A lo largo de los años, es posible que hayas reunido decenas de miles, o incluso hasta cien millones de documentos en tu archivo. Es posible que no sepas lo que realmente hay ahí, por lo que es importante encontrar una forma de descubrir y navegar exactamente qué documentos tienes archivados.
Es más, es posible que hayas archivado datos confidenciales que no estás autorizado a almacenar de acuerdo con las normas más recientes del GDPR. Por tanto, es posible que estés incumpliendo las normas sin saberlo, pero ¿hay alguna forma de averiguarlo?
Aunque tus archivos probablemente no sean la parte más interesante de tu negocio, es importante asegurarte de que eres consciente de lo que tienes ahí dentro. Afortunadamente, vivimos en los tiempos del archivado inteligente, que puede ayudarte a navegar por tu archivo de forma eficiente, clasificándolo y etiquetándolo, y a estar más en conformidad con las regulaciones de privacidad.
En este blog, exploraremos cómo puedes organizar rápida y eficazmente tu archivo clasificándolo y haciéndolo conforme a la GDPR mediante la anonimización.
Tres casos de uso para el archivado inteligente
Un archivo bien organizado puede ser una gran fuente de conocimiento para tu empresa, por lo que es importante saber qué hay en tu archivo y cómo encontrarlo cuando lo necesites. Si estás leyendo este blog, es probable que hayas descubierto que no eres del todo consciente de lo que hay en tu archivo, que estés buscando una manera de organizarlo de forma eficiente o que necesites una solución para cuestiones de cumplimiento. Surgen las preguntas:
- “¿Tenemos información sobre este tema en nuestros archivos?”
- “Necesito un documento que contenga esta información, pero ¿cómo lo encuentro?”
- “¿Puedo siquiera tener estos documentos en mis archivos?”
Así que es posible que tengas una acumulación enorme de información desorganizada al alcance de la mano, pero que no seas capaz de utilizar nada de ella. Es posible que tengas un archivo corporativo o un archivo personal, y que lo tengas almacenado en un DMS, un servicio en la nube o un archivo en papel. Hay tres formas principales de resolver este problema. Echemos un vistazo a lo que puedes hacer para resolver estos problemas con la ayuda del archivado inteligente.
Cómo hacer que tu archivo permita búsquedas
Si no sabes con exactitud qué documentos tienes en tu archivo, el primer paso para un archivado inteligente es identificar rápida y eficazmente cada uno de los documentos almacenados. Puedes pensar en tipos de documentos como PDF, documentos de Word, hojas de Excel, correos electrónicos, imágenes, escaneados o de cualquier otro tipo.
Extraer texto de documentos sin texto
Los archivos que contienen texto digital ya poseen la característica de poder utilizarse para realizar búsquedas. Así, si sólo tienes archivos PDF, documentos Word, hojas Excel o archivos TXT basados en texto, es posible que ya puedas navegar por los documentos con una barra de búsqueda. Esto es útil si necesitas encontrar rápidamente todos los archivos que contengan un término de búsqueda o un tema específico.
Sin embargo, muchos archivos corporativos contienen documentos escaneados y otros tipos de imágenes. El texto de estos documentos aún no se ha digitalizado. Una excelente solución para que estos archivos sean consultables es extraer automáticamente el texto que contienen mediante la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). La API de OCR de Klippa es una gran solución para este propósito.
Con la ayuda del OCR, la API de Klippa es capaz de detectar automáticamente los píxeles que contienen caracteres textuales en las imágenes. Puede hacerlo de forma precisa y fiable para una cantidad ilimitada de documentos. Esto significa que no importa cuántos archivos sin texto tengas en tu base de datos, la API puede extraer el texto de forma totalmente automática y rápida. Así podrás tener, por ejemplo, archivos PDF/a en los que se pueden realizar búsquedas y que cumplen con la GDPR. Así no necesitarás un back-office enorme para revisar todos los documentos de tu archivo. Muy ingenioso, ¿verdad?
