No es ningún secreto que la gestión de documentos desempeña un papel importante en todas las organizaciones. Con la esperanza de mejorar aún más este proceso, empresas de todos los tamaños han implementado la tecnología de escaneo de documentos, para facilitar sus tareas de procesamiento de datos y archivos, haciendo realidad el sueño de la oficina sin papeles.
Utilizar el mejor software de digitalización de documentos para convertir archivos a datos digitales que puedan almacenarse en tu base de datos o en la nube es ahora una práctica común de muchas empresas. ¿Por qué? Agiliza los flujos de trabajo de procesamiento de documentos, eliminando un ciclo interminable de tareas de introducción de datos, ahorrando tiempo y dinero.
Sin embargo, con la gran variedad de softwares de escaneado disponibles en la actualidad, el reto de encontrar la mejor solución para tu negocio es más complicado que antes. Para ayudarte, en este blog evaluaremos los 7 mejores softwares documentales del mercado con sus pros y sus contras, además de proporcionarte una lista de características que deberías tener en cuenta. Empecemos.
¿Qué es el Software de Escaneado de Documentos?
El software de escaneado de documentos es un software utilizado para leer y convertir documentos en papel a documentos digitales, pudiendo extraer información de ellos en un instante.
Un escáner de documentos utiliza OCR, o reconocimiento óptico de caracteres, para leer y extraer datos de todo tipo de documentos. Además, ofrece a las organizaciones la posibilidad de convertir, editar, almacenar y compartir sus documentos en papel a formato digital. Por lo tanto, con la ayuda del software de escaneado de documentos, las empresas pueden gestionar sus flujos de trabajo documentales de forma cómoda y eficaz.
Llegados a este punto, es posible que estés pensando en implementar un software de escaneo de documentos pero todavía te estés preguntando por dónde empezar. Para asegurarte de que obtienes el máximo provecho de la automatización del proceso de gestión de documentos, vamos a repasar algunos de los aspectos que debes tener en cuenta antes de elegir el software más adecuado para ti.
¿Qué Características Debes Buscar en un Software de Escaneado de Documentos?
Aunque la capacidad de escanear y digitalizar documentos es el objetivo principal de este tipo de software, no puedes pasar por alto otros factores, como la experiencia del usuario o la calidad de los resultados. Veamos algunas de las funciones más importantes del software de escaneado:
- Amplia cobertura de documentos: Tener la capacidad de capturar datos de múltiples tipos de documentos te permitirá mejorar múltiples áreas dentro de tu organización. Por ejemplo, el procesamiento de facturas para cuentas por pagar, recibos para la gestión de gastos, o documentos de identidad, pasaportes y licencias de conducir para procesos KYC garantiza un entorno empresarial seguro y protegido.
- Integraciones: Es importante optar por un software de escaneado que pueda integrarse con todas las aplicaciones existentes, como el software de contabilidad o el sistema ERP. Esto facilita el proceso de escaneado, ya que la capacidad de convertir los datos extraídos en varios formularios que puedan ser procesados por el sistema ERP, por ejemplo, evita que se produzcan contratiempos.
- Precisión del OCR: Un nivel bajo o promedio de precisión de OCR puede crear aún más obstáculos para las empresas, ya que tendrás que dedicar más tiempo a corregir los datos incorrectos. Por otro lado, una alta precisión de OCR puede mejorar drásticamente la velocidad y la calidad de tu proceso de extracción de información.
- Procesamiento por lotes: Poder escanear varios documentos simultáneamente ahorra a tu organización una gran cantidad de tiempo, que de otro modo se emplearía en tareas pequeñas y bastante mundanas. Implementar un software de escaneado de documentos que te permita cargar y procesar documentos por lotes mejora el tiempo de respuesta y elimina retrasos innecesarios.
- Procesamiento de imágenes: La capacidad de un software de escaneado de documentos para procesar imágenes es un gran atributo cuando se trata de escanear documentos de identidad, por ejemplo. El software ideal está potenciado por IA, lo que te da la posibilidad de mejorar la calidad de la imagen capturada con funciones de preprocesamiento, como el tratamiento de situaciones de poca luz, imágenes sin recortar o imágenes inclinadas.
- Facilidad de implementación: Una implementación sin problemas del software es sólo el primer paso para lograr la eficiencia deseada en tu flujo de trabajo documental. Un SDK de digitalización de documentos, junto con la documentación adecuada, ofrece a tu empresa la posibilidad de añadir esta función a cualquier aplicación móvil que ya utilices en tu organización.
Ahora que ya conoce los aspectos que diferencian un buen software de escaneado de uno realmente bueno, vamos a examinar una lista con algunas de las mejores opciones en el mercado.
Los 7 Mejores Softwares de Escaneado de Documentos
1. Klippa DocHorizon
Klippa DocHorizon es una solución de procesamiento inteligente de documentos impulsada por IA hecha para facilitar tus procesos empresariales. Ayuda a tu empresa a mejorar la calidad de todos los flujos de trabajo relacionados con los documentos, permitiéndote escanear y procesar documentos de forma inteligente y eficiente.
Ventajas
- Alta precisión de OCR (hasta un 99% de precisión)
- Comentarios al usuario en tiempo real al escanear documentos
- Capacidad para escanear todo tipo de documentos
- Extracción de datos en cuestión de segundos
- Cumplimiento garantizado del GDPR para salvaguardar la privacidad de los datos de los clientes
- SDK de escaneado de documentos fácil de implementar con documentación
- Opción de configurar y diseñar el SDK de escaneado de documentos en función a tus necesidades
- Mejora y recorte automático de imágenes para un procesamiento de imágenes más fluido
- Extracción de firmas e imágenes
Desventajas
- Sólo es compatible con el alfabeto Latino
- No hay opción de generar documentos
2. Nanonets
Nanonets es un proveedor de software de escaneado de documentos sencillo y fácil de usar. Utiliza OCR de alta precisión para extraer datos de documentos a papel y puede integrarse en tus aplicaciones existentes a través de API.
