¿Qué es el procesamiento de facturas y cómo automatizarlo?

El procesamiento de facturas es uno de los elementos financieros clave de cualquier empresa. Una investigación realizada por Levvel llegó a afirmar que el procesamiento de facturas supera a todas las demás tareas de las que son responsables los empleados de cuentas de pago en un asombroso 77%. Con tantas personas implicadas, es esencial contar con una rutina de procesamiento de facturas sólida.

Al mismo tiempo, los métodos tradicionales ya no se consideran sagrados para el procesamiento de facturas. Levvel, por ejemplo, llegó a la conclusión de que la introducción manual de datos y los procesos ineficaces se consideran el mayor reto al que se enfrentan los empleados de cuentas a pagar durante su trabajo. Sobre todo, como resultado del procesamiento tradicional de facturas.

Para ofrecerte una mejor comprensión del procesamiento de facturas, vamos a revelar todo lo que necesitas saber sobre este tema. También hablaremos de otras dificultades que conlleva el procesamiento tradicional de facturas.

Al final de este blog, revelaremos un método que puede facilitar mucho este proceso con la ayuda de las herramientas adecuadas. ¿Quieres saber cómo? Entonces quédate con nosotros.

¿Qué es el procesamiento de facturas?

El procesamiento de facturas es la tarea administrativa de recibir, revisar, verificar y aprobar facturas para efectuar pagos. Garantiza que se les pague a los vendedores o proveedores con puntualidad y exactitud, al mismo tiempo que se mantienen registros financieros precisos.

El proceso suele incluir la verificación de que se han recibido los bienes o servicios, la detección de discrepancias o errores y la confirmación de que la factura ha sido aprobada para el pago por las partes correspondientes. Esto le permite a las empresas hacer un seguimiento de sus gastos y asegurarse de que no están pagando por servicios o productos que no han recibido.

Los métodos de procesamiento de facturas pueden utilizarse para procesar varios tipos de facturas, como facturas de compra, facturas de venta, facturas de gastos y muchas más. Mantener registros financieros precisos para una empresa también ayuda a mejorar las relaciones con los proveedores, evitar recargos por demora en los pagos y cumplir la normativa financiera. Para ello, las empresas deben contar con un procedimiento de procesamiento de facturas.

Pasos del procesamiento de facturas

Un proceso tradicional de procesamiento de facturas suele incluir cinco pasos:

1. Recibir la factura: El proveedor envía las facturas al comerciante y éstas pueden recibirse en papel, por correo o por correo electrónico.
2. Verificar la factura: La factura se revisa para determinar su exactitud, lo que incluye controlar que se hayan recibido los bienes o servicios correctos y que se hayan cobrado los precios correctos. Cualquier discrepancia o error se identifica y se comunica al vendedor para su corrección.
3. Aprobarla: Una vez verificada la factura, las personas correspondientes de la organización la aprueban para proceder a su pago. Puede tratarse de un supervisor, un director u otro responsable designado.
4. Hacer el pagao: Una vez aprobada, la factura se paga por el método que prefiera la organización. Puede ser un cheque o un pago electrónico.
5. Administrar los registros: Por último, la factura, junto con toda la documentación justificante, se archiva y se guarda para futuras consultas y para el cumplimiento de los requisitos de comunicación de información financiera. Cumplir los requisitos de conformidad es especialmente importante para las posibles auditorías que puedan realizarse.

Estos cinco pasos pueden ayudarte a adherirte a un proceso adecuado de procesamiento de facturas que puede ayudar a tu empresa a mantenerse organizada y conforme con los requisitos. Al hacer un seguimiento de las facturas, tu empresa puede controlar sus gastos y asegurarse de que no está excediendo el presupuesto.

Por motivos de impuestos, también es esencial procesar las facturas correctamente. Tu empresa puede asegurarse de que declara correctamente todos sus ingresos y gastos, lo que te protege de posibles sanciones de las autoridades fiscales locales. En definitiva, se trata de un proceso crítico al que hay que dedicarle la atención que merece.

Sin embargo, los métodos convencionales de procesamiento de facturas vienen acompañados de retos que las empresas tienen que afrontar. En la siguiente sección, destacaremos las dificultades más cruciales. Pero no te preocupes, para cada reto hay una solución.

