando de garantizar la legitimidad de los documentos procesados, ¡nos lleva al siguiente caso de uso!
Refuerzo de la Detección de Fraudes
Con la cantidad de maquinaciones generalizadas en el sector financiero, no puedes arriesgarte a que se produzcan actividades fraudulentas. El software IDP evalúa cuidadosamente los documentos utilizando algoritmos de IA avanzados, identificando patrones y discrepancias que puedan ser signos de conducta fraudulenta.
Ya se trate de detectar extractos bancarios falsos o facturas fraudulentas, el Procesamiento Inteligente de Documentos te ofrece una forma de automatizar la detección del fraude documental y mantener tus defensas altas independientemente de la cantidad de documentos con los que trabajes.
Obtén Información de Marketing Rápida y Precisa con IDP
Obtén Información de Marketing Rápida y Precisa con IDP
Si pensabas que el Procesamiento Inteligente de Documentos se limita al sector financiero, no podrías estar más lejos de la realidad. Los casos de uso de IDP van mucho más allá de las tareas financieras y administrativas.
La información basada en los datos es esencial para la elaboración de estrategias y la toma de decisiones en el área de marketing. Por eso, IDP puede contribuir de forma significativa al análisis de datos e información de marketing. Puede cambiar las reglas del juego y ofrecer a los profesionales del marketing un acceso rápido a datos cruciales.
Compensación Automática de Recibos
Los recibos se utilizan en muchos programas de fidelización para obtener información importante sobre los clientes. Cuando hablamos de cientos de recibos, no es tan aterrador. Pero, ¿y si se trata de miles? El procesamiento manual simplemente no funcionará, necesitarás un sistema de compensación de recibos automático.
IDP puede ayudarte en cada paso del proceso: extracción automatizada de información, clasificación de líneas y verificación. En pocas palabras, cuando los clientes envían sus recibos, el software de IDP verifica el precio, la fecha, el nombre del comerciante, si se compró el artículo correcto y si el recibo es legítimo. Todo ello en cuestión de segundos.
Extracción Rápida y Precisa de Datos de las Etiquetas de Precio
El poder del Procesamiento Inteligente de Documentos va más allá de la extracción de datos de los formatos de documentos que esperarías. Por ejemplo, el software IDP puede capturar datos de productos a partir de las etiquetas de precios.
Normalmente, tendrías que gastar una gran cantidad de dinero para que alguien visitara lugares por ti y anotara manualmente los precios para que tú pudieras hacer el análisis después. Con las soluciones IDP, este proceso es mucho más sencillo.
Estos proveedores de IDP, como Klippa DocHorizon, te permiten escanear etiquetas de precios relevantes y extraer automáticamente todos los datos importantes. De este modo, cuando regreses a tu puesto de trabajo, tus compañeros ya habrán empezado a analizar todos los datos que tu solución IDP ha entregado a tu sistema de gestión.
Extracción de Datos de las Cartas de Menú para un Análisis Informado
Al igual que en el caso de uso anterior, las soluciones IDP pueden procesar y extraer información de las cartas de menú. Es extremadamente importante para los dueños de restaurantes y servicios de entrega de comida a la hora de decidir cómo fijar el precio adecuado o cómo optimizar el menú.
Con el Procesamiento Inteligente de Documentos, puedes escanear cartas de menú y extraer nombres de platos, descripciones y precios. Analiza los datos extraídos para crear menús que atraigan a tus clientes y te mantengan en un nivel competitivo en el mercado de los restaurantes.
Agiliza la Verificación de Identidad con la Automatización Inteligente
Agiliza la Verificación de Identidad con la Automatización Inteligente
Ya hemos mencionado lo crucial que es asegurarse de que todos los documentos que manejas son auténticos. Si no es así, existe la posibilidad de que pierdas dinero e incluso de que tu reputación se vea perjudicada por ello.
Ahora, piensa en una situación en la que el fraude no consista sólo en falsificar una factura, sino que implique crear una identidad falsa. ¿Puedes permitirte incorporar a un cliente con un documento de identidad falso? Por suerte para ti, las soluciones de Procesamiento Inteligente de Documentos están capacitadas para verificar documentos de identidad.
Validación Sencilla de Documentos de Identidad
El Procesamiento Inteligente de Documentos para la verificación de la identidad tiene una amplia gama de aplicaciones prácticas en diferentes sectores.
