Con más frecuencia de la deseada, las empresas registran importantes pérdidas de dinero debido al fraude en las facturas. Sólo en los últimos tres años, se ha detectado un aumento del 75% en el fraude de facturas y solicitudes de pago, lo que ha dejado a empresas de todos los tamaños con importantes pérdidas financieras. Esto no sólo demuestra la frecuencia con la que se producen estas acciones fraudulentas, sino que también sugiere que tu empresa podría ser potencialmente víctima de este tipo de fraude documental.
Entre la gestión de múltiples documentos al mismo tiempo, la tramitación de varias facturas simultáneamente y la presión de la proximidad de una fecha de vencimiento del pago, puede ocurrir que apruebes por error una factura fraudulenta, sin previo aviso.
Por suerte, existen soluciones que pueden evitar que tu empresa y tú caigan en estas prácticas maliciosas. ¿Cuáles son esas soluciones? De eso hablaremos más adelante en este blog.
En este blog, entraremos más en detalle sobre el fraude de facturas, los tipos comunes de fraude de facturas que pueden ocurrir y te mostraremos cómo proteger a tu organización de tales amenazas. ¡Empecemos!
¿Qué es el fraude de facturas?
Un fraude de factura es esencialmente una solicitud de pago falsa enviada por estafadores, que actúan como proveedores o vendedores habituales y de confianza de una empresa. La intención de estas actividades fraudulentas es extraer una suma de dinero de una organización.
Las facturas fraudulentas que se envían presentan ligeros cambios en ciertos detalles. Estos pueden ser la dirección de pago o la información de la cuenta bancaria, que son fáciles de pasar por alto y con bastante frecuencia se pasan por alto.
Francamente, el proceso de cometer fraude de facturas es bastante extenso y comienza incluso antes de que se haya enviado la factura falsa o el correo electrónico falsificado. Veamos cómo funciona el proceso de fraude de facturas.
¿Cómo funciona el fraude de facturas?
Como ya se ha mencionado, el fraude de facturas es, de hecho, mucho más complejo que el simple envío de una factura falsa o un correo electrónico fraudulento.
Para hacerse pasar por vendedores de confianza, los estafadores se infiltran en la base de datos o en un canal de correos electrónicos de una empresa, que contiene datos de pago y otra información privada. Al acceder a todos estos datos, los estafadores encuentran y explotan los puntos débiles del proceso de cuentas por pagar de una empresa.
Como se ha mencionado anteriormente, a menudo se pasan por alto las secciones más importantes de una factura. Estas secciones son el número de factura, la información de la cuenta bancaria o la dirección de pago. Al mismo tiempo, estas son las secciones que los estafadores se han convertido maestros en falsificar. El ojo humano es casi incapaz de detectar pequeños cambios, por eso los errores manuales se producen con tanta frecuencia y causan problemas más adelante.
Además, la probabilidad de pasar por alto estos detalles cruciales se da especialmente si la factura contiene nombres de vendedores o proveedores con los que la empresa ha trabajado anteriormente y, por tanto, son de confianza.
Esta práctica también viene acompañada del hecho de que, en la mayoría de los casos, las facturas requieren cierto tiempo para ser pagadas. Estos plazos pueden variar desde 7 días hasta incluso 90. Para cumplir el plazo predeterminado, se crea una sensación de urgencia y la persona responsable de aprobar y firmar la factura se precipita y se salta detalles. Esta estrategia es utilizada con bastante frecuencia por los estafadores y también puede adoptar formas muy diferentes, así que sigue leyendo para saber si tu empresa se ha encontrado alguna vez con un determinado tipo de fraude de facturas.
Formas comunes de fraude de facturas
Hoy en día, los estafadores han diversificado su catálogo de actividades fraudulentas, con el fin de atacar a más organizaciones. En este sentido, también han creado múltiples formas de llevar a cabo dichas actividades. Echemos un vistazo a los tipos más comunes de fraude de facturas:
- Facturas Fraudulentas (correos electrónicos de phishing)
- Facturas Infladas
- Estafas con Facturas
- Cadenas de Correo Electrónico Comprometidas
- Fraude Interno
Facturas Fraudulentas (correos electrónicos de phishing)
Las facturas falsas, o correos electrónicos de phishing, son facturas simuladas, creadas por los estafadores para hacerse pasar por vendedores o proveedores habituales de distintas empresas. En estos casos, no se ha entregado ningún producto, pero aun así se emite una factura falsa en la que se solicita la transferencia de una determinada cantidad de dinero a la cuenta del estafador.
Este tipo de fraude puede descubrirse si se hace una verificación del inventario y resulta que no se puede contabilizar la mercancía o si alguien ve que la Orden de Compra (PO) correspondiente a la factura es inexistente.
Facturas Infladas
Los estafadores presentan facturas falsas, con precios inflados, para sacarle dinero a las empresas. El importe no es significativo, para no levantar sospechas. Sin embargo, para este tipo de fraude, los estafadores se basan en el gran volumen de facturas falsas que se envían, más que en la suma que aparece en las facturas.
Estafas con Facturas
Cuando hay múltiples facturas de varios proveedores en un corto periodo de tiempo, los estafadores se aprovechan del ambiente agitado del departamento de cuentas por pagar. Envían la misma factura varias veces, ya sea por los mismos productos, con el mismo número de factura, fecha o importe. Sin embargo, el truco está en el contenido del documento.
A los estafadores les gusta utilizar números de cuenta, direcciones o números de contacto legítimos, pero hacen ligeros ajustes:
- Cambian un dígito del número de cuenta bancaria.