Cómo utilizar tu archivo con capacidad de búsqueda
El archivo con capacidad de búsqueda ya está al alcance de tus manos. Ahora puedes determinar qué hacer con los documentos en el futuro. ¿Sigues necesitando todos esos documentos? ¿Puedes eliminarlos? ¿Cuál es la forma más inteligente de encontrar documentos con características específicas? Todas estas son preguntas relacionadas con el proceso de seguimiento. Resulta especialmente útil identificar las siguientes funciones:
- Identificar qué documentos no necesitas, para limpiar tu archivo o eliminar información confidencial.
- Identificar qué documentos debes conservar y clasificarlos, para poder acceder fácilmente a la información especificada y agrupada que necesitas.
- Identificar qué documentos contienen información útil sobre clientes o mercados, que puedes utilizar para establecer una estrategia empresarial.
- Identificar qué documentos contienen información sensible, para asegurarte de que cumples plenamente las regulaciones de privacidad anonimizándolos o eliminándolos.
Estos son sólo algunos ejemplos de lo que puedes hacer con tu archivo una vez que lo hayas convertido en un archivo con capacidad de búsqueda.
Etiquetado y clasificación de tu archivo
Una vez que tu archivo permita realizar búsquedas, es posible que necesites agruparlo y clasificarlo de forma ordenada para mejorar tu perspectiva general, para transferir fácilmente grupos de documentos de tu base de datos a alguien que los necesite o para asegurarte de que determinados documentos estén restringidos para determinados compañeros.
Es importante definir primero las características con las que quieres agrupar tus documentos. Puedes pensar en el siguiente contexto de clasificación:
- Tipos de documentos: .pdf, .docx, .xml, .xlsx
- Características de los documentos: documentos de identidad, correos electrónicos, facturas, recibos, formularios de solicitud, formularios de contacto, hojas de balance, fotos de clientes, etc.
- Grupos de documentos: documentos financieros, documentos de clientes, documentos de RRHH, documentos jurídicos, etc.
- Números o códigos de documentos
- Documentos que contienen información específica (relacionada con el GDPR): nombres y direcciones, datos de contacto, información específica del cliente, datos de localización, etc.
Establecer los parámetros es un paso importante antes de empezar a clasificar. De este modo, puedes mantener tus etiquetas bien delimitadas y evitas tener que inventarlas improvisadamente. Así evitarás perder tu perspectiva general y la lógica mientras avanzas.
Una vez elegidos los parámetros, puedes empezar a etiquetar y clasificar tu archivo con capacidad de búsqueda. Por supuesto, siempre tienes la opción de clasificar los archivos manualmente. Pero esto rápidamente se volvería inmanejable y estaría propenso a errores. Por suerte, también es posible aplicar algoritmos de OCR e IA de Klippa para identificar y etiquetar/clasificar documentos automáticamente.
Un documento que contiene la información especificada puede clasificarse automáticamente con el parámetro de tu elección. Así, por ejemplo, cualquier documento puede etiquetarse con el número de expediente correspondiente, todos los pasaportes pueden etiquetarse como “Documentos de identidad” o incluso pueden anonimizarse o eliminarse.
Navegar por grupos clasificados es mucho menos laborioso que tener que buscar entre millones de documentos con la barra de búsqueda. Si tienes un archivo digital al que pueden acceder cientos de empleados de tu archivo, puedes asegurarte de limitar el acceso a grupos específicos de archivos. Es más, inmediatamente tendrás una idea de cuántos documentos posees en un grupo concreto y podrás determinar cuál es el siguiente paso que debes dar con ellos. Así, podrás acceder rápidamente a un documento del archivo y utilizarlo para tus fines específicos, por ejemplo, en un sistema diferente.
