Klippa ha creado esta plantilla gratuita de política de gastos para ayudar a las organizaciones a empezar a elaborar su propia política de gastos. Una política de gastos puede ayudar a controlar el gasto de los empleados y mantenerlo en línea con la estrategia de la empresa. Al fin y al cabo, todo el mundo se beneficia de una política de gastos clara y honesta que evita el fraude, la falta de claridad y la tensión. Puedes echarle un vistazo a la plantilla que aparece a continuación, empieza después de los puntos, o puedes descargar la plantilla de política de gastos aquí (en inglés). Por supuesto, puedes utilizarla de forma gratuita, adaptarla a las necesidades de tu empresa y puedes eliminar cualquier referencia a Klippa. La intención es que sirva como modelo con ejemplos y buenas prácticas, no como un manual completo para copiar y pegar.
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Política de Gastos de [nombre de la empresa]
Estructura de la política
Esta Política de Gastos describe cómo le reembolsamos a los empleados los gastos relacionados con el trabajo. Explicamos cómo funciona nuestro proceso de gastos, qué gastos se reembolsarán y cuáles no, y compartimos pautas de protocolo para los gastos.
Ámbito de aplicación
Esta política se aplica a todos los empleados que gastan dinero en actividades o productos relacionados al trabajo. Reembolsaremos todos los gastos empresariales razonables, una vez aprobados, en parte o en su totalidad, en función de su conformidad con esta política.
Prueba de compra
Sólo puedes reclamar gastos con una prueba de compra válido. Por tanto, siempre pide un recibo o factura por cada compra. Puedes digitalizar los gastos con la aplicación de gastos [Klippa] (ve la imagen de abajo), para no tener que guardar el recibo original. Asegúrate de que las facturas lleven siempre el nombre de nuestra empresa. Si no es el caso, pídele específicamente al comerciante que lo cambie. Asegúrate también de que los recibos y facturas incluyen los nombres de los productos y los valores del IVA. Esto es necesario para reclamar el IVA a las autoridades fiscales locales o internacionales. Los recibos sin IVA ni descripción de los productos no son válidos como comprobante de compra.
Minimizando gastos
Queremos garantizar la comodidad de los empleados mientras viajan, pero queremos evitar gastos innecesarios. Por eso siempre buscamos una opción económica, siempre que les proporcione a los empleados suficiente comodidad. Reservamos billetes de avión en clase económica, viajamos en segunda clase en los trenes y elegimos hoteles y restaurantes de categoría media.
¿Tienes dudas? Siempre puedes ponerte en contacto con RRHH antes de realizar un gasto. Una buena pauta general sería preguntarte si tomarías la misma decisión si estuvieras gastando tu propio dinero. Si la respuesta es sí, normalmente estará bien.
Gastos de viaje
Los gastos de viaje incluyen cualquier tipo de gasto de transporte o alojamiento que realicen los empleados cuando se trasladan por motivos de trabajo. Algunos importes están limitados. En caso de sobrepasar el límite, debes cubrir el costo extra tú mismo. Los gastos de viaje incluyen:
- Billetes de avión, tren o barco o tarifas de otros medios de transporte.
- Transporte local durante los viajes (tarifas de taxi, alquiler de vehículos, etc.)
- Gastos de estacionamiento, pago de peajes u otros gastos relacionados con el vehículo por un máximo de [introduce la cantidad] al día.
- Compensación de [introduce la cantidad] por cada kilómetro recorrido con tu vehículo personal. No se pueden incluir en el gasto los recibos de combustible y es necesario adjuntar un resumen de Google Maps de la ruta seguida y la distancia total recorrida.
- Gastos de alojamiento en caso de que pases la noche, por un importe máximo de [introduce la cantidad] por día.
- Comidas principales (desayuno, almuerzo y cena) durante los viajes de trabajo. El importe máximo diario para comidas es de [introduce la cantidad].
- Gastos médicos necesarios (vacunas, por ejemplo).
- Documentos legales necesarios, como las visas.
Gastos de viaje no reembolsables
No reembolsaremos los siguientes gastos:
- Gastos realizados por cualquier persona no empleada que acompañe a los empleados en sus viajes
- Ascensos de clase no autorizados a, por ejemplo, primera clase
- Actividades personales ( spas, museos, visitas turísticas, etc.)
- Productos personales (regalos, ropa, etc.)
