En los últimos años, cada vez más empresas de todo el mundo se orientan hacia la automatización. Según McKinsey, el número de empresas que han automatizado por completo al menos una función ha crecido con un porcentaje del 31% en 2020. Una función suele abarcar múltiples procesos empresariales, por lo que esta estadística indica que la inclinación hacia la Automatización de Procesos Empresariales (BPA) está creciendo de forma constante.
Seguro que has escuchado alguna vez el término Automatización de Procesos Empresariales, quizás cada vez más en los últimos años. Normalmente, este término se asocia a las tareas administrativas o de back office propias de muchos procesos empresariales.
Pero, ¿qué implica exactamente la BPA? Si buscas una explicación exhaustiva sobre BPA, has llegado al lugar adecuado. En esta guía definitiva, definiremos el BPA, cuáles son sus tendencias para 2021, cómo puede beneficiar a tu empresa la implementación del BPA y mucho más.
Empecemos con la definición de BPA.
¿Qué es el BPA?
La automatización de procesos empresariales (BPA) consiste en dejar que la tecnología se encargue de tareas repetitivas pero necesarias. En términos básicos, esto significa que puedes realizar una tarea o un proceso empresarial sin necesidad de que intervengas. El software de automatización aplicado en el flujo de trabajo hoy en día suele utilizar machine learning e inteligencia artificial (IA) para que no se necesiten cerebros o manos humanas para completar tareas específicas.
El proceso empresarial habitual suele consistir en un flujo de trabajo compuesto por tareas que requieren que un empleado realice tareas rutinarias a mano, como la introducción de datos en un sistema para reclamar gastos, la creación de resúmenes en hojas de cálculo o la verificación de la identidad de un cliente en un proceso de incorporación. Estos son sólo ejemplos, ya que la BPA puede adoptar muchas formas para las numerosas empresas específicas de todo sector.
El objetivo principal del BPA es reorientar la atención de los empleados del trabajo rutinario y administrativo hacia los proyectos de alto valor para los que fueron contratados en primer lugar. De este modo, las habilidades intrínsecas de tus trabajadores se emplean en tareas para las que realmente son necesarios.
Existe un amplio mercado que atiende las necesidades de BPA, cada proveedor con sus propias especialidades para determinadas tareas o sectores.
Breve historia del BPA
Como humanos, somos propensos a automatizar tareas desde que tenemos presencia en este planeta. Siempre podemos fijarnos en los Antiguos Griegos o, por ejemplo, en Charles Babbage y su invención de la calculadora a vapor en el 1800 como algunas de las primeras formas de automatización. Pero para conocer con exactitud la historia de la automatización de procesos empresariales, es más útil empezar por la aparición de los sistemas de planificación de necesidades materiales (MRP) como predecesores de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
El sistema MRP se aplicó por primera vez en los años 60 y automatizó la planificación de compras de los materiales necesarios en el sector de logística. Esta forma de planificación automatizada se extendió a más industrias en 1970 y adquirió nuevas cualidades en 1980. En la década siguiente surgieron los sistemas ERP, sobre todo en forma de software que apoyaba los procesos empresariales proporcionando bases de datos digitales.
En los años 2000, la automatización evolucionó en forma de machine learning e inteligencia artificial (IA), lo que hizo que el término “automatización” adquiriera una nueva dimensión. Los datos que normalmente sólo podían ser procesados por un ser humano, ahora podían ser enseñados a una IA, de modo que los procesos empresariales podían extenderse cada vez más a los ordenadores. En la actualidad, estamos viviendo la aparición de la automatización robótica de procesos (RPA), que permite la automatización a través de una interfaz de usuario. Esto simplifica el uso de la automatización para cada vez más empresas en un mayor número de sectores. Todos estos sistemas se incluyen bajo el gran término de automatización de procesos empresariales.
