Una factura en cuentas por pagar es un documento que contiene los detalles de los bienes o servicios que una organización ha recibido de un vendedor o proveedor. En pocas palabras, indica el importe que la empresa le debe al vendedor o proveedor por esos bienes o servicios.
Muchas empresas tratan con proveedores y vendedores mensualmente, por lo que tienen que procesar una gran cantidad de facturas. Se trata de un proceso que abarca la recepción de facturas, su aprobación, documentación y pago eventual. También requiere que la transacción se registre en el libro mayor de la empresa.
Aunque esto pueda parecer sencillo, la gestión de facturas y pagos puede ser una tarea tediosa y lenta, ya que, según un estudio reciente, las empresas dedican un promedio de 120 horas al mes al procesamiento manual de facturas.
Afortunadamente, la automatización del proceso facturas con un software de contabilidad puede ofrecer una solución concreta a este problema. Un proceso de facturación bien ejecutado puede generar un ahorro de costos, una mejora del flujo de caja, relaciones más sólidas con los proveedores y un mayor control financiero tanto para las empresas como para los proveedores.
En este blog analizaremos más detenidamente el proceso de facturación. Cubriremos los pasos necesarios y proporcionaremos una breve descripción de las ventajas y desventajas asociadas con el procesamiento de facturas.
¿Cual es el proceso de facturas de pago?
El proceso de facturas de pago se refiere a una serie de pasos por los que pasa una empresa para procesar las facturas recibidas, incluida la aprobación y, finalmente, el pago a los proveedores. Aunque el método preferido para tramitar el pago de una factura puede variar en función del tamaño de la empresa, el proceso de facturación suele seguir los pasos que se indican a continuación, empezando por la factura y terminando con el pago acordado.
- El proveedor envía la factura: Un proveedor envía una factura al departamento de cuentas por pagar de una empresa. La factura menciona todos los detalles relevantes de la transacción, incluida la fecha de pago.
- Se recibe la factura y se recupera la información: El departamento de cuentas por pagar recibe la factura. En función de los recursos disponibles, los datos de la factura se introducen manualmente o se procesan digitalmente en un sistema ERP existente y se les asigna un código de facturación único.
- La factura se envía para su aprobación: A continuación, la factura se envía para que la apruebe el comprador o se coteja con la orden de compra correspondiente por el importe solicitado (también conocido como two-way matching).
- Aprobación de la factura: En este paso, los detalles de la factura han sido examinados por el comprador y se aprueba la factura de pago. Por lo tanto, se programa el envío del pago al proveedor, basándose en la fecha de pago previamente mencionada en el Paso 1.
Como se indicó en la introducción, son varios los retos a los que se enfrentan las empresas a la hora de completar manualmente el proceso de facturación. A continuación analizaremos los más importantes.
Desafíos comunes del proceso de facturas de pago
El método tradicional de procesamiento de facturas presenta numerosos retos derivados de una serie de tareas manuales. Los problemas más comunes en el procesamiento de facturas son:
- Errores humanos – Los errores de introducción de datos, la codificación incorrecta y los errores de validación son algunos de los errores humanos que se producen con frecuencia. Aunque no sean deliberados, estos errores son costosos y pueden provocar disputas con los proveedores y pagos inexactos.
- Llevan mucho tiempo – Las tareas manuales pueden llevar mucho tiempo y provocar retrasos en el proceso de facturación. Por ejemplo, el envío y la aprobación manual de una gran cantidad de facturas aumenta el tiempo necesario para concluir el pago.
- Retrasos en los pagos – Los retrasos en los pagos siempre son perjudiciales para la reputación de una empresa. Dado que las relaciones con los proveedores también se ven afectadas, deben evitarse a toda costa. Por ejemplo, los problemas con el sistema de cuentas por pagar, los errores en la introducción de datos o los retrasos en la aprobación de facturas pueden provocar demoras en la tramitación de los pagos.
- Trabajo repetitivo – El sistema tradicional de tramitación de facturas implica tareas manuales como la introducción y validación de datos. Estas tareas pueden volverse cada vez más repetitivas y llegar a considerarse tediosas y aburridas. Esto afecta la productividad de los empleados y crea atascos en el flujo de trabajo de procesamiento de facturas.
