Elegir la solución de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) adecuada para tu empresa puede ser una decisión difícil. Sobre todo si se tiene en cuenta que esta decisión sólo se toma aproximadamente una vez cada 10 años y que uno quiere elegir bien.
Con todas las opciones y proveedores que existen, puede resultar muy complicado decidir. ¿Cómo sabes lo que buscas y cuáles son las diferencias entre los distintos proveedores?
No te preocupes más. Hemos creado una guía del comprador, con la que te proporcionamos la información que necesitas para que puedas tomar una decisión informada.
Algunas de las preguntas que cubriremos son ¿Cómo se prueba correctamente la solución IDP antes de tomar una decisión? ¿Cómo comparar las distintas soluciones sin perderte ni confundirte? ¿Y cómo elegir al final el proveedor de IDP adecuado? Con esta guía del comprador, queremos darte las respuestas que necesitas.
Las soluciones IDP han ayudado a miles de empresas a optimizar su flujo de trabajo, reducir costos y aumentar la seguridad de sus operaciones comerciales. Ahora es el momento de que tú aumentes la eficiencia y eficacia de tu empresa y prepares a tu negocio para el éxito.
Resumen rápido: Diferencias entre IDP y OCR
Antes de empezar con la guía del comprador, queremos resumir brevemente las diferencias entre IDP y OCR. Empecemos por el OCR. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es una tecnología que convierte una imagen a texto y luego a formatos legibles mecánicamente como CSV, JSON o XML.
Con esta tecnología, la captura manual de datos es historia. Pero la cosa mejora aún más cuando el OCR forma parte de una solución IDP.
La principal diferencia entre OCR e IDP es la capacidad de procesar la información extraída de un documento. Mientras que el OCR convierte un documento en una representación de texto, la falta de formato limita la automatización y no permite un procesamiento adicional.
El Procesamiento Inteligente de Documentos va un paso más allá que el OCR y permite identificar, categorizar, extraer, estructurar y validar los datos de los documentos.
Normalmente, el IDP hace uso del machine learning, el procesamiento del lenguaje natural (NLP) y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esto ayuda a las empresas a extraer y analizar datos de documentos.
Además, el software IDP está diseñado para ayudar a las empresas a incorporar datos a los procesos de flujo de trabajo de forma fácil y rápida. Se eliminan los procesos manuales, lo que le permite a los empleados dedicar su tiempo a tareas más valiosas. Esto resulta muy útil para todas las empresas.
La siguiente tabla ilustra las principales diferencias entre OCR e IDP.
Empecemos la guía del comprador respondiendo la pregunta de qué hay que tener en cuenta a la hora de comprar una solución IDP, seguida de la pregunta de quién debe participar en el proceso de toma de decisiones y cómo es el proceso de compra de una solución.
¿Qué hay que tener en cuenta al comprar una solución IDP?
Antes de que empieces a probar, comparar y finalmente elegir una solución de IDP, nos gustaría mostrarte lo que creemos que es importante que tengas en cuenta a la hora de comprar una solución. En la siguiente sección, cubriremos los aspectos más importantes a tener en cuenta:
- Velocidad
- Opciones de alojamiento
- Precisión
- Cumplimiento legal
- Escalabilidad
- Compatibilidad lingüística
Velocidad
La velocidad de la solución IDP determina cuántos documentos puede procesar por minuto, hora o día. La rapidez con la que se puede extraer información de un documento varía según el proveedor. Por lo general, es cuestión de segundos, pero vale la pena verificarlo desde el principio.
Si optas por una solución totalmente automatizada, el documento debería estar procesado y los datos guardados en tu base de datos en un abrir y cerrar de ojos. Si decides apostar por una automatización asistida por humanos, el proceso estará limitado por la velocidad del empleado.
Es importante tener esto en cuenta, ya que esto influirá drásticamente tu flujo de trabajo.
Opciones de alojamiento
Una solución IDP puede alojarse dentro de las instalaciones o en la nube. Ambas opciones tienen ventajas y desventajas.
Alojar el software en las instalaciones, es decir, en la red de tu empresa, te ofrece las ventajas de tener el control total de los datos y las medidas de seguridad y de no depender de ningún proveedor. Por otro lado, las desventajas incluyen una menor flexibilidad, menos escalabilidad y una gran inversión de capital.
Las soluciones basadas en la nube son escalables, no requieren mantenimiento y son rápidas de implementar. Y una empresa no está limitada a las capacidades de su hardware existente. Sin embargo, este tipo de solución ofrece menos control sobre la seguridad de los datos, es menos personalizable y la empresa depende de un proveedor.