BPA, BPO, BPM y RPA
La terminología de las distintas soluciones de procesamiento empresarial puede resultar confusa, ya que en esencia todas están conectadas o forman parte unas de otras. Así que vamos a verlas de forma resumida.
| La automatización de procesos empresariales (BPA) es el núcleo de nuestra guía definitiva. Se trata de todo lo que tiene como objetivo realizar tareas y completar procesos mediante la automatización, mejorando así el flujo de trabajo de una empresa. Por lo general, BPA implica una forma de software que se implementa para un proceso específico o un flujo de trabajo completo. Su objetivo es mejorar la velocidad, la precisión y la rentabilidad. |
| La subcontratación de procesos empresariales (BPO) consiste en delegar a una agencia externa de un país con salarios bajos tareas triviales y repetitivas del flujo de trabajo, como la introducción de datos. Aunque también se podría clasificar la extensión de estas tareas a una IA con la externalización a un ordenador, la BPO suele implicar a una empresa de externalización en el extranjero. Un factor importante a la hora de elegir entre BPO o BPA son los costos y la eficacia. Es importante saber que optar por BPA te ahorrará el 60% de los costos que normalmente gastarías en BPO. |
| La gestión de procesos empresariales (BPM) es un término genérico que engloba la estrategia que aplican las empresas para mejorar procesos específicos en sus flujos de trabajo. En esencia, se trata de observar tus capacidades de procesamiento a través de la lente de la mejora de la eficiencia y la reducción de costos. En cierto modo, BPA, BPO y RPA son tácticas destinadas a utilizar herramientas con este fin, mientras que BPM tiene como objetivo proporcionar una perspectiva general de la optimización de sus procesos. |
| La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es otro método de automatizar las tareas cotidianas, pero se centra específicamente en la tecnología avanzada de machine learning e IA, o simplemente denominada: robótica. En cierto modo forma parte de la BPA, pero tiene un enfoque de automatización intrínsecamente tecnológico. Como ya se ha mencionado, este método se estandarizará cada vez más para impulsar a las empresas hacia un futuro sostenible. De hecho, en Klippa también proporcionamos bloques de construcción RPA que pueden integrarse fácilmente en plataformas RPA bien conocidas como Automation Anywhere, UiPath y Mendix. |
Estos términos se mencionan a menudo a la vez, por lo que es importante conocer sus diferencias.
¿Cuáles son las últimas tendencias del BPA?
El avance de las soluciones BPA nunca se detiene y sigue mejorando para adaptarse a la evolución del mundo actual. Como hemos visto a lo largo de su historia, el BPA se adapta a lo que las empresas necesitan para acelerar, simplificar y hacer más eficientes sus procesos. Así que echemos un vistazo a las últimas tendencias relacionadas al BPA en 2021.
Crecimiento incrementado gracias a COVID-19
La todavía presente pandemia mundial está provocando que cada vez más empresas se transformen hacia un lugar de trabajo totalmente digital. Ahora tenemos lo que podemos llamar “empleados digitales”, que realizan la mayor parte de su trabajo, si no todo, en una pantalla. Los ejecutivos de las empresas, que ya se habían planteado antes la transformación digital, han visto ahora la necesidad de acelerar el proceso. Una encuesta entre ejecutivos realizada por McKinsey indica que la aceleración de la digitalización y la automatización en el 67% de las empresas está impulsada por la pandemia COVID-19.
Como aún no estamos seguros de cómo será el mundo cuando las cosas vuelvan a calmarse, las empresas de todo el mundo están explorando todas las opciones para impulsar el progreso tecnológico de sustituir las tareas secundarias que ahora realizan los empleados y hacer que las realice la IA. Con el tiempo, esto dará lugar a empresas híbridas, en las que el trabajo lo realiza en parte el software BPA y lo gobiernan los humanos.
Hiper-automatización
La pandemia ha motivado a las grandes empresas a combinar todos los medios posibles para mejorar la automatización de sus flujos de trabajo a través de la combinación de todas las fuerzas actualmente existentes en la BPA. La hiper-automatización, tal y como la define Gartner, es una combinación optimizada de administración inteligente de procesos empresariales (IBMP), machine learning, IA y RPA que le permite a las empresas mejorar aún más los flujos de trabajo automatizados y procesar la información a gran velocidad.
