La contabilidad, tal como la conocemos, es una actividad fundamental para toda empresa. Ayuda a gestionar el volumen de negocios de las organizaciones y, si no se hace correctamente, puede repercutir negativamente en la hoja de balance y otros estados financieros. Los cálculos incorrectos o los casos de fraude pueden dejar a las empresas con enormes pérdidas financieras.
La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados menciona que las PYME pierden un promedio de 200.000 dólares anuales sólo por casos de fraude contable. Parte del problema en estos casos radica en que la contabilidad solía ser un proceso manual. Sin embargo, muchas organizaciones han visto el fallo de este proceso y han decidido automatizar sus procesos contables implantando la contabilidad robótica.
Si no estás familiarizado con el término contabilidad robotizada, ¡no te preocupes! En este blog, explicaremos qué es la contabilidad robotizada, sus ventajas y algunos de los casos de uso más comunes. Por último, hablaremos de algunas formas de automatizar los procesos contables.
¡Empecemos!
¿Qué es la contabilidad robótica y cómo funciona?
La contabilidad robótica es una forma de automatización de procesos robóticos o RPA, que se utiliza en el campo de la contabilidad. Utiliza robots de software para eliminar la necesidad de la intervención humana en los procesos contables.
Los robots de software son programas informáticos diseñados para realizar determinadas acciones, en este caso, tareas de contabilidad. Esta es, en pocas palabras, la descripción del software de contabilidad robotizado. Se puede utilizar utilizando un enfoque basado en reglas o implementando algoritmos de IA para automatizar las tareas contables realizadas por los bots.
La contabilidad robótica centraliza los datos de diferentes sistemas de contabilidad y ayuda al departamento financiero a optimizar las operaciones contables, por ejemplo, la gestión de nóminas o el procesamiento de facturas.
Tomemos como ejemplo las facturas. Con la contabilidad robótica, los robots de software toman la factura y la comprueban, extraen información y transfieren los datos a un sistema contable, sin intervención humana. Además, la RPA en contabilidad minimiza el riesgo de que se produzcan transacciones fraudulentas, ya que ayuda a identificar el fraude documental.
Ve cómo la automatización robótica de procesos en contabilidad puede aportar muchos beneficios a las organizaciones. Si quieres descubrir las ventajas de pasarte a la contabilidad robotizada, ¡sigue leyendo!
Ventajas de la contabilidad robotica
La RPA en contabilidad aporta varias mejoras a las operaciones financieras dentro de una empresa. Veamos algunas de las razones por las que la contabilidad robótica beneficia a las organizaciones:
- Es rentable: La contabilidad robótica le permite a las empresas eliminar gastos innecesarios en tareas repetitivas y sencillas, ahorrando hasta 878.000 dólares anuales.
- Aumenta la eficiencia del flujo de trabajo: La automatización de procesos contables repetitivos mejora el flujo de trabajo en cualquier organización, ya que los expertos financieros pueden centrarse en tareas que requieren más atención.
- Reduce los errores: La automatización robótica de procesos en contabilidad agiliza las tareas financieras, reduciendo los errores humanos en el proceso y mejorando la calidad de los resultados.
- Reduce el tiempo de procesamiento: Al implementar la automatización robótica de procesos en la contabilidad, las empresas pueden ahorrar hasta 52 días al año.
La implementación de la contabilidad robótica puede convertirse en uno de los puntos fuertes de los departamentos financieros. Por suerte, las herramientas de RPA no se limitan a las tareas básicas de contabilidad. Analicemos algunos de los casos de uso de la contabilidad robótica.
Casos de uso de RPA en la contabilidad
Como se ha mencionado anteriormente, la RPA en la contabilidad ayuda a agilizar tareas como la gestión del balance o la cuenta de pérdidas y ganancias. Sin embargo, otros procesos financieros también se benefician de las herramientas de contabilidad robótica, como:
Procesamiento de Facturas
La implementación de software de contabilidad robotizada en el procesamiento de facturas ayuda a agilizar las transacciones de forma impecable. Dado que las facturas llegan en grandes volúmenes y en diferentes formatos, suponen un verdadero reto para los empleados de back-office que intentan procesarlas.
Con RPA, las facturas pueden escanearse y todos los datos se transfieren al sistema contable con precisión, reduciendo la necesidad de procesar manualmente las facturas o las confirmaciones de pago. Además, el software detecta duplicados y facturas falsificadas, reduciendo así el riesgo de fraude en las facturas.
Cuentas por Pagar
La gestión de los procesos de cuentas por pagar puede realizarse fácilmente con un software de contabilidad robotizado. Realizar un seguimiento de los pagos pendientes, por ejemplo, los gastos acumulados, puede ser ahora una tarea automatizada. El software de contabilidad robótica transcribe toda la información directamente en el sistema de contabilidad, mejorando la precisión del balance en tiempo real.
Gestión de Gastos
Las organizaciones pueden utilizar la contabilidad robótica para facilitar la laboriosa tarea de la gestión de gastos. En lugar de procesar manualmente los gastos de la empresa, esta tediosa tarea puede automatizarse ahora con la ayuda de RPA.
Por ejemplo, las compras realizadas por los empleados pueden registrarse y procesarse en un sistema de contabilidad simplemente escaneando el recibo de la transacción. Los datos se leen, se extraen y se transfieren automáticamente al sistema contable, basándose en determinadas reglas empresariales. El mismo proceso se sigue para tarjetas de débito y crédito, extractos bancarios, extractos de tarjetas de crédito y otros documentos financieros.
Procesamiento de Órdenes de Compra
El uso de la automatización robótica de procesos para gestionar el proceso de órdenes de compra representa un gran recurso para cualquier organización. RPA permite a las empresas escanear la orden de compra y establecer un proceso de aprobación automático, que solo llega a los empleados autorizados.
El software registra automáticamente la información extraída del pedido y la transfiere al sistema contable. Para facilitar aún más la vida de los contables, el software realiza un two-way matching, comprobando cualquier similitud o discrepancia entre la factura y la orden de compra. Este proceso permite a las empresas identificar cualquier riesgo de fraude de proveedores.
La contabilidad robótica es una herramienta importante para cualquier organización que desee mejorar sus procesos financieros. Sin embargo, esto sólo es posible si el software es de buen rendimiento y tiene las características necesarias para automatizar la contabilidad de una manera eficiente, como las soluciones de automatización de Klippa.
Automatización robótica de la contabilidad con Klippa
La solución de automatización de Klippa, Klippa SpendControl, ofrece a las organizaciones el soporte y las funciones necesarias para automatizar con éxito los procesos contables. Basándose en sus necesidades específicas, las empresas pueden automatizar las tareas contables con reglas de negocio inteligentes y tecnología OCR que puede extraer información de cualquier imagen o documento escaneado.
Klippa SpendControl ofrece una variedad de ventajas, tales como:
- Gestión de gastos y procesamiento de facturas en una sola plataforma
- Posibilidad de enviar documentos financieros como facturas y recibos a través de la aplicación, el sitio web y el correo electrónico
- Motor OCR propio capaz de extraer datos con una precisión de hasta el 99%
- Entrada de datos automatizada para una mayor eficiencia operativa
- Flujos de trabajo de aprobación digital para acortar los días de cuentas por pagar
- Detección inteligente de facturas y recibos duplicados
- Disfruta de una integración perfecta con una gran variedad de ERP o software de contabilidad, como NetSuite, SAP, Xero y muchos más
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