La captura de recibos permite eliminar el proceso de captura manual de datos. Te permite digitalizar y procesar los recibos rápidamente y al instante. La posibilidad de capturar los recibos de inmediato te permite procesarlos rápidamente. Esto resulta en un importante ahorro de costos, tiempo y recursos.
Una solución de captura de recibos puede ser útil en muchos casos. Un ejemplo: imagina que tienes que reembolsarle a tus empleados, pero has perdido los recibos. Con una solución de captura de recibos, los recibos no tienen que perderse nunca más. Otro ejemplo podría ser en el contexto de la fidelización, donde los recibos pueden utilizarse para obtener más información sobre el patrón de consumo de los clientes
En esta guía 2024 sobre la captura de recibos, podrás entender mejor qué es la captura de recibos, qué puede hacer la solución de captura de recibos de Klippa y cómo funciona. Además, vamos a explorar los beneficios y el tipo de empresas que utilizan nuestra solución de captura de recibos.
¿Qué es la captura de recibos?
Para empezar, vamos a definir los aspectos básicos: ¿Qué es un recibo? Un recibo es un documento financiero en el que se muestra el precio que se pagó por un producto o servicio. La fecha, la hora, el lugar de la compra y algunos otros campos de datos son visibles.
La captura de recibos, en esencia, es el proceso de captura de datos de los recibos sin ninguna complicación. Por ejemplo, se pueden registrar los recibos de viajes de negocios para su reembolso. Una forma habitual de capturar recibos es captarlos y almacenarlos digitalmente con tu teléfono móvil.
Captura móvil de datos de recibos
Para algunos casos de uso, es esencial capturar datos en lugares remotos o en movimiento. En estas situaciones, la captura de datos móvil suele ser la mejor opción. En la captura de datos móvil se utiliza un teléfono inteligente o una tablet para capturar los datos de los recibos.
Un ejemplo común es utilizar un teléfono móvil para escanear recibos para la administración de gastos, extrayendo información como las fechas, los comerciantes, los importes totales, las partidas y los valores del impuesto sobre el valor añadido.
En las soluciones móviles de captura de datos de recibos, se utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir la imagen a texto. Por lo general, el motor de OCR cuenta con tecnología de machine learning para capturar de forma inteligente los datos de los recibos.
Ahora que está claro lo que es la captura de recibos, continuemos con las formas en las que puede ocurrir la captura de recibos.
Captura de recibos manual vs. automatizada vs. human in the loop
La captura de recibos puede presentarse de las siguientes maneras:
- Captura de datos manual
- Captura de datos automatizada
- Human-in-the-loop (HITL)
Captura de datos manual
La captura manual de recibos es el método tradicional para extraer la información importante de un recibo. Los datos deben introducirse manualmente en el ordenador. Se trata de un método anticuado, que suelen utilizar las empresas con un bajo volumen de recibos.
Sin embargo, las empresas de tamaño medio o grande reciben grandes cantidades de recibos a diario. Los empleados tienen que registrar y organizar grandes cantidades de recibos a mano. Este método puede funcionar para algunas empresas, pero en el entorno competitivo actual, es demasiado lento y propenso a errores.
Para mantener un alto nivel de precisión a lo largo de este proceso, hay que hacer una verificación manual para asegurarse de que no se han producido errores. Esto hace que la captura manual de datos sea un proceso tedioso.
Además, pequeñas discrepancias pueden tener repercusiones legales y financieras, como sanciones por declaraciones de impuestos incorrectas.
Captura de datos automatizada
En un proceso automatizado de captura de datos, los datos de los recibos son recolectados por soluciones de software. Estas soluciones de software utilizan tecnologías como la inteligencia artificial y el Machine Learning para capturar los aspectos importantes de los recibos electrónicos y físicos. Los datos importantes se guardan en archivos informáticos bien organizados.
Una solución automatizada se centra en capturar los datos de los recibos, sin ninguna intervención humana.
Sin embargo, las soluciones automatizadas de captura de datos tienen un inconveniente. No es un método libre de errores. Las máquinas no son tan flexibles como uno podría pensar. Están diseñadas para tareas específicas. Si la información introducida difiere ligeramente de la forma deseada, generará un error o un resultado que no es el ideal.
Human-in-the-loop (HITL)
Human-in-the-loop (HITL) es el punto intermedio entre la captura de datos manual y la automatizada. En primer lugar, utiliza la potencia y la velocidad de la captura de datos automatizada para obtener los datos de los recibos, pero en los casos difíciles que una solución automatizada no podría resolver, un humano verifica y completa la captura de datos.