Dificultades del procesamiento de facturas tradicional

El procesamiento de facturas tradicional puede ser una tarea lenta y propensa a errores, ya que a menudo implica la introducción manual de datos y la manipulación de documentos. Algunas de las dificultades del procesamiento de facturas tradicional son:

1. Errores de introducción de datos: Introducir los datos de las facturas manualmente en el programa de contabilidad da lugar a errores, como errores tipográficos o números transpuestos, que pueden dar lugar a pagos incorrectos o disputas con los proveedores.
2. Retrasos en aprobaciones y pagos: El procesamiento de facturas convencional tarda más de lo necesario en aprobar y pagar las facturas, lo que provoca retrasos en los pagos a los proveedores y puede dañar las relaciones. Una sola factura se procesa manualmente en promedio durante 25 días.
3. Falta de perspectiva: Con el procesamiento manual de facturas, es difícil hacer un seguimiento del estado de las facturas y saber quién es el responsable de aprobarlas, especialmente cuando se trata de grandes cantidades de facturas.
4. Dificultades para cumplir las normas: El procesamiento de facturas tradicional dificulta el cumplimiento de los requisitos de informes financieros, ya que las facturas y la documentación justificativa pueden perderse o archivarse incorrectamente.
5. Ineficiencia: Procesar las facturas a mano es una tarea que requiere mucho trabajo. Además, puede resultar difícil procesar un gran volumen de facturas a tiempo.
6. Escalabilidad limitada: Cuando una empresa crece y el número de facturas aumenta, es difícil ampliar los métodos tradicionales de procesamiento de facturas para manejar el aumento de volumen. Tendrías que contratar y entrenar a muchos empleados nuevos.
7. Dificultad para detectar el fraude: Los métodos de procesamiento de facturas tradicionales se basan en la revisión y aprobación manual, lo que dificulta la detección de facturas fraudulentas. Las facturas fraudulentas pueden ser difíciles de detectar, ya que pueden camuflarse como facturas legítimas y mezclarse con grandes volúmenes de facturas legítimas.

Las dificultades a las que se enfrentan las empresas en relación con el procesamiento de facturas tradicional pueden variar desde efectos menores hasta tener un grave impacto en la empresa. El efecto combinado de una mezcla de estos retos puede resultar catastrófico para la empresa e incluso para sus accionistas.

Pero, como hemos mencionado antes, existe una solución. Muchas empresas siguen procesando sus facturas de la forma convencional. Si quieres destacar entre la multitud y mejorar el procesamiento de tus facturas, la respuesta es la automatización.

En la siguiente sección, te contaremos más sobre la automatización del procesamiento de facturas, discutiremos diferentes razones para hacerlo y destacaremos métodos para que tú también puedas aprovechar esta oportunidad.

Automatización del procesamiento de facturas

La automatización de facturas es el uso de la tecnología para agilizar y automatizar las tareas relacionadas con el procesamiento de facturas, como la captura de datos, la validación, la aprobación, el pago y el mantenimiento de registros.

La automatización de facturas puede hacer que todas las dificultades del procesamiento tradicional de facturas pasen a la historia. Esto nos lleva a la siguiente sección, en la que destacamos las distintas razones por las que deberías automatizar el procesamiento de tus facturas.

Por qué deberías automatizar el procesamiento de tus facturas

Por qué deberías automatizar el procesamiento de tus facturas
El procesamiento manual de facturas puede ser una tarea tediosa y lenta que puede causar numerosas dificultades para tu organización, como hemos comentado antes. Por lo tanto, la automatización de tus métodos de procesamiento de facturas puede aportar muchos beneficios a tu organización, entre los que se incluyen:

1. Mayor eficiencia: La automatización de facturas te permite procesar un gran volumen de facturas de forma rápida y precisa, reduciendo los costos de mano de obra y mejorando la eficiencia general.
2. Reducción de errores: El riesgo de errores causados por la introducción manual de datos puede reducirse significativamente mediante la tecnología de extracción de datos, como la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), para extraer automáticamente los datos de las facturas. En la siguiente sección encontrarás más información sobre esta tecnología.
3. Mejor perspectiva general: La automatización de facturas puede proporcionar visibilidad en tiempo real y mejorar la perspectiva general de los estados de las facturas, facilitando el seguimiento de quién es responsable de aprobarlas.
4. Mejora del cumplimiento: La automatización garantiza que las facturas y la documentación justificante se archiven y almacenen digitalmente de forma adecuada, lo que facilita la recuperación de las facturas en caso necesario y el cumplimiento de los requisitos de informes financieros.
5. Aprobación y pago más rápidos: La automatización de facturas puede canalizar las facturas para su aprobación y pago de manera más eficiente, reduciendo los retrasos y mejorando las relaciones con los proveedores.
6. Detección y prevención de fraudes: Los sistemas de automatización de facturas también pueden contrastar los datos de las facturas con otros sistemas y fuentes de datos, y utilizar algoritmos de machine learning para detectar patrones y discrepancias con el fin de detectar fraudes en los documentos.
7. Costo eficiente: La automatización puede ser económica a largo plazo, ya que puede ahorrar en costos de mano de obra y mejorar la eficiencia general. Si quiere saber lo que la automatización puede hacer por ti en términos de rentabilidad, intenta calcular el ROI de la automatización en función del tiempo y los costos.

