Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, tienen una responsabilidad común, y es mantener sus libros contables equilibrados. Francamente, esto puede suponer una carga para la mayoría de los departamentos financieros, ya que el registro de los gastos empresariales o la gestión de las cuentas de pérdidas y ganancias siguen siendo procesos manuales en muchas empresas.
Una de las tareas financieras que tiene una gran influencia en las organizaciones y que todavía se gestiona manualmente es la contabilidad de gastos. Una representación incorrecta de estos gastos puede afectar a los recursos financieros de la organización, pero también disminuir su credibilidad y estatus. Para evitar estos inconvenientes, las empresas han empezado a utilizar soluciones de software para automatizar la contabilidad de gastos.
Si no estás familiarizado con la contabilidad de gastos, ¡no te preocupes! En este blog, explicaremos qué son las cuentas de gastos, hablaremos de los diferentes tipos y veremos algunos ejemplos de cuentas de gastos. Al final, también te presentaremos una solución eficiente e inteligente para automatizar tus procesos de gestión de gastos.
¡Empecemos!
¿Qué son las cuentas de gastos?
Las cuentas de gastos son registros de la cantidad que una empresa necesita pagar durante un periodo de tiempo, normalmente un trimestre o un año. Se consideran cuentas temporales y representan el total acumulado de los gastos de la empresa durante un periodo predeterminado.
Los gastos en contabilidad aparecen en la cuenta de ingresos de una empresa y ayudan al departamento financiero a hacer un seguimiento de los distintos gastos que realiza la empresa. Cuando los fondos de la empresa se debitan, las cuentas de gastos aumentan.
Por el contrario, cuando se abonan fondos de otra cuenta, la cuenta de gastos disminuye. El objetivo de las cuentas de gastos es equilibrar los ingresos y los abonos al final del periodo contable.
Las cuentas de gastos varían en tipo, dependiendo de la naturaleza de los pagos que una empresa necesita hacer. Algunos de estos pagos se producen de forma regular, mientras que otros sólo se producen en caso de una ocasión especial, como un viaje de negocios. Analicemos en detalle el tema de los gastos en contabilidad y descubramos los tipos de gastos a los que puede enfrentarse una empresa.
Tipos de gastos
Los gastos en contabilidad, como ya se ha mencionado, siguen diferentes patrones. Básicamente, los gastos pueden clasificarse en tres categorías:
- Fijos vs. variables
- Operativos vs. no operativos
- Deducible vs. no deducible
Gastos fijos vs. variables
Los gastos fijos, como impuestos, salarios o alquileres, son gastos esenciales para la organización. Ayudan a sostener la organización y garantizan que la empresa disponga de todos los recursos necesarios para funcionar correctamente.
Los gastos variables, por otro lado, son los gastos que tienden a variar entre trimestres o años, incluyendo la capacitación interna o los gastos de viaje de la empresa. Dependen exclusivamente de la actividad de la empresa y de su comportamiento financiero.
Gastos operativos vs. no operativos
Como su nombre indica, los gastos operativos corresponden a los pagos que una empresa necesita realizar para facilitar las operaciones comerciales. Esta categoría incluye cosas como los costos de publicidad, los gastos de externalización y otros gastos variables. Por lo tanto, los gastos de explotación varían en función de las necesidades específicas de una organización.
Por el contrario, los gastos no operativos son pagos que no interfieren en la actividad de una organización. Estos gastos ayudan a equilibrar los estados financieros o, por ejemplo, a garantizar los pagos de hipotecas o préstamos, pero no afectan activamente a la actividad de una empresa.
Gastos deducible vs. no deducible
Los gastos deducibles se deducen de los ingresos sujetos a impuestos de la empresa. Reducen la carga de impuestos y pueden ser total o parcialmente deducibles. Además, estos gastos son necesarios para que las organizaciones cumplan la regulación gubernamental y otros marcos legales.
Los gastos no deducibles son simplemente gastos que no pueden deducirse del capital de una organización o que no pueden reembolsarse a los empleados. En esta categoría, un muy buen ejemplo serían los gastos personales, como las comidas durante un viaje de empresa que superen una determinada cantidad.
Las cuentas de gastos pueden clasificarse como diversas, ya que difieren en función de las necesidades específicas de una empresa. Para entender mejor qué gastos entran en cada categoría, veamos algunos ejemplos de cuentas de gastos.
Ejemplos de cuentas de gastos
Las organizaciones necesitan asumir los costos de ciertos gastos para desarrollar su actividad principal. Estos costos varían para cada empresa, sin embargo, algunos gastos se encuentran en todos los negocios.
Las cuentas de gastos más importantes son fijas y cubren costos como impuestos, alquileres, facturas de servicios públicos y salarios. Por otra parte, los costos de inventario, así como los costos de hardware y software, también son gastos necesarios que una empresa tiene que contabilizar.
Además, los gastos de viaje de la empresa, los costos de marketing y publicidad, las gratificaciones de los empleados y las mejoras de la oficina son gastos que se encuentran en casi todas las organizaciones. Aunque estos gastos son variables, son esenciales para que la empresa funcione bien y aumente la satisfacción de los empleados.
Sin olvidar que las cuentas de gastos son también una parte importante del proceso de cuentas por pagar de una empresa. Cubren gastos importantes que ayudan a desarrollar una empresa, pero también a sus empleados. Si aún no estás convencido de la importancia de una cuenta de gastos, ¡sigue leyendo!
¿Por qué necesitas una cuenta de gastos?
Una cuenta de gastos garantiza que las organizaciones gestionen sus gastos de forma precisa y que se tengan en cuenta todos los pagos inminentes, como los gastos acumulados. Hemos destacado algunas de las razones por las que una cuenta de gastos es beneficiosa para las empresas:
- Ayuda a las empresas a evitar actividades fraudulentas: La contabilidad de gastos garantiza el seguimiento de todos los gastos, evitando cualquier riesgo de fraude en las facturas.
- Mejora los procesos de contabilidad: Una cuenta de gastos ayuda a los expertos financieros a separar los activos de los pasivos, mejorando la precisión de las cuentas por pagar.
- Controla el flujo de gastos de una empresa: Los gastos en contabilidad diferencian los gastos fijos de los variables, analizando el flujo de gastos de una organización.
Los gastos en la contabilidad son una excelente forma de garantizar que los procesos contables se representan con precisión en los libros. Lo que haría este proceso aún mejor, y por tanto más útil para las empresas, es la automatización.
Por ejemplo, Klippa SpendControl ayuda a las empresas a mejorar significativamente los procesos de gestión de gastos en su organización, mediante la automatización de todas las tareas relacionadas con la contabilidad.
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- Enviar gastos cómodamente a través de la app o la página web
- Escanear y extraer información con precisión mediante tecnología OCR
- Crear un flujo de autorización seguro, con opciones de aprobación avanzadas
- Aprobar fácilmente las declaraciones de gastos, a través de la aplicación o del sitio web.
- Benefíciese de integraciones sin problemas con su sistema ERP, lo que ayuda a mantener actualizado el sistema de contabilidad
- Detección de recibos o facturas duplicados para evitar pagos dobles
- Tener una visión clara de todos los gastos
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