- Pérdida de objetos personales ( tu seguro de viaje cubrirá estos gastos)
- Daños que puedas ocasionar en los servicios que utilices o en los lugares que visites
- Cualquier multa, por ejemplo al conducir un vehículo de la empresa o tu vehículo particular
Esta lista no lo cubre todo. En caso de duda, pregúntale a RRHH sobre los gastos reembolsables. En general, la regla es: solo reclama gastos realizados en el mejor interés de la empresa. No se reembolsarán los gastos personales. Confiamos en que nuestros empleados tomen decisiones acordes con los intereses de la empresa.
Procedimiento
Cuando planifiques un viaje de negocios, lo normal es que RRHH reserve el alojamiento y el transporte con anticipación. Debes asegurarte de que:
- Llevas un registro de los gastos que RR.HH. no ha pagado (taxis y comidas, por ejemplo). Pide siempre los recibos. Presenta tus declaraciones de gastos utilizando la herramienta de gastos [Klippa].
- Presenta tu solicitud/informe dentro de [introduce el periodo] después de volver de tu viaje. Es aconsejable escanear los recibos inmediatamente para no perderlos y que el proceso de gastos se ponga en marcha de inmediato.
- Si tu jefe aprueba tus gastos, recibirás el reembolso en [introduce el plazo].
Regalos para empresas
Es bastante habitual enviar regalos a clientes o socios con el objetivo de fortalecer las relaciones comerciales. Reembolsamos estos gastos hasta [introduce la cantidad] por cliente y año, por motivos de impuestos. Si necesitas superar este límite, es necesario obtener la aprobación previa de tu jefe o del departamento de RRHH. Si no pides la aprobación previa, tendrás que cubrir el costo adicional tú mismo.
Otros gastos
Queremos proporcionar a los empleados todo lo necesario para que realicen bien su trabajo. Estas cosas pertenecen a los empleados y a su relación con los contactos de la empresa. Piensa en gastos como:
- cosas necesarias para trabajar desde casa
- un móvil de trabajo
- un ordenador portátil de la empresa
- software para comunicarse con clientes o trabajar en proyectos
- cenas profesionales con clientes o colegas
Estos gastos pueden tener un límite y RRHH debe aprobarlos previamente. En caso de que superes el límite, deberás cubrir los gastos adicionales tú mismo.
No reembolsaremos los siguientes gastos:
- Viajes de negocios no autorizados o reuniones no autorizadas con clientes o socios
- Cursos no relacionados con la empresa
- Viajes o compras personales
Esta lista no es exhaustiva. En caso de duda, pregúntale a RR.HH. sobre los gastos reembolsables antes de presentar una declaración.
Fraude
En [nombre de la empresa] creemos en confiar en nuestros empleados. Por lo tanto, no autorizamos previamente la mayoría de los gastos y esperamos que tú tomes las decisiones correctas a la hora de realizarlos. Todos los años realizamos controles para detectar posibles fraudes. Consideramos fraudulento cualquier gasto falso, duplicado o excesivo. En caso de declaraciones sistemáticamente falsas o exageradas, podemos tomar medidas disciplinarias.
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Advertencia: Esta plantilla de política es una plantilla, y debe adaptarse a cada organización. Puede no tener en cuenta las leyes locales y no es un documento legal. Klippa no se hace responsable de los problemas que puedan surgir del uso de este manual de políticas.
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Empieza con tu propia política
Esperamos que este ejemplo de una política de gastos (en Inglés) pueda ayudarte a profesionalizar tu política de gastos. Una buena política ayudará a mantener el control sobre los gastos de los empleados. La claridad y la transparencia benefician a todos dentro de la organización. Te animamos a que personalices este documento según lo que mejor se adapte a tu empresa. Utiliza las mejores prácticas y ejemplos que te gusten, cambia los que no te gusten.
Siguientes pasos
Además de una buena política, las herramientas de gastos adecuadas también marcan una gran diferencia en la gestión de tu proceso de gastos. Si aún no has digitalizado y automatizado tu gestión de gastos, echa un vistazo a Klippa SpendControl. Con SpendControl reducirás costos, ahorrarás tiempo, evitarás el fraude y mejorarás la felicidad de tus empleados en relación a tu proceso de gastos. Estaremos encantados de ofrecerte una demo gratuita de 30 minutos.