De este modo, se consigue el mayor nivel de precisión posible. HITL combina lo mejor de la inteligencia humana con lo mejor de la IA.
¿Qué puede hacer una solución de captura de recibos?
Una solución de captura de recibos puede ayudar con diversas funciones:
- Escaneo
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
- Extracción de datos
- Conversión
- Clasificación
- Anonimización de datos
- Detección del fraude
Ahora, veamos todas estas funciones más de cerca, examinándolas una por una.
Escaneo
Lo primero que una solución de captura de recibos puede ofrecer es la funcionalidad de escaneo. Por escaneo, nos referimos al proceso de lectura de los recibos con el uso de OCR. Lo que es exactamente el OCR se explicará en la siguiente sección.
Una vez finalizado el proceso de escaneado, todos los campos relevantes son convertidos a un formato de datos estructurado. La mayor parte del proceso puede automatizarse eligiendo una solución automatizada, como la API de OCR de Klippa.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
El OCR pone fin a la introducción manual de datos de los recibos. Esta tecnología convierte una imagen a un texto en un formato que puede ser leído por una máquina (por ejemplo, CSV, JSON o XML).
Ha demostrado ser muy útil en el proceso de captura de recibos. El OCR está impulsado por la IA y ayuda a los empleados a trabajar más rápido, con una tasa mínima de errores.
Extracción de datos
Un sistema de captura de recibos también puede utilizarse para la extracción de datos. Al extraer los datos de un recibo, se pueden procesar, almacenar y analizar para mejorar aún más las operaciones de la empresa.
Conversión
Otra funcionalidad de una solución de captura de recibos es la de convertir una imagen de un recibo a un archivo de texto digital. Las imágenes escaneadas y los PDF pueden convertirse en formatos de archivo como JSON, CSV, XML, PDF/A y XLSX.
Clasificación
Las soluciones de captura de recibos también pueden utilizarse para ordenar y clasificar documentos desconocidos. Este proceso se denomina clasificación de documentos. Las características del documento se extraen y se envían a los algoritmos, que determinarán cómo clasificar el documento.
Un ejemplo de caso de uso es la clasificación de documentos con datos confidenciales. Una vez realizada la clasificación, los datos pueden ser anonimizados.
Anonimización de datos
La anonimización de datos, también conocida como enmascaramiento de datos, es una técnica de seguridad para enmascarar datos confidenciales en los documentos.
Un ejemplo de información confidencial en un recibo podría ser el número de una tarjeta de pago. Podrías optar por poner una línea negra o encriptar los números, para que no sean utilizables en caso de que acaben en las manos equivocadas.
Detección del fraude
Por último, las soluciones de captura de recibos pueden utilizarse para la detección de photoshop con el fin de evitar el fraude en los recibos.
Los estafadores podrían, por ejemplo, duplicar recibos para obtener dinero, o crear recibos falsos de un producto que no han comprado, para recibir un reembolso. Al detectar automáticamente estos intentos, el software puede ahorrarte mucho dinero.
¿Cómo funciona la captura de recibos?
Un buen ejemplo de una solución de captura de recibos automatizada es Klippa DocHorizon, de la que hablaremos a continuación.
Entonces, ¿cómo funciona esta solución de captura de recibos? El proceso consiste en cuatro pasos:
- Capturar y subir el recibo a la API
- Convertir la imagen a un archivo de texto
- Análisis en JSON
- Verificación de los datos obtenidos
Capturar y subir el recibo a la API
En el primer paso, hay que subir una imagen o el PDF del recibo a la API. Es importante que la imagen contenga todo el recibo, sea clara y no contenga interferencias en el fondo.
La imagen puede subirse a través de nuestra aplicación móvil o web. El recibo puede subirse con o sin el fondo. Si se envía sin recortar, la API recortará automáticamente el documento.
La calidad de la imagen es importante para obtener un resultado preciso. La calidad de la imagen puede mejorarse utilizando nuestro SDK de escaneo móvil.
Convertir la imagen a un archivo de texto
En la siguiente fase, nuestra solución de captura de recibos convertirá automáticamente la imagen a un archivo de texto (TXT). A continuación, se extraen los datos del recibo, pero aún no se estructuran.
En este paso, nuestra solución reconocerá lo que realmente es cada parte del recibo. El software determinará qué parte es el importe total, cuál es la dirección o la fecha de compra.
Análisis en JSON
En la fase final, el intérprete de Klippa convierte el archivo de texto a JSON, utilizando el machine Learning. JSON es un formato estándar basado en texto para representar datos estructurados y se utiliza habitualmente para la transmisión de datos en aplicaciones web. A partir de este punto, procesar el recibo capturado en su base de datos es muy fácil.