Por lo general, esta tendencia se produce porque las empresas quieren desviar la atención de los trabajadores de las tareas secundarias que, en realidad, puede realizar la IA. De este modo, los trabajadores pueden invertir sus habilidades en tareas de mayor importancia.
BPA para la ciberseguridad
Como dijo una vez Voltaire ” Con un gran poder viene una gran responsabilidad”. La mejora de tus flujos de trabajo empresariales automatizados mediante el uso de software e IA también exige mayores requisitos de seguridad. La automatización no solo surge en la mejora de los procesos empresariales, sino también en la ciberdelincuencia. En los últimos tiempos, el fraude de CEO, los ataques masivos automatizados de phishing, dirigidos a robar datos personales, están protagonizando cada vez más titulares en las plataformas de noticias tecnológicas.
Cuando se utiliza correctamente, la automatización también puede ayudar en la seguridad del procesamiento de datos sensibles a la privacidad, estableciendo controles e induciendo señales de alarma reconocidas por una IA ampliamente entrenada. La identificación de inicios de sesión o solicitudes de información falsas mediante un automatismo apoyado por la IA puede realizarse de forma más eficaz en caso de un ciberataque masivo.
RPA como un estándar
Aunque la RPA no es exactamente nueva, la industria está creciendo exponencialmente. Grand View Research indica que el crecimiento previsto del mercado de RPA alcanzará los $25,56 billones en 2027. Como tal, se convertirá en un estándar en el procesamiento empresarial moderno. Las empresas de cualquier sector buscarán invertir en RPA antes de considerar la posibilidad de contratar a trabajadores para determinadas tareas.
En la actualidad, sofisticados algoritmos son capaces de realizar cada vez más tipos de análisis de datos que antes ejecutaban los trabajadores humanos. Esto no quiere decir que los robots vayan a sustituir a todos los humanos en el trabajo, sino que simplemente reorientan cada vez más las actividades de los trabajadores humanos hacia otras funciones de alto nivel. Esto no sólo acelera y mejora la precisión de los procesos empresariales, sino que también los hace más sostenibles para el futuro.
¿Cuáles son las ventajas del BPA?
Incorporar la BPA a tus flujos de trabajo cotidianos tiene numerosas ventajas que quizá no se te hayan ocurrido antes. Echemos un vistazo a las ventajas que podría experimentar tu empresa cuando empieces a implementar la BPA:
Reducción de costos
La automatización mediante software a menudo te permite ahorrar en los ETC de empleados para tareas específicas, no sólo en términos salariales, sino también en el importe del alquiler de oficinas y otros costos relacionados. Obtendrás más eficiencia por menos dinero. Esta reducción de costos puede oscilar entre el 40% y el 75%, y tu inversión se recuperará en cuestión de años o incluso meses.
Mejora la velocidad y la eficiencia
Como es de suponer, los ordenadores no se cansan de trabajar 24 horas al día, 7 días a la semana, y pueden realizar varias tareas a la vez. Esto permite agilizar los flujos de trabajo y centrarse mejor en las tareas rutinarias.
Evita errores
La eficiencia también se gana al tener que dedicar menos tiempo a corregir errores humanos en, por ejemplo, un proceso de introducción de datos. Los humanos son más propensos a teclear mal o a pasar por alto ciertas estadísticas o cifras que son cruciales en un proceso empresarial. Con la ayuda de la extracción de datos mediante OCR, puedes estar seguro de que los errores tipográficos, la falta de información o cualquier otro error humano son cosa del pasado.
Aumenta la satisfacción de los trabajadores
Las tareas tediosas que suelen ocupar más tiempo de los empleados se eliminan de su semana laboral, lo que les permite centrarse en lo que es importante tanto para ellos como para la empresa. Esta sensación de importancia conduce a una mayor felicidad general en su trabajo.
Mejora el cumplimiento
La creación de flujos de trabajo automatizados también simplifica el cumplimiento de los requisitos de conformidad. Piensa en añadir verificaciones y procesos automatizados para cumplir con los requisitos del GDPR o simplemente hacer que tus documentos cumplan con el GDPR.
