El 42% de los trabajadores de oficina afirman que serían más productivos si tuvieran menos tareas administrativas, como la clasificación de documentos, el mantenimiento de bases de datos o la comprobación de la integridad de documentos. Este es el resultado de una encuesta de Automation Anywhere, líder mundial en automatización de procesos robóticos (RPA). ¿También te sientes así en tu trabajo?
Piensa en todas las veces que has tenido que revisar un documento una y otra vez para asegurarte de que todos los campos se habían completado correctamente por tu cliente. O cuando recibiste ese contrato tan esperado pero te diste cuenta de que le faltaba una firma. Este tipo de detalles técnicos pueden provocar retrasos de días o incluso semanas. En algunos casos, incluso pueden dar lugar a problemas relacionados con el cumplimiento de la reglamentación y todos los riesgos que ello conlleva.
¿No sería más fácil verificar automáticamente si los documentos están firmados y contienen toda la información necesaria con una solución de software inteligente?
En este blog, explicaremos por qué es importante decir adiós a las comprobaciones manuales y mostraremos cómo puedes automatizar las comprobaciones de integridad de los documentos.
¿Por qué es importante comprobar la integridad de los documentos?
Empecemos con la pregunta de por qué deberías preocuparte por comprobar los documentos. La respuesta es muy sencilla. Si no compruebas los documentos en busca de información o firmas que faltan, puedes tener serios problemas.
Imagina una situación en la que haces negocios con otra empresa. Normalmente, tienes un contrato legal en el que ambas partes están de acuerdo con los términos y condiciones de la negociación. En caso de conflicto, siempre puedes basarte en el contrato y, en el peor de los casos, acudir a los tribunales para resolver la situación.
Sin embargo, si falta una de las firmas, lo único que tienes es un montón de papeles con términos y condiciones, pero nada que sea válido ante la ley. Esto no sólo puede llevar a la pérdida del negocio, sino que puede suponer un grave problema si te han estafado.
En otras situaciones, se necesita información para evaluar adecuadamente los riesgos del negocio. Por ejemplo, si eres un banco y necesitas determinar si una solicitud de préstamo debe ser aprobada o no, necesitas información sobre los ingresos de una persona. Sin esta información, no puedes evaluar adecuadamente los riesgos financieros asociados al préstamo y nunca podrás evaluar la solicitud.
Por lo tanto, está claro que es importante realizar los controles de integridad adecuados. Pero, ¿qué hace que esto sea a veces tan difícil? Veamos los desafíos.
¿Cuáles son los retos de la comprobación de la integridad de los documentos?
Hoy en día, muchas industrias siguen luchando con montones de documentos impresos, lo que genera muchos problemas. A continuación mencionamos los más importantes.
- Largos plazos de entrega
La comprobación manual de grandes cantidades de documentos es un proceso que requiere mucho tiempo, especialmente cuando se trata de documentos con varias páginas. Pueden venir en diferentes formas, como archivos PDF, imágenes, documentos de Word u hojas de cálculo. También pueden tener distintos diseños, lo que significa que la información requerida siempre está en lugares diferentes.
En caso de que encuentres una irregularidad, pedir un reenvío requiere más intercambios de correos electrónicos y aumenta el tiempo de respuesta. En resumen, puede pasar mucho tiempo antes de que el proceso esté terminado, y durante todo ese tiempo tu cliente está esperando una respuesta.
- Requiere mucho tiempo
Tener que revisar manualmente miles de papeles no sólo consume tiempo, sino que es una tarea tediosa. Estas tareas pueden llevar días o incluso semanas, lo que parece un proceso interminable.
- Errores humanos
Uno de los inconvenientes principales de cualquier proceso manual es la introducción de errores humanos. Nadie es perfecto, así que seguro que de vez en cuando se te escapa la falta de una firma o un dato. Si sólo compruebas unos cuantos documentos, probablemente no sea tan grave. Pero si tienes que comprobar miles de documentos, una tasa de error del 1% ya implica docenas de errores.
Si tienes suerte, estos errores acabarán siendo sólo una molestia administrativa; pero en el peor de los casos, pueden suponer un grave perjuicio para tu empresa.
- Escalabilidad
Hay un límite a lo que una persona puede hacer en un día. Comprobar unos cientos de documentos al mes está totalmente bien. Pero, ¿qué ocurre si necesitas comprobar miles o incluso millones de documentos al mes?
Por supuesto, en teoría es posible aumentar el número de empleados, pero la complejidad operativa que conlleva lo hace muy difícil en la práctica.
Afortunadamente, existen mejores opciones en forma de soluciones automatizadas. Veamos cómo pueden ayudarte a comprobar la integridad de los documentos.