Ventajas
- Extracción de datos de PDF, correos electrónicos, imágenes, tablas y páginas web
- Reconocimiento de escritura a mano
- Variedad de opciones de personalización
- Sistema integral de gestión de documentos
- Buen servicio de atención al cliente
Desventajas
- No hay opción de generar documentos
- No se puede utilizar para la firma electrónica de documentos
3. Tungsten Automation (Kofax)
Tungsten Automation automatiza el procesamiento de documentos, permitiendo a tu empresa mejorar la velocidad y la calidad de todos los flujos de trabajo de documentos. Aunque Tungsten Automation es una opción adecuada para las empresas que desean personalizar su sistema de gestión de documentos, tiene ciertas limitaciones.
Ventajas
- Configuración sencilla
- Gran sistema de verificación de documentación
- 100+ conectores de integración
- Opción de personalizar la solución en función de las necesidades particulares de una empresa
- Mejora la calidad de la imagen, la recorta y la endereza antes de los procesos de extracción de datos
Desventajas
- Baja precisión de OCR
- No detecta la escritura manual
- Ausencia de medidas de privacidad y seguridad de los datos
- Experiencia de usuario insatisfactoria
4. ABBY FineReader
ABBY FineReader ofrece un SDK de OCR basado en IA diseñado para automatizar los sistemas de gestión de documentos. Utiliza un OCR de alta precisión para la extracción precisa de datos, al tiempo que permite el preprocesamiento de imágenes.
Ventajas
- OCR de alta precisión
- Documentación detallada para una integración optimizada
- Preprocesamiento avanzado de imágenes
- Clasificación de documentos para mejorar la gestión de documentos
Desventajas
- No puede procesar documentos por lotes
- Falta de medidas de privacidad y seguridad de los datos
- No hay comentarios a los usuarios
5. Adobe Scan
La aplicación Adobe Scan es una herramienta útil que ayuda a los profesionales de la empresa a escanear documentos cotidianos, como recibos o cartas de negocios. Su tecnología OCR crea un proceso de extracción de datos sin problemas, lo que permite al usuario almacenar de forma segura los documentos escaneados.
Ventajas
- Escanea y convierte documentos, cartas de negocios, formularios y tablas blancas
- Buen preprocesamiento de imágenes
- Reconocimiento de escritura a mano
- Almacenamiento seguro de los documentos escaneados para un uso seguro de los datos
- Almacenamiento y archivado personalizado de documentos para facilitar el acceso
Desventajas
- Los documentos escaneados sólo se convierten en extensión PDF
- Poca variedad de documentos disponibles para procesar
- Falta de comentarios a los usuarios y de atención al cliente
6. Laserfiche
Laserfiche proporciona una opción de escaneado de documentos que permite la captura inteligente de datos y la gestión automatizada de documentos. Este software ofrece la opción de crear una base de datos centralizada y con capacidad de búsqueda para los documentos escaneados, mejorando los niveles de organización.
Ventajas
- Funciones sencillas de gestión documental
- Crea una base de datos centralizada y con capacidad de búsqueda para el usuario
- Captura datos de formularios electrónicos, documentos a papel y correos electrónicos
Desventajas
- Imposibilidad de cargar y procesar documentos por lotes
- Documentación poco clara
- Funciona con soporte de terceros
- Capacidades de flujo de trabajo limitadas
7. PaperScan
El software PaperScan para la digitalización de documentos es una solución básica de gestión de documentos, que automatiza las operaciones de procesamiento de documentos. Dispone de una versión gratuita o premium, con una serie de funciones diferentes.
Ventajas
- Procesamiento de documentos por lotes
- Preprocesamiento de imágenes
- Anotación de documentos e imágenes
- Encriptación de documentos
- Versión offline del software también disponible
Desventajas
- Experiencia de usuario insatisfactoria
- Precisión de OCR media
- Sólo es compatible con un pequeño número de idiomas
- Limitaciones para el procesamiento por lotes cuando se utiliza la versión gratuita
- No hay documentación disponible
- Falta de medidas de privacidad y seguridad de los datos
Hoy en día existen muchas opciones viables para soluciones de escaneado de documentos. Sin embargo, sólo la mejor te ayudará a marcar la diferencia en tu organización. Con Klippa DocHorizon, no tendrás que preocuparte de haber tomado la decisión equivocada.
Mejora el Escaneado de Documentos con Klippa DocHorizon
Con nuestra solución de procesamiento inteligente de documentos, podrás hacer mucho más que escanear documentos. Mejora tus flujos de trabajo documentales no sólo escaneando documentos sino también teniendo la capacidad de:
- Capturar datos de múltiples tipos de documentos con tu dispositivo móvil
- Convertir fácilmente documentos al formato que desees, como CSV, JSON y XML
- Anonimizar automáticamente los datos y las imágenes para garantizar la privacidad de los datos y el cumplimiento regulatorio
- Clasificar y categorizar documentos sin esfuerzo para mejorar los niveles de productividad en tu organización
- Beneficiarte de una integración perfecta con las soluciones de software existentes a través de SDK o API
- Evitar el fraude en tu organización con la verificación de documentos automatizada
Gestiona tus documentos y mejora tu negocio día a día. Si Klippa Dochorizon ha despertado tu interés, ponte en contacto con nuestros expertos para obtener asesoramiento personalizado, o reserva una demostración más abajo.