¿Estás interesado en la automatización de facturas y quieres conocer los distintos métodos para hacerlo? Nosotros te ayudamos. En la siguiente sección, analizamos diferentes métodos de procesamiento de facturas y también te ofrecemos la opción de una solución completa para empezar cuanto antes.

Cinco formas de automatizar tu procesamiento de facturas

Hay varias formas de automatizar el procesamiento de facturas. Cada una de ellas tiene sus propias características y puede combinarse con otros métodos para maximizar el rendimiento del procesamiento de facturas de tu empresa. Los métodos más importantes para automatizar el procesamiento de facturas son:

• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): La tecnología OCR se utiliza para escanear y extraer automáticamente datos de las facturas, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente. El software de OCR puede reconocer e interpretar caracteres e imágenes y convertirlos en datos legibles automáticamente, como JSON.
• Presentación y pago electrónico de facturas (EIPP): Los sistemas EIPP permiten que los proveedores presenten facturas electrónicamente, ya sea por correo electrónico o a través de un portal web. El sistema puede capturar y extraer automáticamente datos de la factura, validar los datos y enviar la factura para su aprobación.
• Automatización robótica de procesos (RPA): La RPA es una tecnología que permite a las organizaciones automatizar tareas manuales repetitivas, como la introducción de datos y el procesamiento de facturas. El software RPA puede imitar acciones humanas, como iniciar una sesión en un sistema, navegar por diferentes pantallas e introducir datos.
• Machine Learning: Los algoritmos de Machine Learning pueden utilizarse para procesar facturas y extraer información de ellas. Esto permite una extracción de datos más precisa y eficiente, y también puede ayudar a detectar facturas fraudulentas.
• Integración con sistemas financieros: Los sistemas automatizados de procesamiento de facturas pueden integrarse con los sistemas financieros de una organización, como la planificación de recursos empresariales (ERP) o el software de contabilidad, para procesar automáticamente los pagos y actualizar los registros financieros.

Algunas soluciones de gestión financiera combinan la fuerza de varios de estos métodos para maximizar sus capacidades, como Klippa SpendControl. Klippa SpendControl es una solución de gestión financiera todo-en-uno que es ideal para iniciar tu viaje de automatización para una experiencia de procesamiento de facturas sin problemas. En la siguiente sección, te contamos más sobre cómo Klippa puede mejorar tu procesamiento de facturas.

Cómo Klippa puede mejorar tu procesamiento de facturas

Con Klippa SpendControl, el procesamiento de facturas será pan comido. La solución te permite minimizar el esfuerzo manual y se integra con tu ERP o sistema de contabilidad local. Tu departamento financiero se sentirá afortunado cuando les hagas posible:

• Enviar facturas fácilmente por correo electrónico, aplicación móvil o entorno web. Incluso puedes enviar varias facturas en bloque para minimizar el esfuerzo.
• Extraer datos utilizando tecnología de extracción de datos basada en IA que reconoce todos los datos necesarios de la factura, como el número de factura, el importe total e incluso varias divisas diferentes.
• Automatizar los procesos de aprobación con reglas de negocio inteligentes y crear procesos de aprobación fijos o variables para un flujo de trabajo sofisticado.
• Prevenir el fraude con un análisis incorporado para detectar facturas fraudulentas y duplicadas.
• Integrar la solución con una amplia variedad de ERP y software de contabilidad, como NetSuite, SAP, Xero y muchas otras integraciones.
• Recuperar documentos a través de un entorno dedicado en la nube. Todos tus archivos de facturas se almacenarán durante 10 años, lo que facilita el acceso a tus archivos en posibles auditorías para cumplir la normativa.

¿Quieres mejorar el procesamiento de facturas de tu organización ahora mismo? No dudes en ponerte en contacto con nosotros directamente o reserva una demostración en línea de nuestro producto a través del siguiente formulario.