El cierre mensual es una tarea tediosa para los equipos financieros de todo el mundo. De hecho, se tardan hasta 6 días laborables en completar este proceso. Puede que no parezca mucho, pero si lo miramos desde una perspectiva anual, el cierre de fin de mes ocupa hasta 3 meses de tu tiempo.
Ninguna empresa desea pasar un trimestre entero procesando documentos financieros y, desde luego, tú tampoco. Si quieres cambiar tus prácticas financieras y mejorar la eficacia de la elaboración del cierre mensual, ¡sigue leyendo!
En este blog, aprenderás qué es el cierre mensual y por qué es necesario en contabilidad, una lista de pasos clave a seguir en este proceso y, por último, obtendrás consejos sobre cómo mejorar este proceso financiero.
¿Qué es el cierre mensual?
El cierre mensual es el informe financiero mensual de una empresa. Implica revisar y conciliar los datos contables, y ayuda a las empresas a mantener registros precisos durante todo el año.
En contabilidad, el proceso de cierre mensual ayuda a tu organización a ser coherente en sus informes financieros y aumenta la transparencia financiera, manteniendo a tu empresa conforme con las regulaciones legales y financieras.
Pero el cierre mensual tiene muchas más ventajas de lo que parece. Para que entiendas mejor cómo beneficia el cierre mensual a tu empresa, veamos algunas de sus ventajas:
- Proporciona una perspectiva clara de los activos y pasivos mensuales.
- Archiva todas las transacciones, preparándote para una auditoría sin previo aviso.
- Evita que se extravíen documentos o se cometan errores contables.
- Facilita los procesos de declaración de impuestos
Un cierre mensual optimizado provoca menos errores en los informes financieros, lo que aumenta la precisión del cierre anual. Prestar más atención a este proceso sólo puede aportar beneficios a largo plazo a tu organización. Para beneficiarte de ello, es crucial integrar algunos pasos clave para lograr la máxima eficacia y un cierre mensual exitoso. ¿Tienes curiosidad por saber cuáles son estos pasos? ¡Descubrámoslos!
6 pasos clave para el éxito de un cierre mensual contable
No existe una receta perfecta para completar el proceso de cierre mensual. Sin embargo, hay algunos pasos clave que todas las organizaciones, independientemente de su sector, deberían integrar en este proceso financiero.
Estos son los 6 pasos que debes dar para tu cierre mensual:
- Registrar las cuentas por cobrar
- Registrar las cuentas por pagar
- Realizar la conciliación de cuentas
- Enumerar los activos fijos
- Organizar los estados financieros
- Planificar con anticipación
Registrar las cuentas por cobrar
El primer paso para optimizar tu cierre mensual es registrar las cuentas por cobrar que tu organización va a recibir. Esto significa registrar todos los próximos ingresos, ya sean en efectivo, facturas, préstamos o ingresos.
Además de simplemente hacer un seguimiento de tus ingresos, registrar las cuentas por cobrar también te ayuda a identificar cualquier fraude interno que pueda producirse. Al poder detectar desde el principio si se han manipulado documentos, el riesgo de fraude documental se reduce considerablemente.
Registrar las cuentas por pagar
Al contrario que las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar representan todo el dinero que gastas cada mes en compras o facturas. El registro de estas cuentas ayuda a tu departamento financiero a hacer un seguimiento de todo tipo de gastos, por ejemplo, los gastos acumulados.
Este paso ayuda a tu empresa a minimizar las posibilidades de adquirir deudas o de ser multada por retrasos en los pagos, pero también a detectar actividades malintencionadas. Por ejemplo, el registro de las cuentas por pagar tan pronto como se hayan completado las transacciones, mantiene a tu empresa libre de fraudes de facturas o fraudes de proveedores.
Realizar la conciliación de cuentas
Este paso consiste en cotejar y verificar los documentos de todas las transacciones que han ocurrido ese mes con el banco, proveedor o empresa correspondiente. Por ejemplo, la conciliación de cuentas implica realizar un two-way matching entre una factura y una orden de compra para garantizar que todas las cuentas están equilibradas y que no hay discrepancias entre ambos documentos.
Enumerar los activos fijos
Los activos fijos, como la maquinaria pesada, el hardware o el software, se anotan como efectivo en el libro de cuentas de una empresa. Como suelen ser activos costosos, su valor disminuye cada año, lo que significa que las organizaciones necesitan repartir los costos de depreciación en forma de gastos mensuales.