Identificación y anonimización de datos confidenciales en tu archivo
Un objetivo importante de identificar y clasificar los documentos en tu archivo es el cumplimiento del GDPR u otras normativas relacionadas a la privacidad. Si no eres consciente de los datos privados que tienes almacenados en tu base de datos, podrías enfrentarte a graves consecuencias una vez que se infrinja tu seguridad. Esto no solo puede permitir que los delincuentes cibernéticos distribuyan información que no es tuya para compartir, sino que también puede poner en peligro datos privados de clientes, posibles multas y, finalmente, mala publicidad para tu empresa.
Así que la solución obvia es detectar la presencia de datos privados en tu archivo y eliminar o anonimizar dichos documentos. Con la ayuda de la API de OCR de Klippa, puedes detectar automáticamente combinaciones específicas de nombres, direcciones, números de cuentas bancarias u otra información privada y anonimizarla eliminando esas líneas específicas de un documento o borrando los documentos por completo.
Tienes la opción de extraer automáticamente líneas específicas de información de los documentos antes de optar por eliminarlos. Esto garantiza que no se pierda información valiosa del cliente que podría ser necesaria para fines de cumplimiento, investigación o marketing.
Una alternativa a eliminar los documentos es anonimizarlos o seudonimizarlos automáticamente. Esto te permite conservar tus archivos sin perder una parte tan importante de tu base de datos. De este modo, tendrás todos los datos que necesitas y cumplirás con el GDPR.
Los beneficios del archivado inteligente
Hay muchos beneficios que se pueden distinguir del archivado inteligente, especialmente cuando decides que tu archivo se clasifique y anonimice automáticamente por Klippa. Hemos nombrado la mayoría de ellos anteriormente, pero por razones prácticas los enumeraremos brevemente a continuación.
- Conocimiento de tu archivo
Lo primero y más importante es que seas consciente de lo que realmente hay en tu archivo. Esto puede darte una gran ventaja, ya que puedes encontrar información valiosa que no sabías que tenías.
- Archivo con capacidad de búsqueda a tu disposición
Puedes encontrar rápidamente los documentos que necesitas o simplemente descubrir si tienes algún documento sobre un tema concreto o con un contexto específico. Puedes pensar en términos de búsqueda para el texto de los documentos, o encontrar documentos con códigos o etiquetas específicos.
- Conformidad con el GDPR
El cumplimiento de las regulaciones en tu área geográfica o a nivel mundial es un objetivo importante para todas las empresas. Con el archivado inteligente y la anonimización de datos, tendrás la garantía de que cumples las reglas.
- Mantén los datos valiosos almacenados
Al anonimizar los datos confidenciales en tu archivo, te asegurarás de mantener los datos valiosos que rodean a dicha información almacenados de forma segura para futuras consultas.
- Sin necesidad de back-office
No necesitas un gran grupo de empleados para revisar tu archivo y averiguar qué contiene. La necesidad de un gran back office o de subcontratar el back office suele estar presente en muchas empresas cuando se enfrentan a una tarea de esta magnitud. Pero con la automatización, todo esto lo puede realizar una IA.
- Ahorro de tiempo y dinero
No tener que recurrir a un back office y dedicar tiempo valioso a identificar y anonimizar miles de documentos en tu archivo se traduce en un ahorro de costos. La aplicación de una IA, que puede trabajar las 24 horas del día, es casi 100% precisa y trabaja increíblemente rápido, acabará compensando los costos gastados en trabajadores de back office.
Ahora que has visto lo que puedes ganar con un archivado inteligente y conforme a las regulaciones, quizás te interese saber cómo Klippa puede ayudarte a conseguirlo.
Archiva con Klippa
¿Tienes un archivo que necesita ser organizado? ¿No tienes ni idea de lo que contiene? ¿Cumple tu archivo con las regulaciones del GDPR? Bueno, puede ser el momento de ponerte en contacto con Klippa para ver cómo podemos resolver tus retos de archivado o programa una demostración con uno de nuestros expertos.