En la economía actual, los clientes esperan que el proceso de registro de nuevos servicios sea sencillo y directo. Un proceso de incorporación ineficiente y tedioso puede ser un obstáculo y un inconveniente que lleve a tus clientes hacia la competencia.
Aunque la incorporación digital abre un mundo de oportunidades, sin una comprensión adecuada del proceso de incorporación digital, tu empresa puede seguir confiando en métodos manuales de incorporación, que pueden llevar mucho tiempo y ser ineficaces, e incluso pueden costarte dinero y clientes a largo plazo.
De hecho, un informe del 2022 sobre el proceso de incorporación descubrió que el 68% de los consumidores han abandonado una solicitud en el último año. Dicho esto, existen excelentes soluciones de incorporación digital que pueden ayudarte a agilizar el proceso al tiempo que garantizan el cumplimiento de las regulaciones.
En este blog, descubrirás qué es la incorporación digital, por qué es importante y por qué es beneficiosa para tu empresa. Así que, ¡manos a la obra!
¿Qué es la incorporación digital?
La incorporación digital es el proceso que permite que las empresas verifiquen digitalmente la identidad de sus clientes, empleados o suscriptores. Suele hacerse a través de canales digitales, como formularios en línea, firmas electrónicas, verificaciones biométricas y otros procesos de verificación de la identidad.
Con la incorporación digital, se elimina el problema de los errores humanos derivados de la introducción manual de datos, al tiempo que se mejora y aumenta la seguridad de los procesos de verificación de la identidad. Además, el software de incorporación digital puede procesar la información más rápidamente que un ser humano.
El cambio de un proceso de incorporación manual a uno digital te ahorra tanto a ti como a tus clientes un tiempo precioso, a la vez que proporciona un método más seguro de verificación de la identidad para las empresas, pero también es esencial para instituciones y organizaciones como los bancos que necesitan cumplir las regulaciones KYC y AML.
Ahora que ya sabes lo que significa la incorporación digital, vamos a entrar en los detalles de cómo funciona.
¿Cómo funciona la incorporación digital?
El proceso de incorporación digital requiere que una persona verifique su identidad a distancia y autentique sus documentos de identidad. Por ejemplo, una persona quiere abrir una nueva cuenta en un banco. Para ello, normalmente tiene que llevar documentos como un comprobante de dirección y documentos de identidad, pasaporte o licencia de conducir, a un lugar físico para demostrar que es quien dice ser.
Allí, estos documentos suelen ser controlados y verificados manualmente por un empleado del banco. Este proceso puede llevar mucho tiempo y ser ineficaz para las grandes empresas. No sólo es un uso ineficaz del tiempo y los recursos, sino que también existe un riesgo de error cuando se trata de la extracción manual de datos, porque los seres humanos no son infalibles.
Dicho esto, las empresas más pequeñas que procesan una proporción menor de documentos pueden optar por la verificación manual de documentos.
El proceso de incorporación digital puede realizarse mediante una aplicación en el teléfono, por ejemplo. De este modo, el usuario puede escanear o cargar una foto de su documento de identidad en el software de verificación de identidad.
Durante este proceso de verificación, la información importante del documento de identidad puede extraerse mediante OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esto incluye campos de datos como el nombre completo, la fecha de nacimiento y la fecha de caducidad del documento. Al automatizar este proceso, se elimina la necesidad de extracción manual de datos. En el proceso de verificación de la identidad, estos documentos de identidad pueden cotejarse con bases de datos externas para autenticar y verificar los documentos.
Aunque este proceso suele realizarse con un dispositivo móvil como un teléfono, también puede hacerse con un ordenador con acceso a una cámara. Esto es importante sobre todo para la verificación con selfies y el proceso de detección de liveness, para evitar la falsificación en el proceso de verificación de la identidad.
Para empresas como las instituciones financieras, que necesitan una forma rápida, sencilla y segura de obtener información de verificación de clientes y usuarios, la incorporación digital es la respuesta.
Ventajas de la incorporación digital
El onboarding digital se está convirtiendo cada vez más en un estándar de la industria, con la capacidad de mejorar la experiencia del cliente al tiempo que mejora la eficiencia y el funcionamiento interno de una empresa. Son muchas las ventajas de adoptar la incorporación digital, sin embargo, vamos a examinar 5 de las ventajas más importantes de la incorporación digital. Estas ventajas son muy importantes para alcanzar muchos de los objetivos establecidos por las empresas de diversos sectores.
Entre las ventajas más importantes de la incorporación digital se incluyen las siguientes:
- Mayor eficiencia: el tiempo es dinero, así que gástalo bien. Con la incorporación digital, las empresas pueden incorporar usuarios de forma rápida y eficaz. Elimina la necesidad de procesar documentos manualmente y de mantener y operar oficinas físicas o sucursales que una persona pueda visitar. Reduce los costos operativos, lo que al final es mejor para los resultados finales.
- Mayor seguridad: la incorporación digital ofrece una serie de métodos de verificación de la identidad para garantizar que los usuarios son quienes dicen ser. Gracias a las tecnologías de verificación de la identidad (IDVT), como las verificaciones con NFC y la detección de fotografías, el proceso de verificación de la identidad está mejor equipado para ofrecer un proceso de incorporación más seguro y mejorado.
- Cumplimiento de regulaciones: las verificaciones automáticas de identidad son una forma mucho más eficiente de que las organizaciones se aseguren de que cumplen los requisitos regulatorios, como las normas KYC y AML, al tiempo que reducen costos y evitan multas severas.
- Mejora de la experiencia del usuario: la incorporación digital ofrece a los usuarios una experiencia fluida, ya que elimina la necesidad de que visiten personalmente una sucursal. Por lo tanto, una tarea tediosa como rellenar formularios lleva menos tiempo y se puede hacer desde cualquier parte del mundo.
