En la era de los rápidos avances tecnológicos, la Inteligencia Artificial (IA) desempeña un papel crucial en la remodelación de los flujos de trabajo en la gestión de documentos, como la organización de documentos. Las tareas manuales, que antes realizaban los empleados, ahora pueden automatizarse para lograr una eficiencia operativa rentable.
Los métodos tradicionales de gestión de documentos suelen exigir tiempo y recursos. De hecho, un informe sugiere que los empleados dedican 1.8 horas al día a buscar y recolectar información. Es un promedio de 9.3 horas a la semana. Con un sistema automatizado de organización de documentos, las empresas pueden organizar eficazmente los documentos de trabajo. Por suerte, con la ayuda de la IA, las empresas pueden hacer precisamente eso.
En este blog, te explicaremos en qué consiste la organización de documentos y los retos a los que se enfrentan los flujos de trabajo de clasificación de documentos. Además, exploraremos cómo el software de organización de documentos, con la ayuda de la IA, puede optimizar la experiencia y la eficiencia de estos flujos de trabajo. Empecemos.
¿Qué es la Organización de Documentos?
La organización de documentos es el proceso de categorizar y organizar documentos en base a criterios específicos. Estas categorías incluyen tipos de documentos, nombres de clientes, fechas, etc. Al ordenar los documentos de forma sistemática, las organizaciones pueden acceder y recuperar la información con mayor facilidad y eficacia.
Ya se trate de contratos, informes o facturas, la organización pone orden en el caos (en sentido físico, pero también digital). Con la clasificación manual de documentos, por ejemplo, un empleado puede recibir un documento por correo, revisar su contenido, averiguar a qué departamento debe remitirlo y archivarlo. Con múltiples documentos, esto puede convertirse en un fastidio.
En pleno cambio digital, las organizaciones se están alejando de los procesos tradicionales a papel. Sin embargo, el flujo de trabajo manual aún persiste, ya que los empleados dedican horas a clasificar, organizar y categorizar los documentos. Por suerte, aquí es donde entra en juego el software de organización de documentos.
Con la ayuda de la IA, puedes escanear y clasificar documentos fácilmente no sólo para agilizar los procesos de trabajo, sino también para reducir los errores, transformando los flujos de trabajo caóticos a sistemas eficientes. Dado que las empresas han recurrido a la tecnología en busca de soluciones eficientes, ahora podemos explorar en qué consiste la organización de documentos y cómo funciona con la IA.
¿Quién Puede Beneficiarse del Software de Organización de Documentos?
Ya hemos hablado de las ventajas de la automatización de la organización de documentos y su impacto en una solución más segura para los procesos de gestión de documentos. Ahora vamos a analizar cómo los distintos sectores e industrias pueden aprovechar las ventajas del software de organización de documentos.
Documentos Financieros: Las instituciones financieras, como bancos y empresas de contabilidad, pueden utilizar el software de organización de documentos para clasificar y gestionar documentos como facturas, recibos, extractos bancarios y registros de transacciones. Esto no sólo es beneficioso para la eficacia de los flujos de trabajo internos, sino que también garantiza el cumplimiento de las regulaciones del sector y reduce el fraude.
Documentos Médicos: Los proveedores sanitarios gestionan grandes volúmenes de historiales de pacientes, informes médicos y documentos regulatorios. El software de organización de documentos puede organizar a la perfección la información de los pacientes, los registros de tratamientos y los documentos de cumplimiento normativo. Esto garantiza que los profesionales médicos puedan acceder rápidamente a los datos relevantes de los pacientes, lo que mejora la atención al paciente y el cumplimiento de las regulaciones de privacidad.
Documentos Legales: La gestión de documentos legales es compleja, ya que incluye contratos, casos y correspondencia. La clasificación mediante IA mejora la categorización por casos, fechas y departamentos. Esto es crucial para acciones legales significativas como las reclamaciones por daños causados por cárteles, optimizando la eficiencia, investigación y colaboración. La clasificación eficiente acelera la preparación de los casos y protege la confidencialidad de los clientes.
Recursos Humanos: El software de organización de documentos permite a los profesionales de RR.HH. categorizar eficazmente documentos como registros de empleados y currículos en función de criterios predeterminados como el nombre del empleado o el departamento. Esto agiliza la contratación, simplifica el cumplimiento de la legislación laboral y mejora la gestión de los empleados.
Esencialmente, el software de organización de documentos es una herramienta versátil que trasciende las fronteras de la industria. Su capacidad para clasificar y organizar documentos en función de criterios personalizados permite a las personas y a las organizaciones navegar por flujos de trabajo complejos con facilidad. Sigue leyendo para descubrir cómo Klippa puede ayudarte.
Ventajas de Automatizar la Organización de Documentos
Ya hemos explicado cómo funciona la organización de documentos con IA, pero ¿cómo puede beneficiar esta práctica a tu organización? Exploremos algunas de las ventajas de utilizar la IA en los flujos de trabajo de documentos.
- Ahorro de Tiempo: La organización automatizada reduce drásticamente el tiempo dedicado a organizar los documentos manualmente. Lo que antes llevaba horas ahora se puede hacer en una fracción del tiempo, lo que permite que tus empleados utilicen su tiempo de forma más valiosa.
- Detección de Fraudes: Protege tu negocio contra el fraude documental con la IA. Mediante el análisis de imágenes y EXIF, puedes identificar duplicados e indicadores de fraude.
- Eficacia: Con los documentos organizados y fáciles de buscar, los equipos pueden colaborar de forma más eficaz y acceder fácilmente a la información que necesitan.
- Cumplimiento Mejorado: Para el cumplimiento mejorado del GDPR, la organización automatizada garantiza que los documentos se categoricen y almacenen adecuadamente, ayudando a los esfuerzos de cumplimiento.
- Optimización de Recursos: Al automatizar una tarea que antes requería mucho trabajo, las empresas pueden asignar recursos humanos a actividades más estratégicas y valiosas.
- Reducción de Costos: La reducción de la dependencia del trabajo manual para el orden se traduce en una reducción de los costos operativos a largo plazo.
La buena noticia es que estas ventajas pueden experimentarse en todos los sectores y en cualquier empresa que se enfrente a problemas de organización de documentos. ¡Veamos más sobre algunos de estos sectores!
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Una vez que tus documentos están en el sistema, DocHorizon entra en acción, aprovechando el OCR y la IA para extraer información, clasificar documentos en función de su contenido y ordenarlos automáticamente en tu sistema predeterminado de clasificación de datos. Integra DocHorizon a la perfección en tus sistemas existentes a través de API/SDK, creando un ecosistema unificado que conecta todo, desde ERP a DMS.
La integración te permite convertir sin esfuerzo tus datos en una serie de formatos deseados, como CSV, XML, JSON, etc. El sistema de verificación inteligente de DocHorizon garantiza que los documentos no sólo se ordénan de forma eficiente, sino que también se archivan de acuerdo a tus criterios específicos, agilizando tus procesos y garantizando el cumplimiento de las normas reguladoras.
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