En este caso, no hay respuesta correcta o incorrecta, simplemente depende de lo que puedas gastar y de lo que necesite tu empresa.
Precisión
La tecnología no es perfecta, pero la precisión de los datos extraídos debe ser la máxima posible, ya que las operaciones de tu empresa dependen mucho de ello. En la mayoría de los casos, ese índice de precisión puede llegar al 99%.
En algunos sectores, la precisión no tiene por qué ser tan alta y basta con un índice del 80% al 90%. Pero dependiendo del sector en el que te encuentres, querrás tener la mayor precisión posible. Antes de decidir qué solución comprar, pregúntale al vendedor por su índice de precisión, que te muestre pruebas o que te permita probar su solución.
Cumplimiento legal
Antes de que te comprometas con una solución de procesamiento inteligente de documentos, te aconsejamos que pienses en las normas de seguridad que requiere tu empresa y que investigues sobre los distintos proveedores y sus normas de cumplimiento legal.
Alojar software en un país determinado implica normas legales diferentes. Klippa, por ejemplo, ofrece opciones de alojamiento en EE.UU. y en Europa, lo que significa que podemos cumplir distintos tipos de normas de seguridad.
Te conviene encontrar un proveedor que cumpla con tus requisitos legales y cumpla, por ejemplo, con el GDPR. De ese modo, puedes estar seguro de que tus datos se manejan de la forma exigida por tu sector.
Escalabilidad
A medida que tu empresa crece, quieres que el proveedor pueda seguirte el ritmo. Esto significa que el proveedor debe ser capaz de procesar mayores volúmenes de documentos cuando lo necesites. No querrás que tu crecimiento se vea frenado sólo porque te has decidido por un proveedor que no tiene la capacidad para ayudarte.
Compatibilidad lingüística
La compatibilidad con distintos idiomas sólo es necesaria si tu empresa opera a escala internacional. ¿Es compatible el proveedor con alfabetos no latinos o sólo necesitas idiomas que formen parte del alfabeto latino?
Este es uno de los principales puntos a tener en cuenta, ya que determina qué documentos pueden procesarse y, por tanto, cuál es la solución adecuada para tu empresa.
Ahora que ya sabes qué factores debes tener en cuenta a la hora de comprar una solución IDP, conviene que hablemos de las personas que deberían participar en el proceso de toma de decisiones.
¿Quién debería participar en el proceso de toma de decisiones?
En términos generales, hay cinco partes distintas de una empresa que deberían participar en el proceso final de toma de decisiones. Lo más probable es que solo involucres a estas personas después de ya haber seleccionado a dos proveedores que realmente puedan resolver tu problema. Esto varía un poco en función a la estructura de tu empresa. Pero la mayoría de las veces, las siguientes personas están involucradas:
- Alguien que se preocupa por la seguridad de la empresa, ya que vas a compartir datos de la empresa con el proveedor. A menudo se trata del gerente de seguridad.
- Una persona que tenga conocimiento de las finanzas de la empresa, de modo que comprometerse con una solución encaje dentro del presupuesto. El director financiero suele ser la persona indicada en ese caso.
- Frecuentemente, el CEO participa en el proceso de toma de decisiones, ya que tiene la estrategia general de la empresa en mente y toma las decisiones de acuerdo a dicha estrategia.
- Como la implementación de una solución IDP requiere conocimientos técnicos, el Director de Tecnología o el responsable de Informática suelen participar en el proceso. De este modo, te puedes asegurar de que la solución se adapte a tus requisitos técnicos.
Dependiendo de la estructura de la empresa, cualquiera de los roles mencionados anteriormente pueden tomar la decisión final de comprometerse con un proveedor. Tú sabes mejor que nadie quién toma la decisión final en tu empresa, así que asegúrate de involucrar a esta persona en el proceso de toma de decisiones.
Proceso de compra de una solución
A la hora de comprar una solución de Procesamiento Inteligente de Documentos, puedes seguir un determinado proceso para hacerlo. Normalmente, una empresa comienza con una Solicitud de Información y continúa con una Solicitud de Propuesta. En el desarrollo de software, también es normal que se utilice una Prueba de Concepto.
Si entras en un mercado, como el de las soluciones IDP, y aún no tienes un conocimiento lo suficientemente claro del mismo, entonces el primer paso es una “Solicitud de Información” (RFI). Dado que es el primer contacto que tienes con un proveedor, te conviene hacer preguntas abiertas, para que el proveedor pueda hablar de todas sus ofertas. Aconsejamos enviar esta solicitud a varias empresas para recibir más información de la que puedes encontrar en el sitio web de la empresa.