Simplifica los procesos empresariales
Como todas las subtareas involucradas en un proceso automatizado son supervisadas por una IA, los trabajadores pueden considerar todo un proceso empresarial como una tarea realizada en lugar de una serie de tareas diferentes.
Preparado para el futuro
Puedes asumir con seguridad que la tecnología continuará mejorando con el tiempo, y con eso, las soluciones BPA podrán hacerse cargo de más y más procesos con mayor velocidad y eficiencia.
Atención al cliente 24/7
Cuando tu empresa compite en un mercado global, encontrarás problemas con la diferencia de horarios, si no tienes oficinas establecidas por todo el mundo. Si aplicas el BPA en forma de chatbots y otras formas de automatización, podrás fácilmente atender al cliente a cualquier hora del día desde una única oficina. Según un estudio realizado por Capgemeni, “al 63% de los consumidores conscientes de la IA les gusta la IA por su disponibilidad 24/7 y por cómo proporciona un mayor control sobre sus interacciones.” Así que sin duda la satisfacción del cliente aumentará como resultado.
Estas son las ventajas a primera vista, pero si te preguntas qué beneficios han obtenido quienes han adoptado la tecnología de BPA en las primeras fases, puedes tener en cuenta un estudio realizado por Deloitte. Los encuestados indicaron los siguientes sucesos:
En la mayoría de los casos, estas ventajas no son las principales razones para adoptar la BPA. Es más, es posible que pienses que estas ventajas sólo funcionan para un par de empresas concretas, pero en realidad funcionan para empresas de muchos sectores diferentes. Veamos algunos casos de uso y ejemplos de BPA en acción.
Casos de uso y ejemplos prácticos de BPA
La BPA puede servir a empresas de cualquier sector, ya que hay casos de uso que son universales en los distintos niveles de procesamiento empresarial. Así que si necesitas saber si BPA puede ser una solución para ti y tu empresa, considera los siguientes casos de uso en relación con tus propios procesos empresariales:
Tareas repetitivas
Cualquier tarea repetitiva, ya sea la introducción o extracción de datos, el rellenado de formularios, la gestión de gastos o cualquier otra tarea administrativa rutinaria es para lo que se necesita BPA.
Alto nivel de intercambio
Los proyectos que requieren que los datos o informes pasen por varias manos para completarse pueden ser fácilmente tratados con BPA; piensa en el proceso de aprobación de cuentas a pagar, la autorización de gastos o la creación de resúmenes para determinados departamentos de la empresa. Se pueden instalar patrones automatizados de distribución y autorización para intercambiar rápidamente información vital dentro de la empresa.
Tareas limitadas por el tiempo
Un ordenador nunca pierde la noción del tiempo. Por eso, para cumplir los plazos, es importante extender el trabajo de baja calidad al BPA, de modo que el tiempo que tienes para completar un proyecto se dedique al trabajo de alta calidad. Cuando se gestionan miles de cuentas por pagar, por ejemplo, puede resultar difícil respetar las diferentes fechas de entrega de todas esas facturas si hay que procesarlas todas en un breve periodo de tiempo.
Seguridad y cumplimiento
El seguimiento y el cumplimiento de las numerosas y crecientes regulaciones relacionadas con la seguridad y la privacidad requieren mucho tiempo y atención. Aplicar reglas automatizadas para aceptar solicitudes de datos sólo cuando han superado controles específicos garantiza que tu enfoque está seguro y en el lugar correcto. Piensa, por ejemplo, en la verificación automatizada de la identidad al abrir una cuenta bancaria o al solicitar una hipoteca.
Estos son sólo cuatro temas generales en los casos de uso de BPA, pero se aplican a tantas tareas y procesos empresariales diferentes que rara vez encontrarás una empresa que no se beneficie de la automatización en cualquiera de estos temas.
