A pesar del rápido desarrollo de la tecnología, las organizaciones siguen introduciendo datos manualmente en sus sistemas. Esta tarea no sólo requiere mucho tiempo y es repetitiva, sino que también es propensa a errores humanos. Según un estudio de Gartner, los errores humanos en la introducción de datos suponen unas 25.000 horas de trabajo adicional para las organizaciones, con un costo anual de hasta 900.000 dólares. Esto podría haberse evitado fácilmente implementando la automatización.
El uso de la automatización para los procesos de entrada de datos es una práctica esencial para las empresas que buscan reorganizar los datos en formatos listos para la actividad empresarial y mejorar sus procesos de negocio diarios. De hecho, el 66% de las empresas que han implementado la automatización del flujo de trabajo han aumentado sus ingresos y reducido el tiempo de procesamiento.
En este blog, explicaremos qué es la automatización de la entrada de datos y analizaremos sus ventajas. También trataremos casos de uso de la entrada de datos automatizada y hablaremos de algunos de los mejores software de entrada de datos automatizada del mercado.
¡Empecemos!
Qué es la automatización de la entrada de datos
La automatización de la entrada de datos es la alternativa digital de extraer e introducir datos de forma precisa y eficiente en un programa informático o base de datos mediante la automatización, eliminando así la entrada manual de datos.
La entrada de datos automatizada implica extraer datos de PDFs, documentos, imágenes, archivos escaneados, correos electrónicos o sitios web y convertir la información a un formato estructurado, como CSV, JSON, XML y muchos más. Este flujo automático de extracción y conversión de datos requiere el uso de software.
El software de entrada de datos automatizado suele basarse en la tecnología OCR para leer documentos y extraer datos de ellos con gran precisión. Pero, ¿cómo funciona el software automatizado de introducción de datos? Sigue leyendo para descubrir cómo puedes automatizar tus procesos de introducción de datos con la ayuda de un software.
¿Cómo automatizar la entrada de datos?
Ya hemos hablado anteriormente de empresas que adoptan la automatización e implementan software de automatización de entrada de datos. Entonces, ¿cómo es el proceso automatizado? Para seguir este proceso y ver un cambio efectivo, las empresas deben seguir estos pasos:
- Subir una fuente de datos: A menudo, las empresas reciben información importante en forma de formatos de datos sin estructurar, como archivos PDF, imágenes o archivos escaneados. Estos archivos deben importarse al software de automatización de entrada de datos, lo que significa introducirlos a través de una aplicación o página web.
- Preprocesamiento del archivo: El software de entrada de datos automatizado convierte los documentos en formatos legibles a máquina. Las tecnologías avanzadas de OCR, IA y ML le permiten a los algoritmos leer y comprender el contenido de los archivos.
- Reconocer y extraer los datos: En este paso, el software reconoce y extrae los datos. El algoritmo puede ser entrenado para identificar puntos de interés de una variedad de archivos, por ejemplo, artículos de línea de recibo, números de factura, nombres o direcciones.
- Validar los datos extraídos: En este paso, se verifica la precisión de los datos extraídos utilizando tecnología de IA. Para obtener una tasa de precisión de hasta el 100%, las organizaciones pueden implementar la tecnología human-in-the-loop, que requiere una supervisión humana del proceso.
- Compartir e introducir los datos extraídos: El último paso consiste en presentar los datos extraídos en una salida estructurada, como CSV, JSON o XML. Ahora los datos pueden importarse cómodamente a una base de datos o a otro software para flujos de trabajo posteriores adicionales.
Gracias al desarrollo de la tecnología, las empresas pueden disfrutar de las ventajas de la introducción automática de datos al máximo nivel. Si quieres ver cómo puede beneficiarse tu empresa de la implementación de la automatización en los procesos de introducción de datos, ¡sigue leyendo!
Ventajas de la introducción de datos automatizada
Para darte una perspectiva general de las ventajas de la introducción de datos automatizada, hemos hecho una lista de los beneficios más importantes de automatizar la introducción de datos en las organizaciones
- Ahorro de tiempo: una entrada de datos más rápida permite mejorar los flujos de trabajo de procesamiento de datos.
- Reduce los costos generales: reduce los costos operativos al eliminar los procesos manuales ineficaces.
- Procesamiento masivo: gestión de grandes cantidades de archivos de una sola vez.