Anotar los activos fijos en el cierre mensual puede no parecer un detalle importante, pero puede mejorar significativamente los procesos financieros. Registrar cualquier cambio que pueda producirse en el valor de los activos, ya sea por reparación o amortización, mejora la exactitud de los libros.
Organizar los estados financieros
Una vez registrados todos los estados financieros en el sistema de contabilidad, llega el momento de organizarlos como corresponde. Este paso implica organizar la cuenta de pérdidas y ganancias y las cuentas de ingresos y gastos. Para ello, debes asegurarte de que todas las transacciones se han colocado en el lado correspondiente del balance.
Planificar con anticipación
Nunca es demasiado pronto para empezar a preparar el cierre mensual. Planificar con anticipación ayuda a tu departamento a evaluar mejor las transacciones mensuales y a abordar los principales riesgos que pueden haberse pasado por alto.
Seguir estos pasos puede ayudarte a realizar el cierre mensual con mucha más facilidad, al tiempo que mejora la precisión de tu administración. Sin embargo, siempre hay posibilidades de mejora, especialmente en los procesos financieros, en los que nunca se puede estar demasiado seguro. Para maximizar la eficacia de tu flujo de trabajo, quizás quieras echar un vistazo a algunos consejos sobre cómo se puede mejorar el cierre mensual.
5 consejos para un cierre mensual más eficiente
Change the traditional way of completing the month-end close and follow these tips for added value in your monthly accounting close process:
- Utiliza listas de verificación (checklist): Las listas de verificación ayudan a controlar todas las operaciones financieras para que no quede ninguna transacción sin registrar. También mejoran la comunicación entre departamentos, facilitando el seguimiento de las reglas de negocio.
- Crea objetivos SMART: Dividir el proceso en múltiples tareas más alcanzables ayudará a tu equipo a completar el cierre mensual en poco tiempo. Establecer objetivos SMART también mejorará la calidad del trabajo, ya que cada tarea se procesa cuidadosamente.
- Haz copias de seguridad de los datos: Tener un registro de todas las transacciones, pasadas y presentes, maximiza la transparencia de las operaciones contables en tu organización. Por lo tanto, archivar todas las facturas y contratos te ayuda a acceder más fácilmente a la información financiera, preparándote para tu próxima auditoría.
- Completa todas las tareas financieras a tiempo: Antes de elaborar el cierre mensual, se recomienda tener resueltas todas las otras tareas financieras. Esto significa, por ejemplo, que el registro de los gastos y las hojas de pago deben estar finalizados antes del cierre mensual. Completar estas tareas financieras con anticipación garantiza una representación exacta del flujo de caja en los registros de tu organización.
- Automatiza el cierre mensual: El mejor consejo es automatizar el proceso de cierre mensual. Acorta los tiempos de procesamiento, reduce los errores humanos y simplifica el proceso en general. Completar el cierre mensual se vuelve mucho más fácil y ayuda a tu departamento financiero a mejorar su flujo de trabajo.
Tener una lista detallada de pasos a seguir puede ayudar a tu negocio, pero sólo durante un corto período de tiempo. Si quieres ver una mejora real en tu cierre mensual, es posible que desees buscar un software de gestión de gastos, como Klippa SpendControl.
Automatiza la gestión de gastos con Klippa
Klippa SpendControl es una solución de gestión financiera todo en uno para automatizar tu gestión de gastos y procesamiento de facturas. Consta de dos módulos, que pueden utilizarse por separado o combinados, y que pueden personalizarse totalmente según tus necesidades.
Entre otras cosas, te permite:
- Enviar gastos y facturas de compra cómodamente a través de la aplicación o el sitio web
- Escanear y extraer información con precisión mediante tecnología OCR
- Crear un flujo de autorización seguro, con opciones de aprobación avanzadas
- Aprobar fácilmente las declaraciones de gastos y las facturas presentadas, a través de la aplicación o del sitio web.
- Disfrutar de integraciones perfectas con tu sistema ERP, lo que ayuda a mantener actualizado el sistema de contabilidad.
- Tener una perspectiva clara de todos los gastos y de las finanzas de tu empresa
Olvídate de la molestia de completar manualmente el cierre mensual y aprovecha la ayuda de la automatización. Reserva una demostración gratuita a continuación o ponte en contacto con nuestros expertos y descubre por ti mismo cómo Klippa puede ayudarte a mejorar los procesos financieros de tu organización.