Antes de llegar a un acuerdo, las empresas negocian los términos y condiciones (precio, descuentos, fecha de entrega, etc.) de la operación.
Una vez concluidas las negociaciones, es común que una empresa le envíe al comprador un borrador preliminar de la factura en el que figuren todos los productos acordados. Este documento sirve como un acuerdo provisional y se conoce como factura proforma.
Aunque las facturas proforma se utilizan mucho, suelen confundirse con las facturas normales. Para evitar esta confusión y ayudarte a utilizar las facturas proforma para tu beneficio, este blog explica qué es una factura proforma, cuándo se utiliza y en qué se diferencia de otras facturas.
Empecemos.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma sirve como un acuerdo de “buena fe” entre un comprador y un vendedor de que ambas partes se comprometen a la compra/venta de los bienes o servicios antes de que se suministren.
De este modo, los compradores están protegidos de cualquier sobreprecio repentino o inesperado que pueda hacer el vendedor. Al mismo tiempo, el vendedor puede estar tranquilo de que el pedido se completará y se pagará una vez emitida la factura de venta final.
Es fundamental que una factura proforma se clasifique visiblemente como “factura proforma” y que no tenga número de factura. Esto significa que la factura nunca debe incluirse en los registros de contabilidad, ya que no es útil para las cuentas por pagar.
Aunque la factura proforma ya contiene una fecha de emisión, una descripción de lo que se vende, el importe total a pagar y los impuestos o tarifas que puedan aplicarse, las condiciones de venta aún pueden modificarse.
Entonces, ¿cuál sería el momento adecuado para enviar una factura proforma?
¿Cuándo se debe enviar una factura proforma?
Normalmente se envía una factura proforma a un cliente cuando se compromete a comprar algo de un proveedor, pero como todavía hay que confirmar los detalles finales, aún no se puede emitir una factura oficial.
Otro momento para hacer uso de una factura proforma es cuando se envían productos al extranjero. Las leyes de aduanas exigen información sobre los productos que se envían, el peso, el embalaje y los gastos de envío, es aquí donde la factura proforma resulta útil. Hace que los detalles del envío sean fácilmente accesibles y visibles, lo que garantiza un despacho de aduanas rápido.
Ahora sabemos cuándo se puede enviar una factura proforma a un cliente, pero ¿es la factura jurídicamente vinculante una vez recibida? Y si es así, ¿existe la posibilidad de volver a anular la factura? Veámoslo.
¿Es jurídicamente vinculante una factura pro forma?
La factura proforma no es jurídicamente vinculante, ya que debe considerarse más bien como una cotización. Como ya se ha dicho, aunque una factura proforma suele incluir prácticamente toda la información de una factura de venta final, no puede utilizarse con fines de contabilidad. Esto se debe a que la información aún puede negociarse y modificarse. Por lo tanto, no tiene el mismo peso legal que una factura de venta final.
¿Se puede anular una factura proforma?
Dado que una factura proforma no es jurídicamente vinculante y no es una factura real, no es necesario anularla. Es más bien como una estimación de lo que el comprador y el vendedor pueden esperar por la compra. Esto significa que, si se realizan cambios, se puede enviar una nueva proforma o, si la venta no se lleva a cabo, no es necesario realizar ninguna otra acción.
Si no estás totalmente involucrado en los procesos contables, el contexto de la factura proforma puede resultar un poco confuso. Por lo tanto, tiene sentido echar un vistazo más de cerca a los diferentes tipos de facturas a continuación.
Otros tipos de facturas similares a la factura proforma – ¿cómo se ven?
Anteriormente, ya hemos mencionado que una factura proforma es comparable a una cotización. Pero también existen diferencias, sobre todo en su propósito. A continuación, queremos entrar en más detalle sobre cómo se diferencia una factura proforma de otros tipos de facturas que se utilizan en el día a día de las empresas.
Cotización
Cuando un cliente potencial expresa interés en comprar de tu empresa y solicita detalles sobre, por ejemplo, los precios, se le puede enviar una cotización. Una cotización es mucho menos formal que una factura proforma y suele enviarse en las primeras fases de una venta.
Al igual que la factura proforma, una cotización no es jurídicamente vinculante ni conlleva ningún tipo de expectativas. La venta puede ser aceptada por el comprador potencial o cancelada sin consecuencias.