Verificación de los datos obtenidos
Este cuarto paso es opcional. En este paso, podemos verificar los datos extraídos del recibo con fuentes externas. La verificación de los datos garantiza una buena calidad de los mismos que esté en línea con los reglamentos.
¿Qué campos del recibo se pueden capturar?
El proceso de captura de recibos descrito anteriormente hace que capturar una imagen de un recibo sea realmente fácil. Nuestra solución de software puede capturar muchos más campos de los recibos que sólo el importe de la compra y la fecha.
Klippa puede extraer las siguientes características de los recibos:
- Idioma del recibo
- Tipo de documento
- País de origen
- Nombre del comerciante
- Datos para contactar al comerciante
- Datos de la dirección del comerciante
- Página web del comerciante
- Calidad de la imagen
- Método de pago
- Número de IVA
- Importes y porcentajes de IVA
- Monto del cambio
- La moneda y el importe total
- Número de tarjeta
- Precios de las partidas, cantidad, descripciones y categoría
- Fecha de compra
- Número de la cámara de comercio
Además de los campos mencionados anteriormente, también se pueden realizar verificaciones automatizadas. Estas verificaciones automatizadas consisten en el análisis de imágenes para encontrar duplicados y en controles adicionales para identificar recibos fraudulentos.
Ahora que está claro qué campos se pueden capturar de un recibo, continuemos con las soluciones gratuitas de captura de recibos.
Soluciones gratuitas de captura de recibos
En la búsqueda de soluciones de captura de recibos, probablemente también te encontrarás con algunas soluciones de código abierto. A continuación mencionamos algunas de ellas:
- Wave
- Gekko
- Expensify
- Smart Receipts
- WellyBox
Las aplicaciones gratuitas son estupendas para los trabajadores independientes. Sin embargo, las soluciones de código abierto suelen ofrecer poca calidad y requieren mucho trabajo de desarrollo y mantenimiento. Por ello, le recomendamos a las empresas las soluciones pagadas de escaneo de recibos.
¿Cuáles son las ventajas de una solución de captura de recibos?
Las soluciones de captura de recibos ayudan a las empresas a aumentar la eficacia y la eficiencia de sus operaciones diarias. Existen un par de otras ventajas importantes:
- Reducción en los costos de entre 40 y 75%.
- Tasas de error mínimas
- Aumento de la productividad
- Tiempo de procesamiento mínimo
Reducción en los costos de entre 40 y 75%.
Normalmente, las soluciones de automatización inteligente (como el software de captura de recibos) suponen una reducción en los costos de entre 40 y 75%. El periodo de recuperación de la inversión oscila entre meses y años. La automatización conduce, a la larga, a tener que contratar a menos empleados y, por lo tanto, tendrás que gastar menos en los sueldos de los empleados.
Tasas de error mínimas
Cuando un empleado tiene que ingresar repetidamente datos de recibos a un sistema, es inevitable que se produzcan errores. Los estudios han demostrado que los índices de error oscilan entre el 0,55 y el 3,6%. Sin embargo, se han encontrado valores atípicos de hasta el 26,9%. Cuando se cometen errores, hay que repararlos, lo que lleva tiempo. Y todos sabemos que el tiempo es dinero para las empresas.
Afortunadamente, hay una solución al problema: capturar los recibos con un software sofisticado. Esta solución hará que se cometan menos errores, lo que a la larga supondrá una reducción de costos.
Aumento de la productividad
Las soluciones de captura de recibos ayudan a aumentar la productividad general de los empleados. Antes de que existieran las soluciones de captura de recibos, los empleados tenían que dedicar mucho tiempo a introducir manualmente los datos en el software.
Con las soluciones de captura de recibos sustituyendo el proceso manual, la productividad de los empleados aumentará drásticamente. El tiempo invertido en introducir manualmente los datos en el sistema, puede ahora utilizarse para tareas más importantes y difíciles.
Esto no sólo mejora la productividad de los empleados. Un efecto secundario adicional es que los empleados estarán más satisfechos si no tienen que dedicar tanto tiempo a tareas tediosas como la introducción manual de datos.
Además, la facilitación de los datos será mucho más rápida. Por lo tanto, también aumenta la productividad general de la empresa.
Tiempo de procesamiento mínimo
Finalmente, el tiempo de procesamiento es mínimo, lo que representa uno de los beneficios más importantes de una solución de captura de recibos. La automatización del proceso de captura de recibos puede ahorrar hasta un 70% del tiempo de procesamiento.