Normalmente, la RFI va seguida de una “Solicitud de Propuesta” (RFP). Este documento debe contener más detalles sobre las necesidades de la empresa, los objetivos empresariales del proyecto y los requisitos específicos. De este modo, el vendedor dispone de contexto suficiente para proponer una solución válida. Esto forma parte del proceso de ventas y se debería llevar a cabo una vez que realmente consideres a un proveedor para que te proporcione una solución a tu problema.
Para que lo entiendas mejor, incluimos a continuación una plantilla de RFP. Puedes descargarla y utilizarla para solicitar propuestas. Además, queremos presentarte algunas posibles preguntas de RFP que podrías hacerle al proveedor:
- ¿Quién es tu competidor principal? → Esto demuestra si la empresa es honesta, transparente y conoce sus puntos débiles.
- ¿Cómo nos ayudará tu equipo de éxito del cliente a alcanzar nuestros objetivos? → A la larga, tu éxito depende del proveedor que elijas.
- ¿Podemos ver casos prácticos similares a nuestro caso de uso o ponernos en contacto con clientes actuales? → De esta forma, puedes preguntarle a los clientes actuales cómo fue el proceso y obtener comentarios sin filtro sobre el producto o servicio.
- ¿Cómo protegerán a nuestra organización de los riesgos? → Es importante saber si el proveedor puede cubrir ciertas normas de seguridad y cómo se procesa tu información. Esto incluye dónde y si tus datos se guardan, y si eso se hace en un servidor Estadounidense o Europeo.
Otra parte del proceso puede ser el uso de una Prueba de Concepto. En el desarrollo de software, el objetivo de una “Prueba de Concepto” (POC) es encontrar soluciones a problemas técnicos. Suele incluir cómo pueden integrarse los sistemas e intenta establecer si un sistema puede satisfacer determinados requisitos.
Suele ser un proceso de varios meses, para que tengas la oportunidad de probar realmente si el concepto propuesto resuelve tu problema.
¿Cómo probar una solución IDP antes de decidir?
Hablemos ahora de la cuestión de cómo probar una solución de IDP. Este es un paso importante en el proceso de compra de una solución, ya que aquí puedes ver realmente cómo funciona una solución y si cumple con tus requisitos.
Antes de decidir comprar, tienes que probar la solución. Pero, ¿cómo probar una solución IDP? ¿Qué hay que tener en cuenta y qué hay que hacer durante la prueba? Sigue leyendo para descubrir nuestras sugerencias para una prueba fiable de una solución de Procesamiento Inteligente de Documentos.
En primer lugar, necesitas una herramienta de prueba y una base de datos de imágenes de muestra. Es aconsejable probar la solución con un volumen de documentos similar al que manejas en tu flujo de trabajo diario. De lo contrario, no sabrás si la solución te ofrece lo que tu empresa necesita.
Prueba la solución en condiciones reales. Hay que probar varios parámetros, si es necesario, en varios idiomas:
- Precisión de palabras/símbolos
- Funciones específicas como el enmascaramiento de datos
- Reconocimiento del tipo de documento
- Velocidad de extracción de datos
- Reconocimiento del idioma presentado
Si quieres probar una solución IDP, puedes solicitar una clave API para Klippa DocHorizon y empezar a probarla.
¿Cómo comparar una solución IDP?
Cuando estés probando proveedores de IDP, querrás saber cómo comparar las distintas soluciones entre sí. De lo contrario, ¿cómo sabes que estás tomando la decisión correcta? Como hay tantos proveedores, puede ser difícil tener una perspectiva clara.
Por eso vamos a darte los puntos de referencia que debes incluir en tu comparación de proveedores, y a proporcionarte una lista de comprobación comparativa que puedes descargar y utilizar en tus conversaciones con los proveedores.
Los puntos de referencia incluyen:
- Velocidad
- Precisión
- Infraestructura
- Aprendizaje del Procesamiento Inteligente de Documentos
- Opciones de alojamiento
- Cumplimiento legal
- Flexibilidad
- Escalabilidad
- Compatibilidad lingüística
- Opciones de integración
En párrafos anteriores del blog, explicamos algunos de los puntos de referencia presentados. Al enviar una solicitud de información a numerosos proveedores, recibirás respuestas e información sobre los puntos de referencia anteriores. Lo más probable es que no encuentres en el sitio web toda la información relevante que necesitas para tomar una decisión informada.
