El envío de una Solicitud de Propuesta (RFP) no debe tomarse a la ligera. Es un paso crucial en el complejo proceso de comprometerse con un proveedor de IDP.
Según el informe RFP del 2021 de Loopio, las organizaciones responden al 65% de las RFPs que reciben. Para formar parte de este 65% y obtener información de un proveedor que sea realmente útil, es necesario hacer las preguntas correctas.
Pero, ¿cuáles son las preguntas correctas? No pierdas más tiempo investigando. En este blog te contamos qué información debes obtener, qué preguntas puedes hacer y te proporcionamos una plantilla de RFP que puedes utilizar de inmediato.
¿Qué es una Solicitud de Propuesta?
Una solicitud de propuesta es el primer documento que redactas antes de enviarla a un pequeño número de empresas de desarrollo de software. Lo más probable es que hayas preseleccionado las que podrían ofrecerte una solución adecuada. Una RFP suele describir el contexto del proyecto, los requisitos que debe cumplir la solución, el calendario del proyecto y los modelos de precios.
En general, una RFP es como un anuncio de trabajo: anuncia el proyecto y abre las puertas a las empresas cualificadas que puedan realizar el trabajo.
Una vez enviada la RFP a los proveedores, éstos completaran el documento y responderán a tus preguntas. Esto suele llevar un par de días, ya que una solicitud de propuesta es un documento detallado y extenso.
Cuando recibas las respuestas, podrás comparar a los proveedores y decidir con cuál entablar conversaciones y negociaciones.
¿Cuál es el objetivo de una RFP?
El objetivo principal de una RFP es descubrir qué proveedores pueden cumplir los requisitos técnicos, de servicio y asistencia de tu proyecto. Por lo tanto, el resultado de la solicitud de propuestas no debería ser mucho texto, sino información concisa y comparable.
De este modo, las respuestas de los proveedores se vuelven evaluables. Elegir las soluciones de Procesamiento Inteligente de Documentos adecuadas es todo un reto, así que hazlo lo más fácil posible para ti.
La pregunta es, sin embargo, ¿por qué esforzarte en crear un documento tan complejo y extenso? ¿Cuáles son las ventajas de una solicitud de propuesta? Averigüémoslo a continuación.
¿Cuáles son las ventajas de una RFP?
Redactar una RFP y enviarla a varios proveedores antes de elegir una solución tiene sus ventajas. Probablemente, para la mayoría de las grandes empresas, esto no sea ninguna novedad. Pero sobre todo para las empresas pequeñas y medianas (sí, tú también puedes presentar una RFP) esta sección es importante.
Los beneficios de una RFP son:
- Poder crear una lista corta de posibles proveedores que ofrezcan una solución adecuada
- Información detallada sobre un proveedor
- Suele incluir ya la Solicitud de Información y la Solicitud de Presupuesto
- Obtienes una perspectiva general de la estructura de precios
- Las RFPs ayudan a satisfacer la necesidad de la organización
- Las RFPs proporcionan responsabilidad y transparencia
- Facilita la comparación entre proveedores
Poder crear una lista corta de posibles proveedores que ofrezcan una solución adecuada
Las respuestas a la solicitud de propuesta te permitirán conocer bien a los distintos proveedores. Lo más probable es que hayas enviado una RFP a varios proveedores para encontrar la solución que mejor resuelva tu problema.
Una vez que recibes las RFP completadas, puedes crear una pequeña lista de los proveedores que ofrecen una solución apropiada. Normalmente, se trata de un máximo de dos o tres empresas de software. Es necesario reducir la lista, ya que, en términos de tiempo, sólo es posible entablar conversaciones y negociaciones con un número reducido de proveedores.
Información detallada sobre un proveedor
Para decidir qué proveedor puede ofrecerte la mejor solución, tienes que conocerlo lo más detalladamente posible. La información que aparece en el sitio web no es suficiente. Una solicitud de propuesta te permite hacer exactamente las preguntas a las que quieres obtener una respuesta.
La RFP debe adaptarse a tus necesidades, pidiéndole al proveedor que describa su solución lo más detalladamente posible para demostrar que su software es la solución que necesitas. Sólo la información detallada sobre un proveedor te permitirá tomar una decisión informada.
Suele incluir ya la Solicitud de Información y la Solicitud de Presupuesto
En teoría, una RFI y una RFQ son documentos separados que se envían independientemente de la RFP. La mayoría de las veces, cuando se envía una RFP, el documento ya incluye una sección que cubre las preguntas y los puntos clave de una RFI o RFQ.
Si sólo necesitas una RFI o una RFQ, no dudes en utilizar partes de nuestra plantilla que sirven como esos dos documentos independientes.
Obtienes una perspectiva general de la estructura de precios
Como acabamos de mencionar, una RFP suele incluir también una solicitud de presupuesto. En la RFQ se describe la estructura de precios. Esto te ofrece una descripción general de los gastos que conlleva la implementación de una solución específica.
