La captura y el procesamiento de facturas son tareas cruciales que las cuentas por pagar tienen que ejecutar. Por desgracia, esto puede costar mucho tiempo y consumir horas cada día. Según un estudio realizado por Zapier, por ejemplo, ¡el 76 % de los trabajadores dedican entre 1 y 3 horas al día a mover datos de un lugar a otro y menos de 3 horas de su día a trabajos relevantes!
Sin embargo, es inevitable que una organización necesite capturar información de las facturas. El proceso de captura incluye la extracción de datos relevantes de la factura, como el nombre del proveedor, el número de factura y el importe total. Además, la información capturada debe validarse e introducirse en el sistema de contabilidad.
¿Significa esto que los empleados cualificados tienen que dedicar su tiempo continuamente a estas tareas repetitivas y tediosas? Por suerte, no.
Se ha desarrollado un software inteligente que le ofrece a las organizaciones la capacidad de digitalizar y extraer datos de las facturas rápidamente. Esto no sólo resulta en un ahorro de tiempo, sino también de costos y recursos.
En este blog explicaremos qué es la captura de facturas, cómo un software puede automatizar el proceso y qué ventajas tiene para una organización la implementación de una solución de captura de facturas.
¿Qué es la captura de facturas?
La captura de facturas la realiza el departamento de cuentas a pagar (AP) y describe el proceso de extraer datos de las facturas, validar la información extraída e introducirla en el sistema de contabilidad.
Para una empresa pequeña, este sistema puede ser, literalmente, un libro de papel en el que se registran los gastos, los proveedores que reciben los pagos y otros detalles sobre los pagos. Pero incluso para muchos equipos de AP de organizaciones más grandes, el proceso de captura de facturas sigue realizándose manualmente, lo que requiere que los empleados introduzcan los datos uno por uno en el sistema de contabilidad.
Lo mismo ocurre con la aprobación de facturas. A menudo se sigue haciendo manualmente, con una copia en papel de la factura que va de un escritorio a otro. Imagínate el caos que se produce en una gran empresa con un proceso manual de captura de facturas como el que acabamos de describir.
Por suerte, esto ya no tiene por qué ser así, ya que se han desarrollado soluciones de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP), como Klippa DocHorizon, para que los equipos de cuentas a pagar capturen los datos de las facturas automáticamente.
En los siguientes párrafos, analizaremos por qué es importante capturar los datos de las facturas y, después, los distintos tipos de captura de facturas.
¿Por qué es importante la captura de facturas?
La captura de facturas es importante para evitar la mala administración y la inexactitud de los gastos de una organización. Los datos precisos y las facturas procesadas a tiempo son absolutamente cruciales, ya que afectan la capacidad de funcionamiento de una organización.
Cuando se captura una factura, la atención debe centrarse en que se realice con el menor número de errores posible, ya que las finanzas de la organización, las relaciones con los proveedores y los clientes dependen mucho de ello. Pagar la cantidad correcta y a tiempo debe ser el objetivo principal para evitar una acumulación de numerosas facturas y clientes y empleados frustrados.
Además, un proceso de captura de facturas rápido y preciso evita que las organizaciones paguen multas por demora y se encuentren con problemas de comunicación entre las distintas partes interesadas. La captura de facturas es importante porque ayuda a fomentar una buena administración de los proveedores, ya que los pagos se realizan a tiempo, se evitan errores y se mejora la comunicación.
La captura de facturas le permite a las organizaciones escalar su negocio, aumentar la productividad de los empleados cualificados y reducir los costos significativamente.
En conclusión, un proceso de captura de facturas que funciona correctamente tiene un gran impacto en una organización. Sigue leyendo para descubrir qué opciones tiene una organización para capturar datos de las facturas.
Tipos de captura de facturas
En los siguientes párrafos queremos dar una descripción clara de los tres tipos diferentes de captura de facturas y presentar las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.
- Captura manual de datos
- Captura de datos automatizada
- Human-in-the-loop
Captura manual de datos
La captura manual de datos de facturas se ha realizado durante muchos años y ha demostrado ser más difícil a medida que las organizaciones crecen rápidamente. Los equipos de cuentas a pagar suelen recibir las facturas en distintos formatos, como papel, correo electrónico o fax. Extraer datos de estas facturas manualmente es cada vez más difícil.
Analicemos primero las ventajas y desventajas para ayudarte a formarte tu propia opinión.