Cuando discutas los puntos con varios proveedores, puedes descargar la lista de referencia anterior para estar al tanto de todo y comparar fácilmente los distintos proveedores de IDP entre sí. He aquí una breve explicación de la lista de referencia.
A la izquierda, puedes ver los 10 puntos de referencia que te aconsejamos comparar. Si el proveedor de IDP proporciona una característica, se añade una cruz detrás de ella.
Antes de hablar con los proveedores, debes determinar la importancia de cada característica y asignarle un valor de 1 a 3, 3 siendo lo más importante. Durante la conversación, obtendrás más información que te permitirá dar a una determinada característica una calificación (1 = la más baja, 5 = la más alta).
Digamos que el índice de precisión de una solución es del 99%, entonces podrías darle una calificación de 5, si otra solución tiene una precisión del 96% podrías darle un 4 (utilizando para cada proveedor una lista comparativa separada).
Por último, se multiplica el valor de importancia por la calificación. Volvamos al ejemplo de la precisión. Supongamos que le has dado a la precisión un valor de importancia de 3 y una calificación de 5. Esto significa que la puntuación es 15.
Al final, calculas la puntuación final sumando las puntuaciones individuales entre sí, lo que hace realmente fácil comparar las puntuaciones finales de las diferentes soluciones. Y listo. Ya sabes qué solución te conviene más.
Una vez que hayas probado y comparado diferentes soluciones de IDP, estarás listo para elegir un proveedor que se adapte a tus necesidades.
¿Cómo elegir un proveedor de IDP?
Después de pasar meses investigando diferentes proveedores, probándolos y comparándolos, por fin quieres tomar una decisión. Lo más probable es que hayas debatido las distintas opciones con tu equipo y hayan llegado juntos a una conclusión.
En general, pensamos que es inteligente encontrar una solución que:
- Pueda leer más allá de lo convencional
- Sea fácil de implementar y utilizar
- Se adapte a tu infraestructura
- Invierta en sí misma y en tu éxito a largo plazo
- Mejore la experiencia del cliente
- Proporciona el valor que promete
Hemos creado un documento de preguntas que puedes utilizar junto con la lista de comparación a la hora de comparar, evaluar y finalmente elegir un proveedor de IDP.
Si quieres saber qué ventajas tiene el IDP para tu empresa y qué sectores suelen utilizarlo, te animamos a que sigas leyendo.
Ventajas de utilizar una solución IDP
Elegir una solución de IDP para tu empresa es una de las mejores decisiones que puedes tomar. Conlleva una serie de ventajas. Esta lista no es exhaustiva y, dependiendo de tu sector, las ventajas difieren un poco. Descubre qué ventajas puede aportar a tu empresa una solución de procesamiento inteligente de documentos.
- Los empleados disponen de más tiempo para tareas valiosas, en lugar de malgastar su día con trabajos repetitivos. → En la actualidad, los empleados solo dedican el 27 % de su tiempo a oficios cualificados para los que han recibido formación.
- Las operaciones empresariales y los flujos de trabajo se ejecutan con mayor fluidez al eliminarse los errores humanos.
- Aumenta tanto la eficiencia como la eficacia, ya que una solución IDP puede extraer datos en un par de segundos.
- Los costos se reducen a menos de 0,50 euros por documento, ya que se pueden procesar más documentos en menos tiempo.
- Los datos se extraen automáticamente con muy pocos o ningún error. → Esto te permite basar tus decisiones empresariales en información fiable.
- Algunas soluciones de IDP incluso ofrecen protección contra el fraude, opciones de enmascaramiento de datos y alternativas de alojamiento en distintos países.
Con estas ventajas en mente, queremos echar un vistazo a los casos de uso comunes, para que quede más claro cómo se ve el IDP en acción.
Casos de uso de IDP
Tomamos los siguientes tres casos de uso para ilustrar el uso de las soluciones de IDP y cómo pueden mejorar las operaciones de tu empresa. Estos casos de uso deberían servirte de inspiración para pensar en la forma en la que IDP podría mejorar tu negocio. IDP puede adaptarse a muchos casos de uso y transformar empresas de todo tipo.
- Introducción de datos automatizada para el sector de salud
- Enmascaramiento de datos automatizado para el sector jurídico
- Detección automática de fraudes para el sector de contabilidad
Introducción de datos automatizada para el sector de salud
Los errores basados en los historiales de los pacientes, los errores de prescripción o los errores del sistema de seguimiento han causado daños graves e incluso la muerte, con demasiada frecuencia. Un informe de la Organización Mundial de la Salud (WHO) afirma que entre el 5% y el 50% de todos los errores médicos surgen de errores administrativos.