La solución: el control de integridad automatizado
La mayoría de las organizaciones entienden ahora que necesitan un nuevo enfoque que implique la automatización y el Machine Learning para mejorar los procesos empresariales relacionados a los documentos. Pero no todo el mundo sabe por dónde empezar, cómo funciona y qué procesos pueden automatizarse.
En el caso concreto de la verificación de integridad de los documentos, casi todos los pasos pueden ser automatizados y realizados por un software de procesamiento inteligente de documentos (IDP). Una solución IDP como Klippa DocHorizon, por ejemplo, es capaz de revisar documentos en cuestión de segundos. De este modo, los clientes pueden recibir información casi en tiempo real.
¿Un cliente sube un documento sin la información necesaria? ¿O un contrato no está firmado en las páginas indicadas? No te preocupes, DocHorizon puede detectar esto automáticamente para ti.
¿Pero cómo funciona exactamente?
Klippa DocHorizon puede analizar los documentos de forma automática para verificar su integridad. El primer paso del proceso es proporcionarle una imagen o un archivo PDF a la plataforma. Una vez recibido el documento, Klippa DocHorizon lo convierte en texto e identifica el significado de cada dato mediante el uso de IA (Inteligencia Artificial). Después de este paso, el software tiene una lista de todos los datos presentes en el documento.
Ahora que la lista de datos del documento se ha identificado, el software puede verificar estos datos en función de los requisitos del documento seleccionado. En función de la coincidencia entre los datos del documento y los requisitos, el programa determina si el documento está bien hecho o no. El software puede realizar controles de integridad automatizados, como por ejemplo:
- Cuántos documentos existen
- Determinar el tipo de documento de cada documento
- Cuántas páginas hay por documento
- La existencia y validez de campos específicos, valores u otros componentes (por ejemplo, firmas, imágenes, etc.)
- Comparación de la existencia y validez de los campos con una lista de requisitos o valores
- Verificación de los campos y valores entre los documentos (por ejemplo, si el nombre en el contrato es el mismo que en el pasaporte, etc.) o con fuentes externas (por ejemplo, tu base de datos, la base de datos de la Cámara de Comercio, etc.)
En caso de que se encuentre alguna irregularidad, el software identificará y comunicará este error en cuestión de segundos para que pueda ser revisado por tu back office o devuelto inmediatamente al cliente. El cliente puede entonces revisar y volver a enviar el documento, y terminar el proceso que le corresponde de inmediato. Esto reducirá significativamente los tiempos de entrega de tus trabajos.
La mejora de los plazos de entrega es sólo una de las ventajas de la automatización. Sustituir las tareas manuales por soluciones automatizadas ofrece muchas otras ventajas, como la reducción de costos, mayor eficiencia, mayor precisión y el ahorro de tiempo.
Para comprender mejor cómo la automatización puede beneficiar a tu empresa, vamos a analizar la diferencia entre la verificación manual de documentos frente a la automática.
Control manual vs. automático de la integridad de los documentos
Como ya hemos dicho, la inspección manual presenta algunos problemas importantes, mientras que las inspecciones automáticas son cada vez más utilizadas. A continuación, presentamos una comparación entre el modo manual de comprobación de documentos frente al modo automático.
| Control manual | control automático |
| Pérdida potencial de negocios Altas probabilidades de pérdida o interrupción de negocios debido a los retrasos. | Ahorro de costos Con las inspecciones de integridad automatizadas, obtienes más eficiencia y menos costos. Podrás reducir el tiempo dedicado a validar o corregir la información de los documentos en al menos un 70%. |
| Propenso a errores La verificación manual es susceptible a los errores humanos. Es muy fácil para una persona pasar por alto algún campo vacío o algún dato que falte. | Minimización de errores Como ya se ha dicho, nadie es perfecto, ni siquiera un ordenador. Pero sí está bastante cerca de serlo. El software nunca se aburre, ni se cansa, ni se distrae y realizará constantemente la tarea para la que está programado. Puedes esperar una tasa de precisión de casi el 100%, lo que significa que recibirás datos completos para continuar el trabajo y evitar retrasos. |
| Lento Cuando tienes un flujo de trabajo en tu empresa en el que tienes que verificar si los documentos tienen cierta información o valores, se necesita mucho tiempo. Lo que puede dar lugar a tiempos de entrega más largos. | Rápido Una solución automatizada detecta los documentos a los que les falta información de forma casi instantánea. Las alertas instantáneas le permiten a los clientes completar rápidamente la información que falta. |
| Difícil de adaptar La verificación manual de documentos es una tarea exigente y que requiere mucho tiempo. Tener que crear un equipo requiere una importante inversión de empleados. Esto hace que sea difícil para una organización adaptarse a la demanda. | Aumento de la productividad El procesamiento más rápido y el ahorro de tiempo le permitirán a tus empleados a concentrarse en otras tareas más importantes. |
| Falta de satisfacción de los clientes Los retrasos y los largos plazos de entrega pueden provocar la insatisfacción del cliente. | Mayor satisfacción del cliente Se garantiza una mayor eficiencia y una comunicación más clara con tu cliente. Podrás minimizar las molestias administrativas para tus empleados y clientes. |
Como puedes ver, la verificación automatizada puede beneficiar a tu negocio de forma increíble. En la siguiente sección, veremos algunos ejemplos prácticos de cómo aplicar una solución automatizada.
