Una noticia que últimamente está en boca de todos en el mundo del B2B es la RPA (Automatización Robótica de Procesos). La RPA permite automatizar procesos y tareas repetitivas que normalmente son realizadas por personas. Puede integrarse en las infraestructuras informáticas existentes y no requiere instalaciones ni costos de hardware adicionales.
Captura de documentos para RPA de Klippa
Nuestro motor OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) de desarrollo propio está altamente cualificado para capturar datos de documentos en papel y digitales. Nuestro motor OCR tarda apenas un par de segundos en procesar un pedido de venta o una factura y extraer toda la información, mientras que un empleado tarda entre cinco y quince minutos. En los últimos años, nos hemos encontrado con muchos casos de uso diferentes para la captura de datos. A continuación puedes ver algunos de los ejemplos más comunes:
- Servicios de atención al cliente B2C
Hoy en día, los clientes están acostumbrados a tiempos de respuesta rápidos. Con la tecnología adecuada, puedes acortar el tiempo de espera de las consultas entrantes y automatizar el proceso administrativo. Segregando las consultas entrantes y clasificándolas por orden, puedes asegurarte de que llegan al agente correcto para una acción mucho más rápida. Con el OCR puede agilizar rápidamente las consultas entrantes y reducir el tiempo de espera de tus clientes. - Cuentas por pagar – Procesamiento de facturas
Facturas y cuentas por pagar (AP): la frecuencia de las facturas recurrentes y su gran volumen suponen muchas horas de tareas aburridas para los empleados. Las personas son propensas a cometer errores, sobre todo cuando están aburridas. Los ordenadores son muy diferentes. Un RPA con OCR procesa las facturas automáticamente cuando llegan. Toda la información importante se analiza y se coloca en los campos correspondientes del software de contabilidad o ERP. Incluso es posible que un motor tome decisiones suaves para cosas como facturas de comida o viajes. Esto minimiza la intervención humana y hace que el proceso sea menos propenso a errores. - Pedidos de compra/venta
Los datos deben ser consistentes y coherentes en todos los sistemas de la empresa. Los representantes de ventas dedican mucho tiempo a rastrear todos los datos de los clientes e introducirlos en el CRM y el sistema ERP. Al mismo tiempo, el departamento financiero tiene que replicar todos los datos e introducirlos en el sistema de contabilidad. Por supuesto, este proceso nunca está exento a errores y puede dar lugar a la producción de duplicados, lo que perjudica la productividad. Utilizando el RPA con OCR, puedes realizar las actividades de ventas de principio a fin automatizando tareas como la entrada de pedidos de venta, la facturación, etc. Esto te permitirá disponer de una base de datos limpia y mejorar la experiencia del cliente. Por último, pero no por ello menos importante, aumenta el nivel de satisfacción de tus empleados, ya que por fin pueden centrarse en la actividad principal de tu empresa en lugar de dedicarse a tareas administrativas “aburridas”. - Nóminas y sueldos
Si le preguntas al departamento de RRHH, seguramente te confirmarán que una de las tareas más repetitivas y que más tiempo consume es el procesamiento de nóminas y planillas. Con el RPA con OCR dispondrás de datos coherentes de los empleados de los distintos sistemas de la empresa, y podrás validar las hojas de horas y subir y actualizar rápidamente los ingresos y las deducciones. - Almacenamiento de información relacionada al cliente
Cuando se utiliza OCR, tienes la capacidad de clasificar y almacenar toda la información relacionada con el cliente a través de la RPA de forma organizada. Basándose en los datos que el motor ha extraído, el sistema puede clasificar y filtrar diferentes datos, como números de teléfono, direcciones, historiales de compra, lugares de nacimiento, etc. Estos datos se envían automáticamente al departamento de RRHH, al personal de ventas y a los empleados pertinentes. De este modo, los empleados se ahorran la introducción manual de datos y la preocupación por la exactitud de los resultados. Con el OCR, el tiempo que lleva la introducción manual de datos puede reducirse en un 70%. - Reembolsos
Conseguir reseñas de 5 estrellas depende en gran medida de la rapidez con la que se procesen los reembolsos. Sin embargo, las solicitudes de reparación, los formularios de reembolso y las reclamaciones contienen muchos datos y su procesamiento puede llevar bastante tiempo. Con OCR puedes aumentar la velocidad de reembolso y el tiempo de respuesta. La experiencia del cliente mejorará, al igual que las reseñas en navegadores. - Currículos (CV) y procesos de contratación
El uso de OCR en combinación con RPA te permite filtrar y categorizar los CV entrantes. Mediante una configuración de palabras clave, puedes acceder al valor de los solicitantes, deshacerte de las solicitudes no deseadas o realizar cualquier otra tarea. Este proceso agiliza la contratación y le da a los reclutadores una mejor perspectiva de los candidatos. Por no mencionar que con el OCR incluso el proceso de incorporación puede ser mucho más rápido. Los nuevos empleados tienen que enviar documentos de identificación y el RPA con OCR te permitirá extraer todos esos datos y colocarlos directamente en tu software de RRHH.
Procesamiento de documentos RPA de Klippa
Hay muchas formas de utilizar el procesamiento de documentos RPA como tu software de entrada de datos. Entendemos que los nuevos sistemas pueden parecer un fastidio a la hora de conocerlos, pero una vez que experimentes cómo la nueva tecnología te ayudará a seguir siendo competitivo y rentable, estamos convencidos de que dejarás de verlo como un obstáculo. Nuestra experiencia nos dice que tanto los empresarios como los empleados están muy satisfechos con nuestra solución, porque seamos sinceros: a nadie le gusta la introducción manual de datos. ¿Te gustaría automatizar tus procesos de datos también? Envíanos un mensaje a [email protected].