- Mejora la productividad: mejor distribución de los recursos y mayor enfoque en las tareas que requieren más atención.
- Mayor satisfacción de los empleados: elimina tareas redundantes, como la introducción manual de datos, e impacta positivamente el compromiso de los empleados.
- Mayor precisión: La tecnología OCR permite una tasa de precisión del 99% con human-in-the-loop.
- Cumplimiento de las regulaciones obligatorias: la implementación de la automatización permite la verificación de documentos para minimizar el fraude, ayudando a las empresas a cumplir con las regulaciones KYC y AML.
Casos de uso de la introducción de datos automatizada
Ya sabemos qué es la automatización de la introducción de datos, cómo se aplica y cuáles son sus ventajas. Pero no basta con conocer la teoría para mejorar los procesos empresariales. Veamos este tema desde otra perspectiva y analicemos algunos casos de uso de la introducción de datos automatizada:
- Procesamiento de facturas para cuentas por pagar
- Procesamiento de órdenes de compra
- Convertir imágenes a texto
- Automatización del proceso de Conoce a Tu Cliente (KYC)
- Compensación de recibos para programas de fidelización
Procesamiento de Facturas para Cuentas por Pagar
Un proceso automatizado de cuentas por pagar se basa en la extracción automática de datos de los campos de las facturas de los proveedores y la introducción de la información a un software ERP o de contabilidad con fines contables o financieros. El software de automatización de la introducción de datos también puede detectar duplicados o facturas fraudulentas, lo que permite que las empresas estén al tanto del fraude en las facturas.
Procesamiento de Órdenes de Compra
El seguimiento del proceso de órdenes de compra se realiza fácilmente con la introducción de datos automática. El software verifica que todos los datos son válidos y que se corresponden con la venta correspondiente, mediante el two-way matching. El software de automatización también detecta si el documento de orden de compra ha sido manipulado, evitando el fraude por parte de los proveedores.
Convertir Imágenes a Texto
Dado que muchas empresas reciben información importante en forma de imágenes escaneadas, la automatización puede ayudarlas a extraer datos de forma eficaz y, sobre todo, precisa, utilizando software de OCR. Las organizaciones pueden convertir imágenes a texto y extraer de ellas la información más importante en cuestión de segundos.
Automatización del Proceso de Conoce a Tu Cliente(KYC)
La automatización de Conoce a Tu Cliente ayuda a las empresas a cumplir las prácticas obligatorias de Debida Diligencia del Cliente (CDD), verificando que los clientes son quienes dicen ser y que no participan en actividades peligrosas o amenazantes, como el lavado de dinero, la financiación del terrorismo o actividades financieras ilegales.
La verificación de la identidad de los clientes se realiza mediante la validación de la identidad. Esto significa revisar los documentos de identidad utilizando software de procesamiento inteligente de documentos, para garantizar que sus documentos son válidos y que sus actividades no representan un riesgo para las organizaciones.
Compensación de Recibos Para Programas de Fidelización
Los programas de fidelización requieren mucho trabajo de back-office, lo que incluye introducir manualmente los datos de los recibos a un sistema de base de datos. Con la automatización de la introducción de datos en los programas de fidelización, las empresas pueden reducir los tiempos de procesamiento, eliminar los errores humanos y mejorar la satisfacción del cliente.
¿Cómo funciona? La automatización en la compensación de recibos para programas de fidelización de clientes implica escanear el recibo, dejando que el software se encargue de extraer los puntos de datos relevantes, como los artículos de línea o las fechas de compra. En el caso de las campañas de devolución de dinero, el software es capaz de extraer, validar e introducir la información en el sistema de base de datos, sin necesidad de intervención humana.
Muchos programas pueden automatizar el proceso de introducción de datos, pero sólo algunos ofrecen datos cualitativos y son capaces de mejorar el flujo de trabajo de una empresa. Hemos elaborado una lista de algunos de los mejores software de introducción de datos automatizados, para que puedas ver por ti mismo cuál es el que mejor se adapta a tu organización.
Los mejores softwares de introducción de datos automatizada
1. Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon es una solución versátil de Procesamiento Inteligente de Documentos que puede automatizar las tareas manuales de introducción de datos de forma eficiente y precisa. Permite que las empresas capturen datos con una tasa de precisión del 99% desde una amplia gama de documentos, como recibos, facturas, documentos de identidad y muchos más.