De este modo, puedes averiguar si la solución ofrecida se ajusta a tu presupuesto y te sirve de base para las negociaciones.
Las RFPs ayudan a satisfacer la necesidad de la organización
Una solicitud de propuesta no sólo sirve para que un proveedor presente su solución, sino también para que tú indiques las necesidades de tu organización. Cada organización tiene sus propias necesidades, por lo que es especialmente importante que ajustes la plantilla de RFP a tus requisitos específicos.
Al indicar las necesidades de tu organización, el proveedor también puede evaluar mucho más fácilmente la mejor manera de ayudarte. Tanto si se trata de una solución personalizada como de una solución lista para usar.
Las RFPs proporcionan responsabilidad y transparencia
Una vez escrito en blanco y negro, siempre puedes recurrir a este documento. Tienes una base para discutir porque las sugerencias, soluciones y hechos se han escrito.
Esto proporciona transparencia sobre la oferta del proveedor, tus propias necesidades y requisitos. Si se ha prometido algo en la solicitud de propuesta, puedes hacer que el proveedor se responsabilice de ello. Esto sólo es posible porque las RFP están escritas y no son sólo acuerdos verbales.
Facilita la comparación entre proveedores
El objetivo de toda RFP es facilitar la comparación entre distintos proveedores. Cuando una solicitud de propuesta se redacta correctamente, permite comparar proveedores con facilidad. Esto es importante a la hora de escoger al proveedor definitivo y te ahorra mucho tiempo en el proceso de selección.
Lo ideal es disponer de un sistema que te permita evaluar fácilmente las distintas soluciones, para que la decisión sea rápida y sencilla.
Ahora que hemos hablado de las ventajas de una solicitud de propuesta, queremos hablar de cómo redactar realmente una solicitud de propuesta que te proporcione con respuestas prácticas.
¿Cómo se redacta una RFP?
En los próximos párrafos, entraremos más en detalle y explicaremos los diferentes componentes que puede contener una RFP. En términos generales, puedes incluir los siguientes puntos clave en la Solicitud de Propuesta:
- Resumen Ejecutivo
- Aviso de Confidencialidad
- Introducción
- Requisitos
- Información del Proveedor
- Preguntas al Proveedor
- Preguntas Abiertas
- Modelo de Precios
- Cuestionario de Seguridad
Estos puntos clave pueden tomarse como una guía, no son obligatorios. Puedes añadir u omitir componentes en función a tus necesidades. Asegúrate de adaptar las preguntas a tus necesidades específicas y de incluir sólo lo que sea relevante para tu empresa.
Una vez determinado esto, te aconsejamos crear una hoja de Excel que facilite la comparación entre proveedores mediante la implementación de un sistema numérico. Puedes encontrar nuestra plantilla más abajo o crear tu propia RFP desde cero.
Ahora vamos a examinar más detalladamente la plantilla de solicitud de propuesta.
Plantilla de Solicitud de Propuesta
A continuación describiremos brevemente los distintos componentes de la RFP. Más adelante podrás descargar la plantilla gratuita. Una vez más, todas las preguntas y observaciones que se presentan a continuación son sólo sugerencias y pueden ajustarse en función a tu empresa.
Resumen Ejecutivo
Como la mayoría de los informes de gran tamaño, una RFP debe tener un resumen ejecutivo. El documento es simplemente demasiado grande y, al presentarlo a los responsables de la toma de decisiones, lo que quieres es que rápidamente tengan una perspectiva general.
El resumen ejecutivo explica quién es el proveedor y qué solución se presenta para satisfacer las necesidades de la organización.
Aviso de Confidencialidad
Esta parte depende de ti, pero normalmente una RFP es un documento confidencial. No quieres que los proveedores envíen tu RFP, en la que expones tus preferencias y necesidades de soluciones, a terceros. A menudo expones parte de tu estrategia empresarial, datos e información sensibles, que no deberían compartirse.
Además, en algunos casos, no te gustaría revelar con qué proveedores te gustaría trabajar. Por lo tanto, es importante que incluyas un aviso de confidencialidad en tu solicitud de propuesta.
Introducción
La introducción puede consistir de diferentes partes. Aquí hemos distinguido entre el Contexto del Proyecto y el Cronograma del Proyecto.
Contexto del Proyecto
La parte del contexto del proyecto la escribes tú. Para que el proveedor entienda por qué te pones en contacto con él, es necesario conocer el contexto del proyecto. Sólo con esta información, el proveedor puede determinar si puede ofrecer una solución adecuada o no.
Parte de esa sección podría ser cómo funciona tu propio producto o servicio y qué infraestructura utilizas actualmente.
Cronograma del Proyecto
Añadir el cronograma del proyecto aporta claridad y una comprensión mejor de las expectativas. No evites mencionar tu proceso y cuáles son los plazos previstos.
Esto incluye las fechas de la reunión de negociación, cuándo se espera recibir la RFP completa y el día de la toma de decisiones final. La transparencia en la comunicación es fundamental. Puede que tengas que ajustar algunos plazos en función del calendario del proveedor, pero éste debe comunicarlo con suficiente anticipación.
Requisitos
La siguiente parte de la RFP se centra en los requisitos de la solución. Aquí puedes indicar, por ejemplo, el índice de precisión que esperas, la rapidez del tiempo de extracción, los idiomas compatibles y mucho más.
También es importante indicar los requisitos legales, ya que deben estar en línea con las exigencias legales de tu industria y país. Sé conciso sobre los requisitos de infraestructura, ya que determinan en gran medida cómo puede integrarse el software del proveedor en tu sistema actual.
Información del Proveedor
Normalmente, al principio de la RFP se deja un espacio para la información del proveedor. Piensa en datos como el nombre de la empresa, la dirección, la persona de contacto, el número de IVA, etc.
Además, aquí se describe al proveedor. Se presenta información técnica, como qué integración de soluciones se utiliza (por ejemplo, API) o dónde se aloja el software. Esta parte la redacta el proveedor.
Preguntas al Proveedor
Analicemos a continuación qué tipo de preguntas podrías hacerle a un proveedor. Muchas preguntas pueden ser pertinentes. He aquí algunos ejemplos estructurados en diferentes categorías:
- Funcionalidad Básica
- Funciones Adicionales
- Opciones de Formato de Datos (estructurados y no estructurados)
- Validación de Datos y Reglas
- Archivado y Almacenamiento de Datos
- Conectividad de la Solución (integración)
- Compatibilidad de Integración
- Nivel de Experiencia
- Contrato, Servicios y/o Licencias
- Servicios de Soporte y Asistencia
- Servicios de Capacitación
Preguntas Abiertas
Las preguntas abiertas son una buena forma de conocer al proveedor. Aquí hay espacio para detalles e información más detallada. Esta sección podría incluir lo siguiente:
- ¿Qué hace que tu solución sea única en comparación con la de tus competidores?
- ¿Existe la posibilidad de un periodo de Prueba de Concepto (PoC)? Si es así, ¿por cuánto tiempo?
- Por favor, muéstranos una demo o proporciónanos testimonios de usuarios.
- ¿Qué tan fácil es adaptar y planificar nuevos desarrollos para una solución personalizada, o para llenar cualquier vacío?
Esta parte también te permite hacer preguntas sobre la seguridad del desarrollo, la seguridad física, la infraestructura y la gestión de incidentes de vulnerabilidad y seguridad. Además, se pueden formular preguntas sobre la gestión de copias de seguridad, el archivado y la protección de datos, la información bancaria y la gestión de la seguridad del desarrollo.
La integración de regulaciones de privacidad de datos en un proyecto es esencial para garantizar la seguridad de una organización. Por lo tanto, te recomendamos que incluyas preguntas sobre seguridad en tu RFP.
Modelo de Precios
El modelo de precios consta de diferentes componentes que se describen a continuación. En la plantilla, esta parte también puede tomarse como una RFQ independiente si sólo quieres solicitar un presupuesto para una solución.
- Costo de construcción → Varía en función de tus necesidades y de lo que ofrezca la solución del proveedor. Puede incluir la tarifa de incorporación, que varía en función de la complejidad del proyecto.
- Costo de funcionamiento → Viene definido por la unidad de precios utilizada (cliente, conexiones, documentos, otros), el costo base, el costo de la unidad de precios y los servicios adicionales requeridos.
- Costo de mantenimiento anual
- Costo de asistencia → Esto se basa en el acuerdo de nivel de servicio adicional y la asistencia al cliente necesaria.
Ahora que hemos hablado de los diferentes componentes de la plantilla de RFP, es hora de que descargues la plantilla y la utilices. En la última parte del blog, hablaremos rápidamente de por qué Klippa debería incluirse en tu selección de empresas IDP a las que enviar una RFP.
¿Por qué elegir a Klippa?
En Klippa, hemos visto muchas RFPs diferentes, lo que nos abrió la puerta para ayudar a empresas de todo el mundo. Gracias a ello, hemos acumulado mucha experiencia respondiendo a Solicitudes de Propuestas y adaptándonos a las necesidades de las empresas.
De este modo, podemos ofrecerte una amplia plantilla de RFP aplicable al mundo “real” y no sólo una acumulación teórica de preguntas.
Teniendo en cuenta el hecho de que has estado leyendo este blog, estás buscando un proveedor de IDP. Klippa DocHorizon es nuestra solución IDP y va más allá de la extracción, identificación y verificación de datos.
Nuestra solución es capaz de enmascarar datos, detectar el fraude y cumplir con los estándares de seguridad de tus necesidades. Nuestros Responsables de Éxito del Cliente tienen como objetivo apoyar tu éxito a largo plazo adaptándose a tus necesidades y con una mentalidad orientada a las soluciones.
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