Quizás este sea un buen momento para analizar algunos de estos casos de uso a la hora de ponerlos en práctica. En Klippa, tenemos experiencia en la automatización de cualquiera de los temas mencionados. A continuación vamos a presentar tres ejemplos, pero si estás interesado en saber más sobre los distintos casos prácticos o formas de servicios de BPA que ofrecemos, asegúrate de estar atento a las nuevas publicaciones de nuestro blog.
Gestión de gastos
Dadas las amplias posibilidades que ofrece la sustitución de los flujos de papel por el intercambio automatizado de datos digitales, resulta bastante sorprendente ver que muchas empresas siguen realizando la gestión de gastos de forma manual: Un trabajador notifica un gasto copiando manualmente los datos de un recibo a un formulario impreso o a un software y añade al informe un escaneado o una foto del recibo. Luego va al departamento financiero, donde se procesa la solicitud y se envía al responsable de autorizar y de vuelta otra vez para su procesamiento. Normalmente, un colega del departamento financiero añade también los gastos a las hojas de cálculo de resumen. El trabajador recibe entonces el reembolso al cabo de entre dos semanas y un mes.
Casi todos los pasos de este proceso pueden automatizarse y, por tanto, realizarse con mayor rapidez y precisión. Lo ideal sería que un trabajador sólo tuviera que hacer una foto del gasto con su smartphone, tras lo cual todos los datos se extraen automáticamente y se envían al autorizador. El autorizador recibe una notificación en su smartphone cuando hay un nuevo gasto que aprobar, simplemente lo autoriza pulsando un botón y ¡listo! El trabajador sólo tendría que enviar una foto del recibo, a partir de la cual los datos extraídos automáticamente se envían al autorizador y se añaden a un resumen en cuestión de segundos. Si estás buscando una solución de gestión de gastos automatizada de este tipo, Klippa te ofrece precisamente este servicio.
Y si tu empresa sólo ha extendido parcialmente este proceso a BPA, es incluso posible personalizar completamente cada paso del proceso de gastos según tus necesidades específicas.
Soluciones para cuentas por pagar
Algunas empresas tienen que procesar cientos o incluso miles de facturas cada mes. Las facturas entrantes suelen organizarse y verificarse por ojos humanos, tras lo cual se envían a quienes tienen que autorizar el pago del importe requerido. Cada factura debe clasificarse por categorías para que se envíe a la persona correcta para que la autorice más adelante. Mientras tanto, estas facturas se verifican individualmente para detectar errores o incoherencias. A continuación, alguien tiene que asegurarse de que se autorizan realmente dentro del plazo de vigencia de la factura. Una vez hecho esto, se puede efectuar el pago, añadirlo al resumen financiero y archivarlo. Ufff. Es un largo día de trabajo.
Gracias a las tecnologías OCR e IA, este proceso puede agilizarse con BPA. Cualquier tarea específica implicada en el proceso se puede incluir en un conjunto automatizado de tareas que lee automáticamente las facturas entrantes, las clasifica y las envía a la persona correcta para su autorización. A continuación, la factura se añade automáticamente a un resumen en tu base de datos electrónica y se envía automáticamente una solicitud de pago al departamento financiero. Se pueden procesar muchas facturas simultáneamente y sin problemas. Si quieres saber más, echa un vistazo a nuestro blog sobre el cálculo del ROI de la automatización de cuentas a pagar.
Procesos de incorporación de clientes
Cumplir las regulaciones de privacidad y KYC puede ser un proceso bastante exhaustivo para las empresas. Los clientes les confían a las empresas sus datos personales cuando solicitan un servicio específico. Por ejemplo, cuando uno piensa en abrir una cuenta bancaria, el banco exige una foto del DNI para asegurarse de que la cuenta bancaria está vinculada a una persona real. Para verificar la foto, normalmente un funcionario del banco tiene que verificar y validar toda la información de la tarjeta con una base de datos, y asegurarse de que la foto no está manipulada de ninguna manera. Los errores cometidos en este proceso pueden tener graves consecuencias tanto para el banco como para el cliente.