Ventajas
- Permite reconocer y convertir varios documentos como recibos, facturas, contratos, formularios y pasaportes a datos estructurados en un instante
- El software mejorado con IA te permite capturar datos no estructurados de cualquier documento
- Automatización de la entrada de datos con un motor preciso de extracción y procesamiento de datos
- Adecuado para el archivado digital, la gestión de datos y la validación
- Soporte multilingüe
- Extracción de artículos de línea
- Categoriza el tipo de documento por ti con la clasificación de documentos
- Permite la anonimización de datos para el cumplimiento de la regulación sobre privacidad de datos
- Varias integraciones a través de API y SDK bien documentados
Desventajas
- Aún no se ha desarrollado un sistema de reporte de datos
- La interfaz de usuario está en fase de desarrollo
Ideal para organizaciones financieras y logísticas
2. Docsumo
Docsumo ayuda a las empresas automatizando los procesos de introducción de datos mediante el machine learning. Gracias a su sofisticada tecnología, Docsumo no se limita a las plantillas y no requiere configuraciones manuales. Los usuarios pueden simplemente subir documentos y reenviar los datos capturados a otro software, eliminando la entrada manual de datos.
Ventajas
- Interfaz de usuario fácil de usar
- Disponibilidad de asistencia al cliente
- API personalizable para muchos casos de uso
- Múltiples salidas de datos
Desventajas
- Se apreciaría un sistema de informes más complejo
- No puede procesar eficazmente documentos escritos a mano
- No hay anonimización de datos
Mejor para bancos y procesos logísticos
3. AutoEntry
AutoEntry es una plataforma de software para la automatización de la introducción de datos para empresas pequeñas y medianas. Permite a las empresas enviar datos para su extracción de múltiples formas, como a través de un sitio web, una aplicación móvil o una dirección de correo electrónico. AutoEntry está especializado en la extracción precisa de datos de recibos, facturas y extractos bancarios.
Ventajas
- Fácil de usar
- Puede conectarse a un software de contabilidad preexistente
- Aplicación móvil disponible
Desventajas
- Sector de contabilidad y teneduría de libros limitado
- Funcionalidades mínimas de la plataforma
- Servicio de atención al cliente lento
- Mínima precisión en la extracción de datos
- Sin anonimización de datos
Lo mejor para la automatización contable de las PYME
4. Docparser
Docparser es una solución de gestión documental automatizada que incorpora el almacenamiento de documentos en un entorno en la nube. La tecnología OCR y el reconocimiento de texto integrado pueden extraer datos de varios documentos, incluso códigos de barras, lo que convierte a este software en una gran opción para el procesamiento de facturas u órdenes de compra. La salida de datos se puede descargar como Excel, CSV, JSON o XML.
Ventajas
- Integración con API
- Incorporación con almacenamiento empresarial
- Extrae texto y procesa imágenes
Desventajas
- No se pueden realizar búsquedas en los documentos analizados
- Falta de funciones de filtrado
- Enfoque limitado a plantillas
- Sin anonimización de datos
Lo mejor para procesos logísticos
El mercado ofrece una gran variedad de buenas soluciones de automatización de la entrada de datos, pero sólo las mejores realmente pueden marcar la diferencia. Kllippa DocHorizon, por ejemplo, puede procesar una multitud de documentos con precisión, en cuestión de segundos, convirtiendo la introducción de datos en un proceso sencillo para cualquier organización.
Automatiza tu entrada de datos con Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon ayuda a las empresas a automatizar sus procesos de entrada de datos mediante el uso de tecnología avanzada de OCR e IA. Esta solución digital puede extraer datos, anonimizar, convertir, clasificar y verificar documentos.
Estas son sólo algunas de las ventajas adicionales de usar Klippa DocHorizon para automatizar tu proceso de entrada de datos:
- Reconocimiento de texto y extracción de datos rápidos
- Capacidad para detectar documentos fraudulentos
- Verificación cruzada de documentos y puntos de datos
- Conversión de documentos a varias extensiones, como CSV, JSON o XML
- Integración perfecta con tus soluciones de software existentes a través de API o SDK
¿Estás preparado para mejorar tus procesos de introducción de datos? Reserva una demostración gratuita más abajo o ponte en contacto con nuestros expertos para obtener más información sobre nuestros productos.