- Lentitud de los canales de aprobación – los retrasos derivados de la lentitud de los canales de aprobación y enrutamiento pueden resultar frustrantes y dar la impresión de incompetencia. Prolongar el tiempo de procesamiento de las facturas y retrasar el pago a los proveedores puede afectar a la salud crediticia de tu empresa a largo plazo.
- Almacenamiento a papel – El método tradicional de tramitación de facturas depende en gran medida de las facturas a papel y de las aprobaciones manuales, como un sello de confirmación o una firma de aprobación. Algunas de las razones por las que las empresas deberían alejarse de las montañas de documentos son el espacio de almacenamiento limitado y los elevados costos de almacenamiento.
Si estos retos aún no te han convencido para considerar el uso de software para automatizar el proceso de facturación, echa un vistazo a las ventajas que ofrece la automatización.
Por qué deberías automatizar el proceso de facturas de pago
Superar los obstáculos del proceso manual de facturación no es la única razón por la que deberías automatizar tu sistema de gestión financiera. Existen varias ventajas para tu empresa al hacerlo, entre las que se incluyen las siguientes:
- Escalabilidad – Una plantilla automatizada otorga a las empresas la capacidad de ampliar sus operaciones de cuentas por pagar mediante la automatización del proceso de facturas, reduciendo las tareas manuales y redundantes. Incluso con un aumento del número de facturas que deben procesarse, la automatización puede acelerar el proceso de gestión de un gran número de facturas.
- Ahorro de tiempo – El tiempo adicional dedicado a procesar las facturas para el pago suele ser consecuencia de actividades manuales como abrir sobres, introducir la información de las facturas en un sistema financiero y tomar medidas para aprobar extractos específicos. La optimización de tu proceso P2P mediante la automatización puede ayudar a procesar más documentos, garantizar los pagos a tiempo y evitar la pérdida de esfuerzos.
- Procesamiento de pagos más rápido – la automatización del proceso de facturación puede agilizar los plazos de entrega, ya que las facturas se procesan automáticamente con mayor rapidez y precisión. Incluso con un conjunto de facturas, esto elimina la necesidad de largos pasos de aprobación, lo que evita retrasos en los pagos y mejora la relación con los proveedores.
- Agrupación de facturas por lotes – la agrupación de facturas por lotes consiste en agrupar varias facturas para su procesamiento y pago. Este enfoque puede beneficiar al proceso de pago de facturas de varias maneras, incluida la mejora de la eficiencia del proceso, el ahorro de tiempo y esfuerzo al omitir tareas repetitivas como la introducción de datos y, en última instancia, la reducción del riesgo de error humano.
- Conocimiento en tiempo real – La automatización del proceso de facturación proporciona claridad sobre las decisiones de gestión financiera. Ofrece un control realista de todo el proceso de facturación y permite el uso de datos en tiempo real para la supervisión, el seguimiento y la elaboración de informes. Esto facilita el progreso de los pagos y ayuda a eliminar la necesidad de realizar seguimientos manuales.
- Cumplimiento – El procesamiento automatizado de facturas puede ayudar a reducir el riesgo de infracciones al cumplimiento de la normativa, garantizando que todas las transacciones estén plenamente documentadas. Mediante la automatización de las reglas de aprobación, la estandarización de los procesos y la habilitación de la supervisión y los informes en tiempo real, las organizaciones pueden reducir el riesgo de infracciones relacionadas con el cumplimiento y garantizar un proceso de facturación más conforme con la normativa.
- Rentabilidad – dado que se necesita menos personal para realizar la misma cantidad de trabajo, un sistema automatizado puede reducir significativamente los costos necesarios para procesar las facturas. La eliminación de las facturas en papel también puede reducir los costos generales de impresión y almacenamiento de las empresas.
Está claro que las ventajas para las empresas, independientemente de su tamaño, son diversas. ¿Estás preparado para innovar tu proceso de gestión de facturas y empezar a disfrutar de las ventajas de automatizar el proceso de facturación?
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