Al pasar de un proceso manual a una solución IDP, el personal médico puede capturar fácilmente los historiales de los pacientes desde correos electrónicos, faxes, dispositivos móviles y portales, y exportar automáticamente los datos al sistema de registros médicos electrónicos. De este modo, se evitan los peligrosos errores humanos y los pacientes reciben la atención que necesitan.
Además, pueden reducirse los costos operativos, como los de mano de obra, almacenamiento de papel y errores administrativos. Con una solución IDP, no es necesario que el personal dedique su tiempo a realizar tareas manuales de introducción de datos. La solución es capaz de reconocer la información relevante y guardarla automáticamente en la base de datos.
Además, se mejora el flujo de trabajo de las organizaciones de salud, ya que se pueden agilizar los procesos relacionados con los documentos, lo que libera tiempo para dedicarlo a los pacientes.
Con un software IDP, los profesionales de atención médica no tienen que dedicar el 50% de su tiempo a escribir prescripciones o reescribir y firmar las notas de las visitas de los pacientes e introducirlas en el sistema de registro electrónico de datos (EHR). El programa lo hace automáticamente.
Enmascaramiento de datos automatizado para el sector jurídico
Además de la habilidad de recolectar datos, clasificar documentos y extraer datos automáticamente, la ventaja más importante de una solución IDP en el sector jurídico es la capacidad de anonimizar información sensible.
Esto también es muy necesario, ya que según la Oficina del Comisionado de Información (ICO) el 68% de las filtraciones de datos en el Reino Unido son causadas por partes internas.
Una solución de procesamiento inteligente de documentos puede reconocer automáticamente los campos de datos sensibles que deben eliminarse o redactarse, lo que libera de esa tarea a los abogados. Esto significa que se pueden ahorrar cientos de horas y dedicarlas a tareas más importantes.
Los clientes pueden subir documentos relacionados con su caso de forma fiable, rápida y segura. Los datos pueden enmascararse inmediatamente cuando un cliente envía documentos confidenciales, lo que impide que información no autorizada del cliente esté disponible en la base de datos. De este modo, la comunicación con el cliente es rápida y segura, lo que aumenta la confianza en ti como abogado.
Detección automática de fraudes para el sector de contabilidad
El fraude documental es una de las mayores actividades criminales del mundo. Como empresa, es por lo tanto extremadamente importante disponer de sistemas que garanticen la seguridad de la información y la protección de tu empresa.
En el día a día, los empleados tienen que presentar recibos de sus gastos de viaje, compras para la empresa o reembolsos. Lamentablemente, algunos empleados se aprovechan de la empresa y presentan, por ejemplo, recibos de compras privadas.
Además, pueden presentarse recibos duplicados, accidentalmente o a propósito, con la esperanza (si es a propósito) de obtener un reembolso dos veces. Por si fuera poco, también se presentan recibos manipulados o retocados en los que, por ejemplo, se aumenta el importe total a reembolsar. Esto es muy difícil de detectar a simple vista y puede salir caro.
En ambos casos, es difícil detectar el fraude cuando el proceso se realiza manualmente. Con una solución de procesamiento inteligente de documentos, estos duplicados y facturas manipuladas se detectan y se emite una alerta. No se ejecuta ningún pago falso y se ahorra dinero.
Sobre la solución IDP de Klippa
Encontrar la solución IDP adecuada no es fácil y requiere de mucha investigación, comparación y discusión. ¿Qué mejor lugar para empezar que aquí mismo?
La solución IDP de Klippa, DocHorizon, es capaz de ir más allá de la extracción, identificación y verificación de la información de los documentos. Te ofrecemos una solución capaz de detectar fraudes, enmascarar datos y cumplir con los estándares de seguridad que necesites.
Además, nos centramos en el cliente y nuestro objetivo es apoyar tu éxito a largo plazo. Lo hacemos proporcionándote recursos que te permitan procesar mayores volúmenes de documentos cuando sea necesario, proponiéndote soluciones personalizadas y ofreciéndote Gerentes de Éxito del Cliente.
Nos encantaría colaborar contigo para optimizar las operaciones y los flujos de trabajo de tu empresa. ¿Quieres recibir más información sobre nosotros? A continuación puedes reservar una demostración gratuita o ponte en contacto con uno de nuestros expertos.