Según un estudio de International Data Corporation (IDC), la introducción manual de los datos de las facturas representa el 30% del tiempo de los departamentos de contabilidad y los encargados de llevar las cuentas. Esto significa que casi un tercio de su tiempo se dedica a una tarea que puede automatizarse fácilmente. Un tiempo que no se emplea en tareas de mayor valor.
Cuando una empresa recibe facturas, éstas proceden de múltiples fuentes y los datos deben introducirse en el sistema contable. Puede haber facturas físicas en papel, archivos PDF, documentos de Word y un sinfín de formatos más. Las facturas pueden tener partidas individuales que también deben extraerse de la documentación.
Como ya sabes, el procesamiento de facturas es laborioso y tedioso, lo que se traduce en largos plazos de entrega, errores humanos y problemas de seguridad de los datos. Pero, por desgracia, nadie puede quedarse sin una contabilidad y unos registros contables actualizados.
El software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede ser la solución a este quebradero de cabeza contable.
En este artículo, explicaremos las ventajas de utilizar software de OCR para la contabilidad, cómo funciona y cómo puede cambiar la forma en que gestionas tu contabilidad.
Pero antes, veamos los problemas del proceso tradicional.
¿Cuál es el problema de la contabilidad tradicional?
Los departamentos de contabilidad manejan y procesan diversos documentos financieros, como facturas, recibos u órdenes de compra, como parte de sus flujos de trabajo diarios. Y a medida que una empresa crece, tienen que manejar y procesar muchos documentos de este tipo.
Las empresas suelen tener equipos dedicados a verificar los documentos financieros, introducir los datos en su software de contabilidad o ERP, contrastar los datos con los documentos justificativos y, por último, realizar transacciones si es necesario.
Por ejemplo, una empresa puede tener que verificar la factura de un proveedor comparándola con un pedido de compra que ha realizado, antes de aprobar la factura.
Hacer esto manualmente presenta varios retos, algunos de los cuales parecen obvios, otros pueden ser nuevos para ti. Por eso vale la pena leer la siguiente sección.
Largos tiempos de entrega
Según un estudio dirigido por Ardent Partners, procesar una factura manualmente lleva en promedio 8,3 días. Es una cantidad de tiempo notable que puede provocar un retraso en el pago. Un retraso que puede dar lugar a sanciones por demora del pago, pero también a un retraso en la actualización financiera de la empresa.
También es tiempo que aleja a tus equipos de tareas y acciones más enfocadas al desarrollo financiero o creativo de tu negocio.
Pérdida financiera
Un estudio de Researchgate estimó que el costo de procesar una factura manualmente es de 14 euros. Multiplica esta cantidad por el número de facturas que tienes que procesar. Sí, es muy caro. Sí, es una cantidad enorme de dinero.
Mayor riesgo de error
Toda tarea repetitiva, como copiar manualmente los datos de facturas y recibos, conduce inevitablemente a errores. Y estos errores pueden tener consecuencias costosas. Puedes, por ejemplo, presentar mal los impuestos de tu empresa y recibir una multa. Estos errores se deben a que la introducción manual de datos es una tarea tediosa y a que los humanos nos distraemos fácilmente por naturaleza.
El riesgo de perder facturas
Con las constantes idas y vueltas entre los distintos equipos, perder una factura es algo habitual. Según un estudio del IOFM, el 39,5% de los empleados considera que las facturas perdidas o extraviadas son su mayor desafío.
Estas facturas se pierden, pero aún así hay que honrarlas e integrarlas en tu software de contabilidad. Por supuesto, sólo te das cuenta de ello una vez que tu acreedor te envía un recordatorio, lo que a menudo resulta en penalizaciones por retraso en el pago y una relación dañada.
Posibilidades para el fraude
Cuando se procesan grandes cantidades de facturas, es difícil darte cuenta de las facturas que se presentan dos veces. E incluso cuando puede hacerlo, ya has empezado a leer y procesar la factura. Así que vuelves a perder tiempo, pero esta vez en una factura duplicada.
Además, ¿cómo puedes detectar que se ha alterado una cifra o un elemento de la factura? Los estafadores, por ejemplo, pueden cambiar la cuenta bancaria o el importe total a pagar. Si se hace con habilidad, es casi imposible detectar tales intentos con el ojo humano. Como resultado, se llega a incluir información fraudulenta o a registrar dos veces la misma factura.
Todos estos son retos que se interponen entre tú y una administración de facturas sin problemas.
Afortunadamente, en los párrafos siguientes hablaremos de cómo el software de OCR puede ser una solución.
El uso del OCR en el sector de contabilidad
Ponle fin a los escritorios cubiertos de documentos, a los contables agotados, a los dolores de cabeza y a los cálculos interminables. Utilizar una solución de OCR para contabilidad significa automatizar el procesamiento de facturas, recibos y otros documentos financieros. De esta forma, tu empresa mejorará su eficiencia y tu productividad.
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una tecnología que transforma cualquier texto escrito a mano o a máquina y lo convierte en texto digital. Una vez reconocidos y extraídos, los datos quedan estructurados y listos para ser procesados en tu programa de contabilidad o ERP.
Esto significa que puedes digitalizar documentos financieros y automatizar su procesamiento y administración. Pero, ¿por qué deberías hacerlo en primer lugar? ¿Cuáles son las ventajas para tu empresa?
Ventajas del OCR para la contabilidad
Utilizar software de OCR para la contabilidad tiene varias ventajas. Tus empleados ya no tendrán que procesar grandes cantidades de facturas. El proceso es mucho más sencillo. Todo el proceso se agiliza y automatiza.
A continuación analizaremos con más detalle las ventajas más importantes.