- Cambian un dígito del número de teléfono
- cambian por completo la dirección de pago
- Cambian el dominio de un sitio web, por ejemplo de .com a .org.
Otro truco reside en el importe que aparece en la factura. Por lo general, las facturas falsas muestran importes pares, que muy probablemente nunca aparecerán en las facturas legítimas. Así que la próxima vez fíjate mejor en el importe que tienes que aprobar.
Cadenas de Correo Electrónico Comprometidas
Como hemos mencionado anteriormente en este blog, los estafadores encuentran los puntos débiles de una empresa infiltrándose en las cadenas de correo electrónico de las empresas que quieren atacar.
Así, consiguen acceder a la dirección de correo electrónico de los empleados de un proveedor, normalmente a través de un correo electrónico de phishing, y secuestran la cadena de correo electrónico. ¿Qué significa esto exactamente? En pocas palabras, el estafador tiene ahora acceso a toda la información de pago mencionada en la cadena de correo electrónico y tiene la libertad de actualizar el método de pago inicial a uno directo, a su cuenta.
Fraude Interno
Es importante recordar que las cuentas por pagar siguen siendo un proceso manual para la mayoría de las organizaciones, lo que da luz verde a personas con malas intenciones para cometer actos fraudulentos. Teniendo en cuenta que todavía hay que procesar mucho papel, a veces puede llegar a las manos equivocadas.
En estos casos, los fraudes de facturas tienen un autor interno, como el Responsable Financiero o el funcionario del departamento de Cuentas por Pagar. Toman la factura recibida del proveedor y, en lugar de pagarla y transferir el dinero a la cuenta correcta y legítima, redirigen el dinero a una cuenta de un tercero.
Cambian brevemente los datos del proveedor en el sistema de cuentas por pagar, para evitar ser detectados, antes de volver a cambiarlos a su estado original. Sólo entonces aprueban y firman la factura correcta y transfieren el importe al proveedor.
Cómo proteger a tu organización
Por desgracia, existen muchos tipos de fraude de facturas, y los estafadores son cada vez mejores a la hora de infiltrarse en la base de datos de las empresas. También parecen salirse con la suya utilizando la tecnología como medio para alterar las facturas. Una empresa puede verse fácilmente afectada por estas acciones fraudulentas, incluso desde un punto de vista interno.
Entonces, ¿cuál es la solución cuando tu empresa es un objetivo potencial de los estafadores? Repasemos algunas de las formas en las que puedes proteger a tu empresa del fraude en las facturas:
- Establecer puntos de contacto regulares con tu proveedor: el contacto regular con proveedores recurrentes puede aumentar la confianza y el nivel de seguridad entre ambos.
- Realizar un seguimiento de la actividad de los proveedores: es esencial examinar si hay alguna actividad inusual que provenga repentinamente de tus proveedores.
- Verificar cualquier cambio en la información de pago: ten en cuenta que verificar la información de pago de tus proveedores es crucial; si se produce algún cambio inesperado en los métodos de pago, es posible que quieras investigarlo.
- Two-way Matching: para ello es necesario contrastar los datos de la factura con los de la orden de compra.
Automatización de las cuentas por pagar: todas estas medidas pueden aplicarse fácilmente a través de un software de cuentas por pagar, para mejorar aún más la capa de seguridad del proceso de cuentas por pagar.
Cómo puede ayudar la automatización
Ya hemos descubierto las numerosas formas que tiene una empresa de protegerse del fraude de facturas y las diversas formas que puede asumir. Pero, ¿cómo aplicas estas medidas, asegurándote al mismo tiempo de que todas las operaciones se desarrollan sin problemas? La respuesta es la automatización.
El software de cuentas por pagar con procesamiento automatizado de facturas ofrece grandes ventajas, ya que sustituye el terrible proceso de gestionar las facturas manualmente y reduce la tasa de error que se produce en las operaciones de procesamiento manual.
Algunas de las ventajas del procesamiento automatizado de facturas son:
- Verificación de la información y control de la exactitud de los detalles de la factura
- Reducción de los errores de procesamiento manual
- Creación de una perspectiva general de todos los pasos implicados en el proceso de cuentas por pagar.
- Habilitación de un control de pagos doble, que detecta las facturas duplicadas para evitar los pagos duplicados.
- Informar de cualquier discrepancia entre los datos de la factura y los del pedido de compra.
- Verificación de la validez de los vendedores y proveedores, a través del acceso al número de registro de su Cámara de Comercio correspondiente.
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cumpla todos los criterios puede ser difícil, pero no imposible. SpendControl de Klippa, por ejemplo, puede ayudar a automatizar el proceso de cuentas por pagar de tu empresa, con la máxima eficiencia y seguridad gracias a su tecnología OCR propia con IA incorporada.
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- Enviar archivos fácilmente a través de la aplicación de Klippa, un sitio web o un correo electrónico. También es posible enviarlos de forma masiva, para reducir el esfuerzo y maximizar la eficiencia.
- Obtener acceso a todas las facturas anteriores, ubicadas en un entorno en la nube designado. Realiza un seguimiento de todas las facturas y prepárate para tu próxima auditoría.
- Extraer datos, gracias a la tecnología de extracción de datos de IA, que ayuda a reconocer detalles como el número de factura, la dirección de pago e incluso diferentes monedas.
- Prevenir el fraude, con la ayuda de un análisis integrado que detecta facturas fraudulentas y duplicadas.
- Automatizar los procesos de aprobación y mejorar el curso de productividad de tu organización. Crea procesos de aprobación de facturas fijos o variables y facilita el flujo de trabajo de tu empresa.
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