Ventajas
- Para las empresas pequeñas, la captura manual de datos puede ser la opción más inteligente, ya que no hay que pagar licencias mensuales de software.
- La captura manual de datos es la más fácil de implementar
- Las organizaciones con bajo volumen de facturas pueden mantener una perspectiva general de los gastos.
Desventajas
- El proceso lleva mucho tiempo, lo que provoca retrasos en los pagos o, aún peor, multas por demora → El 45% de las facturas tardan una semana o más en procesarse
- La captura manual de datos es propensa a errores, lo que conduce a información poco fiable y errores costosos
- Costos elevados → Empresas de investigación como el Everest Group han descubierto que procesar una sola factura manualmente puede costar entre 12 y 30 $, ya que el proceso lleva mucho tiempo e implica una gran cantidad de recursos
- Baja productividad, ya que los empleados cualificados tienen que dedicar su tiempo a operaciones manuales tediosas en lugar de utilizar sus habilidades para un trabajo de mayor valor
- Poca escalabilidad, ya que la administración manual de las facturas resulta casi imposible cuando una organización crece
- Mala administración de los proveedores debido a retrasos en los pagos, mala comunicación o errores.
- Mala visibilidad debido a las facturas en papel, lo que dificulta compartir una factura entre departamentos
- Las organizaciones medianas y grandes se enfrentan a una acumulación de facturas debido a su volumen, lo que provoca retrasos en los pagos
Una vez que las organizaciones crecen y registran un aumento en el volumen de facturas, el procesamiento manual de las mismas se convierte en una opción poco preferible.
Captura de datos automatizada
La captura de datos totalmente automatizada utiliza una solución de software capaz de extraer datos estructurados de las facturas sin intervención humana. El software se basa en inteligencia artificial y machine learning, lo que permite mejorar la precisión, trabajar de forma más eficiente y ahorrar valiosos recursos.
Con la implementación de la captura de datos automatizada, se pueden superar muchos de los retos de la captura de datos manual. Veamos las ventajas y desventajas de esta solución.
Ventajas
- Mayor precisión de los datos porque el algoritmo extrae los datos exactos que se presentan
- Procesamiento de facturas entre un 40 y un 70% más rápido, ya que el proceso no está limitado por las horas de trabajo y la capacidad de los empleados
- Rentable porque las facturas se pueden procesar más rápidamente, lo que ahorra horas de trabajo a los empleados y evita que las organizaciones tengan que pagar multas por retraso en los pagos
- Escalable, ya que los procesos no dependen de las personas
- Los algoritmos no se cansan ni se aburren con las tareas repetitivas, no necesitan descansar ni dormir
- Aumento de la productividad, ya que los encargados de las cuentas por pagar pueden centrar su tiempo en tareas valiosas en lugar de en tareas repetitivas que consumen mucho tiempo
- Proceso de captura de facturas predecible, que le permite a las organizaciones garantizar el pago a clientes y proveedores en una fecha y hora predeterminadas
Desventajas
- Los algoritmos podrían cometer errores al enfrentarse a formatos de factura más complicados
- Sería necesario un cambio fundamental en la administración y los procesos generales
- Podrían ser necesarios conocimientos técnicos para mantener el software
Human-in-the-loop (HITL)
La captura de datos de facturas con una configuración Human-in-the-loop combina lo mejor de una solución de captura de facturas totalmente automatizada (IA) con lo mejor de la inteligencia humana.
Este proceso de captura de datos hace uso de un software basado en inteligencia artificial y machine learning, pero también implica a un humano que valida y aprueba los datos extraídos. De esta forma se consigue la mayor precisión posible.
Ventajas
- Los errores cometidos por el software pueden ser corregidos por el ser humano antes de que los datos se almacenen en la base de datos
- Lo mejor de la inteligencia humana se combina con lo mejor de la inteligencia artificial
- El mayor nivel de precisión posible porque los datos extraídos son verificados por un humano antes de guardarlos en la base de datos
- Aprovecha la velocidad de la captura automatizada de datos de facturas
- Se pueden extraer incluso datos de formatos de factura difíciles, ya que tanto el ser humano como la IA trabajan juntos
Desventajas
- Sigue necesitando los recursos de un trabajador
- El proceso de captura de datos está limitado por las horas de trabajo y la capacidad de la persona en el circuito
Comparación de las tres opciones
La siguiente tabla muestra una comparación entre las tres opciones: captura de datos manual, automatizada y human-in-the-loop.
Con esta comparación, queda claro de inmediato qué opción puede ser la mejor para tu organización.
Para muchas organizaciones, la captura manual de datos no es una opción debido al elevado volumen de facturas que deben procesarse. En estos casos, una solución automatizada de captura de facturas se convierte en una necesidad.
En las últimas secciones de este blog, hablaremos de las funcionalidades, el funcionamiento y las posibilidades de implementación.
¿Qué puede hacer una solución de captura de facturas?
Ahora que ya hemos hablado de los tres tipos diferentes de captura de datos de facturas, nos gustaría explorar más a fondo los detalles de una solución de captura de facturas. Hablaremos de las siguientes funcionalidades de la solución:
- Escaneo
- Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)
- Extracción de datos
- Conversión
- Clasificación
- Anonimización de datos
- Detección de fraudes
Escaneo
Una solución de captura de facturas ofrece la función de escaneo. En este caso, por escaneo nos referimos al proceso de lectura de una factura con OCR, que se explicará con más detalle en el siguiente párrafo.
Una vez finalizado el proceso de escaneo, toda la información relevante se convierte en datos estructurados. Gran parte del proceso de escaneado puede automatizarse mediante soluciones inteligentes como la API de OCR de Klippa.
Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)
El OCR funciona de manera que convierte una imagen a texto y luego a un formato legible como CSV, JSON o XML. Con esta tecnología, la captura manual de datos de las facturas es historia.
El OCR funciona con IA y ha demostrado ser muy útil para la captura de datos de facturas, ya que ayuda a los empleados a trabajar más rápido y con una tasa de error mínima.
Extracción de datos
Una solución de captura de facturas también ofrece la funcionalidad de extracción de datos. Las operaciones y procesos de la organización pueden mejorarse aún más extrayendo datos de una factura y, a continuación, procesando, almacenando y analizando estos datos correspondientemente.
Conversión
A veces es difícil trabajar con imágenes. Por eso, la solución de captura de facturas tiene la funcionalidad de convertir una imagen a un archivo de texto digital.
De ese modo, las imágenes y los PDF pueden convertirse a formatos como JSON, CSV, XML, PDF/A y XLSX.
Clasificación
Una funcionalidad adicional de una solución de captura de facturas es la clasificación y el ordenamiento de documentos desconocidos. Este proceso también se conoce como clasificación de documentos y funciona con la ayuda de algoritmos inteligentes.
Se extraen las características de un documento y se envían a un algoritmo, que determinará cómo clasificar el documento. Esto puede ser útil para varios casos de uso. Un ejemplo podría ser la clasificación de un documento con datos sensibles, como el nombre y la dirección de un cliente en una factura, lo que da lugar a la acción de anonimizar datos.
Anonimización de datos
La anonimización de datos también se conoce como enmascaramiento de datos. Con esta técnica de seguridad se pueden enmascarar los datos sensibles de los documentos y evitar el abuso de la información.
Nuestra guía definitiva sobre el enmascaramiento de datos ofrece una explicación más detallada del proceso de anonimización de datos y explica las distintas técnicas que pueden utilizarse.
Detección de fraudes
Lamentablemente, los estafadores utilizan la tecnología, como Photoshop, para crear facturas falsas o manipular el importe total de una compra.
Se puede utilizar una solución de captura de facturas para detectar estos intentos de fraude. El software marcaría automáticamente estas facturas y le ahorraría mucho dinero a una organización.
¿Cómo funciona la captura de facturas?
Todos sabemos cómo funciona el proceso manual de captura de facturas, pero ¿cómo ejecuta esta tarea una solución automatizada como Klippa DocHorizon? En los próximos párrafos analizaremos los cuatro pasos del proceso automatizado de captura de facturas:
- Captura y carga de la factura a la API
- Conversión de la imagen a un archivo de texto
- Conversión de TXT a JSON
- Verificación de los datos extraídos
1. Captura y carga de la factura a la API
En el primer paso, hay que introducir una imagen o un archivo PDF de una factura a la API. Esto puede hacerse a través de una aplicación móvil o web.
La factura puede subirse con o sin fondo. Si la imagen se envía sin recortar, la API recortará el fondo automáticamente.
Es importante que la imagen contenga la factura completa, sin ruido y con una calidad decente para garantizar un resultado preciso. Si esto es difícil de conseguir con una solución existente, la calidad de la imagen puede mejorarse utilizando nuestro SDK de escaneado móvil.
2. Conversión de la imagen a un archivo de texto
En el siguiente paso, nuestra solución de captura de facturas convertirá automáticamente la imagen a texto (TXT). El software reconoce qué es realmente cada parte de la factura. Determinará qué parte es, por ejemplo, el número de factura, el importe total, la dirección o la fecha de compra.
Los datos de la factura se extraen, pero aún no están estructurados
3. Conversión de TXT a JSON
En la fase final, el procesador de Klippa convierte el archivo de texto a JSON con la ayuda del machine learning.
Normalmente, JSON se utiliza para transmitir datos en aplicaciones web, ya que es un formato estándar basado en texto para la representación de datos estructurados.
A partir de aquí, será muy fácil procesar los datos de factura capturados en tu base de datos.
4. Verificación de los datos extraídos
Este paso es opcional y se utiliza para verificar que los datos se han capturado con alta calidad, precisión y coherencia.
Normalmente, el proceso de verificación se ejecuta con una fuente de terceros, como la base de datos de la Cámara de Comercio.
¿Qué campos de la factura se pueden capturar?
Antes de que una organización se comprometa con una solución de captura de facturas, debe asegurarse de que la solución puede capturar los campos relevantes.
Klippa DocHorizon puede extraer los siguientes campos de una factura:
- Tipo de documento
- Número de factura
- Idioma de la factura
- País de origen
- Nombre del comerciante
- Dirección del comerciante
- Datos de contacto del comerciante
- Sitio web del comerciante
- Detalles del cliente
- Método de pago
- Importes del IVA e importe total
- Número de IVA
- Importe del cambio
- Número de tarjeta
- La moneda y el importe total
- Fecha de compra
- Número de orden de compra
- Fecha de vencimiento
- Fecha de entrega
- Número de la cámara de comercio
- Precios de las partidas, cantidad, descripción y categoría
Además de extraer los campos mencionados, la solución de captura de facturas puede realizar verificaciones automatizadas. Estas consisten en verificaciones cruzadas para identificar facturas fraudulentas y hashing de imágenes para encontrar duplicados.
¿Cómo se puede integrar nuestra solución API y SDK de Klippa?
Si estás pensando en usar Klippa como tu solución, deberías conocer la diferencia entre Klippa API y SDK.
Nuestro SDK para escáner de documentos puede ayudar a mejorar la calidad de una imagen optimizando el brillo e identificando los bordes de la imagen. Se puede implementar en aplicaciones iOS y Android para ayudar a las organizaciones a capturar datos de facturas. Funciones como la corrección de la perspectiva, la información en tiempo real al usuario y el ajuste de la luz garantizan que los usuarios puedan tomar fotografías de la mejor calidad posible.
Esto hace que el procesamiento de estas facturas sea más fácil y preciso. Nuestro SDK básicamente le permite a una organización convertir cualquier dispositivo en un escáner de facturas preciso y rápido.
Nuestra API permite enviar un documento a través de una aplicación móvil, correo electrónico o aplicación web a nuestro software, lo que da como resultado un formato de datos estructurado en cuestión de segundos. Si ya dispones de un software o aplicación en la que deseas integrar la tecnología OCR, nuestro API OCR suele ser la mejor opción.
Además, el SDK de Klippa puede vincularse a nuestra API de OCR basada en la nube. Esto significa que un documento escaneado se procesa a través de la API, dando como resultado una respuesta JSON que se devuelve a la aplicación.
Una de las principales ventajas es, por supuesto, que al utilizar nuestras soluciones, los desarrolladores de tu organización no tienen que desarrollar todos los componentes ellos mismos. Esto ahorra costos, tiempo y otros recursos.
Klippa como la solución para la captura de facturas
A lo largo del blog, ya hemos mencionado un par de características del software Klippa DocHorizon y cómo puede ayudar a una organización a optimizar su proceso de captura de datos de facturas.
Nuestra solución de captura de facturas puede integrarse a través de la API o el SDK de Klippa. Como está creada de una forma fácil de desarrollar, nuestros componentes se pueden integrar fácilmente en el software existente de una organización.
Como nuestra solución está bien documentada, los desarrolladores encontrarán toda la información que necesitan para implementar la API con éxito. De este modo, la solución Klippa puede integrarse en un día.
Si estás buscando una solución de captura de facturas que libere a los equipos de cuentas a pagar de un trabajo desalentador y repetitivo, entonces Klippa está aquí para ayudarte. Ponte en contacto con nosotros a través del siguiente formulario de demostración o ponte en contacto con uno de nuestros expertos. ¡Estaremos encantados de trabajar contigo!