Una solución de OCR potenciada por la IA es capaz de capturar los datos de los recibos casi instantáneamente. Los días de procesamiento lento y repetitivo han desaparecido. El OCR captura los datos de los recibos en segundos.
Ahora que las principales ventajas de utilizar una solución de captura de recibos están claras, continuemos con los sectores en los que estas soluciones pueden resultar útiles.
¿Qué empresas utilizan la captura automática de recibos?
Una solución de captura de recibos puede resultar útil en muchos sectores. La mayoría de nuestros clientes utilizan nuestra API OCR en el sector financiero. Algunos ejemplos son las empresas de contabilidad, ERP y software para gastos.
Además, las empresas de seguros, servicios bancarios, fidelización, FMCG y venta al por menor también utilizan nuestra solución de captura de recibos. Para algunas empresas, se han integrado funciones adicionales en la solución.
Para explicar lo que nuestra solución de captura de recibos puede hacer, continuemos con dos casos de uso, el software para gastos y las campañas de fidelización.
Software para gastos
Los gastos de las empresas deben guardarse de forma eficiente y segura. Nuestra solución de captura de recibos puede ayudar a guardar esos recibos ahorrando mucho tiempo y dinero.
El proceso es bastante sencillo. En primer lugar, hay que capturar el recibo con el teléfono móvil, después la tecnología OCR extrae todos los datos del recibo. En la fase final, se guardará en la nube.
Como extra, nuestra solución puede integrarse fácilmente (a través de una API) a cualquier sistema de contabilidad o ERP que tu empresa esté utilizando.
Campañas de fidelización
Otro caso de uso de la captura de recibos es el de la fidelización. La solución puede utilizarse para asumir las tediosas tareas de back-office en las campañas de fidelización. Por ejemplo, verificando la prueba de compra (recibo), determinando y otorgando puntos de fidelidad, y actualizando la base de datos de clientes.
Un ejemplo de cómo añadimos funciones adicionales a nuestra solución es para una empresa del sector de la fidelización. Hemos añadido la detección de duplicados basada en el análisis de imágenes. De este modo, esta empresa puede fácilmente evitar el fraude en sus campañas de fidelización basadas en recibos.
¿Cómo garantizar un resultado de alta calidad?
Entonces, ¿cuál es la receta para garantizar una captura de recibos de alta calidad? Los siguientes factores contribuyen a una excelente captura de recibos:
- Asegurarse de que la calidad de la imagen es lo suficientemente alta. Nuestro SDK de escaneo puede ayudar a mejorar la calidad de la imagen.
- Trabajar con un especialista en el campo de la captura de datos.
- Mejorar continuamente los modelos de captura de recibos utilizando la IA.
A continuación encontrará un ejemplo de baja calidad en comparación con la captura de recibos de alta calidad.
¿Cómo se puede integrar nuestra solución?
Nuestra solución de captura de recibos puede integrarse a través de la API o el SDK de Klippa.
Nuestra API puede integrarse a cualquier software que estés utilizando. Está hecha de una manera fácil de usar para los desarrolladores, lo que significa que puedes fácilmente integrar algunos componentes en tu software existente.
Nuestro software está bien documentado. Tus desarrolladores encontrarán toda la información que necesitan para implementar exitosamente la API.
Pero, ¿cuál es exactamente la diferencia entre nuestra API y el SDK? Esto se explicará en el siguiente párrafo.
¿Cuál es la diferencia entre las APIs de Klippa y los SDKs?
La diferencia entre nuestras dos soluciones es bastante sencilla. Nuestra API es el servicio de enviar un documento a nuestro software y recibir de vuelta un formato de datos estructurado en cuestión de segundos.
El SDK básicamente ayuda a mejorar la calidad de la imagen, por ejemplo optimizando el brillo y detectando los bordes de la imagen.
Es posible enlazar el SDK de la cámara Klippa con nuestra API de OCR que se basa en la nube. Después de escanear el documento, se tramita una solicitud a través de la API y se devuelve la respuesta JSON a la aplicación.
La principal ventaja del SDK es que tus desarrolladores no tienen que construir todos los componentes ellos mismos. Pueden “utilizar” fácilmente el trabajo de otras personas. Esto supone un gran ahorro de costos y tiempo durante el desarrollo.
Nuestra solución puede integrarse en un día. Si estás buscando una solución integral para capturar recibos, Klippa está aquí para ayudarte. Ponte en contacto con nosotros completando el formulario de demostración que aparece a continuación, o ponte en contacto con nuestros expertos.