Tiempo de procesamiento de facturas 3 veces más rápido
El software OCR ahorra tiempo, ya que reduce en gran medida el tiempo dedicado al papeleo, principalmente en el área de la introducción manual de datos. La información se puede escanear fácilmente a formatos digitales y los datos se pueden extraer de los documentos mucho más rápido.
De hecho, el estudio citado anteriormente de Ardent Partners reveló que el uso de una solución automatizada permite procesar una sola factura tres veces más rápido.
Ahorro definitivo de hasta el 75%
Al eliminar los procesos ineficaces de introducción y verificación manual de datos, puedes reducir los costos operativos hasta un 75%. Puede recortar el costo de hacer que las personas trabajen en los aspectos de la contabilidad relacionados a los datos. Además, te permite eliminar los costos de almacenamiento y procesamiento de documentos relacionados.
Mayor precisión
El software de OCR aprovecha los algoritmos de IA para ofrecer un alto grado de precisión al extraer datos de los documentos. Dado que un pequeño error tipográfico en la contabilidad puede dar lugar a resultados terribles, esto es de suma importancia para los contables.
La mayoría de las soluciones de OCR garantizan una tasa de precisión superior al 90%. Si necesitas un índice de precisión lo más cercano posible al 100%, puedes optar por incluir a un empleado en el proceso. Esto se denomina automatización Human-in-the-Loop (HITL).
Con la automatización HITL, la mayor parte del trabajo está automatizada. Basándose en reglas de la empresa, como un límite de confianza (por ejemplo, inferior al 70%) o todas las facturas de un proveedor determinado (por ejemplo, porque sabes que son problemáticas), puedes dirigir los documentos a un empleado para que los revise manualmente.
De este modo, combinas lo mejor de la inteligencia humana con la potencia de la IA y consigues un nivel de precisión aún mayor.
Escalabilidad mejorada
Por supuesto, con volúmenes bajos, está totalmente bien tener a un empleado de finanzas procesando manualmente 50 facturas al mes. Pero, ¿qué ocurre si necesitas procesar y aprobar miles de facturas al mes? ¿Aumentarás tu equipo financiero de 1 a 100 personas o intentarás automatizar esta tarea?
Al implementar una solución automatizada, las empresas ganan control sobre sus gastos generales y reducen la complejidad operativa que surge con la ampliación. Además, los proveedores de software pueden escalar automáticamente sus servidores a pedido sin necesidad de contratar personal adicional, espacio de oficina, contratos, etc.
Ahora que ya sabes un par de cosas sobre las ventajas de utilizar OCR para la contabilidad, la última pregunta que queda por responder es cómo funciona. En la siguiente sección, te guiaremos a través de los diferentes pasos del proceso.
¿Cómo funciona el software OCR para la contabilidad?
El OCR para contabilidad tiene muchos casos de uso interesantes con respecto a la automatización de los flujos de trabajo relacionados con los documentos. El caso de uso más común para los documentos financieros es el OCR para facturas, también conocido como escaneado de facturas y procesamiento automatizado de facturas.
Para explicar el funcionamiento del software de OCR, hablaremos de los tres pasos de este caso de uso:
- Captura y subida de la factura al software de OCR
- Conversión de la imagen a un archivo de texto
- Análisis sintáctico de TXT a JSON
1. Captura y subida de la factura al software de OCR
En el primer paso del proceso, hay que subir una imagen o un archivo PDF de una factura al software de OCR. Esto puede hacerse a través de una aplicación móvil o web.
La factura puede subirse con o sin fondo. Si la imagen se envía sin recortar (con fondo), el software recortará automáticamente el fondo.
Es importante que la imagen contenga la factura completa, sin ruido y con una calidad decente para garantizar un resultado preciso. Si esto es difícil de conseguir con una solución existente, la calidad de la imagen puede mejorarse utilizando un SDK de escaneado móvil.
2. Conversión de la imagen a un archivo de texto
En el siguiente paso, el software OCR convierte automáticamente la imagen a texto (TXT). Se extraen todos los datos de la factura, pero aún no están estructurados. Esto significa que aún no pueden ser interpretados ni procesados en otras aplicaciones.
3. Análisis sintáctico de TXT a JSON
En el tercer paso del proceso, el software reconoce qué es realmente cada parte de la factura. Determinará qué parte es, por ejemplo, el número de factura, el importe total, la dirección o la fecha de compra.
Convierte el archivo de texto a un formato estructurado, como JSON. JSON normalmente se utiliza para transmitir datos en aplicaciones web, ya que es un formato estándar basado en texto para la representación de datos estructurados.
A partir de aquí, es muy fácil procesar los datos de la factura a tu programa de contabilidad.
Automatiza tu departamento de contabilidad con Klippa
A lo largo de este artículo, hemos hablado de las ventajas y funcionalidades del software OCR para la contabilidad. Pero entender cómo puede adaptarse a tu caso de uso específico e integrarse sin problemas en las operaciones existentes es otra cosa.
Aquí es donde podemos ayudarte. Nuestra solución de Procesamiento Inteligente de Documentos, Klippa DocHorizon, puede integrarse a través de la API o SDK de Klippa. Como está creada de una manera fácil para los desarrolladores, nuestros componentes pueden integrarse fácilmente en el software existente de una organización.
Además, como nuestra solución está bien documentada, los desarrolladores encontrarán toda la información que necesitan para implementarla con éxito. De este modo, la solución Klippa puede integrarse en un solo día.
Si estás buscando una solución que libere a tu departamento de contabilidad de un trabajo desalentador y repetitivo, no busques más. Ponte en contacto con nosotros completando el formulario de demostración que aparece a continuación o ponte en contacto con nosotros hoy mismo.