Tanto si trabajas en el sector bancario como si gestionas asuntos de recursos humanos, asegurarte de que los documentos son válidos es un paso crucial antes de finalizar contratos o acuerdos. Las soluciones IDP facilitan las verificaciones de identidad extrayendo automáticamente información importante de los documentos de identidad y confirmando su autenticidad.
A la hora de elegir un proveedor de IDP, especialmente para empresas internacionales, busca uno que admita varios idiomas y esté capacitado en los formatos de documentos de varios países. De este modo, podrás procesar documentos de identidad de distintas partes del mundo sin problemas.
Verificación Fiable de la Edad
Las industrias con restricciones relacionadas a la edad, como las de alcohol y tabaco o las apuestas, pueden utilizar IDP para la verificación de la edad y salvaguardar a los menores del acceso a contenidos o productos inapropiados para su edad.
El software de Procesamiento Inteligente de Documentos extrae la fecha de nacimiento de los documentos de identificación, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales. Dado que las soluciones IDP son capaces de detectar documentos fraudulentos, puedes estar seguro de que no se está saltando la barrera de la edad.
Automatización KYC
Las verificaciones de Conoce a Tu Cliente (KYC) están cada vez más presentes en muchas industrias, sin embargo, en algunas, como la banca y las finanzas, también es una obligación.
Con muchos clientes nuevos, el proceso puede descontrolarse si es necesario comprobar manualmente cada pasaporte o formulario. El Procesamiento Inteligente de Documentos es la clave de la automatización de KYC. Extrae la información necesaria de cualquier documento KYC necesario, como la prueba de identidad, el comprobante de dirección y la prueba de ingresos.
¿Quién diría no a seguir cumpliendo las normativas AML (contra el lavado de dinero) y CDD ( Debida Diligencia del Cliente) con la ayuda de un software? Se acabaron las verificaciones manuales y el rellenar formularios de clientes.
Incorporación Digital Agilizada
Si quieres ir un paso más allá, algunas soluciones de IDP (Klippa DocHorizon es una de ellas) también ofrecen una interfaz que le permite a tus clientes incorporarse ellos mismos de forma remota.
Estas soluciones tienen todas las ventajas del Procesamiento Inteligente de Documentos, pero cuentan con funciones adicionales como la verificación selfie, la detección de liveness o la verificación NFC.
De este modo, puedes ofrecer a tus clientes un proceso de incorporación digital seguro 24/7, sin dejar de cumplir las regulaciones del sector y garantizando tu seguridad.
Aunque sólo hemos mencionado los 13 casos de uso principales del Procesamiento Inteligente de Documentos, en realidad, las aplicaciones de este software son infinitas. De hecho, los algoritmos de IA que se utilizan dentro de las tecnologías de IDP son capaces de entrenarse en cualquier conjunto de documentos o idiomas.
Así que no te desesperes si no se menciona ninguno de tus casos de uso de IDP. Muchos proveedores de IDP ofrecen la opción de desarrollar soluciones personalizadas en función a tus necesidades específicas.
Comienza con el Procesamiento Inteligente de Documentos con Klippa DocHorizon
Si has llegado hasta la última sección de este blog, ¿significa que estás listo para aprovechar las ventajas del Procesamiento Inteligente de Documentos? En ese caso, estamos aquí para ti.
Con Klippa DocHorizon, tendrás acceso a un amplio conjunto de herramientas adecuadas para muchos sectores:
- Aumenta la calidad de imagen con nuestro SDK de escaneo de última generación para mejorar la precisión del procesamiento.
- Extrae datos esenciales sin problemas de los documentos que elijas.
- Transforma documentos a formatos compatibles con máquinas para utilizarlos posteriormente en tu sistema de contabilidad o ERP.
- Clasifica automáticamente los documentos con IA para integrarlos fácilmente en tu archivo digital.
- Protege la información confidencial mediante la anonimización instantánea de los datos.
- Verifica los documentos con precisión para mejorar la seguridad y cumplir con las regulaciones.
- Simplifica la incorporación o automatiza las verificaciones KYC.
Cualquiera de los componentes pueden implementarse fácilmente a través de una API o un SDK en el software o las aplicaciones que estés utilizando actualmente. Todas nuestras soluciones tienen la documentación adecuada y se han creado de forma fácil de usar para los desarrolladores, a fin de garantizar una transición fluida. Y te apoyaremos durante todo el proceso. Al fin y al cabo, tu éxito es nuestro éxito.
¿Te apetece adentrarte en el futuro? Da el primer paso reservando una demostración a continuación o ponte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta.