El desarrollo de la Web 2.0 y ahora de la 3.0 han creado muchas nuevas oportunidades de negocio a través de las redes sociales y la tecnología blockchain. Con ello, también nacen nuevas posibilidades para los delitos y el fraude. Según la Encuesta Mundial de Delitos Económicos y Fraude 2020 de PWC, casi la mitad de las empresas de todo el mundo sufrieron al menos un fraude, con un promedio de seis.
El mismo informe estima que los fraudes le cuestan a las empresas de todo el mundo US$42 billones al año. A pesar de que estas cifras son muy impactantes y de que la amenaza va en aumento, no todas las empresas toman las medidas adecuadas para prevenir el fraude. Sólo el 56% de las empresas encuestadas tomaron acciones para investigar su peor incidente.
Entonces, ¿cómo pueden las empresas asegurarse de que están bien equipadas para protegerse contra el fraude? ¿Qué tecnologías pueden ayudarles a prevenir el fraude en la fase más temprana posible?
Sigue nuestra guía práctica de prevención del fraude financiero para proteger a tu organización contra este tipo de estafas.
La situación actual del fraude financiero
La pandemia actual ha obligado a muchas empresas a cerrar o a adaptar su modelo de negocio para centrarse más en los servicios en línea. Sin embargo, no todas las empresas tienen los conocimientos técnicos necesarios para seguir el ritmo de los cambios en el entorno en línea. Esto crea una vulnerabilidad especial para que se produzcan fraudes financieros.
Para ilustrar la gravedad de la situación actual del fraude financiero, hemos reunido estadísticas de varias fuentes:
- El índice de fraude denunciado va en aumento: del 30% en 2009 al 47% en 2020 (gráfico a continuación).
- Según Dun & Bradstreet, hay un aumento del 251% en el robo de identidad empresarial de 2019 a 2020
- La pérdida promedio por caso debido a fraude de gastos fue de $33,000 en 2020, según lo informado por ACFE
Para prevenir el fraude, el primer paso es ser capaz de identificar los distintos tipos de fraude. A continuación enumeramos algunos ejemplos de fraude financiero.
Tipos de fraude financiero
El fraude puede ser cometido por personas o entidades dentro y fuera de una organización. Los tipos de fraude con los que a menudo nos encontramos en diversas industrias son el robo de identidad empresarial, el fraude de facturas y el fraude de gastos.
Robo de identidad empresarial
El robo de identidad empresarial, también conocido como robo de identidad corporativa, se refiere a un grupo criminal que se hace pasar por una empresa para vender bienes, solicitar subvenciones del gobierno o préstamos de acreedores para obtener beneficios económicos.
Robando la identidad de una empresa mediante phishing, interceptación de correos electrónicos o abusando de su relación con los empresarios, los ladrones pueden obtener información (número de registro, número de factura, número de cliente, etc.) sobre la relación comercial entre las dos partes.
Los datos extraídos pueden utilizarse después según sus necesidades, como pasarlos al sistema que deseen. Con los conocimientos adquiridos, son capaces de crear facturas falsas convincentes y establecer una línea de crédito con vendedores, inversores o bancos para ganar dinero.
Ni siquiera los gobiernos están a salvo, ya que los estafadores han logrado recibir fondos de ayuda de los gobiernos en tiempos de crisis.
Tanto los actores externos como los internos pueden participar en este tipo de fraude siempre que puedan conseguir información esencial y facturas.
Fraude de facturas
El fraude de facturas es un tipo de fraude en el que un estafador cambia los datos de pago de una factura con el fin de engañar a empresas o a individuos para que le envíen dinero.
Las facturas falsas se crean cuando el estafador tiene conocimiento de la relación entre el comprador y el vendedor en lo que respecta a los pagos. Recuperar dinero de cuentas fraudulentas puede ser extremadamente difícil.
Muchas empresas pierden dinero a manos de los actores internos, como los empleados que participan en esta actividad fraudulenta. Como los empleados tienen conocimiento y acceso a información esencial, pueden explotar las vulnerabilidades de las políticas o procesos de la empresa.
En un caso, CPC Commodities perdió más de 765.000 dólares a manos de un contable que creó facturas duplicadas de cuentas a pagar de proveedores durante un periodo de cinco años.
Fraude de gastos
El fraude de gastos es un intento de inflar los reembolsos de una organización mediante declaraciones de gastos. Este tipo de fraude de gastos se produce cuando un empleado se aprovecha concientemente del empleador mediante declaraciones inexactas.
No todos los fraudes de gastos se hacen de forma intencionada, ya que hay casos con un simple error humano o en los que faltan recibos. Las situaciones más comunes de fraude de reembolso presentadas por los empleados:
- Se reclaman artículos que nunca se compraron
- Reembolso de kilometraje de un automóvil de uso compartido
- Reembolso de viajes no utilizados
- Uso de la “cena de negocios” como forma de cenar con amigos y familiares
- Exageración de los gastos
- Duplicado de recibos para el reembolso
Tanto si el fraude es pequeño o grande, elevan los costos de un negocio y reducen la cuenta de resultados de una empresa. A continuación encontrarás un par de casos que describen cómo los estafadores consiguieron aprovecharse de las vulnerabilidades de distintas entidades.
Casos de fraude financiero
Ni siquiera las empresas más conocidas a escala mundial están a salvo de los estafadores. El fraude es difícil de detectar, ya que a menudo las pérdidas se producen por una pérdida lenta de fondos o una reducción de la rentabilidad que puede prolongarse durante varios años.
Para ilustrarlo, hemos preparado dos casos de fraude financiero: uno de KIA Motors America y otro de PACE Worldwide.
Fraude de facturas: KIA Motors America
En este caso, en el que KIA Motors America perdió casi $1 millón, el fraude fue cometido por un empleado del departamento de contabilidad. Con la ayuda de sus familiares, creó un nombre comercial ficticio y abrió una cuenta bancaria bajo ese nombre.
Tras la configuración inicial, alteró una copia nueva de una factura válida de U.S. Customers Services cambiando la fecha. Además, sustituyó el número de ruta bancaria por el de la cuenta bancaria abierta anteriormente con un nombre comercial ficticio.
Como las facturas falsificadas fueron procesadas por el departamento de cuentas por pagar sin más preguntas, KIA transfirió 889.000 dólares en total a la cuenta bancaria abierta por los estafadores antes de que acabaran siendo detenidos y condenados a prisión.
Este caso demuestra lo fácil que es alterar documentos. Hoy en día, es aún más aterrador con todas las tecnologías disponibles.
Fraude de gastos: PACE Worldwide
En el caso de PACE Worldwide, una pareja utilizó recibos y facturas falsificados en una estafa que duró siete años, entre 2002 y 2009, para cometer fraude de gastos. Consiguieron recibir $1 millón de su empleador hasta que fueron declarados culpables.
¿Cómo lo hicieron? Simplemente utilizaban las tarjetas de crédito corporativas para beneficios personales y presentaban los reembolsos a PACE, describiéndolos falsamente como “gastos de empresa”. Además, facturaron fraudulentamente a PACE Worldwide y PACE Europe Ltd. sus “gastos de empresa” para obtener reembolsos dos veces.
Como ejecutivos de la organización, ambos se aprovecharon de su posición, lo que hizo que el esquema fuera un éxito. Uno de ellos falsificó facturas y recibos en repetidas ocasiones de forma que parecieran legítimos para ser considerados gastos empresariales.
Para evitar este tipo de casos, contar con políticas de gestión de gastos y procesamiento automatizado de documentos puede ayudar mucho a detectar duplicidades y fraudes.
¿Cómo pueden las organizaciones prevenir el fraude financiero?
Sin duda, las empresas deben determinar con precisión de dónde vienen las pérdidas y prevenir el fraude. Luchar contra el fraude financiero puede ser terrible, ya que los estafadores están organizados y saben cómo explotar la vulnerabilidad de una organización utilizando técnicas sofisticadas.
Hay ciertas medidas que las organizaciones pueden tomar para protegerse de forma proactiva. Estas medidas preventivas pueden ahorrar mucho tiempo y dinero a corto y largo plazo.
He aquí cinco formas de proteger a tu empresa.
Capacitación contra el fraude
Una forma de prevenir el fraude es proporcionar capacitación antifraude sin excepciones basadas en la posición del individuo dentro de la organización. La capacitación debe tener como objetivo concienciar sobre la ética, las políticas y el código de conducta que giran en torno al fraude.
Los empleados y la gerencia deben saber qué se considera fraude y cómo actuar cuando se sospecha un fraude. Es esencial que la asistencia sea obligatoria, con actualizaciones periódicas y sesiones de repaso para crear una capacitación práctica.
Con una política de cero excepciones para la capacitación, las organizaciones pueden crear una cultura antifraude, en la que cada individuo es igualmente responsable. Cuando los líderes siguen las reglas, los empleados harán lo mismo.
Una cultura así sólo puede tener un impacto positivo en los resultados y llevar a una diminución del riesgo de fraude.
Auditoría selectiva
Una auditoría selectiva para controlar las declaraciones de gastos, especialmente en el caso de nuevos empleados, es una buena forma de verificar el cumplimiento de la política de gastos. La auditoría podría realizarse cada 5 o 10 declaraciones de gastos, por ejemplo, para comparar los recibos con eventos o viajes específicos.
Un control frecuente permite a los directivos identificar y notificar las actividades fraudulentas mucho más rápidamente. Para una inspección más detallada, las declaraciones de gastos y las cuentas de nómina pueden examinarse en busca de transacciones, importes o irregularidades inusuales.
Esta medida preventiva es una forma proactiva de evaluar los riesgos de fraude. A menudo, la tecnología y las herramientas pueden ayudar a la administración a identificar las vulnerabilidades que no son factibles sólo con el esfuerzo humano.
Inspección de documentos
Los métodos pasivos de prevención de fraudes pueden consumir menos esfuerzo y dinero a la hora de ponerlos en práctica. Sin embargo, las estafas pueden prolongarse mucho tiempo antes de ser detectadas, drenando así la rentabilidad de una empresa.
Una medida proactiva de prevención del fraude, como la inspección de documentos, puede reducir el tiempo necesario para descubrir un fraude, así como las pérdidas asociadas a éste.
Sustituir la inspección manual de recibos, facturas u otros documentos relacionados con los gastos por un enfoque digital puede reducir los costos de los errores humanos y prevenir el fraude.
Con la digitalización de los documentos, las organizaciones pueden examinar los registros de forma más eficiente con la última tecnología disponible. Al fin y al cabo, lo que el ojo humano puede detectar es limitado.
Mecanismo de denuncias y una línea directa
Como ilustran los casos anteriores, muchos de los fraudes financieros son cometidos por personas internas. Un mecanismo de denuncias y una línea directa ayudan a las organizaciones a detectar el fraude y reducir las pérdidas más rápidamente.
Según la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), la mayoría de las pistas sobre fraudes cometidos por empleados proceden de otros empleados. Sin embargo, también se recibe una cantidad significativa de advertencias de partes interesadas externas, como clientes y proveedores.
Por lo tanto, educar tanto a las entidades internas como a las externas sobre las medidas antifraude, los mecanismos y la línea directa de una organización aumenta la probabilidad de detección del fraude a través de las pistas.
Es esencial saber que elaborar mecanismos de denuncia y educar a las distintas partes interesadas internas y externas puede consumir tiempo y esfuerzo.
Aun así, es probable que a la larga tu empresa ahorre una cantidad significativa de dinero.
Implementación de la tecnología adecuada
Los estafadores son cada vez más sofisticados. Dado que pueden obtener datos en tiempo real sobre vendedores, proveedores y socios a través de diversos métodos, para prevenir el fraude es necesario implementar la tecnología adecuada.
Actualmente, la mayor parte del fraude se detecta con la ayuda de la inteligencia artificial. Las soluciones de IA pueden detectar automáticamente imágenes y documentos manipulados inspeccionándolos visualmente y examinando sus datos Exif.
El procesamiento manual de documentos como facturas y recibos deja muchos documentos fraudulentos sin detectar. Lo que se puede detectar a simple vista es limitado, especialmente cuando se procesa un gran volumen de documentos.
Por lo tanto, las empresas deben automatizar su procesamiento de documentos con una solución de IA para ir un paso por delante de los infractores. Aquí es donde las soluciones de procesamiento inteligente de documentos (PID) y el software de OCR pueden ayudar a prevenir el fraude.
Prevención del fraude con Klippa DocHorizon
Aunque el número de fraudes e intentos de fraude va en aumento, existen herramientas que las organizaciones pueden usar para prevenir los engaños. Una de ellas es Klippa DocHorizon: una plataforma creada para detectar facturas falsificadas, identidades falsas, recibos fabricados y documentos photoshopeados, todo ello mientras se automatiza el procesamiento de documentos.
Con Klippa DocHorizon, las organizaciones pueden ahorrar tiempo, reducir sus costos y prevenir el fraude.
¿Estás preparado para proteger a tu empresa contra el fraude financiero con la ayuda de Klippa DocHorizon? Permítenos ayudarte en la lucha contra el fraude. Planifica una demostración gratuita con nuestros expertos a través del siguiente formulario o ponte en contacto con nosotros si tienes alguna pregunta.