Por eso en este escenario la BPA es en realidad una importante medida de seguridad. Gracias al machine Learning, una IA entrenada puede identificar irregularidades y patrones de píxeles incoherentes que el ojo humano pasaría fácilmente por alto. La información del documento de identidad puede extraerse automáticamente y contrastarse con una base de datos existente para su verificación. Esto puede aplicarse incluso a la extracción de la firma de un documento de identidad. La seguridad de la automatización elimina el error humano y reduce el fraude, lo que le permite a los bancos y otras empresas cumplir con el GDPR y otras regulaciones relacionadas a la privacidad.
Como de costumbre, éstas son sólo algunas de las numerosas posibilidades de aplicación del BPA. Piensa en la recolección masiva de datos en los recibos del supermercado o en las cartas de menú, o en la automatización de tus campañas de reembolso y fidelización. Así que si esto te ha interesado para saber cómo puede funcionar la BPA en tu empresa, quizá te ayude leer los pasos que puedes dar para empezar con la implementación de la BPA.
Cómo empezar con la BPA
Para ayudarte a empezar a explorar tentativamente la BPA para tu empresa, aquí tienes algunos pasos que puedes dar para asegurarle a tus colegas que estás haciendo lo correcto. Los pasos a dar en tu caso empresarial son:
- Define una misión y objetivos
Asegúrate de saber cuáles son tus objetivos a corto y largo plazo a la hora de determinar qué tipo de BPA vas a solicitar. ¿Cuál es tu objetivo principal? ¿Acelerar un proceso? ¿Reducir los costos de un proceso? Es importante tener esto claro en tu mente antes de investigar y buscar soluciones. - Investigación
Echa un vistazo a los procesos empresariales actuales de tu empresa, o incluso de tu equipo. Toma nota de cada tarea repetitiva dentro de un proceso global y determina dónde pueden producirse posibles errores. ¿Hay formas de agilizar un proceso al reducir la intervención humana? El enfoque de tu investigación debe estar en consonancia con la misión de tu empresa. - Explora el mercado de BPA
Como el BPA existe desde hace tiempo, hay un mercado en crecimiento lleno de proveedores que quieren ayudarte. Cada una de estas herramientas tiene sus ventajas y desventajas, y a menudo se dirigen a sectores o tareas específicos. Analiza las opciones que mejor se adapten a tu empresa, fijándote en las características específicas del servicio ofrecido. Cuando te gusta una empresa, como Klippa, siempre es bueno entablar una conversación tentativa con ellos para obtener información más precisa. - Calcula el ROI de la solución
Una vez que hayas examinado la lista de proveedores y reducido los contendientes a una lista corta de dos o tres, es hora de calcular lo que te ahorrarías en términos de inversión financiera. - Prueba y evalúa la solución elegida
Probablemente, tu cálculo del ROI te habrá permitido elegir a tu contendiente ideal y empezar a contactar al proveedor para empezar a utilizar su solución. Es importante que el proveedor pueda satisfacer tus necesidades, así que asegúrate de que exista una forma de probar y evaluar la solución elegida. Esto puede consistir en pedir opiniones a tus colegas y mantener al proveedor al tanto de las posibles mejoras. - Haz un seguimiento de las soluciones
Una vez que hayas elegido a tu proveedor y estés utilizando su servicio BPA durante un tiempo, sigue siendo bueno identificar periódicamente otras oportunidades o mejoras de automatización. Esto te permitirá estar siempre al día de las innovaciones en el sector de la automatización.
Encontrar el proveedor adecuado puede llevar cierto tiempo, pero es importante estar seguro de contar con la solución más adecuada. Al final, la BPA tendrá que ahorrarte tiempo y dinero, en lugar de ocupar gran parte de tu atención que es mejor invertir en otra cosa.
BPA en Klippa
Resulta que estás leyendo este blog en la página web de un proveedor que ofrece múltiples oportunidades en el campo de la BPA. Klippa puede ayudarte con todos los casos mencionados anteriormente y más. Así que no dudes en enviar un correo electrónico a [email protected] o programar una demostración en línea más abajo.