Factura de venta
Una factura de venta se utiliza cuando los bienes/servicios se han entregado y deben pagarse. A diferencia de la factura proforma, esta factura es jurídicamente vinculante y es muy importante para las cuentas por pagar. Además, también puede servir como factura de impuestos, ya que incluye el IVA y otros impuestos.
Factura comercial
Las facturas comerciales se utilizan principalmente para envíos internacionales e indican la cantidad exacta que se envía. Se utilizan como documento de envío y por aduanas en todos los puertos, ya que les da a los funcionarios de aduanas la seguridad de que se han cumplido los requisitos de conformidad para la exportación.
Orden de compra
Una orden de compra (PO) se envía por el comprador al vendedor. Es un documento comercial que confirma la compra de bienes. Este documento es jurídicamente vinculante, porque los términos y condiciones ya no pueden negociarse.
Aunque ambos documentos, factura proforma y orden de compra, se envían antes de la entrega de los bienes, hay una diferencia fundamental. La factura proforma la emite el vendedor al comprador, mientras que la orden de compra la emite el comprador al vendedor.
Ahora que ya hemos hablado de los distintos tipos de facturas, debemos hablar rápidamente de cómo se incluyen los impuestos en una factura proforma.
¿Cómo se incluyen los impuestos en una factura proforma?
Como ya se ha dicho, en una factura proforma se indican todos los impuestos aplicables a la compra. Por lo tanto, el número de registro del IVA tanto del comprador como del proveedor debe ser claramente visible.
Pero aunque se indiquen los impuestos, la factura proforma no es una factura de venta final y no puede utilizarse con fines de impuestos. Esto se debe a que la venta aún no se ha completado del todo, y la factura proforma no se ajusta al “punto de impuesto”, que siempre se produce en el momento del suministro. Sólo la factura final con los datos de la transacción (el momento real de la entrega) se ajusta al punto de impuesto y puede utilizarse para reclamar el IVA.
Ahora que hemos aprendido todas estas cosas sobre las facturas proforma, deberíamos hablar también de por qué son beneficiosas para las transacciones empresariales.
¿Cuáles son los beneficios de una factura proforma?
Hay un par de beneficios de una factura proforma que hacen que su uso sea muy necesario. Veamos cuáles son:
- Transparencia → Una factura proforma crea transparencia para ambas partes sobre los términos y condiciones acordados (fecha de entrega, precio, cantidad, etc.) para la compra.
- Agiliza el proceso de venta → La factura proforma es estupenda para agilizar el proceso de venta entre el vendedor y el comprador antes de confirmar la compra.
- Funciona como herramienta de negociación → El comprador y el vendedor pueden utilizar esta factura para negociar mejores condiciones y realizar cambios en el pedido, ya que la factura proforma no es jurídicamente vinculante.
- Mejora las relaciones con los clientes → Como se ha mencionado anteriormente, una factura proforma sirve como acuerdo de “buena fe”. Esto demuestra confianza entre las dos partes y garantiza que ambas están comprometidas con la compra.
Con estos beneficios en mente, definitivamente deberíamos echar un vistazo a cómo se estructura una factura proforma.
¿Cómo estructurar una factura proforma?
En general, una factura proforma es muy similar a la factura de venta final. Básicamente contiene la misma información y puede crearse fácilmente, por ejemplo, con tu programa de contabilidad. ¿Qué debe incluir la factura?
¿Qué incluir?
Una factura proforma debe contener siempre toda la información que un comprador necesita para confirmar un pedido. Los datos que debe incluir son:
- Fecha de emisión
- Datos del vendedor y del comprador (dirección, datos de contacto, etc.)
- Detalles de los servicios/bienes
- Precios
- Forma de pago
- Impuestos
- Importe total
- (Si es aplicable) Número de factura proforma
- Clasificación de “factura proforma”
Ejemplo de una factura proforma
Veamos un ejemplo de una factura proforma. Como puedes ver, la factura está claramente indicada como factura proforma y no muestra un número de factura. El resto de la información se incluye en la factura.
A lo largo de este blog, hemos hablado de varias facturas con las que trabaja y recibe una empresa. Para la mayoría de las empresas, las transacciones e interacciones diarias con los clientes y otras empresas dan lugar a una gran cantidad de facturas.
Hacer que los responsables de cuentas por pagar se encarguen manualmente de cientos o incluso miles de estas facturas lleva mucho tiempo, es caro y puede dar lugar a errores innecesarios. Por eso, muchas empresas de software han desarrollado soluciones de software con las que se puede automatizar fácilmente el procesamiento de facturas.
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