- Mayor precisión de los datos: La tecnología OCR en los procesos de incorporación digital elimina los errores humanos que se producen en la introducción manual de datos. De este modo, la información del usuario es precisa y está actualizada.
Métodos de incorporación digital
A medida que mejora la tecnología, cada vez disponemos de más métodos para automatizar el proceso de incorporación. En esta sección, conocerás mejor estos métodos, así como sus ventajas y desventajas, para ayudarte a tomar la decisión más informada.
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Verificación con Selfie
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+ Rápido y fácil de usar.
+ El selfie coincide con la foto del DNI para mayor seguridad. |
– Puede no funcionar bien en entornos con poca luz o con una cámara de mala calidad.
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Verificación de Documentos
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+ Verificación de documentos de identidad precisa y eficaz.
+ Puede realizarse a distancia. |
– Las imágenes de documentos tomadas con poca luz pueden dificultar la verificación.
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Verificación de la Edad
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+ Mayor cumplimiento de la regulación del sector.
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– No es un método de verificación de la identidad seguro por sí solo. Una persona puede utilizar un documento de identidad falso o un documento de identidad de otra persona.
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Detección de Liveness
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+ Capa adicional de seguridad, ideal contra la falsificación de identidad.
+ Puede realizarse rápida y fácilmente con un teléfono o dispositivo inteligente. |
– Puede ser difícil de usar en un espacio con poca luz o con una cámara de baja calidad.
– Más instrucciones y comentarios que el usuario debe seguir para completar la verificación. |
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Verificación del Comprobante de Dirección
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+ Proporciona un método fiable para verificar la dirección del usuario.
+ Puede realizarse a distancia, lo que resulta cómodo para los usuarios. |
– Puede resultar difícil verificar a los usuarios que viven en alojamientos compartidos o temporales.
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Verificación de Identidad con NFC
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+ La opción de verificación más segura y sólida.
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– Alcance limitado y contacto físico necesario. La identificación y el lector NFC deben estar a unos centímetros de distancia.
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Todos los métodos tienen ventajas y desventajas, y para determinar cuál es el más adecuado para ti y tu empresa tendrás que evaluarlas. La decisión más sensata sería emplear una combinación de métodos en tus procesos de incorporación. Las soluciones digitales de incorporación suelen ofrecer una combinación de estos métodos.
Cómo configurar tu proceso de incorporación digital
Para crear un proceso de incorporación eficaz y orientado a objetivos que resulten beneficiosos tanto para tu organización como para el cliente/empleado, es necesario seguir una serie de pasos que se describen en esta sección.
- Metas y requisitos: establece tus metas y objetivos a través de la incorporación digital. Esto incluye qué información de identificación quieres obtener de tus empleados/clientes, el nivel de seguridad requerido para esta información (por ejemplo, si es necesaria la anonimización en este caso) y cualquier requisito de cumplimiento de las regulaciones de tu sector.
- Selecciona tu(s) método(s) de incorporación digital: con los objetivos del paso 1 en mente, puedes elegir los métodos de incorporación digital que mejor se adapten a las necesidades de tu organización y tus usuarios. Por ejemplo, estos métodos incluyen una combinación de verificación de documentos, verificación con selfie y detección de liveness.
- Crear un proceso fácil de usar: este es uno de los pasos más importantes del proceso de incorporación digital. Si tu aplicación no es fácil de usar, será un cambio contraproductivo que creará más trabajo y problemas para el proceso de incorporación. Diseña una aplicación fácil de usar que guíe a los usuarios a través del proceso de incorporación. Debe incluir instrucciones claras y ser fácil y directa. También puedes buscar una solución ya existente que se integre fácilmente con tus sistemas.
- Integración con tus sistemas: integra tu aplicación de incorporación digital con tus sistemas existentes. Esto te permitirá agilizar y optimizar las tareas de incorporación, como la introducción de datos y la verificación de la identidad.
- Supervisa y mejora: observa tu proceso de incorporación digital e identifica áreas de mejora. De este modo, mejorarás continuamente el proceso para garantizar que se satisfacen las necesidades de tus usuarios y de tu empresa.
Siguiendo estos pasos, estarás más preparado para crear un proceso de incorporación digital eficaz y útil que cumpla las metas, los objetivos y la regulación del sector.
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Hoy en día existen muchas soluciones de incorporación de clientes en el mercado. La mejor para ti depende de tus necesidades específicas y de tu caso de uso. Sin embargo, Klippa DocHorizon es un competidor serio, ya que es totalmente personalizable para adaptarse a tus necesidades.
En primer lugar, para que algunas industrias puedan incorporar con éxito a sus clientes por internet, todo lo que se necesitan son una serie de documentos como documentos de identidad y extractos bancarios. Nuestra solución de verificación de documentos será un gran complemento para el proceso de incorporación de estos sectores. Esto trae consigo múltiples beneficios, incluyendo costos operativos más bajos, entrada de datos mejorada y automatizada y, lo mejor de todo, tiempos de procesamiento más rápidos.
Además, Klippa DocHorizon incluye todas las funciones de seguridad necesarias para una verificación de identidad más exhaustiva. Esto es perfecto para las industrias que requieren una solución completa de verificación de identidad para cumplir con las regulaciones KYC/AML. Esto incluye funciones de seguridad como la verificación biométrica, la detección de liveness, la extracción de datos, la validación y la detección de fraude documental mediante el cruce de la zona visual con MRZ.
Con nuestra solución, en función a tus necesidades, puedes fácilmente validar documentos de identidad como documentos de identidad, licencias de conducir y pasaportes, lo que significa una mejor seguridad, un cumplimiento más fácil y un proceso de incorporación de clientes más transparente.
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