Cómo puede la automatización transformar a tu empresa
Ahora que hemos hablado de las ventajas de utilizar un software para analizar documentos en busca de información incompleta, hablaremos de algunos ejemplos prácticos. Esperamos inspirarte sobre los tipos de tareas que puedes automatizar.
A continuación puedes encontrar tres casos de uso comunes:
- Verificación automática de recibos para programas de fidelización
- Verificación automática de la integridad de los contratos
- Verificación automática de la integridad de los comprobantes de ingresos
Verificación automática de recibos para programas de fidelización
Los programas de fidelización recompensan a los clientes que compran repetidamente o se comprometen con una marca. Suelen funcionar de la siguiente manera. Una empresa tiene un programa de fidelización para un nuevo producto que quiere promocionar. Los clientes que compran el producto pueden enviar sus recibos y obtener un porcentaje del dinero de vuelta o ser recompensados con puntos de fidelidad.
¿Te imaginas la cantidad de trabajo que llevaría revisar manualmente todos los recibos para ver si se cumplen los requisitos de la campaña? ¿Compraron realmente los participantes el producto? ¿Se compró dentro del plazo de la promoción? etc.
Una solución automatizada puede comprobar si el producto de reembolso figura en el recibo en un abrir y cerrar de ojos. Además, puede comprobar si el mismo recibo se ha registrado anteriormente y verificar todos los otros requisitos de la campaña, tales como un determinado rango de datos o una lista de tiendas participantes.
Una vez realizado esto, el software puede configurar automáticamente un pago que sólo necesita ser confirmado. Naturalmente, esto agilizará el proceso y hará más felices a los clientes, ya que recibirán su premio mucho más rápido.
Verificación automática de la integridad de los contratos
Las empresas utilizan los contratos para proteger sus derechos cuando establecen un acuerdo con terceros. Pero para que sean ejecutables, los contratos deben contener ciertos datos y elementos, como la firma válida de ambas partes. ¿Cómo podemos automatizar estas verificaciones?
Tomemos el ejemplo de un empleado que se encarga de enviar un contrato a un cliente.
Una vez que el cliente le devuelve el contrato, se puede introducir automáticamente en el software y comprobar que está completo. Si el software detecta que falta una firma o una cláusula específica, puede responder automáticamente al correo electrónico y pedirle al cliente que incluya el elemento que falta y vuelva a enviar el documento.
Esto hace que este proceso sea muy eficiente, lo que resulta en clientes y empleados más felices.
Verificación automática de la integridad de los comprobantes de ingresos
Mostrar una prueba de ingresos es un requisito cuando se solicitan préstamos o hipotecas. Sirve para que los bancos comprueben que el solicitante tiene una fuente de ingresos estable y que, por lo tanto, podrá hacer los pagos mensuales a tiempo. A menudo se usan las nóminas, los extractos bancarios y/o las cartas del empleador para este fin.
Tomemos el ejemplo de un proveedor de hipotecas que tiene que comprobar si una nómina presentada está completa.
Las nóminas pueden variar de un empleador a otro, pero tienen que contener al menos el salario, el nombre del empleador, la fecha de inicio y las horas de trabajo (es decir, a tiempo parcial o completo). En caso de que falte alguna información, el proveedor de la hipoteca tiene que ponerse en contacto con el solicitante y pedirle que vuelva a presentar el documento.
La comprobación automatizada puede ser de gran ayuda para estos procedimientos. El software puede comprobar automáticamente si la información requerida está en el documento cuando se presenta, y dar una alerta instantánea si falta algo. Esto hace que este proceso sea mucho más fácil y rápido. Y, sin duda, te dará algo de tranquilidad.
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Las empresas que destaquen serán las que se hayan adaptado al cambio volviéndose más ágiles, rentables y proporcionando una mayor satisfacción a sus clientes y empleados.
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